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怎样写好常用公文公文及其主要类别公文的表述与常见的缺点错误写好常用公文旨要一、公文及其特点（一）概念（二）公文的分类二、公文的表述与常见的缺点错误（一）公文的基本结构（二）公文的表述1.公文的表述方式2.公文的语言（1）慎用修辞格（2）准确顺达三、写好常用公文旨要（一）了解几种常用公文的写作特点与要求（二）掌握公文的质量标准一、公文及其主要类别（一）概念：《国家行政机关公文处理办法》：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。（国务院2000年8月24日发布，自2001年1月1日起施行）公文：是国家机构、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使法定职权所作的文件。《公文写作教程》（赵国俊编著中国人民大学政务信息管理系主任，教授，博导。）（二）关于公文的分类：（宋）敕(chi)、令、格、式。“敕”用于皇帝发布命令、诏谕，公布重大的典律规章；“令”用于公布行政命令及行政制度；“格”用于对吏官奖惩及奖惩方面规定的行文；“式”就是公文格式方面的格式规定。古代公文种类比较常见的有：诏、命、典、律、制、诰、敕、令、奏、疏、议、表、檄、牒、箴、束、训、状、祭、哀、诔等等。《中国共产党机关公文处理条例》中关于公文文种的有关条款公文种类第六条党的机关公文种类(14种)主要有:（一）决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。（二）决定用于对重要事项作出决策和安排。（三）指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。（四）意见用于对重要问题提出见解和处理办法。（注：在党的系统，“意见”主要用作下行文）（五）通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行和周知的事项。（六）通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。（七）公报用于公开发布重要决定或者重大事件。（八）报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。（九）请示用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复用于答复下级机关的请示。（十一）条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。（十二）规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（十三）函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。（十四）会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。（中共中央办公厅一九九六年五月三日印发）《国家行政机关公文处理办法》中关于公文文种的有关条款公文种类第九条行政机关的公文种类(13种)主要有：（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（注：在行政系统，“意见”可以用作上行文、下行文、平行文。）（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十三）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（国务院二〇〇〇年八月二十四日发布）《行政法规制定程序条例》中关于公文文种的有关条款行政法规的名称一般称“条例”，也可以称“规定”、“办法”等。国务院根据全国人民代表大会及其常务委员会的授权决定制定的行政法规，称“暂行条例”或者“暂行规定”。国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”。二、公文的表述与常见的缺点错误（一）公文的基本结构公文的基本组成部分：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。公文的其他组成部分：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。（二）公文的结构（二）公文的结构（二）公文的表述1．公文的表述方式记叙、说明、议论、描写、抒情主要表述方式：记叙、说明、议论2．公文的语言合体得体、准确顺达、简洁明快、生动有力。（1）慎用修辞格修辞格的运用主要是为了唤起读者的阅读兴趣，提高表达效果。以下几种较为常用：引用：目的在于增加文件自身的权威性和说服力。比喻、借代、排比、反复、对比、换算例：19××年全世界军备开支达到空前的数额，共计5500亿美元，即每分钟花费100万美元。（大化小）1971年至1979年，全国共少生5600万人，相当于广东省人口的总和。（生化熟）（2）准确顺达句子中常见的语法错误成分残缺1．通过这次学习，使我们的技术水平有了很大提高。2．在开展党员先进性教育活动中，使广大党员更加坚定了共产主义信念。3．这个班组的工人积极向上，业余时间从不屑于那些乌七八糟的小报。4．我们必须排除种种因素，在第一季度完成大楼的内部改建工程。搭配不当1．认真读书、刻苦钻研的风气已蔚然成风。2．我国的棉花生产长期不能自给。3．今年春节期间，这个市的210辆消防车，3000多名消防官兵，放弃休假始终坚守在各自的岗位上。4．做好生产救灾工作，决定于干部作风是否深入。5．这个文化站已成为挽救和培养失足青年的场所，多次受到表彰。语意不明1．县里通知，让赵乡长本月15日前去汇报。2．大家对护林员揭发林业局带头偷运木料的问题感到非常气愤。3．为了防止这类交通事故不再发生，我们加强了交通安全教育。逻辑错误1．该市有人不择手段地仿制伪劣产品。