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公文写作基础知识2012年4月一、现行法定公文文种简介二、公文常见问题三、公文概念、特点和部分主体要素四、常用公文实例分析五、公文写作错误案例分析主要内容一、现行法定公文文种简介（一）《行政机关公文处理办法》13种（2000年8月25日国务院颁布，2001年1月1日起施行）命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要由法定机关或组织制发，代表法定机关或组织意图，在法定机关或组织的权限范围内，具有法定的权威性和约束力。（二）《中国共产党机关公文处理条例》14种（1996年5月3日中共中央办公厅发布施行）决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要决定通知通报报告请示批复指示意见函公报会议纪要规定命令通告公告议案决议条例党的机关公文行政机关公文1.公文种类区分不清或选用文种不当公告与通告通知与通报报告与请示请示与函二、当前公文常见问题2.公文格式不规范、不完整标题残缺或累赘，缺法定组成部分，用纸不标准3.行文不规则，没有根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系随意越级行文，多头主送4.草拟公文上无政策依据，下无实际情况，语言不通，结构零乱，书写不规范5.公文办理无规章超时限、越权办理、推卸责任法定性：作者是法定的，起草者只是代笔人公文读者具有特定性权威性：有代行法定职权的功能，具有强制性实效性：在现行工作中使用，效用具有一定的时间性程序性：体式必须符合规定，即规范体式规范性：从准备撰写到制作成文，都有严格的程序三、公文概念、特点和部分主体要素公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。主体要素是指公文首页红色反线以下至公文末页主题词以上的各个要素。标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称。公文标题要准确、简要地概括公文的主要内容。完整的公文标题由发文机关名称、事由和公文文种三部分构成。公文的标题可以省略发文机关，构成“事由+文种”的形式。公文的标题也可以省略事由，构成“发文机关+文种”的形式。发文机关+事由+文种恒邦集团公司关于加强人才工作的试行意见事由+文种关于认真做好2012年表彰优秀员工的通知机关+文种烟台恒邦集团公司通知公文标题标注在红色反线下空2行的位置，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。撰写公文标题应注意的事项①所有公文标题均不可省略文种。除简单的周知性公文外一般也不省略事由。②公文标题中一般不使用标点符号，具有下列情形可考虑使用。③公文标题多行排列有多种形式。可以参照以下形式。■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■主送机关即公文的主要受文机关，是负责承办或答复该文内容的机关。也叫做“上款”、“抬头”。确定主送机关要根据各级行政机关的行文关系，各自的隶属关系和职权范围来确定。确立主送机关的注意事项①标识主送机关要标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。如果是统称的，应按党、政、军、群的顺序排列。②主送机关标注在标题下空1行、左侧顶格的位置，回行时仍需顶格，并在最后一个主送机关名称后标冒号。③如果主送机关名称过多，使得公文首页不能显示正文，就要将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上。④公文不得越级主送，如因特殊情况，必需越级行文时，应抄送被越过的上级机关。正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除了个别的简短的公文外，正文内容一般分开头、主体、结尾三部分。正文的开头可以概括为“凭”，既凭什么行文，就是制发该文的依据或理由；主体部分可以概括为“事”，即什么事情或什么事项；结尾部分可以概括为“断”，就是正文的论断部分，通常为要求、措施、办法等。公文正文：三要素主旨：干什么灵魂依据：为什么前提分旨：怎么样主体三要素按照一定的结构标准和一定的内容标准组合在一起，共同构成公文正文写作的全部规律和要诀。附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规章制度等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。①公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。②公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标冒号和附件名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。③附件应当与主件装订在一起，因故不能与主件装订在一起，要在附件的首页左上角注明公文的发文字号，与文件同时发送。成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人签发日期为准，电报以发出日期为准。成文日期要用汉字书写，不能用阿拉伯数字或阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。由于印章要加盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定。四、常用公文实例分析（一）公布周知类（二）报请商洽类（三）指挥决策类•通知•请示与报告•函几种常用公文的写作要点根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，在13种法定行政公文中选择出3种常用的规范性公文如下：通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的公文文种。是行政机关、党务机关均使用的法定文种。多为下行文。1、通知•开头部分发布通知的背景、原因和目的。文字简明扼要，并以“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知”等类似的过渡语句引领下文。