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142十四、口岸公司现阶段岗位职责说明书第一章、岗位职能设计的原则一、本文件中的工作岗位，是在充分考虑了口岸公司的经营特点和人力资源现状的基础上，结合现代企业管理的基本原理和运作规程而设计的。随着公司业务的发展和经营规模的扩大，应根据需要不断修改完善。二、本文件的岗位设计包含了三个层面，即总经理、部门经理（主任）和一般员工；五个部门，即办公室、财务部、投资发展部、贸易业务部和研究部。图示如下：总经理财务金融部经理投资开发部经理贸易业务部经理办公室主任研究部法律专员投资开发助理贸易业务助理前台出纳司机（二人）143三、设计和修改现阶段岗位职责，应遵循如下几个原则：1、具体的岗位职能设计或界定应充分兼顾公司组织结构中的三大关系，即公司领导层与部门之间的上下级纵向关系、部门与部门之间的横向协调关系、部门内部的工作协调关系。2、上下级之间的互动关系无疑是十分重要的，但是部门间的横向协作搞得好坏，往往是公司经营管理工作是否有效率的关键问题。为了保证部门间的有效交流与协作，防止部门间出现互不买帐、互相推诿、凡事都要先请示总经理才能照办的现象，在具体事项中起牵头作用的部门应该享有公司总经理给予的横向协调的某种自动授权。3、横向协调的自动授权，对各部门经理人员的素质、制度水平、业务水平、领导艺术和处理人际关系的能力都提出了很高的要求。被自动授权的经理人员需在工作实践中不断提高自己的素养和水平，才能充分有效地履行好自己的职能。4、岗位设计应使岗位责任人明确其所在岗位在本部门以及在本公司中的位置，同时也能了解相关部门和相关岗位的工作内容和职责，以利于彼此之间的配合与合作。5、岗位设计应根据岗位所在职能部门的业务重点，明确岗位的具体业务内容，包括职责、权责、时限等，以避免岗位之间工作不明、责任不清、相互推诿和相互牵制等弊端的发生。确定“按章自动执行”和“先请示再执行”的岗位工作内容的不同性质是激活岗位职责的有效方法。6、公司的职能部门的职责范围，实质上就是这个部门的经理（主任）的职责范围，经理（主任）是通过合理分工、综合指导、带头垂范、检查督促等管理形式去履行部门职能的。7、在每一个职能部门中，只设立一个主要责任岗位，以保证部门经理负责制的贯彻执行。在同级管理岗位中，一般不设副职；如果确有设立副职的必要，副职应该是隶属于同级正职之下，而不是与正职分权。在没有正式安排正职的情况下，副职履行正职的职能。8、公司始终处于发展变化的动态之中，因此岗位职能设计不仅要考虑公司现阶段的业务情况，还要注意适当超前这个原则，顾及到未来的公司业144务发展情况，保持岗位职能的相对稳定性和适应性。9、因为每一个岗位是按照适应员工每天八小时的满负荷来设计的，所以一般情况下不提倡让一名员工兼任另外一个岗位的职务。如果由于某种需要出现了兼职情况，那么这种兼职只应是临时性的，应尽快安排另一适应员工来充实其所兼的岗位。四、每个岗位在履行职责时，除了按照岗位职责说明书中所规定的内容之外，应同时自觉参照并遵循公司颁布的各种有关制度和运作规程。五、岗位职责说明书的表格中，只记述岗位常规情况下应履行的各种职责。但是，每张表格都有未尽事宜，如：每个岗位都有执行领导指派的其它工作的义务。为了节约篇幅，这一点不在表格中特别载明。六、某些岗位的职能应适时调整分割（如办公室主任，需要履行的职能很多），应随着公司规模的发展壮大，将其中一些功能分割出来，增设新的岗位（如设立专管人事工作的副主任，专管档案工作的行政秘书等）。而另外一些岗位的职能却具有可复制性（如汽车司机、投资发展部投资助理和贸易业务部业务助理等），当业务发展需要增添员工时，他们的岗位职能大体上应是一致的。145第二章、办公室办公室是公司整个行政事务和后勤保证工作的组织协调和实施部门，是总经理领导下的公司综合管理部门，它的主要职能是为公司领导和各个业务部门提供行政后勤保障和服务。