2．凡是有杰出成就的人，都是在艰苦环境中磨炼成才的。3．昨天是转会截止日期的最后一天，中国足协又接到25名球员的转会申请。重复1．无论干部和群众，毫无例外，都必须遵守社会主义法制。2．“一见这副画，仿佛恍若隔世。”电视剧《大明宫词》3．免费赠送留下美丽倩影公诸于世（诸＝之＋于）不尽如人意强调“引号的用法”表示文中引用的部分，引号也表示特定的称谓，如“左联”；有时也表示强调。如果引文连着好几段，应该在每段的开头用一个前引号，直到最后一段的末了才用一个后引号。引号和引文点号连用的时候，点号是放在引号之内，还是放在引号之外，要看引文是完整照录人家的话，还是作为引用者文句的一部分而定。前者，引文末了的点号放在引号之内；后者放在引号之外。1．我们的口号：“振兴中华，从我做起！”2．国家体委要求全体运动员“赛出风格，赛出水平”。3．邓小平同志反复号召解放思想，实事求是，强调“贫穷不是社会主义”，“社会主义的本质是解放生产力，发展生产力，消灭剥削、消除两极分化，最后实现共同富裕”，“改革是解放和发展生产力”，“改革是中国发展生产力的必由之路”等观点。4．各行各业都能出“状元”，出“英雄”。（三）易出现的文种错误1．生造文种该用“请示”的用“请示报告”，那么法定的强制对方批复的效用就有可能受到影响。该用“指示”布置工作而用生造的“工作安排”，就有可能使受文者错误理解领导意图把必须执行的指示理解为可以保留执行的建议。2．错用文种常见的错误是该用“请示”时用了“报告”，事情得不到答复解决。不相隶属机关之间联系事情该使用“函”时却使用了报告或请示。“意见”这种公文，适用于对重要问题提出见解和处理办法。在行政系统，“意见”可以作为上行文、下行文和平行文。在党的系统，“意见”主要用作下行文。公告的使用比较混乱:主要有两种情况：一是把公告当作“启事”、“声明”、“广告”。二是“公告”代行“通告”。中华人民共和国全国人民代表大会公告第二号第八届全国人民代表大会第一次会议于1993年3月27日选出：中华人民共和国主席江泽民中华人民共和国副主席荣毅仁现予公告。中华人民共和国第八届全国人民代表大会第一次会议主席团一九九三年三月二十七日于北京国务院关于坚决制止冲击铁路确保铁路运输安全畅通的公告中华人民共和国全国人民代表大会公告第四号全国人民代表大会常务委员会公告（1996年1月29日）中华人民共和国中央军事委员会公告三、写好常用公文旨要（一）了解几种常用公文的写作特点与要求1.公告２.通知３.请示４．工作报告．5.总结报告．6.函公告公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。公告主要有两种：一是宣布重要事项；如：最近我国将在东海进行地对地导弹发射训练。二是宣布法定事项。如：宣布某项法规或规章，宣布国家领导人选举结果。行政机关公文中的公告，具有如下特点：一是内容重要。公告宣布的内容是重要事项或法定事项。如公布宪法，宣布我国将向太平洋发射运载火箭试验。专业性公告不具有这种特点。二是对象广泛。一般公文发送对象都是特定的地区、单位或个人，而公告的对象则是国内外，有时甚至通过新华社用登报、广播的形式向全国、全世界发布。三是制发机关级别高。公告一般是由较高级别的国家领导机关，或者授权新华社制发的。另：有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的。如：经济上的招标公告，按国家专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定，法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些都不属行政机关公文。通知通知是运用最为广泛的下行文，行政公文和党的机关公文都把它列为主要文种。《国家行政机关公文处理办法》对通知的定义：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员时使用的一种公文。《中国共产党机关公文处理条例》给通知的定义是：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。(二)通知的特点在下行文中，通知的功能是最为丰富的。它可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规章、批转和转发文件、任免干部等等，总之，下行文的主要功能，它几乎都具备。通知的分类(一)发布指示的通知(二)颁发规章的通知(三)批转、转发文件的通知(四)晓谕性通知(五)任免通知(六)会议通知通知的特点1．功能的多样性2．运用的广泛性3．一定的指导性4．较强的时效性通知的含义、特点和类型(六)会议通知可用于下行，也可用于平行。一般包括如下内容：召开会议的时间、地点以及会议的名称；会议的中心议题和主要程序；对与会人员身份的要求；对与会人员会前准备工作的要求；报到时间、地点及联络人；其他需要事先说明的事项。请示用于下级机关向上级机关请求指示或批准。主要特点：使用范围广泛，各机关对自己无权过问或处理的问题，均应制发请示公文，向上级机关请求指示或批准；具有强制回复的性质，接受请示的机关务必针对请示事项表明态度或予以明确的指示。撰写要求1.请示必须是向上级有所呈请，请其给予答复时才能使用，而且不能事事处处都请示，必须满足一定条件时才能行文。2.要严格遵行一文一事、只主送一个机关、一般不越级行文的原则。3．提出的请求应清楚明白，有几个问题，要对方批准或指示什么必须明明白白，以便对方有问必答。4．未获上级批复前，不能将公文抄送给自己的下级。5．陈述理由时要客观充分，但不要讲空泛的大道理，更不能以教训人、强加于人的语气来陈述。6．应讲究有关内容的表达次序，以提高表达效果。作者提出的解决问题的方案是两个或多个时，应将倾向性的意见放在最前面。7．陈述的情况和理由比较复杂的情况下，可用各种附件作详细说明，以简化正文。例文：国家语言文字工作委员会关于废止《第二次汉字简化方案（草案）》和纠正社会用字混乱现象的请示国务院：在今年一月召开的全国语言文字