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东南大学远程教育人力资源管理第19讲主讲教师：孙虹第四章职务管理§1职务分析§2职务说明书§3职务评价§4职位分类§1职务分析一、职务分析的基本概念二、职务分析的步骤三、职务分析的方法例某公司秘书职务说明书职位名称：秘书工作（2）职位代码：217所属部门全称：位置全称：向谁汇报：得分：级别：有效日期：工作概要为经理同时常常也为其他重要职能人员完成事务性和行政性职责。工作性质完成大量的办公室工作，主要内容如下：a．能独立、熟练地对笔记、录音和手写信件、报告、底稿、图表等资料进行录入。b．接听电话，得体地接待来访客人，并高效率地处理来函来件。c．起草常规信函、处理查询，并把非常规查询和信函转交有关人员。d．建立并保存部门的文件和记录。e．负责安排约见和会议、筛选所接电话，并为上级处理私人及机密事务。f．集中、组织、加工、评价资料和报告，对完成这些工作所需的办公设备进行操作。g．根据指示来履行管理职责和特殊任务，例如收集并编辑出关于公司、分部或部门实际中和工作程序上的参考资料。独立开展工作，在办公程序上无需接受更多的管理和指导；将管理者从琐碎的、不重要的管理事务中解脱出来；对本部门内其他人可给予适当的工作指导。资格条件高中学历或同等学历，并要求3年相关工作经验，其中包括1年公司工作经历，字处理速度为每分钟不低于60单词。精通英语语法、标点、拼写和词的用法。必须能预见问题，具备良好的判断力，能灵活处理机密事务、筛选电话和来访者，恰当安排上司的工作时间。必须通晓组织中的政策、工作程序和人事关系，以减轻上司在具体管理事务上的负担。根据具体工作的特点可能要求具体基本的绘图能力及对某些文字处理软件的了解。例某公司秘书职务说明书（续）东南大学远程教育人力资源管理第20讲主讲教师：孙虹一、职务分析的基本概念1．定义职务分析又称为“工作分析”（JobAnalysis），是对组织中某个特定工作职务的目的、任务或职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集与分析，以便对该职务的工作作出明确的规定，并确定完成该工作所需要的行为、条件、人员的过程。工作分析的成果是形成职务说明书。2．职务分析的作用职务分析是人力资源管理的基础性工作，人力资源管理的每一项工作，几乎都需要用到职务分析的结果。工作分析任务工作规范员工和劳动关系绩效评价报酬和福利安全与健康人力资源研究均等就业人力资源开发选择招聘人力资源计划责任职责知识技能能力工作描述3．职务分析专业术语1、工作要素。工作中不能再继续分解的最小工作动作。2、任务。为了达到某种目的所从事的一系列活动。3、职责。个体在工作中需要完成的大部分工作。4、职位。在一定时期内，组织要求个体完成的一项或多项责任。职位与个体一一匹配，又称为岗位。职位的数量称为编制。5、职务。一组重要责任相似的职位。根据组织大小和工作性质，一种职务可以有多个职位。有时与职位混用。6、职业。在不同组织、不同时间从事相似活动的一系列工作的总称。有时与行业混用。4．职务分析需收集的信息工作的输出特征：即一项工作的最终结果表现形式，这是界定工作任务和工作责任的基础，也是确定工作绩效标准的必要前提。工作的输入特征：指为了获得上述结果应当输入什么内容，包括物质、信息、规范、条件及人的体力、智力等，这是界定工作来源、工作条件和任职资格的基础。工作的转换特征：一项工作是如何从输入转换为输出的，即转化的程序、技术、方法和在转换过程中人的行为、活动，这是界定工作方式的基础。工作的关联特征：企业的工作流程和组织结构是什么，每个职务在组织中的位置是什么，职责职权是什么等，这是界定工作关系的基础。5．职务分析的成果：职务说明书职务分析中需收集的资料类型一览1．工作活动a.工作活动和过程b.活动记录（例如以胶片形式）c．所采用的程序d．个人责任2．定位于工人活动a．人的行为，如有关工作的身体动作和沟通b.针对方法分析的基本动作c.对身体的工作要求，如体力耗费3．所采用的机器、工具、设备和辅助工作4．与工作相关的有形和无形内容a.所涉及或应用的知识b．加工的原材料c．制造的产品和提供的服务5．工作业绩a．错误分析b．工作标准c．工作计量，如完成任务的时间6.工作环境a．工作日程表b．