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中信国安投资有限公司行政信息部内训教材2013年10月公文基础知识---公文写作公文概念及执行标准公文处理水平公文写作基本要求当前公文常见错误常用公文写作目录一、公文的概念及执行标准（一）定义企业公文，是指企业在实施管理、处理公共事务和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和特定体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，贯彻企业发展目标，开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。（二）执行标准1、按照2012年7月中共中央办公厅和国务院办公厅联合颁发的《党政机关公文处理工作条例》施行；2、国标BG/T9704-2012《党政机关公文格式》。二、公文处理水平关乎着企业的利益关乎着企业的形象关乎着企业的效率三、公文写作的基本要求•政治方面的要求1、观点必须正确2、内容必须实事求是3、政策思想要连贯•技术方面的要求1、结构严谨，层级分明，符合逻辑2、语言准确、鲜明、生动3、语句通顺4、文字简练5、标点符号使用正确6、引文、数字、人名、地名、单位名称、事物名称准确无误四、当前公文常见错误分析1格式不规范2345混用文种用语不得体数字选用错误标点使用错误公文格式的具体结构公文的结构构成一份完整公文的几个要素公文文头文尾正文秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人标题、主送单位、正文附件说明、成文日期、印章、附注、附件抄送单位、报送单位印发部门、印发日期1行政发文版式行政发文版式经常混用的文种符合正确选用文种请示与报告的混用函与请示的混用总结与报告的混用一看行文方向二看行文目的三看行文内容×√××√√2公文的语言要求——庄重、平实、概括公文的用词要求：一要根据所反映的客观实际需要；二要符合明晰、确切、简练的标准；三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文种所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语。3公文常用的结构用语•一是开头用语。用于表示行文目的、依据、原因等。如：为、为了、关于、由于、对于、根据、按照、遵照、据、查、兹等。•二是结尾用语。如：为要、为荷、为盼、是荷、特此通知、特此通报、特此函告等。•三是过渡用语。如：为此、对此、因此、据此、鉴于、总之、综上所述等。•四是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。•五是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。公文的句式特点•一般不用疑问句•当否，请批复如有未尽事宜，请与xxx部联系。•禁用感叹句•公文力求庄重严肃，不须抒发感情。•少用多重复句•公文语句追求简明、平易、概括•禁用婉曲句•公文语言要求的是“言止意尽”，强调语意的明晰性和确定性，排斥歧义与隐义。正确使用数字根据不同情况，准确选择汉字或阿拉伯数字汉字结构层次序数干支纪年和夏历一、（一）第一条丙寅年十月十五日、腊月二十三、八月十五中秋节除以上情况外，需要使用数字时，必须使用阿拉伯数字4成语、常用语三心二意、一律、一方面、星期一、十八大、二楼会议室正确使用数字使用汉字或阿拉伯数字时的注意事项年份不应混用汉字和阿拉伯数字，不应简写注意时间的格式含有日月简称表示事件、节日和其他意义的词组，如果涉及一月、十一、十二月时，应用间隔号“·”表示月和日的数字隔开，并外加引号避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。相邻数字并列连用表示概数，必须用汉字，且不用“、”正确：二〇〇九年、2009年错误：二00九年、〇九年、09年15:30=15时30分=下午3时30分“一·二八”事变、“一二·九”运动七七事变、五一国际劳动节正确：三四个月、七八十种错误：3、4个月，三、四个月带有“几”字的数字词组表示约数，必须用汉字正确：十几个月错误：10几个月正确使用数字表示“数量”的增减时应注意1、公文中表示数量增多时用倍数、百分数和分数；表示减少时用百分数、分数，但不用倍数。2、公文中表示“数量”，在“增加、提高、上升”或“减少、降低”等词语后面慎用“到、至、为”和“了”字。例如：5%-6%不要写成5-6%50万-100万不要写成50-100万50%不要写成百分之五十正确使用数字准确划分结构层次一、（二、三、四……）（一）……（二）……2、1、……（2）（1）注意以下错误写法：（一）、（1）、1）1.正确使用数字示例：第二章细则第二条“三重一大”范围“三重一大”事项包括公司重大事项、重要干部任免、重要项目安排及大额度资金的使用。（一）重大事项公司的重大事项包括：重大战略决策、重大资产事项、重大生产经营事项，重大资本运营事项、重大利润分配事项及其它重大事项。1、重大战略决策：企业的发展方向、经营方针、中长期发展规划及其它重大战略决策。2、重大资产事项：资产损失核销、重大资产的处理、国有产权变动、注册资本增减、利润分配和弥补亏损，缴纳国家税费和资本收益及其它重大资产事项。如何区分规章制度中的章、条、款、项、目章用“第X章”标识条款目项用“第X条”标识即条下自然段，每个自然段为一“款”，款前无数字“条”下，以（一）标识的称为“项”。“项”下，以“1、”标识的，称为“目”。正确使用标点句号用语完整一句话的末尾，句意不完整不用句号多个问句并列，中间用逗号，末尾采用问号顿号、逗号和分号都可以表示并列，分号＞逗号＞顿号分行列举的各项之间，可用句号，也可用分号×为了加强会议管理，提高会议效率。特制定《会议管理办法》。×去好呢？还是不去好呢？×公司领导、XXX部、XXX部相关人员出席了会议（一）xxx；（二）xxx；（三）xxx。（一）xxx。（二）xxx。（三）xxx。注意书名号、括号、引号叠用时的位置《XXXXXX》/“XX‘XX’XX”/{[()]}按要求正确使用标点符号5五、常用公文写作（一）通知（二）请示（三）报告（四）函（五）会议纪要（一）通知适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项。