办公室的主要职责范围如下：公司日常行政办公事务管理公司后勤保障各部门之间的关系协调公司人事管理公司对外关系的协调主要指导文件：行政管理制度人事管理制度会议管理制度146一、办公室主任岗位职责说明书表01-01第1页/共2页姓名：职务：办公室副主任（□专职√以副代正□兼任）直接领导：公司总经理直接下属：前台文秘（1人）、汽车司机（2人）项目类别工作内容工作依据权责时限纵向互动横向协调注意事项备注行政办公事务公文、资料、报章杂志等的发送、签收各种收件督查下属执行随时√√需要收回或反馈的文件资料，应记录在案并督促落实文档保管归档各种收件执行随时√√注意保密工作督促各部门执行制度情况员工守则、各种规章制度督查上报随时√按月总结，月底呈送总经理；必要时随时总结按照公司行政管理制度第二章办事会务总经理指示执行按要求√√遵循会议制度起草公文总经理指示执行按要求√录入、打印、复印、传真各种收件督查执行按要求√√印鉴的保管、使用各种来件、按规定要求的审批手续审核或执行按要求√√遵循行政管理制度中的印鉴管理条款撰写公司日志依实际情况执行每周末√√每月底呈总经理过目只记大事，简明扼要催收各部门经理工作报告上报每月27日√提前催办，及时收交，汇集呈送总经理按照公司行政管理制度第二章办事撰写本岗位工作报告实际情况上报每月27日√与各部门经理报告一起上交总经理参考工作报告制度的格式公司对外关系对外接待（用餐、住宿等）依实际情况协调按要求√√对外联络总经理指示执行随时√√配合有关业务部门重要政府部门和机构的资讯整理依实际情况执行随时√√147表01-01第2页/共2页姓名：职务：办公室副主任（□专职√以副代正□兼任）直接领导：公司总经理直接下属：前台文秘（1人）、汽车司机（2人）项目类别工作内容工作依据权责时限纵向互动横向协调注意事项备注后勤保障派车管理领导指示、派车单执行按要求√√遵循行政管理制度中交通工具条款车辆维修保养例行要求、司机申请督办按要求√（同上）办公室统配、办公用品统配依实际情况执行不限√√与财务部搞好预算核算公司安全、卫生、消防、门窗等钥匙管理依实际情况督查执行不限√公司行政管理制度中有相关细则部门协调部门间纠纷依实际情况协调处理上报不限√√遵循行政管理制度第二章的规定员工间纠纷依实际情况执行√最好在中层解决人事管理制订招聘计划，负责招聘事宜（包括测试）总经理指示执行按要求√√执行人事管理制度的规定须尊重各业务部门的意见试用合同和聘用合同总经理指示协助总经理同上合同文本须经公司法律专员审阅敲定员工工作考评依实际情况执行每月初√按照公司员工工作考评办法按照公司行政管理制度第二章办事奖惩依实际情况上报随机√√按照员工守则和人事管理制度向总经理提出方案，批准后执行员工离职处理总经理指示执行随机√√考勤依实际情况督促下属每天√培训总经理指示执行按计划√协助总经理编排计划岗位责任人签名：直接领导人签名：签字日期：年月日签字日期：年月日148二、办公室前台文秘岗位职责说明书表01-02第1页/共1页姓名：职务：办公室前台文秘（√专职□以副代正□兼任）直接领导：办公室主任直接下属：（无）项目类别工作内容工作依据权责时限纵向互动横向协调注意事项备注日常行政办公事务前台接待依实际情况执行随机√√遵循行政管理制度中的有关条款，及时报告领导和有关员工，并做好记录接听电话依实际情况执行随机√√（同上）员工考勤记录依实际情况执行随时每月初将上月考勤记录整理出来，交给主任审阅公司领导办公室、前台、接待室等地的清洁卫生依实际情况执行每天一次随时保持前台和接待室等公共区域的卫生整洁下班时注意关好门窗、切断电源例行执行每天下班时如有员工加班，则应叮嘱其关好门窗、切断电源关照公司领导和客人的午餐依实际情况执行随机公文、资料、报章杂志等的发送、签收各种收件执行随时√√需要收回或反馈的文件资料，应记录在案并督促落实录入、打印、复印、传真各种收件执行按要求√√办公用品统配依实际情况协助主任执行不限√√与财务部搞好预算核算公司安全、卫生、消防、门窗等钥匙管理依实际情况协助主任执