第四讲职务分析与评价

第四讲职务分析与评价JobAnalysisandEvaluation本章学习目标职务分析的概念和功能职务分析的步骤和流程职务描述书的主要格式和内容职务分析的方法职务评价的意义和功能职务评价的主要方法工作职责分歧一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上，车间主任叫操作工把洒在地板上的液体打扫干净，操作工拒绝执行，理由是任职说明书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查任职说明书上的原文，就找来一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝，他的理由是任职说明书里同样也没有包括这一类工作，这个工作应由勤杂工来完成，因为勤杂工的职责之一是作好清扫工作。车间主任威胁服务工说要解雇他，因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意，但是干完以后就立即向公司投诉。有关领导看了投诉以后，审阅了这三类人员的任职说明书：机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的任职说明书规定：操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作的状态，但并未提及清扫地板；服务工的任职说明书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原料和工具，随叫随到，即时服务，但也没有包括清扫工作；勤杂工的任职说明书里确实包括了各种形式的清扫工作，但他的工作时间是从正常工人下班以后开始。如果你是该领导，你会如何处理这件事情？（一）案例的启示引出问题机床周围地板的清洁工作谁来做？机床操作工服务工勤杂工岗位说明书中没有清扫地板的条文有清扫条文，但工作时间是从正常下班开始岗位说明书中没有清扫的条文得出结论必须有岗位分析（二）职务分析的基本问题1、两个最基本的问题第一个问题第二个问题工作是什么？谁适合这份工作？岗位的名称、级别岗位设置的目的岗位的工作内容、任务和职责岗位的主要工作权利岗位需要的工作条件岗位与其他岗位的关系岗位在企业组织结构中的位置基本学历和专业要求在某一领域的工作经验必须具备的基本能力必须接受的培训项目培训时间年龄和性别要求性格和性向要求（三）岗位分析的其余三个问题第三个问题谁最适合这个工作？第四个问题谁来做岗位分析？第五个问题何时做岗位分析？新组织投入运行时；战略调整、业务发展时；工作内容与性质发生变化时；兼并、扩充、增加生产线时；改变编制，重新定岗定员时；引进新设备、工艺、技术时；建立相关制度时；人力资源管理专家负责总体策划和审定；主管人员结合企业实践，参与或组织人员编写；在岗员工结合个人实践提供经验资料；人力资源部门做出规范、完整、系统的岗位分析；哪些经历可以优先；哪些专业可以优先；怎样的资格可以优先；有过哪些培训可以优先；一、职务分析的概念及相关术语职务分析（jobanalysis）----也可以叫做职位分析、岗位分析,工作分析，是对组织中某个特定工作或岗位职务的目的、任务和职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集，通过分析，对该职务的工作做出明确的规定，并确定完成该工作所需要的行为、条件、人员的过程。其结果是工作说明书，具体包括两部分（一）职务分析的含义工作描述书－－TRDs任职说明书－－KSAOstask、responsibility、dutyandotherdirectoriesknowledge、skills、abilitiesandotherpersonalcharacteristics职务分析是人力资源管理的平台人力资源规划绩效管理招聘录用培训开发职业生涯规划薪酬管理三、职务分析在人力资源管理中的功能1．准备阶段（1）确定职务分析的目的和用途（2）成立职务分析小组（3）对职务分析人员进行培训（4）做好其他必要的准备四、职务分析的步骤和程序准备阶段调查阶段分析阶段完成阶段2.调查阶段(1)制定职务分析的时间计划进度表，以保证这项工作能够按部就班地进行。(2)根据职务分析的目的，选择搜集工作内容及相关信息的方法。(3)搜集工作的背景资料，这些资料包括公司组织结构图、工作流程图以及国家的职位分类标准，如果可能的话，还应当找来以前保留的职务分析资料。(4)搜集职位的相关信息。在完成以上的工作之后，就可以正式开始搜集职位的相关信息了。3.分析阶段(1)整理资料(2)审查资料(3)分析资料4.完成阶段(1)编写工作说明书。(2)对整个职务分析构成进行总结，找出其中成功的经验和存在的问题，以利于以后更好地进行职务分析。(3)将职务分析过程地结果运用于人力资源管理以及企业管理地相关方面，真正发挥职务分析地作用。工作描述书－－TRDs任职说明书－－KSAOstask、responsibility、dutyandotherdirectoriesknowledge、skills、abilitiesandotherpersonalcharacteristics五、职务说明书的内容具体而言，工作说明书包括：1.职位标识2.职位概要3.履行职责4.业绩标准5.工作关系6.使用设备7.工作的环境和工作条件8.任职资格9.其他信息1.职位标识。这就如同职位的一个标签,让人们能够对职位有一个只直观的印象,一般要包插以下几项内容:职位编号、职位名称、所属部门、直接上级等。职位编号主要是为了方便职位的管理,企业可以根据自己的实际情况来决定应包含的信息。例如在某企业中,MS-04-TS一08,其中MS表示市场销售部(market和sales的首字母缩写),04表示普通员工,TS表示职位属于技术支持类,08表示市场销售部全体员工的顺序缩号。职位名称确定时应当简洁明确,尽可能地反映职位的主要职责内容,让别人一看就能够大概知道这一职位主要是干什么的;职位名称中还要反映出这一职位的职务,如销售部总经理、人力资据经理、招聘主管、培训专员等。在正确定职位名称时,最好要按照社会上通行的做法来做,这样既便于人们的理解,也便于在薪资调查时进行比较。2.职位概要。