管理的要素和职能

第四篇管理的要素和职能管理系统虽是由不同性质的各个部分（子系统）或环节组成的，但构成各个部分（子系统）或环节的基本事物或要素最终还是表现为管理的要素；而从管理系统的运动过程看，管理的实施主要体现为对管理的不同过程运用不同的管理职能。管理要素和管理职能分别从静态和动态两个方面构勒成了整个管理活动的全貌。因此研究管理的要素和管理的职能，对揭示管理的内在规律，进一步阐释管理原理、原则在管理过程、环节中的作用具有十分重要的意义。本篇在介绍管理的要素及作用的基础上，重点讨论管理的各种职能及运用方法。第十章管理的要素管理的要素是指管理系统的构成因素，有时亦称管理系统的资源。对于管理的要素，有不同的分类方法。最早人们普遍认为人、财、物是构成管理的三个最基本的要素，后来又加上时间、信息要素，随着社会分工协作的发展、科技进步、日益激烈的竞争环境以及对管理系统研究的深化，一些重要的、无形的资源也列入了管理的要素。所以，目前比较普遍的看法是把管理要素分为人员、资金、物、文化、技术、信息、时间、组织、环境、社会关系等十大要素。我们按这些要素是否具有实体性，大致分为两大类，即有形要素与无形要素。本章将对这些要素的含义及在管理中的作用进行基本分析。通过本章的学习，要求熟悉掌握：（1）各种管理要素的基本概念和特点；（2）各种要素在管理系统及管理过程中的功能和意义。第一节管理系统中的有形要素管理的有形要素是指具有某种实体形态的资源，主要包括：人员、资金、物。一、人员人员这个管理要素是系统中唯一起能动作用并可以决定系统其他要素作用发挥程度的关键要素，它包括管理组织中的管理者和被管理者。这里强调，作为管理系统第一要素的人员，在现代社会经济条件下，是指具有一定知识、掌握一定技术技能、劳动技能和管理技能的人。从管理活动来看，组织中的人员可分为两大类：管理者、被管理者，另外还有一类是介于两者之间的中层人员，既是管理者又是被管理者，但事实上任何管理者在管理别人的同时，自己也受别人管理。不过相对于一定组织或一定组织层次来看，管理者与被管理者的区分还是显而易见的，所以从任何组织来说，人员大体可分为管理者与被管理者二类。（一）管理者1、管理者的含义及作用管理者在管理工作中居于主导地位。一个组织中的管理者通常是指在组织中担负对其他人的工作进行计划、组织和控制等工作的人员。2、管理者的分类管理者是负责对组织资源进行计划、组织、领导、激励、控制、沟通的人员。（1）管理者按其所处的组织层次可以分为高层管理者、中层管理者和基层管理者。（2）管理者按其所从事的工作领域可以分为综合管理者和专业管理者。3、管理者的角色明茨伯格对管理者（主要指高层管理者）所扮演的角色进行了分类，对我们认识管理者的具体角色很有启示。他认为管理者的角色可归纳为三个方面共十种角色：（1）人际关系方面A、挂名首脑。管理者必须履行礼仪性、象征性和法律性的义务。如参加剪彩仪式，签署法律文件等。B、领导者。管理者要负责为组织配备和培训人员，并指导和激励人员。C、联络员。管理者要维护自行发展起来的外部联系网络，与提供信息的来源接触。（2）信息传递方面A、监听者。管理者要寻求和获取各种特定的信息，以便对组织和环境有清楚的了解。B、传播者。管理者要将从组织内外获得的信息传递给组织的有关人员。C、发言人。管理者代表本组织，向外界发布有关组织的信息。（3）决策制定方面A、企业家。管理者要寻求组织和环境中的机会，发起和实施变革，并监督和检查方案的执行情况。B、混乱驾驭者。当组织出现重大的、意外的混乱时，要面对现实，解决矛盾，排除障碍。C、资源分配者。管理者要根据需要，合理分配组织的各种资源。D、谈判者。管理者需代表组织在各种谈判中为组织的利益与对方议价和商定成交条件。4、管理者的技能要求管理者要在不同的环境中扮演好自己的角色，必须具备一定的管理技能。一般而言，管理者应当具备三种技能：技术技能、人事技能和概念技能。（l）技术技能。指使用技术完成组织任务的能力，即从事自己管理范围内的工作所需的技术和方法。