财务和非财务奖励c．工作条件d．组织和社会的环境7．工作对个人的要求a．个人因素，如个性和个人兴趣爱好b．所需要的学历和培训程度c．工作经验二、职务分析的步骤1．明确目的注意：职务分析的目的决定了需要收集信息的类别及分析方法2．确定参与人员人力资源专家、工作的实际承担者及对工作熟悉的其他人（例如直接主管等）。3．选择分析样本为节约成本，提高效率，不必对每个职务都进行分析，而应选择有代表性的职务进行分析。4．收集信息除前面提到的有关职务特征信息，还应了解企业组织结构图和业务流程。5．编写职务说明书东南大学远程教育人力资源管理第21讲主讲教师：孙虹三、职务分析的方法定性方法：观察法访谈法工作日记法问卷法关键事件记录法…………定量方法：职务分析问卷法（PAQ法）职能工作分析法（FJA法）…………1、观察法：适用于标准化、任务周期较短、以体力活动为主的工作。例：工作分析观察提纲（部分）被观察者姓名：日期：观察者姓名：观察时间：工作类型：工作时间：观察内容：1．什么时候开始正式工作？2．上午工作几次？3．上午休息几次？4．休息时间从到。6．上午完成产品多少件？7．平均多长时间完成一件产品？8．与同事交谈几次？9．每次交谈约多长时间？10．室内温度度。11．上午抽了几支香烟？12．上午喝了几次水？13．什么时候开始午休？14．出了多少次品？…………2、访谈法：适用于任务周期较长，工作行为不易直接观察的工作，富有成效的访谈应以一张结构合理，可以加以核准、对比的问卷来进行。访谈法的典型提问方式：你所做的是一种什么样的工作？你所做工作的主要职责工作是什么？你又是如何做的呢？你的工作环境与别人的有什么不同呢？做这项工作所需具备的教育程度、工作经历、技能是怎样的？它要求你必须具有什么样的文凭或工作许可证？你都参与些什么活动？这种工作的职责和任务是什么？你所从事的工作的基本职责是什么？说明你工作绩效的标准哪些？你真正在参与的活动都包括哪些？你的责任是什么？你的工作环境和工作条件是怎样的？工作对身体的要求是怎样的？工作对情绪和脑力的要求又是怎样的？…………3、工作日记法例：5月29日工作开始时间8:30工作结束时间17:30序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果时间消耗备注1复印协议文件4页6min存档2起草公文贸易代理委托书8页1h15min报上级审批3贸易洽谈玩具出口1次40min承办4布置工作对日出口业务1次20min指示5会议讨论东欧贸易1次1h30min参与……16请示贷款数额1次20min报批17计算机录入经营数据2屏1h承办18接待参观3人35min承办4、问卷法：问卷调查要求在岗人员和管理人员分别对各种工作行为、工作特征和工作人员特征的重要性和频次作出描述或打分评级，然后对结果进行统计与分析。问卷可以分成工作定向问卷和人员定向问卷。前者强调工作本身的条件和结果；后者则集中于了解员工的工作行为。例：员工调查问卷日期＿＿＿公司名称职位与职称所属部门所属科室主管总公司□分公司或地区办事处＿＿＿＿1．说明工作的主要责任与任务＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿2．其他较不重要的责任与任务＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿3．工作所需要的工具与仪器大量使用频繁使用适度使用偶尔使用极少/不使用A．＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿B．＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿C．＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿D．＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿4．工作所需的教育程度高中以下□高中□大专□本科□硕士□博士□员工调查问卷（续上表）5．此工作需要的相关工作经验不用经验□3个月以下□3个月到1年□1年到3年□3年到5年□5年以上□6．此工作之监督程序□经常性地监督。除去不重要之差异，其余一并交由主管处理。