公文写作与公文管理常识

公文写作与公文管理常识1234目录公文写作基本常识56常用公文写作经验谈--如何写好公文范例讨论与点评公司常用公文介绍公司公文系统介绍公文写作基本常识一、公文概述（一）公文的定义：顾名思义就是用来处理公务的文书。特定的产生背景在公务活动中形成和使用，并贯穿政府机关、企事业单位管理工作的始终。特定的承载内容是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具。特殊的使用效果发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。一、公文概述（二）学习公文写作的目的公文写作基本常识1对文化传统的继承与发扬2日常工作不可或缺的技能3是对机关工作人员全面素质的反映体式的规范性效用的特定性公文的特点公文写作基本常识公文的性质作者的法定性效力的权威性公文的作用领导和指导作用行为规范作用传递信息作用公文联系作用凭证记载作用具有阶级性，从属于一定的政治集团并为其服务。一、公文概述（三）公文的性质、特点和作用制发的程序性运用的普遍性公文写作基本常识一、公文概述（四）公文的类型（1/4）从总体上讲，公文可以划分为两大类、四部分。两大类法定公文常用应用文四部分通用公文专用公文经济公文科技公文公文写作基本常识一、公文概述（四）公文的类型（2/4）所谓法定公文，就是国家明文规定的规范性公文文种。1999年发布的《国家行政机关公文处理办法》规定公文分为13种，分别是命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。《中国人寿保险股份有限公司公文处理实施办法》规定的文种有12个。分别是：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，以上文种基本上都是经营管理和党内发文通用。公文写作基本常识一、公文概述（四）公文的类型（3/4）所谓常用应用文，是除法定公文之外的公文，这类公文大至总结、计划，小至条据、便笺都包括在内，种类繁杂，素无定目。以下文种均可列为常用应用文：综合性工作总结（包括典型材料、经验等）计划（包括设想、规划、工作要点、意见、办法、方案等）调查报告、批示、合同简报、公报、电报专用书信（喜信、贺信、慰问信、祝寿信、感谢信、表扬信）讲话稿（包括开幕词、闭幕词、祝辞等）规章条例（包括章程、规定、条例、细则、制度、办法、守则等）大事记等等按不同性质和不同作用划分法规性公文行政性公文党内公文按行文关系上划分上行文平行文下行文通行文按内容和特点的不同划分规范性公文指挥性公文陈述性公文知照性公文纪录性公文按内容反映的事项划分单一性公文综合性公文公文写作基本常识按保密等级划分机密公文商业秘密公文普通公文一、公文概述（四）公文的类型（4/4）一、公文概述（五）公文工作的原则公文写作基本常识安全准确及时二、公文写作基本要求（一）语言、文风要求公文写作基本常识准确、贴切平实、易懂简洁、精炼语言特点文风要求庄重、严肃实事求是严谨、规范二、公文写作基本要求（二）公文结构要求公文写作基本常识完整性连贯性严密性结构要求时效性规范性准确性精简性安全性办文的基本原则二、公文写作基本要求（三）办文的基本原则公文写作基本常识1234目录公文写作基本常识56常用公文写作经验谈——如何写好公文范例讨论与点评公司常用公文介绍公司公文系统介绍在这一部分，我们将集中学习以下文种的写作要点：常用公文写作1.请示2.报告3.通知4.通报5.函6.会议纪要常用公文写作请示的概念是下级机关报向上级机关请求指示、批准问题或事项而使用的文书。请示的内容遇到疑义时，需要上级机关予以首肯或明确答复。工作中无章可循、无法可依的事项，需上级批示。请示上级机关批准后方能办理的事项。因意见分歧，需经上级机关裁决的事项。事情重大或超出本机关职权处理范围的事项。需上级机关全面协调和统筹安排的事项。一、请示的写作（一）请示的概念和内容常用公文写作请示的特性请示必须是下级向上级行文，可以是直属上下级关系，也可以是业务部门和业务主管部门之间的关系。