企业公文写作

商务文书与职业形象1现代企业公文写作文书写作培训2011年5月18日商务文书与职业形象2分享目录一、文书写作概述二、行政公文写作商务文书与职业形象3第一部分：文书写作概述1.文书写作特点2.文书写作要求3.文书写作程序商务文书与职业形象41.文书写作特点1.使用广泛，对象明确2.约定俗成，格式固定3.内容真实，实事求是4.讲究时效，重视办理5.语言明确，风格独特商务文书与职业形象5文体—多为陈述或说明式以叙述为基础——对人或事的过程的交代，反映情况侧重叙述，但要概括以议论为手段——对事情的评价，阐明道理偏重议论，但要针对主题以说明为目的——摆出事情的真相，提出要求多用说明，但要简明商务文书与职业形象6按作用分类指挥性文书——决定规范性文书——章程报请性文书——请示知照性文书——通知联络性文书——信函记录性文书——会议记录报导性文书——新闻法律性文书——合同商务文书与职业形象72.文书写作要求意思明确——明白无误，让人一目了然文理通顺——即流畅表达，又显示写作水平观点正确——有道理，不搞歪理实事求是——真实，不掩饰，不夸张及时迅速——讲效率，讲效益，不拖拉误事简明生动——增加可读性，防白话、套话、干巴巴层次分明——有先有后，段落清晰，不转圈标点规范——正确运用，防一逗到底格式适宜——不同文种用不同格式商务文书与职业形象8l简明——用词简单明了，直截了当l准确——用词含义明确，不会误解l朴实——用词通俗自然，恰如其分l庄重——用词严肃端庄，不多情感l规范——用词符合语法，讲究逻辑应用性文字要求商务文书与职业形象9标点符号歌一句话说完，划个小圆圈——句号中间要停顿，圆点加尾尖——逗号并列词语间，点个瓜子片——顿号并列分句间，圆点加逗点——分号总结导语前，上下两圆点——冒号疑惑或发问，耳朵坠耳环——问号商务文书与职业形象10标点符号歌命令感叹语，滴水下屋檐——感叹号引文特殊词，蝌蚪上下窜——引号文中要注解，两头各半弦——括号转折或注解，一横写后边——破折号意思说不完，六点紧相连——省略号特别重要处，字下加圆点——着重点商务文书与职业形象11努力提高写作能力1.提高文字表达能力2.积累相应专业知识3.熟悉文书格式要求4.掌握政策理论水平5.具有严谨写作态度商务文书与职业形象123.文书写作程序明确写作主旨——给写作定位，目的？写什么？文种？怎么写？收集信息资料——供写作参考，需要哪些？怎么收集？如何整理？拟定结构提纲——搭写作框架，通盘安排，强化要点，有祥有简完成正文草稿——填写作内容，按照提纲一步步充实内容，加工成章认真修改检查——定写作终稿，反复推敲斟酌，直至满意商务文书与职业形象13二、行政公文写作1.公文的作用特点2.公文的范围类型7.通知和通报3.公文的处理方法和程序8.报告4.公文的行文规则9.请示5.公文的通用格式10.函6.公文的种类11.会议纪要商务文书与职业形象141.行政公文的作用公文------国家机关、社团组织、企事业单位在公务活动中行使职权制定的公务文书。公文性质——工具公文作用---1.贯彻政策、规范行为；2.通报情况、指导工作；3.方便查找、积累史料；商务文书与职业形象15公文的特点公文特点----1.制发者的法定性；2.作用的权威性；3.效用的现实性；4.体式的规范性；5.制作的程序性；商务文书与职业形象162.公文范围类型按事业范围分-----专用公文；通用公文按行文方向分-----上行文；下行文；平行文按公文来源分-----收进文；外发文；内部文按发文性质分-----问文；复文按处理要求分-----参阅性公文；承办性公文按办文时间分-----特急文（特急件）；急办文（急件）；常规文（平件）按机密程度分-----绝密文；机密文；秘密文；普通文商务文书与职业形象173.公文处理方法和程序三大环节：（1）发文处理：拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发（2）收文处理：签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督办---办复（3）公文管理：制定立卷类目表---归卷---调用---立卷---归档---销毁商务文书与职业形象184.公文行文规则l行文关系要和隶属关系一致l行文方式要根据工作需要灵活掌握l行文名义和内容要与发文机关的职权范围相对应l行文线路要尽量缩短l处理好主送与抄送的关系l经过批准，有些文件可以通过新闻媒介公开发布l如有必要，可以联合行文l党政之间的行文关系要按规定执行商务文书与职业形象19《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行）《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）商务文书与职业形象20行文方向行文方向，就是以发文机关为立足点，根据工作需要和行文关系，公文向不同层次的机关单位运行的去向。按行文方向分，公文可分为上行文、平行文、下行文和泛行文四种。1．上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。2．平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、平行性通知、议案等。3．下行文是上级机关向属下的机关行文。如命令（令）、决定、通报、批复等。4．泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告、通告等。商务文书与职业形象21行文方式（一）按受文机关或行文对象的范围分类1．逐级行文。发文机关向自己的直接上级上行公文或向直接下级下行公文。2．越级行文。发文机关越过自己的直接上级或直接下级，向非直接上级或非直接下级行文。3．多级行文。发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。4．普发行文。发文机关向所属所有的机关一次性行文。5．通行行文。发文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。商务文书与职业形象22（二）按发文机关的个数分类1．单独行文。只有一个机关署名发出的公文。2．联合行文。由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。（三）按行文对象的主次分类1．