欧地营销部岗位指导书

欧地营销部岗位指导书１绪论随着不同操作系统的更新、升级、加入，为支持部门业务更好发展，便于各岗位间相互更好了解熟悉，同时也为新人提供系统的业务熟悉资料，欧地营销部各岗位人分别就各自的工作内容编辑成文，汇集成为岗位指导书。欧地营销部岗位指导书２第一篇货代操作第一章货代与直客操作第一节接单和审单接受二级货代以及直接客户的委托单，审核其内容、运费等各项条款后接受订舱。评审的主要事项和要求如下：一、托单内容完整性：特别注意目的港、中转港、品名、毛重、箱型以及其他特殊要求等。注意是否危险品和禁运物品等。书面委托书必须盖有委托方的订舱章。查看该客户是否有协议。货代定舱：基本自拉自报。直接客户：基本代拉代报，向客户报价（拖箱/进舱费用，报关等费用）二、特种箱货物：必须得到中集的舱位确认和运价确认方能接载。超尺寸的特种箱要求客户提供准确的货物尺码、重量。注意：必须收到中集确认后方可放设备交接单。三、冷藏箱货物：托运单上必须注明温度、风门和验箱时间。注意提醒客户验箱前一天须到箱管处登记。四、蜡烛箱货物：托单上必须注明装载要求，如：“远离热源、机舱，装载在水线以下”。截关当天提供蜡烛箱清单。五、危险品货物：托运单必须注明危险品等级(CLASS)，联合国编号(UNNO)，国际危规页码(IMDGPAGENO)，应急联系人、联系电话，并附有“危险品说明书”，“包装危险货物安全适运申报单”，“集装箱装运危险货物装箱证明书”。危险品货物的舱位与运价必须得到中集的确认后方可开具设备交接单。注意：必须在规定的时间内（一般截关前一天）提供危险品清单/危险品装箱证明书/危险品申报单。六、港口：有同名港口的托运单必须在地名后面注明国名或州名。注意：不清楚的港口请跟客户确认。查询IRIS2-SSO2CONTRIBUTIONMATRIX是否有路径，无路径不能接载。有确认后接载！路径里有多个中转港时要跟航线确认那里中转。七、载货重量：集装箱的载货重量不得超出目的港／中转港／船方的要求。例如普通箱箱体限重:21TON/20GP，26TON/40GP；超过限重的小箱注意开超重箱。八、特殊条款：托运人是否在托单上加列特殊条款，如有应审核其是否符合船公司规定，必要时应向船公司书面确认。九、运输条款：DESTINATIONTERM西北欧基本港CY/CYNAPLES/GENOA/LIVORNOBARCELONA/VALENCIA/FOS/LASPEZIA欧地营销部岗位指导书３VENICE/KOPER/ANCORNA/RIJEKATICAN/TEMA/ABIDJAN/TakoradiPORTSAID/DAMIETTACY/FOALEXANDRIACY/FOPIRAEUSCY/FOTHESSALONIKICY/FOISTANBULCY/FOIZMIRCY/FOMERSINCY/FOCONSTANZA/ILLCHEVSKCY/FONOVOROSSIYSKCY/FOCASABLANCA/ALGER/TUNISCY/FOTRIPOLI/MISURATA/BenghaziCY/FOBEIRUT/LATTAKIACY/FOODESSACY/FOASHDOD/HAIFACY/LO十、运费确认：运费预付的要写明确运价;货代：运费预付写明价格，特殊价格写明确认人。审核价格是否过低。到付的要求提供CSO。地中海货到付定舱时必须提供CSO。直接客户：必须先确认包干费等再接受订舱。第二节单证录入一、录入泛华货代系统泛华系统输出三联单（报关用）和装箱单。1．船期表里创建新的船名航次（挂靠码头必须选择正确，错误将导致电子装箱单发送错误）2．将托单内容准确录入泛华货代系统，中转港按要求录入五字代码。中转港代码必须正确，错误将导致改港而产生高额费用。直接客户：代拉代报要勾选，备注栏写明代报客户联系人电话、进仓写明进舱编号、买单等情况。进仓的发进仓通知给客户。货代：有能力发送订舱EDI的，导入泛华货代系统，与货代提供的托单进行校对并完善相关内容。