合同归档管理制度

1合同归档管理制度1.目的为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。2.适用范围适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。3.职责3.1人力资源部是本制度制定的责任部门；3.2总裁办是本制度执行的监督部门；3.3各部门是本制度执行的责任部门。4.分类管理（详见下表）合同类别管理部门备注原件复印件及扫描件业务类行政部行政部、合同签订部门合同最好一式三份以上，签订部门保留一份技术类行政部行政部、技术部财务类财务部计划财务部、合同签订部门人事类人力资源部——分/子公司保留原件，集团人力资源部保留复印件其他行政部合同签订部门合同最好一式三份以上，签订部门保留一份注：各类合同（除劳动合同）的签订部门都必须传一份扫描件至法务部分类存档。5.归档管理5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）；5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理；5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部必须统一保管一份复印件及扫描件。6.借阅管理6.1合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）；26.2如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申请单》（详见附件：《合同借阅申请单》）。7.交接管理7.1各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；7.2辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》8.本制度由人力资源部制定，于2016年04月21日生效。附件：《合同借阅申请单》3合同借阅申请单申请部门申请人借阅目的借阅日期归还日期部门负责人分管领导注：1.此申请单由合同借出部门存档；2.合同借阅归还后此单交还借阅人；3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。合同借阅申请单申请部门申请人借阅目的借阅日期归还日期部门负责人分管领导注：1.此申请单由合同借出部门存档；2.合同借阅归还后此单交还借阅人；3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。