公文信息写作与处理实务

公文信息写作与处理实务一、领导十分重视文秘工作•国务委员、国务院秘书长华建敏：提高文字综合能力。这是办公厅干部必备的一项基本功，在某种程度上体现着机关工作水平，展现出机关形象。办公厅的同志们都要十分注重加强文字综合能力的培养，确保起草的文稿，办理的公文指导思想明确，反映工作要求，符合实际情况，做到文字准确、内容精炼、表达正确。（华建敏秘书长2004年7月20日在全国政府系统秘书长办公厅主任会议上的讲话）•市政府秘书长陈和平在市政府办公厅2004年三季度公文审读情况综述上批示：送请厅内各处室研读和诫勉。公文质量是办公厅的生命，各处室要高度重视。一些常识性的错误，绝不能屡见屡犯。每一位国家机关工作人员，一定要在精益求精上下功夫，在“推敲”上花力气。•国务院、市政府领导认为：•文秘工作（公文工作）对政府机关而言：是形象，是生命，是脸面。•对办公室文秘干部而言：是基本功，是主业，是衣食父母。二、公文的特点•1．内容上鲜明的政治性和政策性•2．效能上的法定权威性和行政约束力•3．体式上的程式化和规范化•4．使用上特定的范围和时限•5．文风与语言上的准确与庄重•例：1928年4月国民党南京市教育局的布告•布告•荒唐古怪又稀奇、南京市民发疯气、无缘无故起谣言、通衢小巷闹把戏、什么妖妇摄灵魂、却属荒诞无根据、无识民众偶听到、吓得精神不附体、其实没有这回事、反动分子乱凑趣、奉劝诸君莫轻听、奉劝诸君莫轻听、现在时疫正流行、儿童卫生须注意、打倒死亡与疾病、拥护科学与革命。•南京市教育局长╳╳╳三、几种常见公文的写作•行政公文类别•1．指挥性公文：命令、决定•2．指示性公文：通知、通报、意见、批复•3．晓谕性公文：公告、通告•4．呈请性公文：请示、报告、议案•5．商洽、纪要性公文：函、会议纪要•（一）决定•决定，适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。•1．法则性决定•2．重大事项决定•3．机构、人事决定•（二）通知•通知，适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。•1．一般性通知•2．批转性通知（批转、转发、印发）•3．会议通知•4．任免通知•（三）请示•请示，适用于向上级机关请求指示、批准。•请示是报请性上行文，基本上是下级主动报送的。•1．建议性请示•2．求批性请示•3．求助性请示•请示公文应注意的问题•一是必须一事一请示，不能许多事搅在一起，一锅端给上级机关。•二是标题一定要写明“请示”，不要写成“请示报告”。•三是不要在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。•四是必须事先请示，不能“先斩后奏”，像个总结报告。•五是只能向上级机关请示，不能越级请示，不能多方请示，也不能向不相隶属机关请示。•六是请示事项涉及其他部门业务范围时，应当协商取得一致意见后再向上级机关报送请示；经过协商却不能达成一致意见时，要在请示中说明。•七是几个机关因同一事项需要请示时，可联合向同一上级机关报送请示。•八是请示公文应是单位一把手签发。•九是请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。•十是除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”（包括“报告”、“意见”）。•十一是请示公文要在成文日期后标明联系人和联系电话。•（四）报告•报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。•报告是报知性上行文，要注意克服“懒”（该报的不报）和“滥”（不用报的老报）两种不良倾向。•1．例行报告•2．综合报告•3．专题报告•注意：报告不能夹带请示事项。•（五）函•函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。•1．商洽、询问性的•2．请求批准的•3．知照性的•4．