必须是在自己职权范围内，但属于自己无法解决，难以处理，需要变通，有待裁决，报请核准，要求答复或裁决工作等情况时使用的文件。请示的事项，都是要求上级明确表态、核准、解释和答复的，在没有得到应允之前，不能执行。一、请示的写作（二）请示的特性常用公文写作请示的种类求示性请示求转性请示求答性请示求准性请示一、请示的写作（三）请示的种类常用公文写作经办人信息及联系方式，处室审批部门领导审批意见会签部门意见总裁室（总经理室）意见文件编号文件紧急程度一、请示的写作（四）签报的样式（以总公司为例）常用公文写作请示的写作要求请示的公文一般应一文一事。请示应在事前，不能先斩后奏。要切实遵守隶属关系的行文规定，逐级进行请示。行文语言要通俗，用词分寸要得当。一、请示的写作（五）请示的写作要求（1/2）由标题、受文单位、正文、附件、落款及日期组成。正文，一般包括三个部分：第一部分，是请示缘由；第二部分，是请示事项；第三部分，是请示要求。常用公文写作一、请示的写作（五）请示的写作要求（2/2）常用公文写作报告的概念是指下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议而使用的文书。报告的特性具有鲜明的汇报性具有特定的陈述性二、报告的写作（一）报告的概念和特性常用公文写作报告的种类综合报告专题报告工作报告情况报告建议报告调查报告二、报告的写作（二）报告的种类工作报告：主旨明确；点面结合；富有新意；实事求是。调查报告：1.事前，要精心准备，查阅和积累与此次调研有关的大量资料；同时，在调查中应深入实际，展开全方位的调查，获取大量第一手的材料。2.对掌握的材料进行认真研究、筛选，去伪存真，去粗存精。3.写作应力求客观、全面，尊重事实，不可褒贬失当或以偏盖全；表达方式应以叙述为主，不能简单罗列材料，事理分离，应当夹叙夹议，叙议结合，升华调研成果。应当用有代表性的事实、有说服力的数据、生动的群众语言，必要时辅之以照片、图片、参考材料加以说明问题，提高表达的效果。常用公文写作二、报告的写作（三）常用报告的写作要求正文，一般有以下三个部分：第一部分，是报告的缘由；第二部分，是报告的内容；第三部分，是报告的结束语。常用公文写作报告的组成部分标题主送机关正文落款及日期二、报告的写作（四）报告的写法常用公文写作思考题：请示和报告的区别是什么？一是本质区别：报告不需要上级机关批复，上级机关必须对请示进行答复。二是行文时间不同：报告一般在事中、事后行文，而请示是在事前，不知有什么结果的情况下行文。三是文种的性质不同：报告属陈述性上行文，请示是请求性的上行文。四是结尾用语不同：（请示：妥否，请批示；报告：特此报告）。就是通过传达，使人们知道的意思。作为公文的通知，主要用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达和告知要求下级机关办理和执行的事宜的一种文书。常用公文写作通知的概念通知的特性广泛性指导性时效性三、通知的写作（一）通知的概念和特性按制发单位划分单一通知联合通知按时间要求上划分普通通知紧急通知按性质和内容划分指挥性通知发布性通知批转性通知转发性通知知晓性通知任免性通知会议通知按通知之间的关系划分原发通知补充通知常用公文写作三、通知的写作（二）通知的种类常用公文写作三、通知的写作（三）通知的写作要求1.撰写通知必须严肃认真。2.要注意区分不同类型通知的不同性能及语言、语气方面的差异。3.通知的受文单位，必须清楚准确。4.通知导言，务求简洁清楚，具有概括性；通知正文，务求明确具体，具有可行性。5.通知的表述方式必须以理性化的直述方式为主。常用公文写作三、通知的写作（四）几种具体通知的写作要求1.指示性通知（1）依据明确（2)内容具体（3）措施可行2.发布、批转、转发性通知3.知晓性通知4.任免通知5.会议通知常用公文写作通报的概念是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的一种文书。