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公文写作基础知识公文写作公文的概念、文种、体式公安工作中常用公文写作报告、请示、通知、函公文处理程序公文的概念及其他•一、公文的概念•广义指所有和公务活动有关的书面文字统称为公文。•狭义指国家党政军机关、企事业单位、社会团体等为公务活动而制作的特殊应用文。其构成要件包括：•(1)有确定的文种•(2)有明确的主题•(3)有与该文种相应的规范格式•(4)有较长的文字含量•新《条例》第一章第三条明确规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”二、公文的分类与文种•（一）公文的分类•1、根据涉密程度可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类•2、根据办理时限可分为特急件、急件、平件三类•3、根据行文方向可分为上行文、平行文、下行文三类•4、根据授受关系可分为发文、收文两类•5、根据使用范围可分为通用公文、专用公文两类（二）国家党政机关法定公文文种及用途•2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号），2012年7月1日起施行。•公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。公安机关行政公文的种类•公安机关所使用的行政公文文种共有12个：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要•市局机关常用公文主要有：•1、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。•2、命令。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。•3、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。•4、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。•5、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。•6、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。•7、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。•8、批复。适用于答复下级机关请示事项。•9、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。•10、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。ＸＸ公安局周知有关部门召开2014年招考公务员工作会议，应使用——人社部申请开展全国就业创业工作先进集体和先进个人表彰活动，应使用——ＸＸ分公局向上级行文汇报开展“安全月”活动的有关情况，应使用——你会选择文种吗？一、缺少文种二、使用非法定文种三、文种重叠四、生造文种五、文种作为公文标题六、文种混用七、错用文种文种选用常见问题a.请示、报告混用如《关于请市领导出席XXXX活动的报告》《关于上报XXXXXXXXXXXXXXXX的请示》《关于申请XXXXXXXXXXXXXXXX的报告》b.请示、报告并用如《关于召开第XX届党代会的请示报告》三、公文的体式与稿本•（一）公文格式的构成要素(18要素）•1、眉首部分6个要素，包括：•（1）公文份数序号：涉密公文应当标注份号。一般用6位红色3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。如“№000015”•（2）秘密等级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。•（3）紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。•如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。•（4）发文机关标识：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。•（5）发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。•上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。•（6）签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。份号：顶格标注在版心左上角第一行。密级：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。紧急程度：用3号黑体，标注于公文首页左上角，密级下方。发文字号：用3号仿宋_GB2312。签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。中共××委No000001秘密★10年特急x委〔2012〕x号签发人：xxx签发人：张三李四王五赵六签发人：张三李四王五•2、主体部分9个要素，包括：•（7）公文标题：由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，居中排布•（8）主送机关：公文的主要受理机关，编排于标题下空一行位置，居左顶格•（9）公文正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行。•（10）附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”：+附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。主体部分正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。