如遇客户委托变动要及时更新并通知相关人员。3．客户如有要求发送电子装箱单，在泛华系统单证-委托单-F5里发送。（按箱子发送）二、录入IRIS-2系统（BOOKING）IRIS-2系统箱管输出设备交接单。1.在IRIS-2中CREATBOOKING。2.泛华生成定舱EDI报文，放入中集EDI电子定舱平台后导入IRIS2，做BOOKING。3.货代提供定舱EDI报文，放入中集EDI电子定舱平台后导入IRIS2，做BOOKING。当SHIPPER或CONSIGNEE中出现新客户，需先创建CPF，须客户提供详细的公司名称/地址/电话/传真，必须查清楚无重复后创建！再CREATEBOOKING。D．IRIS2BOOKING录入注意冷箱和危险品信息完整。欧地营销部岗位指导书４三、CSO申请截关前两天提供托单（托单上写明运价）给CSO人员申请运价。有CSO的也要在托单上显示给CSO人员审核。第三节安排货物拉箱报关一、货代自行安排拉箱报关事宜由货代自行去拿我司提供的开帐通知单到箱管处开具设备交接单，并将打印、盖章后的三联单/装箱单交一起交货代，必须检查打印的单据是否正确，重点检查中转港代码和品名（是否危险品），并协助客户于箱管科开具设备交接单。报关三联单上必须有港口费用结算章和签单章，否则无法报关放行。注意提醒客户不要过早提箱，否则产生滞箱费。滞箱费费率如下：1.typedaycharge20’/40’(perday)IB&OBD&D(demurrage+detention)remarksGP1-7free8-15RMB50/RMB10016-30RMB100/RMB200calendarday31-RMB150/RMB300coverfirstday
40HQ1-7free8-15RMB12016-30RMB24031-RMB36045HQ1-7free8-15RMB15016-30RMB30031-RMB450出口D&D指自货主提空箱当日起至开船当日计算的滞期费。二、直接客户的货物通知操作部安排拉箱报关等事宜催齐客户报关资料交操作部，按客户要求以托单形式提早通知操作部安排货物拉箱或进仓，依照客户要求通知操作部代办商检换证、动植检、冷箱或食品箱验箱、熏蒸等业务。注意：提供书面托单后须电话沟通，以免遗漏。第四节制作递交海关仓单一、预配舱单的发送报关前向海关发送预配舱单，尽量避免重复发送！三联单/预配清单/装载舱单要一致，预配舱单和装载舱单品名不一致将被布控。二、舱单数据报关后，向客户收集准确报关数据(品名/件数/毛重)在泛华货代系统中做相应更正，箱号要录入正确。截关当天泛华货代系统生成舱单EDI报文和出口装船清单发送船代。箱号必须和报关一致！船代制作的CHECKLIST放到网上要及时核对。货代：有网上核对帐号的通知客户仔细核对。直接客户：根据客户提供的舱单网上自行核对。务必仔细！欧地营销部岗位指导书５第五节制作递交随船资料等一、提供提单OK件根据报关资料、订舱客户更改单、提单副本或箱号清单制作形式提单（收发货人资料提供完整），注明订舱客户传真号码及时交船代。*我司报关客户要在泛华货代系统中打印提单空白格式文本先期同他们确认好；订舱客户为货代的，要求他们提供提单OK件及更改单。二、截关当天催促客户提供并复核蜡烛箱清单/冷箱清单/加载清单/危险品清单蜡烛箱清单应审核提单号、箱号、中转港；冷藏箱清单应审核提单号、箱号、中转港、货名、温度、风门等；加载清单应审核提单号、箱号、中转港、毛重等；危险品清单应审核提单号、箱号、中转港、性能、国际危规、联合国编号、危险品等级、应急电话。客户有特殊积载要求的也要及时通知船代。三、船开后，泛华系统修改与实装一致提供预配清单给操作部做整船卫检，预配清单写上中文船名，中文货名。四、船开后，根据实际开船时间更改泛华货代系统内的开航时间。第六节制作运费一、直接客户：根据客户协议约价或订舱时确认的价格制作运费，我司代拉代报关等的与操作部核对人民币费用后再制作运费交商务部开发票。