就是要用一句或几句比较简练的话来说明这一职位的主要工作职责，要让一个对这一职位毫无了解的人一看职位概要就知道它大明要承担哪些职责。例如人力资源部经理的职位概要可以这样描述，“制定、实施公司的人力资源战略和年度规划，主持制定完善人力资源管理制度以及相关政策，指导解决公司人力资源管理中存在的问题，努力提高员工的绩效水平和工作满意度，塑造一支敬业、团结协作的员工队伍，为实现公司的经营目标和战略意图提供人力资源支持”。3．履行职责。就是职位概要的具体细化，要描述这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务和活动。首先，要将职位所有的工作活动划分为几项职责，然后再将每项职责进一步地细分，分解为不同的任务。4.01.02.03.01.11.21.31.42.12.22.33.13.23.33.44.14.24.34.44.5职位主要职责职责的分解4.业绩标准。就是职位上每项职责的工作业绩衡量要素和衡量标准，衡量要素是指对于每项职责，应当从那些方面来衡量它是完成的好还是完成的不好；衡量标准则是指这些要素必须达到的最低要求，这一标准可以是具体的数字，也可以是百分比。5.工作关系。是指某一职位在正常工作情况下，主要与企业内部哪些部门和职位发生工作关系，以及需要与企业外部哪些部门和人员发生工作关系。6.使用设备。就是工作过程种需要使用的各种仪器、工具、设备等。7.工作的环境和工作条件。包括工作的时间要求、工作的地点要求以及工作的物理环境条件等等。以上内容属于职务描述的范畴。8.任职资格。这属于工作规范的范畴，一般而言包括以下几项内容：所学的专业、学历水平、资格证书、工作经验、必要的知识和能力以及身体状况。9.其他信息。这属于备注的性质，如果还有其他需要说明，但又不属于工作描述和工作规范范围的可以在其他信息中加以说明。6.2职务分析的具体实施工作说明书范例工作说明书地编写六、职务分析的方法与技术观察法访谈法工作日志法资料分析法职务调查表法（问卷调查法）观察法是运用感觉器官或其他工具观察员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等，并用文字或图表形式记录下来，然后进行分析与归纳总结。（1）观察法职务分析观察提纲（部分）被观察者姓名：————日期：——————————观察者姓名：——————————观察时间：——————————工作类型：——————————工作部门：————————————观察内容：1.什么时候开始正式工作？————————2.上午工作多少小时？——————————3.上午休息几次？————————4.第一次休息时间从————————到————————。5.第二次休息时间从————————到————————。6.上午完成产品多少件？————————7.平均多长时间完成一件产品？————————8.与同事交谈几次：————————9.每次交谈约多长时间？————————10.室内温度————度11.上午抽了几支香烟？——————12.上午喝了几次水？——————13.什么时候开始午休？————————14.出了多少次品？————————15.搬了多少次原材料？——————16.工作地噪音分贝是多少？——————主要是由职务分析专家与被分析工作的任职者就该项工作进行面对面的谈话。个别员工面谈法A.交谈对象不同工作主管面谈法群体员工面谈法B.访谈前应预先准备好面谈提纲（2）访谈法C.主要围绕以下内容进行：工作目标；工作内容；工作的性质和范围；所负责任；所需知识与技能等。D.交谈技巧E.做好访谈记录，要全面、客观、准确面谈问题样本（1）请问你的姓名、职务名称、职务编号是什么？（2）请问你在哪个部门工作？你的直接上级是谁？（3）请问你主要做哪些职务？可举一些实例。（4）请你尽可能详细地讲讲你昨天一天的工作内容。（5）请问你对哪些事情有决策权？哪些事情没有决策权？（6）请讲讲你在工作中需要接触到哪些人？（7）请问你需要哪些设备和工具来开展你的工作？其中哪些是常用的？哪些只是偶尔使用？你对目前的设备状况满意吗？（8）请问你在人事审批权和财务审批权方面有哪些职责？可以举些实例。（9）请问做好这项职务需要什么样的文化水平？需要哪些知识？需要什么样的心理素质？（10）如果对一个大专学历层次的新员工进行培训，你认为需要培训多长时间才能正式上岗？（11）你觉得目前的工作环境如何？是否还需要更好的环境？你希望哪些方面得到改善？（12）你觉得该工作的价值和意义有多大？（13）你认为怎么样才能更好的完成工作？（14）你还有什么要补充的？又称工作写实法，即要求任职者将工作时间内所有的活动和行为按照时间顺序如实记录下来，累计到必要时间量，作为分析对象。（3）工作日志法工作日志表示例工作日志姓名：职位：所属部门：直接上级：从事本业务工龄：填写期限：自年月日至年月日说明：1、在每天工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切勿在一天结束后一并填写。2、要严格按照表格要求进行填写，不要遗漏任何细小的工作活动。3、请您提供真实的信息，以免损害您的利益。4、请您注意保管，防止遗失。日期工作开始时间工作结束时间序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果时间消耗备注日期6月6日工作开始时间9：00工作结束时间17：30序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果时间消耗备注1复印文件40页5分钟存档2起草公文代理委托书1200字1小时报上级3参加会议上级布置任务1次30分钟参与4请示贷款数额1次20分钟报批………………18录入数据经营数据200条45分钟承办又称档案分析法、文献参考法公司内部资料其他公司资料国家职业指导资料其他国家职业资料（4）资料分析法我国国家职业分类《职业分类和代码》《中华人民共和国工种分类目录》《中华人民共和国职业分类大典》《台湾职业分类典》2000年《中华人民共和国职业分类大典》8大类、66中类、413小类、1838细类第一大类：国家机关、党群组织、企业、事业单位负责人第二大类：专业技术人员第三大类：办事人员和有关人员第四大类：商业、服务业人员第五大类：农、林、牧、渔、水利业