层次序数：第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。主体部分•（11）发文机关署名：全称或规范化简称，位于正文右下方，后空2字。•（12）成文时间：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。•（13）公文生效标识：加盖公章，一般在成文日期之上。•（14）附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。(15)附件•附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。•附件应排在版记之前。•附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。•被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。•3、版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。•包括：•(16)抄送机关,字体字号用4号仿宋_GB2312。•(17)印发机关和印发日期,一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋_GB2312•(18)页码,一般用4号半角宋体阿拉伯数字。单页码居右空一字，双页码居左空一字。•增加了份号、发文机关署名、页码，减少了主题词附件：1·××××××××××2·×××××××××××××2012年X月X日（联系人：×××联系电话：×××）抄送：××××××××××，××××××，×××××××××××。××××办公室2012年X月X日印发××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××。××××××（二）公文的不同稿本•一份公文从开始起草都最终制成的整个过程中，会产生不同的文稿和文本，它们的性质与功能各不相同。公文起草人员必须了解公文稿本知识，才能更加科学规范地完成公文起草任务，为制发和保管公文稿本奠定基础。•1、草稿：是公文撰拟过程中形成的最初文稿，主要供讨论、修改、审批之用，不属于正式公文，不具备现实执行效用。•2、定稿：是经领导人签发或会议讨论批准的最后文稿，是印制正本的依据。一经定稿，不得再做修改。•3、正本：是根据定稿印制的供向外发出的正式文本。具有标准公文格式和生效标识，具有法定现行效用。•4、副本：过去叫“抄本”，是根据正本抄写或复制的文本。供抄送、传阅、存档备查之用。•5、不同文字稿本公安工作中常用公文•一、报告•是下级向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问的公文。是一种上行文，其主要特点是汇报工作或陈述有关情况，主要用于下情上报、传达信息。报告以具体的事实、情况和确切的数据作为汇报的主要内容，一般不要求上级作出答复。•（一）报告的种类•1、工作报告，分为综合性报告，即汇报某一时期或阶段全面工作情况；专题性报告，即汇报某一特定情况。•2、情况报告，即反映本单位或本地区的重大问题和主要情况的报告。•3、答复报告，用来回答上级询问的，问什么答什么，专题专报。•(二）报告的特点•1、语言概括性强，采用记叙和说明为主的表达方式，叙述时以概述为主，点到而止，不用详细叙述，不必描写和抒情。•2、内容纪实性强，报告内容是做过的工作，或是已经发生的事情，具有很强的纪实性，要据实报告，不能无中生有、弄虚作假，报喜不报忧。•3、材料灵活性强，在保证中心工作和重点工作的前提下，选最有新意有价值的题材来写。（三）报告的结构•主要由标题、主送机关、正文、发文机关署名、日期五部分组成。•1、标题：一般采用发文机关名称＋事由＋文种的形式，如《包头市公安局关于12.6贩毒案件侦破情况的报告》•2、主送机关：报告只能向直接上级机关行文，因此主送机关只有一个。顶格写在正文前第一行。•3、正文写法：分为缘由、主要内容和结尾三部分（1）说明报告的缘由：说明报告发文的原因、目的和依据等。•（2）陈述报告的主要内容：一般包括基本情况、成绩与经验、存在的问题、今后的打算•（3）采用结束语结束全文：一般使用“特此报告”或“以上报告，请审阅”等。•4、发文机关署名•5、公文生效标识（印）章•6、发文日期：用阿拉伯数字将年月日标全，如“2013年4月15日”。•小结：报告是在日常工作经常用到的文种之一，写报告首先要突出重点，其次要做好综合分析，并且要以事实说话，不过多发表评论。二、请示•请示是下级机关向上级机关请求指示和批准时使用的公文。•（一）请示的使用范围：•1、对有关法规、政策、决定等有不理解之处，或是执行过程中需要变通处理，应请求上级机关予以解释、指示与认可。•2、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、领导班子组成与调整、经费预算以及重要人员或事故的处理。•3、请求协商与解决本机关无法解决的困难或问题。•4、根据规定必须履行审批手续的事项。•凡属于无权解决、无力解决或不知如何解决的问题均需向上级机关请示。•（二）请示的特点•1、成文的条件性。请示应确属本机关权限内无法解决的困难和问题。•2、行文的超前性。请示必须在事前行文，不能先斩后奏。•3、内容的单纯性。请示的内容必须主题单一，严格执行一文一事制度。•4、结果的期复性。上级机关收到下级机关的请示后，无论同意与否，都有责任尽快予以办理和答复，避免贻误下级机关工作。有请必复是上级机关处理请示与报告两种文件的重要区别。•（三）请示的结构•请示一般由标题、主送机关、正文、生效标识、成文日期等几部分组成。此外，在眉首部分要标明签发人，在附注处注明联系人姓名和电话。•1、标题：一般采用发文机关名称＋事由＋文种的形式，如《包头市公安局关于申请国庆安保经费的请示》•2、主送机关：请示只能有一个主送机关，如需同时送交其他机关，应用抄报形式。请示不能抄送下级单位。•3、正文：由请示缘由、请示事项、结束语组成。•（1）请示缘由：即说明请示原因，主要包括行文的依据、目的，必