企业常见公文写作指南

企业常见公文写作指南前言第一讲公文写作制发规范化的重要意义一、公文写作与处理的意义二、公文写作与处理的要领三、公文写作与处理的原则第二讲公文写作基本知识一、公文的内涵二、公文的分类三、公文的要素四、公文的格式五、其他要求第二讲公文写作基本要求第三讲常见公文写作规范一、怎样写好请示二、怎样写好报告三怎样写好总结四怎样写好通知＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝第一讲公文写作制发规范化的重要意义一、公文写作与处理的意义伟人说：毛泽东历数《党八股》罪状：“空话连篇，言之无物；装腔作势，借以吓人；无的放矢，不看对象；语言无味，像个瘪三；甲乙丙丁，开中药铺；不负责任，到处害人；流毒全党，妨害革命；传播出去，祸国殃民”。行家说：“一字入公文，九牛拔不出”；“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。老外说：美国学者约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个方向》一书中说，“在工业社会向信息社会过渡中有五件最重要的事应该记住，而其中的一件就是在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力”。从办公室的角度看：它是机关工作的纽带，是领导工作的助手，是保密工作的重要环节，是档案工作的基础。从法人单位的角度看：它是组织领导水平的客观反映；是塑造单位良好形像的对外窗口；是体现工作效率和质量的真实写照。二、公文写作与处理的原则准确性质量时效性时间规范性程序安全性保密精简性文风第四讲公文写作的注意事项第五讲第六讲培训组织与管理第二讲公文写作基本要求撰写目的明确符合政策法规坚持实事求是讲究行文结构合乎公文规范语言简洁精当制作准确无误注意公文时效制成材料耐久公文语言基本要求：准确，庄重，严谨，简洁，平实，规范公文的专用语包括：①开端用语：主要用来表达行文的目的、依据、范围等，或用来表明时间或作为发语词。有：“据、根据、依据、依照、遵照、按照、由于、关于、对于、为、为了、鉴于、查、兹、兹将、兹定于、兹因”等等。②称谓用语：用来表示称谓。第一人称用“本”、“我”等；第二人称用“你”“贵”等；第三人称用“该”等。例如：本省、该单位、贵(局)等等。③经办用语：用来说明工作处理过程的完成状态，表明处理的时间和前后情况。有：“经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行”等。如，“关于这一情况，经召集有关部门研究”等。④引叙用语：用来引叙来文。有：“收、接、悉、前收、前接、近接、据查、据报、据了解、电悉、敬悉、欣悉”等等。如，“前收贵公司来函”等。⑤征询、期复用语：征询用语有：“当否、是否可行、可否同意”等；期复用语有：“请批示、恳请回复、敬请指示”等等。征询用语与期复用语经常一起使用，用于请示、报告的末尾。如，“当否，请批示”等。⑥期请用语：用来表示期望与请求。有：“即请查照、希即遵照、如蒙”等。⑦表态用语：用于上接承受对象，如，对某一问题同意不同意等，表示自己的态度。有：“照办、同意、不同意、可行、不可行”等。⑧综述过渡用语：一般用于公文综述部分之后，用来引起下文，起过渡作用。有：“为此、对此、据此、鉴于以上情况”等。如，“……鉴于以上情况，我们将采取新的措施”等。⑨结尾用语：用于公文结尾，以结束全文。有：“为要、为盼、为荷、特此通知”等。*公文中简称的使用应注意：①用的简称必须是约定俗成的。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。②要注意简称的使用范围和区域，避免出现歧义。③要根据公文本身的情况，把握简称的运用。*公文中介词的使用：公文中常用的介词有很多，大体可以分为四种：①表目的、原因：为、为了、由于等。②表对象、范围：对、对于、关于、除了等。③表根据、方式：依据、根据、遵照、通过、随着等。④表时间、处所：在、于、从、自、沿着等。