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企业公文写作与应用初步主讲：虞东2005年9月重庆力帆实业（集团）有限公司CHONGQINGLIFANINDUSTRY（GROUP）CO.,LTD1培训大纲一什么是公文二什么是公文格式三公文格式标准化的特点四公文种类五企业常用公文种类六公文写作基本要求七公文写作应注意的问题2培训大纲一请示二工作总结三述职报告四调查、调研报告五投标书六海报七通知八会议纪要九祝词3一什么是公文公文，公务文书的简称。是机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料。公文又统称文书材料，或称文件。4一什么是公文1公文的特性★有鲜明的政治性★有法定的作者★有法定的权威★有特定的格式★有现实的效用5一什么是公文2公文的作用☆上传下达，互通情报☆工作的依据和凭证☆宣传教育☆行为规范6一什么是公文3公文的行文关系☆上行文：不得随意越级☆下行文：通常逐级下文☆平行文：协商解决问题☆联合行文：同级协商一致7一什么是公文4公文收文处理流程签收、启封各类送阅公文阅件登记不登记传阅复制分送分送保存分送回收回收存档8一什么是公文5需要报批的公文处理流程签收、启封登记阅件拟办分装待发发文程序分送登记催办承办办复存档9二什么是公文格式公文格式，公文的表现形式。历史发展过程中，通过实践，从语言到文字，不断的总结完善，提高发展，在约定俗成的基础上进行规范化、标准化，逐步形成和产生的书面语言文字表述形式。公文格式就是把人类在社会生产活动中的思想、感情和行为，用文字从结构、内容到文字编写要求，通过书面的形式表达出来。公文的种类很多，每类公文又都有自己独特的表现方法、表述规律也就是表述形式，这些表述形式既相互联系又相互制约。10二什么是公文格式公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关、发文时间抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级紧急程度、阅读范围等11三公文格式标准化的特点（一）公文格式的规范化国务院1999年发布《国家行政机关公文格式》国标（GB/T9704—1999）（二）公文格式的法定性（三）公文格式的层次性（四）公文的美观和庄重性12四公文种类常用公文有九种：（一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排的决定事项。（二）请示：适用于向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。（三）报告：适用于向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或主管部门的询问。（四）通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章制度；传达要求下属部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和聘用人员。（五）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（六）批复：适用于答复下级部门的请示事项。（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问答复问题，请示批准答复审批事项。（九）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。13五企业常用公文种类企业常用公文除以上有九种外，还有下列介于应用与公文之间的文种：工作总结、调查调研、海报、建议书、述职报告、致词、礼函、标书、启事等等。14六公文写作的基本要求（一）主旨突出观点明确主旨：用意和目的；观点：主张或见解。任何一篇公文都有行文目的，而实用性又是公文的基本属性，所以说公文必有主旨，必有其用意和目的，这是容易共同接受的。1、主旨是全文的“统帅”2、主旨应具备的条件正确：主旨要符合上情，符合下情。集中：“目标始终如一，方寸丝毫不乱”。一文一旨，观点明确。鲜明：直陈文中，显露于外；观点和材料统一，神骨如一。15六公文写作的基本要求（二）材料可靠情况确实材料准备四个环节：占有、筛选、核实、加工。1、占有:详；尽；2、筛选：严；新；3、核实：实；真；4、加工：适体；提高；润色；16六公文写作的基本要求（三）表述准确结构严谨1、公文常用的表达方式叙述：叙述是一种叙说、介绍人物经历情况和事物发展过程的表达方式。六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果（5W1H）。说明：说明是对事物、事理进行解说的表达方式。说明的基本要求是：客观、准确、科学。通俗易懂，语言平实。议论：议论是通过逻辑推理来证明观点、辨明是非，借以说服人的表达方式。公文中较少使用；使用时也要少而精。论点、论据、论证是议论的三要素。2．直述不曲，表述准确准确，就是只能有一种解释，不能产生歧义。产生歧义，是公文表达的大忌。17六公文写作的基本要求（三）表述准确结构严谨3、条理清楚，结构严谨公文包括缘由、事项、要求三部分内容，结构形式大同小异。层次：公文的几个组成部分。安排层次要注意到突出主旨，顺序合理，避免交叉，体例匀称。常见的方式有：总分式、递进式、时序式段落：公文结构的基本单位，也叫自然段。划分段落，可以按中心意思、条项内容、时间发展阶段等来划分。照应：内容前后呼应。常用方法有三种：首尾照应，前后照应，题文照应。过渡：上下文之间的衔接和转换，起到承上启下的作用。开头：开门见山，直扣主旨，领起全文，不支不蔓；简短凝练，内容集中，文字新颖，引人注目。结尾：总结式、强调式、要求式、呼应式、号召式，等等。实在，不着空文，干净利落，不拖泥带水。18七公文写作的注意事项（一）切戒长空。1、注重效用。要达到什么目的，解决什么事，需要基层做什么。2、实事求是。结合实际情况。3、内容充实。（二）避免“三旧”，力求“三新”1、避免道理旧、办法旧、表述旧。2、力求观点新、材料新、角度新。（三）详略适宜，突击重点。1、“大而全”。框架大，所做的事情说得全。2、不分主次。平均着墨，该详不详，该略不略。3、流水账，全过程。（四）紧扣主题，材料观点统一。1、先“立意”，紧扣主题。2、概括准确。19培训大纲一请示二工作总结三述职报告四调查、调研报告五投标书六海报七通知八会议纪要九祝词20一、概念下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项使用的呈批性公文。