通知的格式与写法印发通知：关于印发《XXXXXXXX规定》的通知xxxxxx（主送单位）：为了xxxxxxxx（目的），根据xxxxxxxx（依据），我们制定了《xxxxxxxx规定》，请结合实际认真贯彻执行。贯彻执行中有何问题，请及时反馈xxxxxxxx。印章xxxx年x月x日转发性通知：关于转发XXXXXXXX的通知xxxxxx（主送单位）：为了xxxxxxxx（目的），现将xxxxxxxx（上级单位或有关业务主管部门《xxxxxxxx》（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。xxxxxxx（具体贯彻意见）。印章xxxx年x月x日通知的格式与写法通知的格式与写法指示性通知：用于在开展某项工作时，或针对工作中出现的带有普遍性的问题，对下级机关作出工作部署、提出管理措施、制订有关政策等。关于xxxxxx（拟采取措施）的通知xxxx（主送单位）：近期，xxxxxx（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）。xxxxx（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。根据xxxxxx（依据），为了xxxxxx（目的主旨），经研究，决定xxxxxx（拟采取措施），现就有关事项通知如下：一、xxxxxxxx。二、xxxxxxxx。xxxxxxxx（通知的具体内容xxxxxxxx（提出要求）。周知性通知：用于要求有关单位办理或周知的事项。关于启用xxxxxx印章的通知xxxx（主送单位）：根据xxxxxx（依据），成立xxxxxx（机构名称）。从xxxx起（起始时间）启用xxxxxx印章。特此通知附件：xxxxxx印章式样印章xxxx年x月x日（二）请示请示：适用于向上级机关请求指导、批准。请示属陈请性上行文。应用范围对有关法律、法规和政策有不理解之处，或执行中需要变通处理时，请求上级机关予以解释、请示与认可。请求审批或批转本机关制定的重要规章、决策等请求批准机构设置、人员编制、干部任免、领导班子组成或调整、经费预算，以及重要人员或事故处理。请求协调与解决本机关无法解决的困难和问题根据规定必须履行审批手续的事项请示正文的撰写•第一层：请示缘由即：说明请示问题的依据、原因、出发点，说明为什么要请示。•第二层：请示事项即：要求上级给予帮助、批示、批准的具体事项。•第三层：请示结语在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可，常见的结语有：“妥否，请批复”、“当否，请批示”、“以上请示，请予审批”、“特此请示”。求助性的请示主要用于下级机关在工作中遇到新情况、新问题，或因条件限制自身难以解决的困难，请求上级机关解决或协调解决。xxxxx关于协调解决xxxxxx问题的请示Xxxxx(主送单位)：目前，我单位xxxxx（在某项工作进行中遇到了xxxxx问题），为了xxxxx（目的），根据xxxxx（依据），现就xxxxx（意图主旨）请示如下：一、xxxxxxxxxx（问题的由来）。二、xxxxxxxxxx（问题的不利影响）。三、xxxxxxxxxx（解决问题的积极意义）。四、xxxxxxxxxx（请示内容，即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议）。妥否，请批示。附件：1、xxxxx2、xxxxx3、xxxxxxxxxxxxxx年x月x日（联系人：xxx联系电话：xxxxxxxxxxx)求示性的请示主要用于对上级机关制定的有关政策、规定中尚未明确的问题，或者在工作中遇到难以把握的问题，请求上级机关予以答复或指示。xxxxx关于xxxxxxxxxx问题的请示xxxx(主送单位)：近日，xxxxxxxxx（在某项工作进行中遇到了xxxxx问题），现将有关问题请示如下：一、xxxxxxxxxx（有关情况）。二、xxxxxxxxxx（遇到的问题）。三、xxxxxxxxxx（请示内容，即恳请上级单位对xxxx问题作出指示）。妥否，请批示。附件：1、xxxxx2、xxxxx3、xxxxxxxxxxxxxx年x月x日（联系人：xxx联系电话：xxxxxxxxxxx)求准性的请示主要用于超出本级机关职责权限的事项，请求上级机关批准或审定。xxxxx（单位）关于xxxxxxxxxx（事由）的请示xxxx(主送单位)：为了xxxxxxxxx（目的），根据xxxxxxxx（依据），我公司拟xxxxxxxx（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下：一、xxxxxxxxxx（基本情况）。二、xxxxxxxxxx（请示事项的必要性和可行性及其意义）。三、xxxxxxxxxx（具体方案和请示事项）。妥否，请批示。xxxxxxxxx年x月x日（联系人：xxx联系电话：xxxxxxxxxxx)注意事项1、一文一事2、一个主送机关3、不能越级请示4、事前请示5、请示事项具体（请示中除了必须要写明请示的事项外，还要写出本单位拟就的处理意见）6、注意请示与报告的区别（三）报告报告：上行文；主要是向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级的询问或要求时使用的文种，指办完事后的书面材料。中信国安投资有限公司文件xxxxx[2013]xx号签发人：xxxxxxxxxxxx关于xxxxxxxxxxxxxxx的报告xxxxxx:根据xxxxx的批示精神，我们对xxxxxxxxxx问题进行了认真调查核实，现将有关情况报告如下：Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。特此报告。附件：1、xxxxx2、xxxxxxxxxxxxxx年x月x日中信国安投资有限公司文件xxxxx[2013]xx号签发人：xxx关于xxxxxx项目推进情况的报告Xxxx：xxxx公司项目工作，已于2013年9月份正式启动，现将首期（9月1日至10月31日）工作开展情况报告如下：一、基本情况xxxxxxxxxxxxxxxxxxx