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企业（公司）应用文（公文）写作要领（提纲）中海福建天然气有限责任公司印二○一一年六月目录要领前言（略）一、应用文的概念和内容-----------------------------（1）（应用文的性质、类别、历史、特点，以及公文、文件、文书的含义）二、常用公文的种类和写作---------------------------（6）（公文的种类。非行政机关常用的通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等7种公文写作要领）三、常用专用应用文的应用和写作-----------------------（15）（常用专用应用文中的简报、通讯新闻、总结、规章、制度、计划、礼仪等应用文写作要领）四、应用文（公文）写作要求和方法---------------------（20）（应用文写作的总要求；具体方法按应用文的主旨、材料、结构、语言及用词、造句等分细写作要求）五、通用公文的格式和规划----------------------------（28）（公文格式的规范要求，公文数据项目按文头、主体、文尾三大部分分别介绍）附：公司公文词句语法病例剖析--------------------------（33）1企业（公司）应用文（公文）写作要领（提纲）欣士敏前言（略）一、应用文的概念和内容在日常工作、学习、生活和公务活动中，人与人之间、单位与单位之间、上级与下级之间，经常有许多事情要联系、要处理、要解决，而在处理各项事务中，常常要用到一些惯用格式的文章，这就叫应用文。应用写作，是研究应用文写作规律的一门科学，它是写作学科母系统中的一个子系统。应用文范围很广，种类很多。按照各种应用文的内容、性质和使用范围的区别，一般可以分为五大类。（一）公文。以往以国家机关、社会团体、企业和单位名义发出的文件，统称为公文。其实从严格意义上来讲，国家行政机关的行文称“公文”，党的各级领导机关行文以前多叫“文件”，没有行政职能的单位行文不能称为“公文”，只能称“文书”或“文件”。不过后来一般通称都叫“公文”。（二）专业应用文。社会各部门与其专业相适应的，处理专业事务的，具有一定规范体式的文书，即专业应用文，如财经应用文、法律应用文、科技应用文、军事应用文等。企业（公司）应用文属专业应用文之列。(三)常用应用文。一般常用的有书信、启事、会议记录、报2告笔记等。（四）专用文件。如计划、规划、总结、简报、调研报告、情况分析、经济合同等。这类文件是经常用到的应用文，但它有别于公文。（五）规章制度。是一种把大家决定要做和必须遵守的事情，采用条例形式写成的应用文。这类应用文在领导单位往往作为公文附件发布，或单独发布。有时则供内部掌握使用。应用文源远流长，可以追溯到三千多年以前。殷代王室政务记载的甲骨卜辞，西周王室政务记载的钟鼎文，是应用文最早的雏形。古籍《周易·系辞下》有：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察”；《周礼·天官·小宰》有：“六曰听取予以书契”的记载。清代学者孙治让所著《周礼正义》注释：“凡以文书为要契，或书于符春，或载于簿书，并谓之书契。”古籍中所谓“书契”，便是我国早期应用文。《尚书》里面记录了许多政府文告、誓词等公务文件，且用语典雅，表述清楚，为应用文的发展奠定了基础。秦代开始，应用文写作走向成熟。封建专制中央集权国家的建立，对应用文写作在规范化、程式化方面提出来许多新要求。到了唐宋时期，韩愈等人倡导的“古文运动”，把中国古代应用文写作推向一个高峰。然而，纵观文化史，应用文写作的地位偏低，没有得到真正的重视。许多人认为“应用文写作无学问”，认为“其只有实际经验。没有理论体系，是一门潜学科”，没有自己的独立性。在古代文艺理论中亦存在矛盾现象。有人说应用文是“政3事之先务”，但又说是“艺文之末品”。近年来这种观念有所转变，有人建议创立应用文写作学。可以预见应用文将成为一门新兴的学科。应用文有它自己的特点，主要为：鲜明、准确，具有一定的严肃性。鲜明，就是态度鲜明、主题鲜明、论点鲜明；准确，就是观点正确、材料正确、逻辑正确。