□每日几次即可，包括呈报，接受意见及指派工作。按照一定的方式与程序进行。例外事项尤应注意。□偶尔。由于多数工作者皆重复且相互牵连，因此只以制定规则与标准指引进行管理即可。对于不寻常的问题亦要注意，并时而提供建议与采取行动。□有限监督。工作一经指派后全权负责，虽有若干工作方法可供采用，不过不妨有自己的一套。□确定了目标即可。评估工作，可用任何方式。主要着重在整体成效。经常发展一些可获得预期成果的方法。□少量或没有直接监督。工作方法之选择，发展与协调只要在一般政策之范围内皆可任意行之。员工调查问卷（续上表）7．你所作之任何独立的决策的范畴与性质如何？＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿你认可的事项在生效前是否经常要复核？如果要，由谁复核？你拒绝的事项在生效前是否经常要复核？如果要，由谁复核？8．该工作的任职者在下列事项上具有权力完全可以决策需与他人协商决定建议只允许被告知不允许被告知指导＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿派工＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿核工＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿规划别人的工作制定工作标准协调业务解决员工问题面试………………东南大学远程教育人力资源管理第22讲主讲教师：孙虹5．关键事件记录法关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。关键事件记录法要求管理人员、员工或熟悉工作的其他员工，记录工作行为中的关键事件。关键事件记录包括以下几个方面：①导致事件发生的原因和背景；②员工特别有效或多余的行为；③关键行为的后果；④员工自己能否支配或控制上述后果。例：有关销售的关键事件记录，①对用户、定货和市场信息善于探索、追求；②善于提前作出工作计划；③善于与销售部门的管理人员交流信息；④对用户和上级都忠诚老实，讲信用；⑤能够说到做到；⑥坚持为用户服务，了解和满足用户的要求；⑦向用户宣传企业的其他产品；⑧不断掌握新的销售技术和方法；⑨在新的销售途径方面有创新精神；⑩保护公司的形象；⑾结清帐目；⑿工作态度积极主动。在此基础上，可以设计销售人员选拔方案、销售工作考评表、销售人员的薪资标准和销售人员的培训方案等。6、职位分析问卷法(PositionAnalysisQuestionnaire，PAQ)这是一种以人为中心的工作分析方法。是人员行为定向问卷方法。该方法共有187项工作元素，7个与薪资有关的问题。这些元素与问题共分为六个类别（如下表），对每个工作元素都要用六个标准之一进行衡量：使用程度、对工作的重要程度、工作所需的时间、发生的概率、适用性、其他。通过这些衡量标准，可以决定一个职务在沟通、决策、社会责任、熟练工作的绩效、体能活动及相关条件五个方面的性质。根据这些性质，可在不同组织的不同工作之间进行相互比较。类别内容例子工作元素数目信息输入员工在工作中从何处得到信息？如何得到？如何获得文字和视觉信息？35思考过程工作中如何推理、决策、规划？信息如何处理？解决问题的推理难度14工作产出工作需要哪些体能活动？需要哪些工具,仪器设备？使用键盘式仪器、装配线49人际关系工作中与哪些有关人员有关系？指导他人或与公众、顾客接触36工作环境工作中物理环境与社会环境是什么？是否在高温环境或与内部其他人员冲突的环境下工作19其他特征与工作相关的其他的活动、条件或特征是什么？工作时间安排、报酬方法、职务要求41PAQ法工作元素的分类7、功能性工作分析法（FunctionalJobAnalysis，FJA）此方法由美国劳工部提出，通过对工作中所涉及的信息、人、事三个维度的分析，确定职务的具体特征和工作要求。它以员工应发挥的功能与应尽的责任为核心，列举员工要从事的工作活动，确定工作活动的程度或结果，从而得到一份完整的工作分析文件。员工的基本职能信息人事0综合0监控0创建1配位1协商1精密作业2分析2指示2运行的监控3汇编3监督3运行的启动4计算4引导4操作5复制5劝说5供应6比较6交流6进料及取货7服务7处理8接受指示东南大学远程教育人力资源管理第23讲主