行不限√√岗位责任人签名：直接领导人签名：签字日期：年月日签字日期：年月日三、汽车司机岗位职责说明书149表01-03第1页/共1页姓名职务汽车司机（√专职□以副代正□兼职）直接领导办公室主任直接下属（无）项目类别工作内容工作依据权责时限纵向互动横向协调注意事项备注公司日常用车保障领导用车（保证随时发车）领导本人或由办公室转达指令执行随时√遵循行政管理制度中的有关交通工具管理的有关条款，做好记录领导指派的员工或客人用车领导本人或由办公室转达指令执行随时√（同上）一般用车依派车单执行按要求√（同上）安全行车保证行车安全√（同上）车辆维护保养例行保养检修依技术要求执行及时√（同上）日常检查依技术要求执行每天√（同上）非例行检查依实际情况执行随时√（同上）岗位责任人签名：直接领导人签名：签字日期：年月日签字日期：年月日150第三章、财务金融部财务部是公司负责簿记、会计、财务、融资等工作的理财职能机构。在口岸公司，由于公司的主营业务是投资，所以财务部既是一个重要的管理部门（如簿记、会计、成本控制等），又是一个重要的经营部门（如协助个业务部门搞好财务预测和运作，搞好投资、融资安排等）。它的主要运作方式是为各个业务部门提供财务支持和服务。财务金融部的主要职责范围如下：公司日常会计工作公司财务经营管理项目财务管理项目财务预测研究公司财务对外关系的协调主要指导文件：国家有关法规公司章程公司财务管理制度151一、财务金融部经理岗位职责说明书表02-01第1页/共2页姓名职务财务金融部副经理（兼任会计）（√以副代正）直接领导公司总经理直接下属出纳项目类别工作内容工作依据权责时限纵向互动横向协调注意事项备注日常会计工作现金出纳事项依实际情况督促下属办理随时√遵循有关法规和公司财务制度，督促出纳支票汇票事务（同上）银行事务（同上）票据管理（同上）总帐分帐记帐（同上）资金周报表（同上）纳税、交费（同上）员工工资福利核定支出依规定和考评结果督办每月10日之前√√与办公室协调核定上月审核报销单据按照报销程序执行随机√√部门经理签字、财务审核、报总经理审批月、季、年报表的制作依税务和银行等要求执行每月初√月初将报表做出，交总经理审阅后外送会计核算依实际情况执行例行√√固定资产台帐管理依实际情况执行例行√√跨部门，主要与办公室协调财务管理协助总经理制订年度经营计划依公司长期发展规划和实际情况协助及时√内部成本控制依实际情况执行随机√√（同上）编制资金计划依实际需要执行随机√√结合项目，与投资部和贸易部协调合作编制融资计划依实际需要执行随机√√（同上）编制预算、预算控制依实际需要执行随机√√（同上）年度决算依实际情况执行及时√上报总经理、董事会财务报表分析依实际情况执行及时√上报总经理、董事会152表02-01第2页/共2页姓名职务财务金融部副经理（兼任会计）（√以副代正）直接领导公司总经理直接下属出纳项目类别工作内容工作依据权责时限纵向互动横向协调注意事项备注投资项目、贸易项目的财务评估初步预测依项目资料执行及时√协助投资部、贸易部。上述两个部门的经理可不经总经理而直接要求财务部给予支持。参见公司业务运作流程、投资管理制度、贸易业务管理制度等文件按照投资部贸易部经理要求，给予充分支持和协作，在一定的时限内完成或协助完成有关财务分析深入预测依项目资料执行及时√√（同上）由于做项目深入预测需要充分了解公司的经营方针和资金安排等，应不断就资金和融资等问题请示总经理（同上）就融资安排等问题请示总经理，但应遵行在论证小组发表意见的工作程序既定投资或贸易项目的财务分析与论证依公司的决定和项目条件参与执行及时√√工作报告撰写本岗位工作报告实际情况上报每月27日交办公室主任，由其归口上交总经理参考工作报告制度的内容和格式对外财务公关各融资对象（包括银行、非银行融资机构、投资公司等）依实际情况和总经理的指示协办执行随机√可向总经理提出建议、计划合作伙伴、重要客户的资信调查（同上）执行及时√√岗位责任人签名：直接领导人签名：签字日期：年月日签字日期：