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学生工作常用公文写作与处理政治与行政学院朱德威2011年11月4日公文写作一、公文的功能二、常用公文文种及其选用三、公文的文体、结构与格式四、公文写作的语言运用一、公文的功能（一）公文的涵义与特点公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料（包括电报，下同），是传达和贯彻党和国家的路线、方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。公文分类按公务文书的自身性质及使用范围，可以把我国现行的公务文书分为两大类：1．通用文书（1）法定公文（2）事务文书2．专用文书财经文书、司法文书、科技文书、军事文书等等公文的特点鲜明的政策性法定的权威性体式的规范性特定的时限性语言的平实性(二）公文的作用（功能）法规功能。公文是发布法律、法规、规章以及规范性文件的有效形式。指导功能。公文是上级机关对下级进行指导工作的重要手段。沟通功能。公文是沟通机关之间横向联系的桥梁纽带。宣教功能。公文是宣传教育干部群众的权威材料。凭证功能。公文是社会活动的真实记录。“一字入公文，九牛拔不出”“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。.人们对它的认识:公文写作与公文处理的意义.从办公室的角度看1.机关工作的纽带2.领导工作的助手3.保密工作的重要环节4.档案工作的基础二、常用公文文种及其选用公文文种即公文的名称，用以表明公文的性质、适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等。行政机关的13种主要公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。活动方案、总结（一）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。通知的种类有：1．发布性通知。用于发布法规规章。2．批转性通知。用于批转或转发文件。3．事项性通知。用于告知某一事项，如会议通知等。重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。一般会议的通知属日常事务文书，用得最多，标题可以只写“通知“二字，不编发文号。4．任免通知。如：关于香港特别行政区政府曾荫培等2人职务任免的通知。5．指示性通知。对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可以用“通知”发布。写作通知的结构一般性通知的结构：转发XX关于XXXX的通知XXXX：现将XXXX”关于XX的通知“(文号)转发给你们，请遵照执行。X年X月X日会议通知的结构：关于召开XX会议的通知XXXX：为XXXX（目的），定于X年X月X日在XX召开XX会议，研究落实XXXX等问题，请你单位XX准时出席。X年X月X日通知任免通知的结（1）：关于XXX任职的通知XXX：经研究，决定：XXX同志任XX局局长（任期4年）。X年X月X日任免通知的结构（2）：关于XX等同志职务任免的通知XXX：经研究，决定：XXX同志任XX局局长（任期4年）。免去XXX同志XX局局长职务。X年X月X日（二）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报多限在机关体系内部使用，属于限知性公文。与通知相比，并非都是以上对下，不能有所部署，只能用于批评表扬和通报重要情况。通报有三种：通报1．表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。如：国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报。表彰性通报的结构：关于表彰XXXX的通报XXX：XXXX（表彰事实、背景），XX（意义）现决定对XXXX予以通报表彰。XXXXX（号召）X年X月X日通报批评性通报的结构：关于XX擅自XX的通报XXXX：XXXX（错误事实）。XXXXX（决定或措施）。XXXX（要求）。X年X月X日2．批评性通报。批评事故，正文要包括经过情况、原因和决定（包括防止办法）；批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般有附件。通报工作通报的结构：关于XX年XX工作的通报XXX：XXX（基本情况）。XXXXXXXX（成绩和问题）。XXXXX（要求）。X年X月X日3．工作情况通报。传达重要情况和要各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求。如：中共广东省委、广东省人民政府关于全省林业大检查的情况通报。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如：关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告。格式：包括标题、原由、事项、结语（用“特此报告”、“专此报告”字样结尾）。类别：综合报告、专题报告（三）报告报告1.综合报告：情况问题全面，意见建议有根据，以便上级了解和指导。综合报告的结构：关于XXXXXX的报告XXXX：XXXX（情况或依据）。XXXXXXXX（说明）。XXXXX（结论或设想）。特此报告X年X月X日专题报告的结构（1）：关于XX事故的报告XXXX：XXXX（事故经过）。XXXX（事故后采取措施）。XXXX（调查及事故原因）。XXXX（经验教训和措施）XXXX（请求处分）特此报告X年X月X日专题报告的结构（2）：关于报送XX建议的报告XXXX：XXX（事实）。XXXXX（建议的依据）。XXXXX（建议内容及说明）。现将XX建议报上，请审阅。特此报告X年X月X日报告2.专题报告：反映某项工作和问题，新的举措和设想，要求上级了解或指导。（四）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。函有商洽函、问答函、审批函、答复函。函的格式（在信函式格式中提到）与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的语气。