通报的特性导向性典型性普发性时效性通报的分类表扬性通报批评性通报情况通报四、通报的写作（一）通报的概念、分类和特性常用公文写作四、通报的写作（二）几种常见通报的写法以表扬性或批评性通报为例，要注意以下内容：1.标题（三要素齐全）2.正文部分（1）陈述基本事实。（2）在陈述事实的基础上，对其进行分析、评价，指出其意义或影响（定性）。（3）作出恰当的决定（结论）。（4）提出希望、号召或要求。3.结尾语常用公文写作通报的写作要求选材要真实、典型。用语要准确、恰当。制发要及时、快捷。四、通报的写作（三）通报的写作要求常用公文写作函的概念是上下级、平行机关或不相隶属机关之间互相询问、答复问题和商洽工作时使用的一种文书。函的作用问答商洽联系告知除了本系统上下级机关之间用请示、报告外，其余用于问答、联系、商洽和告知目的的公文都应采用函的格式。对于外系统级别高于或等同于本单位的，可以单位名义去函；如平级以下的可由办公室发函，不能以其他部门名义发函。五、函的写作（一）函的概念和作用常用公文写作函的特性使用范围较广。内容一般不涉及机密事宜，多系事务性问题。对受函单位来讲，一般不具备约束力或强制性。语气缓和、谦虚、礼貌、恳切，讲究相互尊重。形式简便灵活，篇幅短小精悍。五、函的写作（二）函的特性按内容划分公函：内容较为重要的正式公务事项。便函：内容为不太重要的一般事项，但绝不是私人信件。按行文往来关系划分去函复函常用公文写作五、函的写作（三）函的分类常用公文写作五、函的写作（四）函的写法便函：一般无标题，无发文字号，上款只写主送机关名称，后加冒号；正文之后，写落款和发函日期并加盖公章。公函：由标题、发文字号、主送机关、正文、署名和日期等。函的正文：一般可分三个层次：开头部分、中间部分、结尾部分。常用公文写作会议纪要的概念是记载和传达会议事项和主要精神的文件。会议纪要的用途很广泛：1.可作为合同书和协议书约束有关各方；2.可写成会议情况报告，就成为上行文；3.可附在通知后面下发，起传达、领导和指导作用；4.可作为简报。六、会议纪要的写作（一）会议纪要的概念和作用写作会议纪要的会议一般有两种：例会和专业会。会议纪要要体现纪实、纪要、系统性和条理化。要突出会议的中心和要点；要正确集中会议讨论的意见；要注意在会议结束或后期整理；特别重要的会议纪要，要经与会者讨论、表决通过；会议纪要需经主持人签发；不要把会议情况与决定事项合在一块写。常用公文写作六、会议纪要的写作（二）会议纪要的写作要求会议纪要由标题、发文时间、正文、落款及日期组成。1.标题2.发文时间3.正文第一部分，写会议的概况。（八要素）(1)会议动因(2)会议地点(3)会议时间(4)会议名称。(5)会议人员(6)会议议程(7)会议进展(8)会议收获。第二部分，写会议的主要精神。第三部分，结尾。常用公文写作六、会议纪要的写作（三）会议纪要的写法1234目录公文写作基本常识56常用公文写作经验谈——如何写好公文范例讨论与点评公司常用公文介绍公司公文系统介绍经验谈—如何写好公文一、掌握公文写作的基本要领（一）公文写作“六要”1.学会做人，加强修养。2.掌握政策，了解意图。3.关注市场，吃透下情。4.针对问题，突出重点。5.注重积累，勤于思考。6.反复修改，精益求精。经验谈—如何写好公文二、掌握公文行文的基本规则（1/2）根据机关之间的工作关系确定行文方向。选择适宜的行文方式，一般不越级行文。正确选择密级与紧急程度。正确选择主送机关与抄送机关。坚持党政分开的原则。经验谈—如何写好公文二、掌握公文行文的基本规则（2/2）联合行文时，作者应是“同级”机关，并在行文前就有关内容协商达成一致。严格控制公文数量，简化行文手续。严格按职权范围行文。以公司、公司办公室名义或以部门名义行文时，有涉及到其他部门事项的，主办部门应当将公文草稿送其他部门领导审核同意并会签认可(公文撤销应视作自始不产生效力；公文废止，视作自废止之日起不产生效力。)。要严格公文的审批手续。经验谈—如何写