职位说明书

2）阶段观察法：为完整观察到一些周期性较长的工作，采用分段进行观察的方式。（如观察行政人员年底筹备年终总结工作经验）3）工作表演法：工作分析人员对某些工作周期很长、突发事件较多的的工作，让员工进行该工作的表演，从中进行观察的方式。（如保安人员盘问可疑人员）2.访谈法（面谈法）岗位分析者与岗位任职者面对面地谈话，收集信息资料的一种方法。三种方式：管理人员面谈：与该工作的主管访谈个别面谈：与从事该工作的每个员工交谈集体面谈：与从事相同工作的员工群体交谈优点：方便、准确、沟通畅，特别适合对文字理解有障碍的人。缺点：时间和精力长，沟通与信息过滤。但面谈法不能单独用来进行工作分析，必须结合其它方法。3.工作实践法：指工作分析者从事所研究的工作，通过实际参与工作掌握有关工作要求的第一手资料。适合短期内可以掌握的工作。4.典型事例法：是对执行工作者实际工作中具有代表性的工作行为进行描述，当记录数量够多时，即可提供相当信息。特别是工作中特别有效或无效的行为。5.工作日志法：就是按时间顺序详细记录工作内容与工作过程，然后经过归纳提炼，取得所需要的一种信息提取方法。优点：可靠性高，若能与面谈法结合，效果更佳。缺点：但使用范围小，只适用于工作循环周期较短，工作状态稳定的职位。6、问卷调查法，1）概念：通过员工所填写的标准化问卷了解其工作的任务、职责、环境特征等方面的信息。通过内容相互关联的问卷来收集岗位信息的方法。常用的问卷是岗位调查表，根据岗位分析目的、内容等编制。包括：基本资料、工作时间、工作内容、工作责任、任职者所需要的知识技能、工作劳动强度、工作环境等。问卷调查两种形式的问题：开放的、选择的（或称封闭的）。2）问卷调查的优缺点：优点：费用低、快速、有效地获取工作信息，调查范围广，样本量大，尤其适合规模较大的组织；缺点：费时费力，要确保员工明白每一个问题的意思。由于员工主观或客观的原因致使对工作的描述不全面、不正确，甚至夸大工作任务。3）适用范围：绝大多数工作岗位，从管理、技术岗位到操作工人4）工作分析问卷一般包含的内容*职位概述，简要描述你所在职位的主要工作职责。1、按重要性排列；2、按每周工作频率排列；3、将上述日常工作的最重要的两项工作业务过程详尽地描述出来。工作联系。本部门、公司其他部门、公司以外的人员。管理和监督，对下属的管理和监督；不属于你直接管辖的人员的管理和监督，并说明为什么。文档处理，文档名称；来源/传递的部门；需要持有的文档。素质要求、特殊要求或专业技能，你所在职位是否需要诸如技术等级证书、程序员证书之类的岗位证书。其它素质要求：教育水平，学历；专业方向，工作经历，工作类型；工作时间，专门的培训，类型；时间工具设备，如常工作中经常使用的工具名称；每周使用的时间。5）两种典型的结构化工作分析问卷个人特征为重点：职位分析问卷（PAQ）岗位或工作任务为重点：功能性工作分析问卷FJA。个人重点法岗位重点法指以个人特征为重点的分析方法。职位分析问卷法PAQ信息输入脑力操作工作产出人际关系工作环境其他特征指以岗位为重点的分析方法。功能性工作分析法FJA信息人事图示：工作分析的两种典型模型i.个人特征为重点：职位分析问卷（PAQ）1972年由普渡大学E.J.McCormick提出包括194个项目，其中187个用来分析完成工作过程中员工活动的特征，另外7个涉及薪酬问题6个部分：信息来源；心理过程；识别“产出”；与其他人的关系；自然和社会环境；其他工作特征。6分制主观评分优点：是一种适用性很强的工作分析方法，标准化、定量化，不需修改即可用于不同组织、不同工作。缺点：费时，烦琐，被填写人要求受过专业训练的工作分析人员，其通用化和标准化导致工作特征的抽象化，难以描述实际工作中特定的、具体的任务，不是工作描述和工作再设计的理想工具PAQ工作元素的分类类别内容工作元素数目信息输入职工从何处、如何取得信息35思考过程工作中应包括哪些分析、决策、规划？信息如何处理？14工作产出职工进行何种活动，使用何种工具或设备？取得什么成果？49人际关系工作中与哪些有关人员有关系36工作环境工作中物理环境与社会环境是什么？