有些有一定严肃性，成文后不允许随便更改或变动。如规章制度、经济合同等。目的明确，有明确的对象和目的。有些虽然对象比较广泛，问题比较复杂，但也有一个大致的范围。格式固定。在实际使用中的格式，是按照社会习惯和需要逐渐形成的，一般都要掌握和遵守，不能随便改动，特别是公文格式。语言朴实，简明扼要。应用的语言要一看就懂，不产生歧义或误解，要实事求是，一是一，二是二，不夸大和缩小。文字要精炼、准确，能完整的表达内容，做到突出要点、条理清晰，一般不追求描述，切勿滥用形容词，或作不需要的比拟和夸张。应用文中公文与文件、文书常常作同义词使用。公文属于一定历史范畴，它是随阶级的出现而发端，随国家的形成而产生的。阶级的出现和国家的形成，是公文产生的前提条件。汉语中的公文一词初见于西晋陈寿《三国志·魏志·赵俨传》：“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民。”4国务院办公厅1993年颁布的《国家行政机关公文处理办法》指出：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。”它高度概括了国家行政机关公文的形成、特点、范围、方式、功能。一个“文书”，一个“工具”，准确地揭示了行政机关公文的本质属性和内涵，体现了行政机关公文与其他公文的区别。《办法》规定，中国现行行政机关的公文主要有十二类十三种：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。按行文关系，可分为上行文、平行文、下行文。文件是组织或个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切材料，是人们记录、固定、传达和储存信息的一种工具。汉语中文件一词，初见于清末。中共中央办公厅1989年制发《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》指出：“党的各级领导机关的文件，是传达党的路线、方针、政策和实施党的领导的重要工具，是指导和商洽工作，请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。”做好文件处理工作，“使之规范化、制度化、科学化”，“对加强和改善党的领导，加强社会主义现代化建设都有重要意义”。一个“重要工具”，一5个“重要手段”，体现了党的文件的性质、功能、作用和特点。1996年正式改称《中国共产党机关公文处理条例》。《条例（试行）》规定：党的各级领导机关正式文件常用的种类有：公报、决议、决定、指示、条例、规定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函等十三种（类）。文书是以文字为主要方式记录信息的一种书面文件。除了上述“公文”、“文件”含义外，包括机关团体、企事业单位普遍使用的条例、规定、计划、规划、总结工作、调查报告、通讯简报、交流经验、沟通信息的文书。汉语中的文书一词，起源甚古，早在汉代史籍中已见使用，有时也称简牍、文牍、案卷。《汉书刑法志》：“文书盈于几阁，典者不能偏睹”。其后也有作契约之词，如元典《货郎旦二》：“情愿卖与拈各千户为儿，恐后无凭，立此文书为照。”或作文章与书法用。如宋·张潞《浯溪诗》：“两朝功罪乾坤定，二子文书日月光。”（指唐元结撰，颜真卿书写的“中兴颂”）文书，还泛指从事文书工作的人员，有时，也作为一种职务名称。文书的使用范围较广。6二、常用公文的种类和写作应用文种类，一般指文件制发单位根据文件内容、特点、适用范围、任务而确定的行文形式和名称。企业（公司）最常用的应用文，有与行政机关公文基本相同的文种，如通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等7种。至于多属行政机关“专用”的文种，如命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告等6种，一般说来企业（公司）不适合使用，有的甚至是不能使用（如命令等）。