*具体的选词方法与标准：①从客观实际出发，选用含义最确切的词语；②用感情色彩适当的词语，正确表达作者的观点和立场；③注意词语的语音语调，追求更好的表达效果；④注意词语之间的搭配；⑤用词要针对公文的具体收受对象；⑥用词要注意上下文的需要；⑦根据不同文种的要求选词，以保证语言的得体；⑧注意词语的规范性，提高沟通效果。（2）词句的组织①语句含义明确、清晰、无歧义；②句子成分完整；③句子成分搭配要得当；④语序安排要妥当；⑤合乎事理的逻辑；⑥选择合理的句式，利用其不同的修辞功能，力争最佳的表达效果；（3）各种特殊事物、概念的表达要求在对公文中所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规则、逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。其中特别需要注意：时间的表达：①时间的表达必须精确，除非是不必要或有保密需要，日期要表明完整的年月日。②“今年”、“明年”、“本月”、“下月”等需要借助其他时间概念才能准确理解的时间词尽量少用，更不能用“上月以前”、“今年之后”等不易划分界限，容易引起歧义的词语。③年份一般用公历，表达要全称，不能省略，如2008年不能写作08年。空间的表达：①除非没有必要或有特殊需要，如保密等，公文中的空间概念的表达也要精确，不能乱用表住所的代词，如，这里、那里等，以免引起误解。②表示地方的专有名词，如，城市、地区、县等，其名称第一次在文中出现时，如果是国外的要表明国别，是国内的要标明所属的省、自治区、直辖市的名称。③公文中姓名与职务名称要用全称。数量的表达：①公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。②公文中的数字应用准确数，如基数、序数、分数、倍数等，但在特殊情况下也可以使用概数（如左右、上下）和约数。③分数既可以表示增加又可以表示减少，而倍数只能表示增加，不能表示减少。如，说“增加了三倍”是正确的，但说“减少了三倍”就是错误的。④注意“二”和“两”在用法上异同：在“度量衡”单位称数时可以通用（如重2公斤，或，重两公斤），但，序数、小数、分数只能用“二”，不能用“两”；概数和一位数的基数只能用“两”，不能用“二”。⑤“增加、提高、上升”或“减少、降低、下降”等词语后用“至、到”等词语，与用“了”或不带“了”，在意义上有很大的差别。⑥当用“以上”或“以下”表示数字分界时，要标明本数是否包含在内。⑦度量衡单位必须使用国家法定的计量单位和国家公布的中文名称。⑧使用不常用的复合量词（表示复合单位的量词，如秒立方米、吨公里数）时，应加简要的说明。范围（指数量上的界限）的表达：①使用表示“全部”的词语时要非常谨慎，必须是全部肯定或否定时才能用，如稍有一点保留就不能用“全部”词。②公文要求高度的精确，在表示部分时，要使用精确的表达方法。比如，几分之几等。③在同一个句子中不能同时使用表示全部和部分的词语，以免出现自相矛盾。程度的表达：程度的表达往往是公文中很关键的部分，所以一定要表达准确。程度的表达一般通过各种副词好代词的选用来实现，如，“很、太、更、非常、比较、稍微”等副词、“这么、那么、如此、这样”等代词。在使用这些词时要注意：①根据客观实际和客观需要来选择。②区分表示程度的不同词语间的细微差别，无求恰到好处。③在表达对某个问题、观点、看法等肯定或否定的程度时，要把握好分寸。===========================================课堂讨论题1．深圳市人民政府向本市人民代表大会提请审议事项用（C）。A．报告B．请示C．议案D．函2．深圳市福田区公安分局就户籍管理事项向位于本行政辖区内的福田民政局发文，应使用的文种是（D）。A．通知B．请示C．指示D．函3．一般由标题、正文、发文机关名称和成文日期三部分构成的文种是（A）。A．通告B．通知C．批复D．请示4．公文语言的主要特点就是（ACD）。A．严谨B．形象描绘C．庄重D．规范5．对时效性要求较高的文种有（ABC）。A．通知B．通报C．简报D．函6.下面说法中，不正确的是（BC）。A.公文的结构就是指公文的组织构造B.公文形成的具体时间，通常以会议通过的时间或印发时间为准C.发文就是指本机关制成发往外部的文件D.公文是一种特殊的应用文