3第二章行政公文写作

第二章行政公文写作第一节通告一、通告的含义和分类（一）含义是一种适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的行政公文。（二）分类根据适用范围，一般分为两类：1.告知性通告。主要用于告知某事项的通告，起通知事项的作用。2.规定性通告。具有特定的执行和遵守的要求的通告，具有行为上的规定性和强制性。二、通告的使用常识从适用范围看，适用于在国内或一定范围内发布行政法规或需要有关人员周知及遵守的具体事项，其内容多是业务性或事务性的要求或具体规定。从使用权限看，各级国家行政机关、企事业单位乃至人民团体，都可使用通告。从行文形式看，是普发性公文，所以发布方式也比较特殊，除以文件的形式发文外，还常用张贴或登报的形式公布。三、通告的写作要点（一）标题制作1.发文机关＋事由＋文种，如《民航总局、公安部关于民航安全问题的通告》2.事由＋文种，如《关于佛山市电话号码启用八位制的通告》3.发文机关＋文种，如《中华人民共和国公安部通告》4.文种，如《通告》（二）正文内容及结构模式等1．内容一般包括缘由、事项和结语三项内容。缘由主要用来表达发布通告的背景、根据、目的、意义等，多为概述，缘由陈述完毕后常用“现通告如下”过渡到具体通告事项。事项是主体部分，是重点。应直接指向某项具体的事务，简洁平实地将具体的要求和做法交代清楚。结语是收束部分，多采用“本通告自发布之日起实施”或“特此通告”的模式化结语。2.结构模式多采用段落式和分条列写式。内容比较单一的告知性通告，一般采用段落式写法，将事项的各个要素，如时间、地点、办事的方式等一一交代清楚即可。内容相对复杂的规定性通告，较多采用分条列写的结构模式，在开头先用一个小段交代发文或作出规定的缘由，然后分条列项一一对有关事项进行规定，这样可使事项的交代更加简洁，条理分明，层次清晰。3.生效标识（落款）在正文的右下方写上发文机关的全称，加盖印章。有的通告在标题中已经写出发文机关的名称，可不再写。在落款的下面写清发文的年月日，右边空4字。4.日期（三）通告的用语要求以叙述为主，语言客观简洁，由于具有规定性，所以语气较为果断。不少通告具有鲜明的行业性特点，行文常引用本行业法规、规章，也免不了适用本行业的术语、行话。（四）通告写作的注意事项1.通告的内容要一文一事，主旨明确。2.语言要准确、通俗、简明。3.通告的事项要表述得清楚明白，便于群众理解和实施。四、通告和公告的异同（一）同：1.公开性。都是公开发布，无特定的受文单位，不采用文本形式印发，常采用报纸、电视、广播等媒体进行传播。2.知照性。告知公众某事项。3.重要性。公告和通告的内容都有一定的重要性。（二）异：1.发文机关的级别限制不同。通告对发文机关没有级别的限制，而行政公告的制作权属国务院及其授权的机关。2.发布的内容不同。通告发布的是应当遵守或周知的事项，内容多是业务性或事务性的要求，表达比较详细具体，除告知外，还有遵守或执行的要求。公告发布的是具有重大影响的重要事项或法定事项，内容重要，但表达比较概括简要，告知性强。（二）异：3.发布的范围不同。通告的对象有一定范围，如国内、某一地区、某一系统或与某项事情有关的公众等。其对象范围较小。公告可面向国内外，对象无任何限制，范围极广泛。4.发布方式不同。通告既可以文件形式行文，也常用张贴或登报的形式发布。公告常用电视、广播等大众传播媒体发布，也在报纸上刊登。第二节会议纪要一、会议纪要的含义和分类（一）含义会议纪要是记载、传达重要会议的会议情况及议定事项的行政公文。会议纪要在会议记录的基础上分析、归纳、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件，是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料。“纪”不同于“记”，“纪”具有整理头绪、整理纲要的意思。（二）分类1.记载性会议纪要主要记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要；以及为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、协商的现场办公会议纪要。