主送。发文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。2．抄送。发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。商务文书与职业形象23主送与抄送的关系1．主送。发文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。2．抄送。发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。3.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。4.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。商务文书与职业形象245.通用公文的格式1.排版——自左至右2.单位——国家法定计量单位3.字体——发文单位初号宋体标题2号小标宋体正文3号仿宋体4.用纸——A4、B55.文头——套红，占首页三分之一或五分之二商务文书与职业形象25《中华人民共和国国家行政机关公文格式》（GB/T9704－1999代替GB/T9704－1988）本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。商务文书与职业形象26文头部分格式（红头上1/3或2/5）1.份号2.秘密等级3.紧急程度4.文件版头5.发文字号6.签发人：商务文书与职业形象27主文部分（下2/3）1.标题2.题注3.主送单位4.正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX5.发至级限6.附件7.发文机关8.发文署名9.成文日期10.印章商务文书与职业形象28文尾部分（最后）（附注）1.主题词：2.抄送单位：3.印发机关印发时间4.页码（单右双左）商务文书与职业形象29A4型公文用纸页边及版心尺寸商务文书与职业形象30公文首页版式商务文书与职业形象31上报公文首页版式（版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出）商务文书与职业形象32公文末页版式商务文书与职业形象33联合行文公文末页版式1商务文书与职业形象34联合行文公文末页版式2商务文书与职业形象35公文序码标示第一层----------一、二、三、四第二层--------（一）、（二）、（三）、第三层----------1.、2.、3.、4.、第四层--------（1）、（2）、（3）、第五层--------①、②、③、④商务文书与职业形象36通用公文惯用语一、开篇起首的惯用语根据……、遵照……、按照……、兹将（因、有、介绍、证明、就派）……为了……、关于……、敬悉……等。二、终篇收束的惯用语此致敬礼、特此……、恳请……；妥否，请……、当否，请……、以上……如无不当请……、……为盼、……为荷、……为感等。商务文书与职业形象37公文常用特定用语简表类别用语名称作用常用特定用语1开端用语主要用于文章开头，表示发语、引据为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。2称谓用语用于表示人称或对单位的称谓第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。第二人称：你、你局、贵公司、贵方。第三人称：他、该公司、该项目。3递送用语用于表示文、物递送方向上行：报、呈。平行：送。下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。4引叙用语用于复文引据悉、接、顷接、据、收悉。5拟办用语用于审批、拟办拟办：责成、交办、试办、办理、执行。6经办用语用于表明进程经、业经、已经、兹经。7过渡用语用于承上启下鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。8期请用语用于表示期望请求上行：请、恳请、拟请、特请、报请。平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。9结尾用语用于结尾表示收束上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为……而努力；……现予公布。10谦敬用语用于表示谦敬承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。11批转用语用于上级对下级来文的批转处理批转、转发。12征询用语用于征请、询问对有关事项的意见、态度当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。商务文书与职业形象38文章修改符号及其用法商务文书与职业形象39商务文书与职业形象40公文正文基本内容模块关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。①为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，②省人民政府决定：③（一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；（二）给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元；（三）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。④希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。⑤广东省人民政府一九九三年八月十五日注：例文中的数字序号为作者所加。商务文书与职业形象41上例中，①所标的内容为依据；②所标的内容为目的；③所标的内容为文种承启语；④所标的内容为事项；⑤所标的内容为要求。依托例文，阐发公文正文基本内容模块的内涵，便比较便利。公文正文的基本内容模块一般来说有五个，即“依据”、“目的”、“文种承启语”、“事项”、“要求”。商务文书与职业形象42所谓“依据”，属于公文制作的原由、现实根据或法律根据，以及有关事件的情况交代等公文制作的出发点。每一篇公文的制作皆有依据。