答复问题、回复请求的•函公文应注意的问题：•一是要正确认识“函”这种公文的作用，它表达的是郑重的公务，不要等同于一般的“便函”，不能随意。•二是要用好“函”的“请求批准”之意，不相隶属机关之间可以用“函”报送请求批准的事项，而不要用“请示”，或要求不相隶属机关给你部门报送“请示”。•三是“函”的用语要得体，不能用命令的口气，不能用粗暴的语气。•四是报送“请求批准”的函时，应在成文日期后标明联系人和联系电话。四、公文写作有关问题•毛泽东：“一个革命干部，必须能看能写。”•刘少奇：“要学习写文章。”•邓小平：“领导干部要学会拿笔杆子”，“凡不会写的要学会写，能写而不精的要慢慢地精。”（一）要用心提高三种能力•1．认识能力。•2．思维能力。•要培养创新性思维，一是要有首创性。要想前人所未想、想别人所未想；要有怀疑精神、批判精神、开拓精神、勇担风险精神和科学求实精神。二是要有独立性。要勇于和善于独立思考，而不是人云亦云、唯书唯上，随大流、跟风走。三是要有前瞻性。既能适应现实的需要，又能看到未来的发展，走一步、看两步、想三步四步甚至更多。创新性思维活动的产物，往往是过去没有或超越了前人的东西。•3．表达能力。•一是选择主题的能力。这需要宽广的知识面和敏锐的洞察力。•二是论述主题的能力。这需要整体结构是思想内容逻辑次序的表现，离不开思维能力。•三是文字修饰能力。即人们常说的辞章修养，指能熟练地运用语言文字，把握语言体裁和表达方式，有文体感，符合语法修辞规律，发挥文字的表现力，具有健康的文风等。这需要较高的语言文字素养。（二）如何提高写作能力•1．广泛积累知识，厚积薄发。•2．把握写作知识，遵从规范。•3．加强写作实践，提高能力。•宋朝大文学家欧阳修：“文有三多，看多写多商量多也。”•唐代诗人孟郊：“不有百炼火，孰知寸金精”。•鲁迅：“我有一言应记取，文章得失不由天”（三）作文与做人•“文如其人”与“文非其人”。•口说如风过（口是风），纸笔定山河（笔是踪）。•记真实，写真事，讲真话。•江泽民：“自身没有好思想、好作风、好形象，写出来的文章就不会有说服力、感召力。”•陈云：“一是必须培养能写文章的人，党内没有能写文章的人不行；二是培养既能写，又有德，德才兼备的人。”•要养成马克思列宁主义文风：•马克思列宁主义文风的基础，是辩证唯物主义认识论，合乎逻辑的思维方法，科学的态度及作者的表达能力。•（1）准确性。一是事实准确；二是引用准确。•（2）鲜明性。一是观点鲜明；二是态度鲜明。•（3）生动性。一是内容生动；二是表现形式生动。•要反对假话、大话、空话、套话的不正文风。（四）公文语言文字运用问题•一打工者与某纺织企业签订的《劳动合同》：•一、甲方招用乙方从事棉布水洗加工工作岗位，自招用当日起，乙方在劳动期间，应遵守厂纪厂规，不违反操作规程，如违章操作，造成乙方工伤事故者，由乙方自己负责，甲方概不负责。•二、甲方发放乙方工资，原则上以计时为单位，按工计算，在正常情况下男工工资800—1000元之间，女工700—800元，如男工不足800元，女工不足700元，甲方应该于补足，女工自己旷工，不予补足。•三、乙方在甲方正常生产的条件下，不得擅自，如旷工一天，罚款50元／天，女工30元／天，甲方无货停产，则补贴生活费8元／天。•四、工资发放时间，以每月10日—15日发放，进厂时必须扣押一个月工资，到年底全部结清，如乙方中途离厂，甲方打7折付给乙方工资，如不足一个月甲方拒付乙方工资。•五、请假必须写请假条，如请假1—3天由厂长同意签字，擅自旷工，按厂部规定，按旷工处理。•又如：一位大学教授写的一篇文章•APEC记者招待会后，我约了STV的记者和一群MBA、MPA研究生朋友，讨论中国加入WTO后的IT业对GDP的影响。读MBA的张小姐本来想去COM当CEO，但觉得IT业风险大，转而想去NIKE公司。读MPA的李先生却认为加入WTO后政府职能将大有改变。随后大家相约关掉BP机，也不上QQ和BBS聊天，而是去了KTV唱卡拉OK……。•又如：•“偶稀饭KPM，就酱紫，一会和同学出动米西，88*^0^*。”•“今天和好朋友出去FB（腐败），花了偶100个大洋，心疼死偶的说：不过，金钱就索（是）那浮云啦。”