（2）人事技能。指与人打交道和与人共事以实现组织目标的能力，通常与人际关系如何处理有关。（3）概念技能。指洞察组织与环境之间相互影响的复杂性的能力，即要在复杂多变的环境中，综观全局，辨清各种要素，抓住问题的实质，权衡利弊和风险程度，从而作出正确的决策。不同层次的管理者的技能要求虽然都包括以上三个方面，但它们所要求的范围大小是不同的，见图10-1。高层管理者中层管理者基层管理者概念技能人事技能技术技能（二）被管理者所谓被管理者，是指处于从属地位的人，一个组织中的被管理者是指在组织中接受领导指令具体实施任务和执行操作的各类人员。被管理者的素质包括政治、文化、技术、业务、操作、心理、生理等方面，是管理系统整体素质中的重要构成部分。因为：1、组织的一切活动毕竟都要依靠组织的全体成员来展开的，所以，组织的目标能否有效地实现，取决于所有员工的各方面素质、他们的组织状况和劳动积极性。2、员工的素质也决定着最新科学技术成果在各领域的应用程度，因为任何科学技术成果，包括新设备、新工艺，新型原材料、新产品以至新的管理方法，都必须通过人的活动才能转化为现实的生产力，而全体员工的文化技术素质又决定了他们对于这些科技成果的掌握程度和应用程度。因此，拥有一支凝聚力大、事业心强、文化素质高、业务技术熟练、体魄健康、组织合理的员工队伍，对于一个组织的管理目标实现是至关重要的。二、资金三、物第二节管理系统中的无形要素一、组织文化（一）组织文化的含义组织文化是指一个组织在其组织活动中，长期倡导和实践并为全体成员普遍奉行的共同价值观、道德准则、行为规范的总和。（二）组织文化的三个层次组织文化由三个层次的内容组成：一是器物文化，又称为行为文化，是最表层文化，它是组织文化的载体与外在化，是一种外显文化。二是制度文化，又称规范文化，是中间层文化，它包括组织管理风格、宗旨、目标、礼仪、制度、行为习惯、传统、作风等，它规定着组织每个成员的行为规范。如一个企业的规章制度、管理方式和方法、组织体制等；三是心态文化，是核心层文化，它是组织文化的核心。它包括潜藏在管理者和员工内心深处及组织中的某些思想、意识、信仰、价值观念等。（三）组织文化在管理系统中的地位与作用。1、组织文化能培育出具有特色的“组织人”2、组织文化建设能形成的巨大的精神动力。3、组织文化建设能为组织创造良好的内部文化氛围。4、组织文化建设能为组织创造良好的外部环境。二、技术三、组织四、信息。五、环境1、环境的含义与特征。环境指存在于组织外部，并影响组织绩效的各种因素和力量，既包括政治、经济、社会、文化、科技、法律等宏观环境要素，也包括行业、上下游关联组织、顾客等中观、微观环境要素。各种环境要素对组织活动的影响是错综复杂、相互交织的。有些因素有利于组织的生存和发展，给组织带来机会；有些因素可能会给组织带来不利的方面，即孕育着风险。组织环境具有差异性、动态性和可测性三个特征。2、组织环境的构成。根据对组织绩效影响的程度，可以分为一般环境和具体环境：（1）一般环境一般环境指可能对组织的活动产生影响，但与组织的相关性尚不清楚的各种因素，一般包括经济、政治、社会和技术因素。A、经济因素。B、政治因素。C、社会文化因素。D、技术因素。（2）具体环境具体环境指对组织的目标实现有直接影响的各种外部因素，一般包括供应者、竞争者、顾客、政府管理部门和利益集团等。A、供应者。B、顾客。C、竞争者。D、政府机构。E、利益集团。（二）环境与管理之间的作用（l）环境对管理职能的发挥具有重要影响。（2）环境对管理者具有选择作用。当然，环境可以作用于管理活动，管理活动也可以反作用于环境，即管理活动的结果会导致环境条件发生变化。管理者的行为要适应环境，同时还可以根据组织和环境的特点有意识地采取一些对策，使环境因素更加有利于管理职能的发挥和组织目标的实现。六、时间时间是世界上最宝贵的资源，与其他资源不同，它具有以下特性；1．不可伸缩性。2．不可贮存性。3．不可替代性。