二、协议客户：结算人员提供的运费对帐清单交商务部开发票。三、中货系统：直接跟中集结算海运费（USD），打印中货系统开帐清单交商务部开发票。并提供以邮件形式提供本部结算人员/商务部外地中货定舱清单。无美金运费发票。包干费（RMB）须开发票给中货定舱公司。四、买单客户可以提前开发票，款到帐后放提单并通知操作部寄送核销单。五、及时收取滞箱费/堆存费/插电费/加载费等相关费用。第七节客户维护维护航线上现有客户，同曾经合作的有潜力的客户保持联系，宣传公司航线优势，跟踪其出货动态，预测下航次箱量；对于集中出运的大票货要及时同航线负责人沟通。第八节催收运费及时寄送发票，每月10左右提供航线协议客户对帐清单，与客户确认无误后在协议规定的期限向客户催收运费并将支票、水单等交至财务部销账。第九节档案整理及时将整船资料（托运单、提单确认件、报关资料等）装订归档。建议：一月一清。第二章FOB操作细则第一节FOB概念欧地营销部岗位指导书６FOB(FREEONBOARD)是指卖方必须在合同规定的装运期限内在指定装运港将货物交至买方指定的船上，并负担货物越过船舷为止的一切费用和货物灭失或损坏的风险。职责：FOB订舱操作负责出口FOB货物的联系、订舱、费收工作第二节工作程序一、接收目的港代理SALESLEAD代理应提供：起运港、目的地、箱型、箱量、运费协议号、发货人名称/电话/联系人等必要信息。如有疑义需同代理确认二、根据目的港代理SALESLEAD联系发货人。核实3.1项内容。无误后，确定货好日期，反馈目的港代理，等候发货人托运单。注意不得泄露运费协议价格给收发货人任何一方。接到发货人托运单后，再次核实3.1项内容。特别注意收货人或通知人同所对应的运费协议客户是否相符，目的港是否一致，箱型是否一致。三、预订舱确认如果客户托书内容与代理给的没有出入，则按照出口单证流程，特别注明运费协议号，开始订舱，反馈目的港代理船名航次，提单号等信息。另外特别注意核对运费协议的有效期，以便联系代理及时续约。如不一致，应该同发货人进一步确认。经确认后仍不一致的，暂缓安排订舱。请发货人联系收货人的同时我们要反馈信息给目的港代理，一致后方可安排出运。FOB订舱操作在订舱过程中随时与代理及发货人保持联系，重要事项变更要随时进行沟通。代理安排了二程中转船的情况下不得任意转换头程船；要求直运的不得安排中转船。不得更改运费协议中界定好的收货人、欧地营销部岗位指导书７通知人或者发货人。运费协议号变更后及时通知相应船代人员。第三节接单注意事项一、订舱FOB订舱操作在接到客户托单时需告知船期并传协议书给客户。自拉自报，告知取箱单地点；代拉代报，告知拖卡费用；进仓报关，告知进仓号。代拉代报和进仓报关均需在系统予以备注说明。提前和客户确认好拖卡时间，并将信息反馈给操作部，由操作部安排拖柜及报关，如拖卡时间变更需提前通知，若遇小箱拼柜的，要确认是否会有额外费用产生。订舱时还需同客户确认报关的票数，否则直接影响进港提单号码的准确性。报关资料最晚必须在截关前一天递交操作部,一整套报关资料（包括核销单、代理报关委托书、报关单、装箱单、发票、合同、申报要素），周末截关的船周五需问客户手机号，以防万一有急事便于联系。如遇需商检的品名，必须提前催促客户提供换单资料。代拉代报和进仓单子输入无误后，需检查IRIS-2状态是否正常，方便操作部去箱管开箱单。二、输单根据客户托单，检查无误后，输入泛华系统。特别注意箱型三、放箱一般截关前5天开始放箱。平时一直在走的客户可以直接报他们提单号，买单客户凭自拉自报协议书开箱单，不得晚于截关的前一天。四、BOOKNG录入待订舱到一定时候，打印托单给船代，排序好后需检查目的港、中转港、欧地营销部岗位指导书８箱型、箱量是否正确。客户开箱单时注意下中转港代码是否正确，也需检查泛华系统和IRIS-2系统的一致性。如遇客户临时更改箱型，要及时在系统更新。五、拉取三联单发送预配自拉自报客户提供报关数据后,系统更新并及时发送预配，不能影响客户第二天的