19其他特征何种其他活动、条件或特征与工作有关？41PAQ问卷的信息输入举例请将下列的每一项要素根据它们被工人在工作中当作信息来源使用的程度划分等级0不使用1很少2偶尔3中等4比较经常5常常6天天使用1�书面材料（如书、报告、办公记录、文章等）2�数据材料（与数量或数字相关的材料，如图、会计报表）3�画面材料（作为信息来源的图画或类似材料，如照片、电视画面）4�模型或与之相关的装置（如模板、模型）5�视觉装置（如信号灯、钟表）6�测量仪器（如直尺、温度计、量角器等）7�机械装置（被当成信息来源的工具、设备、机器等）8�被加工的材料（成为信息来源的零部件、材料、物体等）9�未被加工的材料（如那些正处于库存、储存或正被检查的部件或材料）10�自然特征（风景、田野、地理类型等）11�人为环境（作为工作信息来源的室内室外环境）ii.岗位重点法：功能性工作分析方法（FJA）美国训练与就业署开发通过信息、人与事来反映每一种工作的职能优点：对工作内容描述彻底，对培训和绩效评估非常有用。缺点：描述每项任务，费时，费力，不记录有关工作背景信息，对员工个人应具备那些条件的描述不理想。FJA员工的基本职能信息（数据）人事0综合0监控0创建1配位1协调1精密作业2分析2指示2运行的监控3汇编3监督3运行的启动4计算4引导4操作5复制5劝说5供应6比较6交流6进料及取货7服务7处理8接受指示注意事项：个人重点法以个人特征为重点，岗位重点法以工作为中心。个人重点法和岗位重点法各有利弊，应选择最适合的方法。建议采用多种方法相结合的方式。（二）、工作分析方法的选择根据目标进行选择，不同的目标关注点不同招聘：侧重任职者的胜任特征方法薪酬：用定量方法，比较不同工作价值。根据岗位特点进行选择体力或简单劳动；观察法文化水平低的员工，不适开放式问卷。根据实际条件进行选择，时间、人力、物力、财力。小案例一个机床操作工把大量的的液体洒在他机床周围的地板上。车间主任叫操作工把洒掉的液体清扫干净，操作工拒绝执行，理由是工作说明书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查工作说明书上的原文，就找来一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝，他的理由是工作说明书里没有包括这一类工作。车间主任威胁说要把他解雇，因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意，但是干完之后即向公司投诉。有关人员看了投诉后，审阅了这三类人员的工作说明书：机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的工作说明书规定：操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作状态，但并未提及清扫地板。服务工的工作说明书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原料和工具，随叫随到，即时服务，但也没有包括清扫工作。勤杂工的工作说明书中确实包含了各种形式的清扫，但是他的工作时间是从正常工人下班后开始。小案例-续*相关知识：工作说明书的编写1.应包含的内容工作标识，工作名称、工作代码、所属公司/部门、直接主管的名称工作综述，列出工作的主要功能和活动。工作联系工作的责与任务工作权限工作绩效标准工作条件职位说明书的内容-1基本资料(工作标识)（1）职务名称；（2）编号；（3）所属部门；（4）工资等级；（5）工资水平；（6）所辖人员；（7）定员人数；（8）工作性质;(9)编写日期工作描述工作概要工作活动内容：活动内容;时间百分比；工作流程;权限等工作职责工作结果工作关系：受谁监督；监督谁；可晋升、可转换的职位及可升迁至此的职位；与哪些职位有联系。工作人员运用设备和信息说明工作绩效标准任职资格说明最低学历；所需培训的时间和科目；从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。