这类会议纪要主要起凭证作用，以备查。2.传达性会议纪要主要记述重要的决策性会议或宣传性会议及其议定事项的会议纪要。这类会议纪要一般要面向更广泛的受众，发挥宣传方针政策的作用而在报刊上发表。二、会议纪要的使用常识从适用范围看，只与会议有关，是记载和传达会议情况和议定事项的行政公文，目的是议后有文，便于日后遵守、执行或查考。从使用权限看，各级机关都可使用会议纪要，一般由会议的主办单位发文，采用的发文字号也是主办单位的。二、会议纪要的使用常识从行文方式看，一般不直接行文，所以不用盖章。要报送或下发时，它需要用其他公文携带着，作为该公文的附件发送。通常是，报送上级机关时，用报告携带；下发下级机关时，用通知携带；发送同级机关时，用函携带。从特定格式看，会议纪要有特定的格式标准，区别于一般的文件格式，使用时应注意。三、会议纪要的写作要点（一）标题制作标题:一般都是在“纪要”二字前冠以会议名称。1.发文机关＋会议名称＋（会议）纪要的标题形式。2.会议名称＋（会议）纪要的标题形式。3.正标题+副标题的标题形式。一般正标题反映会议的主要精神和内容；副标题反映会议名称及文种，即会议名称＋（会议）纪要的标题形式。（二）正文内容及结构模式等1．内容包括：会议基本情况概述、会议主要内容的陈述和会议成效的简要评述等。基本情况包括会议名称、内容概要、时间、地点、规模、参会人员、甚至会议召开的背景、意义、目的及主要任务和达成的成果等。一般用概述的写法。（二）正文内容及结构模式等1．内容主要内容是根据会议的中心议题及会议的相关材料、综合整理出的会议讨论及决定的主要事项。一般用直陈其事的叙述方法。成效的简要评述主要是针对会议情况及收效进行评价。2.结构模式通常分为导言、主体和结尾三个部分。导言部分。主要以会议基本情况为内容，在结构模式上可采用段落式，也可采用分条列写式。段落式多用在传达性的会议纪要中，用概述的方法将会议的基本情况连贯地表述清楚。分条列写式多用在记载性的会议纪要中，它是将会议的基本情况按时间、地点、与会人员、主持人、记录整理人、会议议题等几项内容一一分条列写出来，简单明了、快捷清晰。主体部分。（1）综合式。这是大型或重大的会议常用的结构模式。将会议议定事项归纳成几个方面，分层逐一表述。层次常用序号标记或拟写小标题，以突出重点。（2）条项式。这是日常重要例会常用的结构模式。将会议讨论的问题和议定事项按主次分条列项表述，使内容条理化。主体部分。（3）摘要式。这是专题会议常用的结构模式。将与会者的发言或重要观点做要点摘录，然后按发言的顺序逐一写出；或将各人各次的发言综合归纳在一起，分段写出。结尾部分。一般是提出希望、号召，或对会议成效作简要评述。（三）会议纪要的用语要求按不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的要使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”、“会议考虑”等；下发的则可用“会议决定”、“会议强调”、“会议要求”、“会议号召”等；对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议研究了”、“会议认为”等，加以集中概括，简明扼要地反映出来。落款。会议名称或会议主办单位名称，年月日以会议结束日期为准。（四）写作注意事项（1）全面收集会议资料，整合归纳会议内容。（2）层次分明地陈述会议内容，突出会议的精神宗旨。四、会议纪要与会议记录的异同（一）同都是有关会议情况的书面材料，都是会议的产物。（二）异1.性质不同会议纪要是行政公文；会议记录是事务性文书。2.成文方式不同会议纪要是将包括会议记录在内的有关会议材料经过加工整理而形成的，它是记载和传达会议情况和议定事项的文件；会议记录用流水账的方式全面、自然地实录会议的进程和回忆中的发言，它是有关会议情况的原始记录。（二）异3.成文时机不同会议纪要只有重要的会议才有；会议记录是凡会需有的原始性记录。