•主体部分写明告知或要求办理、执行的具体内容。•结尾部分独立成段，主要是要求、希望、建议等。常用“特此通知”、“以上通知，望认真执行”结尾。通知写法□□□□关于召开□□□□会议的通知□□□□（主送机关）：根据□□□□，……（依据），□□□□决定于□□□□年□□月□□日在□□□□召开□□□□会议（主旨）。会议内容为□□□□……，参加人员为□□□□，要求□□□□，……（分旨）。（印章）□□□□年□□月□□日（会议通知正文格式一）××县卫生局文件×卫〔2009〕7号——————————————————××县卫生局关于召开食品加工卫生工作会议的通知全县各食品加工企业：根据上级要求对全县食品加工业的卫生状况进行全面大检查的精神，我局决定召开食品加工卫生工作会议，现将有关事项通知如下：1.会议时间：2012年4月13日上午8：00~12：00在县××招待所报到，下午2：30会议正式开始，会期两天……2.参加会议人员：……3.食宿等费用由各单位负责……特此通知。（印章）二○○九年三月十日□□□□关于召开□□□□会议的通知□□□□（主送机关）：根据□□□□，……（依据）；为了□□□□，……（目的主旨），□□□□决定召开□□□□会议（意图主旨）。具体通知如下（过渡句）：（会议通知正文格式二）一、会议时间：……二、会议地点：……三、会议内容：……四、会议日程：……五、与会人员：……六、与会要求：…………（分旨）（印章）□□□□年□□月□□日□□□□关于□□□□的通知□□□□：目前□□□□，……（事实依据）；根据□□□□，……（理论依据），为了□□□□，……（目的主旨），现决定□□□□，……（意图主旨）。具体通知如下（过渡语）：（执行性通知正文格式）一、□□□□，……二、□□□□，……三、□□□□，…………（分旨）□□□□（署名）□□□□年□□月□□日□□□□关于公布职务的通知□□□□（主送机关）：根据□□□□的决定（依据），现发布任免通知如下（主旨兼过渡语）：（任免通知正文格式一）一、聘任□□□为□□□□；二、聘任□□□为□□□□；三、解聘□□□的□□□□职务。（分旨）□□□□□□□□□□年□□月□□日烟台恒邦集团有限公司文件烟恒集字〔2012〕2号——————————————————关于公布职务的通知各公司，集团公司各部室：经研究决定，聘任，※※※为烟台恒邦集团有限公司副总经理；※※※为烟台恒邦集团有限公司经贸分公司副总经理。（印章）××××年×月×日主题词：人事公布职务通知——————————————————烟台恒邦集团有限公司办公室××××年×月×日印发——————————————————①目的主旨：想要得到的结果②意图主旨：希望达到某种目的的打算如：中华人民共和国财政部税务总局通知为了正确贯彻国家的工商税收政策，维护税收法令的严肃性，确保国家税收收入，国务院决定，必须对纳税单位和人个在纳税中发生偷税和拖欠工商税收的情况，进行一次认真的检查清理。……２、请示与报告“请示适用于请求指示、批准。”“报告适用于汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。”请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用的公文文种。请示的特点：针对性、呈批性、单一性（一文一事，只写一个主送机关）、时效性。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。•开头部分请示原由（合理充分，强调其重要性、迫切性和必要性）•主体部分请示事项（条项清楚、具体明确）•结尾部分请示要求（是向上级机关提出肯定性的请求），常用结语“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”等。请示写作要点◆请示的写作要求①一文一事。一份请示只能写一件事，这是规定，也是实际工作的需要。如果一文多事，可能导致受文机关无法批复。②单头请示。请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门。如果需要，可以抄送有关机关。这就可以避免出现推诿、扯皮的现象。③不越级请示。这一点，请示与其它行政公文是一样的。如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的直接上级机关。除个别领导直接交办的事项外，请示一般不直接送领导个人。④不抄送下级。请示是上行公文，行文时不得同时抄送下级以免造成工作混乱，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项。•开头部分概括说明全文主旨，开门见山。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。•主体部分内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。•结尾部分要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。报告写作要点请示与报告的区别:①行文目的不同请示一般要求上级机关给予直接答复，即批复报告主要是下情上达，不要求批复，或只是请求批转有关单位知照②行文时间不同请示必须事前行文，不允许“先斩后奏”报告可随时行文，事前、事中、事后均可③内容要求不同请示内容必须一文一事报告可具有综合性特点，可同时反映多方面情况和问题④处理结果不同请示行文后，要求上级机关必须给予答复报告行文后，不一定需要上级机关批复⑤篇幅不同请示一般都比较简短报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长⑥结束用语不同请示结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等，必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求报告结尾多用“特此报告”等，一般不写需要上级必须予以答复的词语关于购买办公设备的请示报告公司领导：公司目前使用的打印机为2003年购进，很多零部件已经磨损严重，经常出现故障，影响办公效率。而且随着业务量的不断增加，需要打印的材料不断增多，已不能满足当前的工作需要。另外，随着办公室人员的增加，办公电脑比较紧张。为此，需要购买一台办公电脑和一台打印机。办公室2012年3月30日XX县工商行政管理