函的主要结构：函的结构（1）：安徽省交通厅————————————————————皖交函〔2006〕1号关于转送XXXXXX的函财政厅：现将《XXXXXX》转送你厅，供参考。二○○六年一月一日函的结构（2）：安徽省交通厅—————————————————————皖交函〔2006〕1号关于XXXXXX的复函省政府办公厅：现将《XXXXXX》报送办公厅，供参考。二○○六年一月一日1．函头。印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。函号在武文线下一行标识。（注意：文号有函字的不一定都是“函”，如国务院的批复用“国函”字样）函的主要结构：2．标题。有两种写法：机关＋事由＋复函对象＋文种，事由＋文种。文种要写明是函还是复函。标题在函号下空一行居中标3．上款。受函机关或领导人。关于XXXXXX的函XXX：XXXXXX（发函目的、原由）。XXXXXX（要求对方做什么）。妥否，请函复（望函告）。X年X月X日函的主要结构：4．正文。“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予××是荷”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等。“复函”与“批复”类似，说明是根据什么函所发的复函，结尾一般用“特此函复”作结束语。关于XXXXXX的函XXX：XXXXXX（发函目的、原由）。XXXXXX（要求对方做什么）。妥否，请函复（望函告）。X年X月X日（五）活动方案（策划书）一、策划书名称尽可能具体的写出策划名称，如“×年×月××大学××活动策划书”，置于页面中央，当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。二、活动背景：应根据策划书特点在以下项目中选取重点阐述：基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。其次应说明问题的环境特征，主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素，对其作好全面的分析(SWOT分析)，将内容重点放在环境分析的各项因素上，对过去现在的情况进行详细的描述，并通过对情况的预测制定计划。如环境不明，则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。三、活动目的、意义和目标：活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）都应该明确写出。活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性。四、资源需要：列出所需人力资源，物力资源，包括使用的地方，如教室或使用活动中心都详细列出。可以列为已有资源和需要资源两部分。五、活动开展：作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解，但表述方面要力求详尽，写出每一点能设想到的东西，没有遗漏。在此部分中，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表等；对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。六、经费预算：活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出。七、活动中应注意的问题及细节：内外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失多大，应急措施等也应在策划中加以说明。八、活动负责人及主要参与者：注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位（如果是小组策划应注明小组名称、负责人）。（六）总结工作总结一般由标题、正文和尾部三部分组成。（一）标题。总结的标题大体上有两类构成形式：一类是公文式标题；一类是非公文式标题。公文式标题由单位名称、时间、事由、文种组成，如《××村2008年度工作总结》、《××镇2008年党建工作总结》，有的只写《工作总结》等。非公文式标题则比较灵活，有的为双行标题，如《增强体质，全面贯彻执行教育方针——开展多种形式的体育活动》，有的为单行标题，如《推动人才交流，培植人才资源》等。（二）正文。总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。1、前言。即正文的开头，一般简明扼要地概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩，为主体内容的展开做必要的铺垫。2、主体。这是总结的核心部分，其内容包括做法和体会，成绩和问题，经验和教训等。这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上，深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法、以及存在问题的根源和教训，揭示工作中带有规律性的东西。回顾要全面，分析要透彻。不同类型的总结，内容有所侧重，全面性总结其主体包括两个层次，即成绩和经验，存在的问题和教训。对于一般的工作总结，重点放在成绩和经验上。3、结尾。可以概述全文，可以说明好经验带来的效果，可以提出今后努力方向或改进意见。（三）尾部。包括署名和时间两项内容。如果标题中已有署名，这里可不再写。文种使用中的常见错误（一）自制文种在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况汇报”等。（二）误用文种把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“方案”等作为公文文种直接使用。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。(三)混用文种不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“通知”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。（四）滥用文种一些部门单位为了突出本部门单位工作在