规定公文种类范围之外的文种，如简报、情况介绍、通讯报导、计划规划、工作总结、调查报告、检查评比、经济合同、规章制度，乃至礼仪请柬、贺电、祝词、欢迎词、欢送词、答谢词等等，与部门专业、企业管理需要相适应，用途广泛，使用普遍，但不属于行政公文范围之内。公文划分种类，每一份公文必须冠之以文种，使用时有严格限制。应该按照受文对象、文件性质和内容来确定。非公文种类范围的文种，一般都有固定的格式，使用中要按照社会习惯和需要掌握和遵守，但也有一部分不受格式限制，可以灵活使用。下面简要介绍企业（公司）常用的几种公文，它与行政机关公文相同。（一）通知通知是上级对下级和同级之间使用的文件。作为行政机关公务文书，内容与写法都有严格要求，要按照公文的制发程序制发。企业（公司）日常使用的非行政性公文通知，以及平时就临时事务所7写的通知，可以灵活、随便一些。“通知”的特点是具有广泛性、普遍性和时效性。行政机关的通知具有批示性、发布性、指示性、周知性和任免性等内容。企业（公司）的通知一般包括召开会议、布置工作、互通情况、批转或转发公文等几个方面。召开会议——注意写明会议时间、地点、出席人员和会议内容等。布置工作——注意把工作的内容和要求写具体明确，重要的工作还要指出工作的方法步骤。互通情况——作用是让对方了解情况或配合进行有关工作，所以要把应该说明的情况说清楚。批转公文——下级单位请示问题的答复，并把批复事项通知有关单位照此执行。转发公文——对上级机关、平行机关或不相属机关的公文，发给有关单位执行或参考，以通知转发。对下级单位可要求“参照执行”、“遵照执行”、“研究执行”、“认真贯彻执行”等。（二）通报有表扬和批评两种。一般用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。因此大体分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三类。通报的特点要具有：典型性——被通报表彰的集体或个人，成绩一定要突出，事迹8一定要先进，要具有代表性，对工作有指导意义。真实性——无论是表彰先进还是批评错误，事实必须真实确凿，表述应该准确无误，要恰如其分。政策性——要以政策为依据。对通报事项的表态，就是对人和事定性，就是在体现政策。教育性——着眼于教育，着眼于提高思想觉悟，着眼于提高科学决策和依法办事的自觉性。（三）报告向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。报告是上行文，它有利于上下级单位之间沟通。报告有时与指示、通知构成相照应关系。贯彻落实上级指示、通知的有关情况，必须写报告。个人向组织领导的报告，不是公文，是日常事务文书。报告具有陈述性、记录性、灵活性、及时性等特点。以反映情况为主的，是将本单位的工作情况、做法、经验、问题告诉上级，具有陈述性；下级向上级汇报，不要求批示和答复；汇报事前、事中、事后行文都可以（灵活）；必须及时，有时必须在规定的时间内报告。企业（公司）报告的内容大体分四类：工作报告——多是在工作任务完成后，总结经验，汇报进度，提出意见的报告。正文包括报告的缘由、汇报工作情况、结束语三个部分。缘由即简述写报告的意图、目的原因和根据；汇报和总结工作着重陈述工作指导思想、政策依据、基本情况、工作内容、工9作步骤、经验体会、存在问题、解决问题的方法、今后打算等等。最后是结束语，多写“以上报告，请审阅”、“以上报告，请指正”。情况报告——下级单位汇报工作中遇到的重大情况、特殊情况、紧急情况，以及接办单位对有关事项的处理情况的报告。首先，交代基本情况，即交代开展某项工作的依据并点明主要情况；其次,着重陈述工作进展情况、主要做法和效果、工作中存在的问题；最后，提出解决问题的方法和工作要求。建议报告——下级单位向上级提出意见和建议的报告。首先，在开头概述报告背景、原因、目的、情况；其次，看重陈述针对普遍存在问题所提的意见和建议；最后，多以“以上报告如无不妥，请批转给xxx单位执行”作结。答复报告——下级按上级有关要求回答上级单位询问的报告，分报告缘由和情况两部分。报告缘由：简述写报告的原因；报告情况；写清楚上级单位所询问事项的来龙去脉，所进行的工作的主要过程；采取的措施，有何效果。针对性要强；要紧扣上级询问来写，切忌答非所问，要如实叙述，不要节外生枝。（四）请示用于向上级机关请求指示、批准的公文。请示与下行文