•“人”叫“银”，“我”叫“偶”，“什么”叫“虾米”，“喜欢”叫“稀饭”，“这样子”叫“酱紫”……；•RPWT（人品问题），TMD（他妈的），KPM（肯德基、比萨和麦当劳），7456（气死我了），PK……；•美眉、恐龙、粉丝……•又如：•“西游和尚，行李和马，路遥途险脚乏，古道西风人渣，夕阳西下，秀逗人在天涯。”（这是“沙和尚”在《沙僧日记》中的自述）•时下，名著改编的潮流在出版界大肆风行，’即解构名著，颠覆正史，戏说人生，制造流行。如：•唐诗宋词变成了条油诗，《西游》被大话，《三国》被水煮，“慈禧同志”有了“先进事迹”，白毛女是一个具有洋学历的商界巾帼英雄（最终利用自己的商业技巧为父报仇），曹禺《雷雨》中的繁漪和周萍怀孕流产租屋另筑爱巢，阿Q与吴妈谈起了恋爱，《荷塘月色》时原“我”居然希望在荷塘看见女孩子洗澡……•《中华人民共和国国家通用语言文字法》第三条规定：•国家推广普通话，推选规范汉字。•第四条第三款：•地方各级人民政府及其有关部门应当采取措施，推广普通话和推选规范汉字。•第九条：•国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字。•公文是以语言文字为载体来传达党和国家的路线、方针、政策，反映社会现实情况，请示、商洽和答复问题，指导工作、交流经验的，因此，公文语言的正确运用至关重要。•语言文字是公文的基本要素，特殊的应用目的和应用范围，要求公文的语言准确、精炼、严谨、规范。目前公文语言文字方面存在的问题•一是一些公文冗长繁琐，动辄数千言，“懒婆娘的裹脚又臭又长”；•二是有的公文空话连篇，言之无物，不关痛痒，不切实际；•三是有的公文内容贫乏，文字干瘪，枯燥乏味；•四是有的公文习惯照抄照搬上级文件，陈陈相因，缺乏新意；•五是有的公文字词搭配不当，成分残缺不全，逻辑关系混乱。等等。公文语言运用的四个方面的要求•（1）量的要求：简明扼要，适可而止。公文绝不是越长越好。公文用语恰到好处，就是只包括行文必要的信息，没有冗余的信息。信息量充足即可，表达清楚透彻即可，不要插入题外话、画外音，切忌叠床架屋，重复累赘，甚至画蛇添足。•（2）质的要求：真实准确，摒弃虚假。不说虚假的话，不说缺乏足够依据的话。既要真实，又要准确，讲究高质量、高效率的语言表达，不要矫揉造作、无病呻吟，不要“华而不实，言而无文”，力戒虚假随意，正确运用模糊语言。•（3）义的要求：简练顺畅，避免晦涩歧义。公文语言与文学语言不同，文学语言允许运用“朦胧”、“意识流”甚至荒诞，还可运用夸张、双关、婉曲、比兴等修辞手法，公文则不允许。公文表达之义，应是开门见山、直述不曲、陈言务去、条理清晰，不晦涩，无歧义，极少用甚至不用修辞手法。•例：一份简报•会场上，人们僵住了，空气凝结了，只有会计桌上的马蹄表，“嗒嗒嗒”地以前所未闻的响声告诉人们时间在前进！说时迟那时快，人群里霍地站起一个人来，辫子往身后一甩，仿佛扬起一道黑色的闪电。只见她水灵灵的眼睛喷着火焰，银铃般的语声化作了雷霆。•（4）理的要求：有理有据，不强词夺理。理，基于事实，不能杜撰和空想。要讲事实，摆道理，诉要求（或请求），“理实”才能服人，“理新”才能激励人，“理深”才能吸引人，“理周”才能指导人，不要“为赋新辞强说愁”，甚至强词夺理，更不要把领导或上级教导我们的道理用在公文（上行文）中，反过去教导或开导领导或上级。•总之，公文语言文字的正确运用，应做到：•“丰而不余一言，约而不失一辞，其事信，其理切”。•“酌奇而不失其真，玩华而不坠其实”。•不要“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休”。（五）公文质量要求•《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）第二十五条草拟公文应当做到九点要求五、公文处理中的一些具体问题（一）行文关系问题•1．发文机关的确定问题•确定发文机关很重要，这是发文的规格问题。有三种情况，•一是联合发文；•二是以本级政府或部门名义发文；•三是以办公厅（室）名义发文。•2．协商发文的