二、特点1、针对性。本级权限内无法决定的重大事项、工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难，用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。2、呈批性。上级对呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。3、单一性。一文一事。4、时效性。针对本级当前工作中出现的情况和问题，求得上级指示、批准的公文，如能够及时发出，就会使问题得到及时解决。21三、请示的分类1、请求指示性请示；2、请求批准性请示；3、请示批转性请示。四、请示的结构、内容和写法由首部、正文和尾部组成，格式、内容和写法要求如下：1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。（1）标题。两种构成形式：一是由发文机关名称、事由和文种构成。如《市场部关于增加广告经费的请示》；一是由事和文种构成，如《关于开展春节促销工作的请示》。（2）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。222、正文。由开头、主体和结语组成。（1）开头。交代请示的缘由。客观、具体、合理、充分，便于上级及时决断，予以有针对性的批复。（2）主体。说明请求事项。向上级提出的具体请求。内容要单一，只宜请求一件事。请示事项要具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。（3）结语。另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转研究执行”等。3、落款。署名和成文时间。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间××××年××月××日。五、撰写请示应注意的问题一要遵守“一文一事”原则，主旨鲜明集中。二要材料真实；三要理由要充分，请示事项要明确、具体；四要语气要平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。23范文关于增建地下消火栓所需资金的请示集团综合管理处：我公司冷库，有库房30间，建筑面积15万平方米，可贮存50千吨、价值约5000万元物资，每年上交利税1000万元。但是，多年来冷库的防火设施十分简陋，器材不足。库内仅一处有消火栓,且由于年久失修，压力低，达不到喷射要求。一旦发生火灾，难以设想。去年以来，市有关部门多次检查，要求增设火栓，但均因我单位缺少资金，一直无能为力。为保证库区安全，做到有备无患，急需增建地下消火栓4处及增设部分消防器材，共需资金200万元，请予拨给。妥否，请速批复。附件：《增建冷库地下消防栓资金预算》集团食品公司2005年3月18日标题主送机关正文结语落款24格式关于的请示：1、请示原因2、请示事项妥否，请速批复。附件：《》（落款，盖章）年月日25总结：把某一时期做过的工作，进行全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究；取得了哪些成绩，存在哪些不足，有什么经验、提高。（一）基本情况。1．总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。2．成绩和缺点。总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。3．经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。4．今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。26（二）写好总结需要注意的问题1．总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的相关人员商量。避免上面出观点，下面找事实的写法。2．实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，不弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。3．条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。4．要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。5．总结的具体写作，可先议论，然后写出初稿，再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。27范文2004年即将过去，又要迎来新的一年。回顾一年来的工作，看到了成绩也发现了不足，力求认真总结今年的工作，使明年做得更好。对于我来说，安全生产就是生命；认真贯彻公司及厂里的各项任务，在2004年即将结束之时，根据厂里的工作要求，现对自己今年来的工作总结如下：一、政治思想方面.我认真学习……重要思想，学习……讲话精神，自觉学习……精神和《……纲要》，努力做到在思想上、认识上同党中央保持一致、始终保持与时俱进的精神状态。同时，自己还树立终身学习的观念，利用业余时间学习计算机、法律知识，以及进一步学习自己的业务知识。二、工作情况在今年的工作中，认真学习业务知识。我在本岗位上，按照厂领导的安排和要求准时安全地完成各项出车任务，努力做好自己的本职工作。作为一名驾驶员除保证了生产用车外，积极参加各项义务劳动。为降低生产成本，在日常的行车、保养方面为节能降耗作了积极的工作。在厂领导和科室长的带领下我同驾驶班全体成员一起安全的完成了2004年的工作，在这一年里能够自觉遵守各项交通法规和单位的规章制度，能够在工作中任劳任怨，在领导和生产需要时不论早晚或节假日随叫随到，不计报酬从无怨言。入冬之际我厂沉沙池泵房安装设备期间，我同机修车间全体同志一道早出晚归，每天在工地奋斗工作十几个小时，圆满完成了各项任务，得到了领导的肯定。平时、做到严格遵守出车制度，按时出车，认真保养车辆，使车辆性能保持最佳状态，努力钻研技术、熟练掌握日常保养和驾驶车辆的性能，积极参加安全学习。听从交通警察指挥，不酒后开车，文明驾驶、礼让三先，确保了全年安全行车无事故。三、存在的问题和打算尽管经过一些努力，我的业务水平较以往提高了不少，但还需进一步提高。在以后的工作中，我将加强自主管理的意识，勇于开拓创新，加强理论和业务学习，不断提高业务技术水平。明年我将与驾驶班其他同志一起努力工作，在厂领导和科室长的带领下使