企业公文写作知识讲座

2019/9/121企业公文写作教程企业公文写作知识讲座湖北省委党校2019/9/122公文概述2019/9/123公文，即公务文书。企业公文（包括传真、电报、电子文件等）是企业管理和商务活动过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是依法治企和进行商务活动的重要工具。一、企业公文的概念一种管理工具公文旨在“办事”2019/9/124二、公文的特征公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；公文必须反映与处理公务活动；公文有一套规范的体式和相互关联、衔接有序的处理程序。公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质。2019/9/125三、公文的作用一是法规和准绳作用二是领导和指导作用三是沟通和合作作用四是宣传和教育作用五是记录和凭证作用2019/9/126公务文书（公文）私务文书文书通用公文专用公文可公证文书（契约、遗嘱）非公证文书（书信、自传）经济文书、司法文书、外交文书等日常公文（准公文）正式公文（文件）行政公文党的公文军事公文计划、总结等四、公文的分类根据形成和作用的具体公务活动的领域的不同2019/9/127企业公文的分类四、公文的分类文件类董事会监事会党委行政工会团委纪委事务文书计划、总结、简报等2019/9/128《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》，经中共中央批准，中共中央办公厅1996年5月3日印发。《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》，2000年8月24日国务院发布，2001年1月1日起正式施行；《国家行政机关公文格式》，1999年12月27日国家质量技术监督局发布，2000年1月1日起正式实施。公文处理的“法典”2019/9/129公司办公室、各分公司办公室是公文处理的管理机构，主管本级的公文处理工作。公司办公室负责指导各分公司的公文处理工作。公司公文的管理机构2019/9/1210公文的行文规则2019/9/1211社会组织政权机关团体机关立法机关体系，行政机关体系，司法机关体系，其它政权机关有军事机关体系、政协机关体系等。中国共产党机关体系，中国共产主义青年团机关体系，全国工会机关体系，全国妇女联合会机关体系，其他群众性团体如文联、社会科学联合会等等。实体机关事业单位机关，如学校和研究机构等机关；企业单位机关。一、行文规则概述2019/9/1212一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。三是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。四是非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系。行文关系2019/9/1213行文方向上行文，指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示等。下行文，指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。平行文，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。泛行文，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。2019/9/1214二、企业公文的行文规则一、确有必要，注重效用二、依法行文，党政分开三、企业部门行文（一）企业各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级单位的有关业务部门行文。（二）企业各部门向下一级单位行文只能采用函的形式。（三）部门对外单位行文，需主办部门草拟文稿，由公司统一行文。四、联合行文1.联合行文的前提是同级2.联合行文一定要协商一致的原则。3.联合行文确有必要。2019/9/1215企业公文的行文规则五、抄送规则1.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。2.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。六、请示规则1.一文一事。2.只写一个主送机关。3.不得抄送其下级机关。4.不直接送领导者个人。5.报告中不得夹带请示事项。6.一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。2019/9/1216公文的格式及常见的错误2019/9/12171.公文的格式是公文区别于其它书面材料的一个显著标志。2.是公文具有法定权威性和行政约束力在内容和形式上表现。3.也是保证公文质量和提高办事效率的重要手段。公文的格式2019/9/1218公文用纸主要技术指标：60g—80g胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85%—90%横向耐折度≥15次不透明度≥85%pH值为7.5—9.5一、行政公文格式2019/9/1219公文用纸幅面及版面尺寸：A4纸（210mm×297mm）天头（上白边）37mm±1mm订口（左白边）28mm±1mm版心尺寸（不含页码）156mm×225mm排版规格正文用3号仿宋体字每面排22行每行排28字一、行政公文格式2019/9/1220公文中各要素标识眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间一、行政公文格式2019/9/122100001××（集团）公司文件××〔2004〕3号××（集团）公司关于加强文书档案工作的通知××房地产公司、××置业、·············、···················、××公司：为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×府[2003]2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1、················意见2、···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）□主题词：文书档案通知□抄送：××档案局□××（集团）公司办公室2004年1月印发眉首主体版记机密★一年特急1、传达行文意图；2、表明文件的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围等。1、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。1、表明文件的法定权威和信息源；2、确定文件的处理缓急和安全要求；3、为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。2019/9/122200001××（集团）公司文件××〔2004〕3号眉首机密★一年特急发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性。1.发文机关标识。较普遍的问题是上行文不用“上行文版式”，或未标识签发人。二、公文眉首常见错误2019/9/1223××（集团）公司文件××〔2004〕3号平行、下行公文，至版心上边缘25mm机密特急眉首2019/9/1224机密特急××房地产公司××房地产公司文件××房地产公司□××房〔2004〕1号上行文至版心上边缘为80mm。×××□眉首签发人：×××□2019/9/1225机密特急××房地产公司××房地产公司文件××房地产公司□××房〔2004〕1号×××□联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。眉首上报的公文需标识签发人姓名;“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。签发人：×××□2019/9/122600001××（集团）公司文件××〔2004〕3号眉首机密★一年特急目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。2.密级标注和保密期限⑴标注不规范。⑵位置不正确。⑶定级不合理。2019/9/122700001××（集团）公司文件××〔2004〕3号眉首机密★一年特急便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1.机关代字；2.机关代字加文种代字；3.机关代字加承办部门代字。年份用全称，用六角括号〔〕不加“第”不编虚号⒊“发文字号”常见错误⑴搭配虚字⑵年号不全⑶错用括号⑷乱设虚位2019/9/1228××（集团）公司关于加强文书档案工作的通知××房地产公司、××置业、································、××公司：为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×府〔2003〕2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1.················意见2.···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）主体应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容（事由）、文种。每个要素都有其独特的作用，一般不得随意省略。2019/9/1229三、公文主体常见错误⒈文种使用不当⑴错（混）用文种⑵缺少文种⑶生造文种“请示”、“报告”和“意见”“请示”和“函”（一）标题不规范2019/9/1230⒉事由表述不清⒊标题滥用符号⒋标题繁琐冗长⒌排列问题⑴不美观。⑵“切词”现象。⑶“背题”2019/9/1231××（集团）公司关于加强文书档案工作的通知××房地产公司、××置业、································、××公司：为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×府〔2003〕2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1.················意见2.···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。主体（二）主送机关不明确⒈没有主送机关⒉上行文多头主送⒊越级行文⒋送给领导个人2019/9/1232××（集团）公司关于加强文书档案工作的通知××房地产公司、××置业、································、××公司：为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×府〔2003〕2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1.················意见2.···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）主体（三）正文的常见问题2019/9/1233⒈不依法行文。⒉正文主题不明确。⒊结构层次序数使用不规范。一、（一）1.（1）⒋引用文号格式不对。应当先引标题，后引发文字号。正文常见的问题2019/9/1234⒌语言运用上的毛病一是内容空洞乏物。二是言辞含糊不清，欠准确简明。三是表述详略不当。四是用语不庄重严肃，随便失礼。正文常见的问题2019/9/1235（四）其他部分⒈附件问题2.成文日期⒊印章加盖2019/9/1236××（集团）公司关于加强文书档案工作的通知××房地产公司、××置业、································、××公司：为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×府〔2003〕2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1.················意见2.···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正文一起装订。主体文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。数字、年份不能回行。不同文件成文日期不尽相同。成文日期中的零写为“○”需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。2019/9/1237附件：1.················意见2.···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）□主题词：××××××□抄送：×××，×××，×××。□××房地产公司办公室2004年1月印发不得标识此页无正文下弧无文字时下套下弧有文字时中套落款处不署发文机关名称。···