4、不可估价性。时间是一种宝贵的特殊的资源，因此，采用柳比歇夫时间记录法、ABC时间管理法等有效利用时间的方法，对消除时间浪费，提高管理效率具有非常重要的意义。七、关系1.从管理的系统原理，我们知道，系统的各个组成部分要素以及系统与外部环境之间都存在着错综复杂的关系，并且这种关系是一种动态的、会发生变化的。因此，管理从某种角度来说，就是协调和处理各种关系的一种活动。作为管理系统的关系要素，具有内容多、范围广、性质复杂等特点，如人际关系、正式组织之间的关系、正式组织与非正式组织之间的关系、部门与部门之间的关系、上级与下级的关系、社会关系等等。关系是一种非常重要的无形资源，如良好的人际关系、融洽的上下级关系以及合理的组织层次、组织结构、组织沟通等关系对激发员工的积极性以及管理活动的高效进行，有着重要的意义。第十一章决策决策是管理工作的核心，也是管理的首要职能。无论是确定目标，还是制定计划、组织实施，管理者都需要作出决策。决策不仅是管理工作的前提，也是其他各项管理职能的基础。不论管理者在组织中的地位如何，都需要决策，决策不仅表现在管理过程的开始阶段，而且事实上决策也贯穿于整个管理过程始终。本章主要讨论管理决策职能的含义、特征、类型，科学决策的原则、程序以及各种定性、定量决策的基本方法。通过本章的学习，要求把握以下问题：（1）决策的含义、特征以及类型；（2）科学决策的原则及基本程序；（3）确定型决策和不确定性决策的基本方法。第一节决策职能的重要性一、决策的含义与特征1、决策所谓决策，就是指为了达到一定的目标，从两个以上的可行方案中选择一个合理方案的分析判断过程。2、决策的特征为了把握决策的概念，需要进一步从以下六个方面来认识决策的特征：（1）超前性（2）目标性（3）选择性（4）可行性（5）过程性（6）科学性二、决策在管理中的重要性1．决策是决定组织管理工作成败的关键2．决策是实施各项管理职能的保证第二节决策的类型（一）按决策的层次划分，可分为战略决策、管理决策和业务决策1．战略决策是事关企业未来发展全局性、长期性的重大决策。如企业方针、目标与计划，新产品开发策略，投资决策，技术改造和引进，组织结构改革等，都属于战略决策，这类决策主要由企业最高层领导制定，又称高层决策。2．管理决策又称战术决策或策略决策，它是指为了实现战略目标，而作出的带有局部性的具体决策，如企业财务决策、销售计划的制订、产品开发方案的制订等。它主要由企业中层领导做出。3．业务决策又称日常管理决策，属于日常活动中有关提高效率和效益、合理组织生产过程的决策。这类决策主要由企业基层管理者负责进行。（二）按决策事件发生的频率划分，决策可分为程序化决策和非程序化决策1．程序化决策又称常规决策或重复决策。它是指经常重复发生，能按原已规定的程序、处理方法和标准进行的决策。其决策步骤和方法可以程序化、标准化，重复使用。业务决策如任务的日常安排、常用物资的订货与采购、库存决策和设备选择等，均属此类。2．非程序化决策又称非常规决策、例外决策。指受大量随机因素的影响，很少重复发生，常常无先例可循的决策。在决策时没有固定的模式和规则可循。这样，决策者及其智囊机构的洞察力、思维、知识及对类似问题决策的经验将起重要的作用。这种决策如经营方向、目标决策、新产品开发决策、新市场的开拓决策等。（三）按决策的分析方法划分，可分为确定型、风险型和不确定型三种1．确定型决策是指各种可行方案的条件都是已知的，并能较准确地预测它们各自的后果，易于分析、比较和抉择的决策。2．风险型决策是指各种可行方案的条件大部分是已知的，但每个方案的执行都可能出现几种结果，各种结果的出现有一定的概率，决策的结果只有按概率来确定，决策存在着风险。3．不确定型决策与风险型决策类似，每个方案的执行都可能出现不同的后果，但各种结果出现的概率是未知的，完全凭决策者的经验、感觉和估计作出的决策。（四）按决策的时间跨度划分，决策可分为长期决策与短期决策1．长期决策。这种类型的决策，基本上是为制定