一般能力兴趣爱好个性特征性别、年龄特征。体能要求：工作姿势对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求精神紧张程度体力消耗大小。工作环境工作场所工作环境的危险性社会环境职业病工作时间特征工作的均衡性工作环境的舒服程度职位说明书的内容-22.工作说明书编写要求清晰具体简短：选取主要职责，不要超过6-8项。编写工作说明书的注意事项:1、符合逻辑的顺序编写；2、语言要通俗，尽量不用技术性过强的术语；3、表明各项职责所出现的频率。职务：发货员部门：货品收发部门地点：仓库C大楼职务概况：听仓库经理指挥，根据销售部门递来的发货委托单据，将货品发往客户。和其他发货员、打包工一起，徒手或靠电动设备从货架搬卸货品，打包装箱，以备卡车、火车、空运或邮递。正确填写和递送相应的单据报表，保存有关记录文件。教育程度：高中毕业工作经历：可有可无岗位责任：一、花70%的工作时间干以下的工作：1.从货架上搬卸货品，打包装箱；2.根据运输单位在货运单上标明的要求，磅秤纸箱并贴上标签；3.协助送货人装车。二、花15%的工作时间干以下的工作：1.填写有关运货的各种表格（例如装箱单、发货单、提货单等）；2.凭借键控穿孔机或理货单，保存发货记录；3.打印五花八门的表格和标签；4.把有关文件整理归档。三、剩余的时间干以下的工作：1.开公司的卡车送货去邮局，偶尔也搞当地的直接投递；2.协助别人盘点存货；3.为其他的发货员或收货员核查货品；4.保持工作场所清洁，一切井井有条。管理状态：听从仓库经理指挥，除非遇到特殊问题，要求独立工作。工作关系：与打包工、仓库保管员等密切配合，共同工作。装车时与卡车司机联系，有时也和订销部门的人接触。工作设备：操纵提货升降机、电动运输带、打包机、电脑终端及打字机。工作环境：干净、明亮、有保暖设备。行走自如，攀登安全，提货方便。开门发货时要自己动手启门。职位说明书案例-1部门办公室职等七职位办事员职系行政管理工作内容：负责公司人事及总务管理事项1.人员招募与训练2.人事资料登记与整理3.人事资料统计4.员工请假、考勤管理5.人事管理规章草拟6.人员之任免、调动、奖惩、考核、薪资等事项办理7.员工保险加退保与理赔事宜8.文体活动与员工福利事项办理9.员工各种证明、证书的核发10.文具、设备、事务用品的预算、采购、修缮、管理11.办公环境安全及卫生管理工作12.公司文书、信件等的收发事宜13.书报杂志的订购与管理14.接待来访人员职务资格：1.专科毕业，曾任人事及总务工作二年以上。2.高中毕业曾任人事、总务工作六年以上。3.现任分类职位七职等以上。4.具有高度服务精神与善于处理人际关系者。5.男性为佳，女性亦可。职位说明书案例-2选择一个同伴。确定你的工作。如果你是学生，就把学生作为你的工作。就你的同伴的工作对他（她）进行采访。你可以问以下问题：请描述您的一个典型的工作日。您管理哪些人？您归谁管？您的主要责任是什么？您在每周中都有哪些活动？您在每项活动中都投入多少比例的时间？您的工作对脑力和体力都有哪些要求？胜任您的工作需要些什么知识、技能、经历？您的工作的主要成果（产出、产品）是什么？您的工作做到怎样就可以说做得不错了？交换角色。利用采访得到的信息，写出您的同伴的工作描述、业绩评价标准。编写职位说明书练习（三）、工作分析实例：以观察、座谈法结合为例职务信息的初步调查第一次工作现场考察谈话第二次工作现场考察信息的综合处理职位说明书的检验职位说明书的定稿步骤(1):职务信息的初步调查1．浏览已有的文件，对此项工作的主要任务、主要职责及工作流程有大致的了解；2．准备最初的提纲，作为面谈的参考；3．列出此项工作的主要任务与职责。步骤(2):第一次工作现场考察1．目的是使分析者熟悉现场的环境，了解任职人员使用的工具、设备、机器、一般的工作条件及主要的职责。2．对复杂或不熟悉的设备亲自直接观察。3．最好由任职人员的上级陪同做向导，进行现场观察。步骤(3):谈话1．同该职务的实际担任者谈话，了解此工作所规定的各项任务。2