仓库行政工作手册

仓库行政工作手册WarehouseAdministrationHandbook12Aug2014byKimJin1一、费用付款（GL&FAPayment)GL(一般费用）和FA(固定资产）财务定义GL（一般费用）付款流程GL线上发起申请流程新增、修改供应商流程系统支持热线GL付款寄送流程FA（固定资产）付款流程FA付款寄送流程二、招标与报价（TenderandQuotation）招标&报价区别如何有效地选择供应商招标表格与报价表格招标评估表填写注意事项三、订单与合同（PurchaseOrder&Contract)订单样本合同上线审批操作合同寄送注意事项四、Payment常用中英文翻译(PaymentChinesetoEnglishTranslation)五、邮件沟通礼仪（EmailCorrespondenceEtiquette)六、公司权限手册-仓库篇（CompanyAuthorityMatrix-Warehouse)附录：常用行政表格（Appendix:DailyAdministrationForms)目录Contents2一、费用付款3Payment费用付款GL(一般费用）GeneralLedger定义：2500元的采购付款方式：费用走系统审批流程即可，即线上模式登陆FA(固定资产）FixedAsset定义：2500元的采购，资产类的采购，使用寿命超过一年。付款方式：提供资质版费用申请，即线下模式一般，货架、空调、装修、电话系统、家具、电工/布线工程、叉车、平衡叉车PPT工作台、手动叉车、保安系统、电冰箱、工业风扇、对讲机、洗地机、伸缩传送机、自动传送机PTL均为固定资产。特例：物流箱（防盗箱），冷藏箱也被列为固定资产，因数量较大，也可以使用一定的年限4FA(固定资产)固定资产购买前，需要提前用CE申请表进行CE申请，CE(CapitalExpense缩写）。即老板签字同意后才能够进行采购，即：先报后做。CE申请表要和供应商加盖公章的报价表一起提供。需签字文件请放在公共盘\\10.66.10.236\DCAdminSharedFolder内。5附件一A.S.WatsonGroupREF.NO:DATE:1.WarehouseMachine2.OfficeEquipmentNote33.FurnitureandFixtureNote34.Construction5.Others（Plsspecify）ECEC-MKTRKSWarehouse992Warehouse购买2台电池充电平台Buytwosetsofbatterychargingplatform11,918.0011,918.00Expenditure11,918.002014-May-14NOTE:1REASONpleasefillinREPLACEMENT,EXPANSIONorCOSTREDUCTION2ForREPLACEMENTpleasefillinEstimatedDisposalLoss.ifnoDisposalLossisexpected，pleasefillin0.3SignitureofapprovalpleaserefertoRefitModule.4ITFunctionHeadapprovalisalsorequiredforITrelatedprojectsBudgetControlRegionCategoryMarketBudget2013TotalAppliedYTDThisCELatestBalanceECWarehouseEC-MKT1--ECWarehouseEC-MKT2--ECWarehouseEC-MKT3--ECWarehouseEC-MKTR--PreparedbyReviewedbyApprovedByWarehouseManagerGM-SupplyChainFinanceManagerFinanceDirectorGM-FinanceandExternalAffairsWTC-CEO(﹥RMB200K)(﹥RMB200K)EstimatedCompletionDateReasonNote1EstimatedDisposalLossNote2CENo.RegionCatergoryStoreMarketCAPTIALEXPENDITUREPROPOSAL-WarehouseDepartmentAmountDescriptionBreakdown(Warehouse)CE范本及填法6报价单必须DCManager和DCcontroller签字7CE编号查询路径：N:\(WTCCN)DepartmentalFolder\AccountShareFolder\CapexSpending20148FA(固定资产)寄件须知第一页：面表（原件或复印件）（含DCController签字版本）请填写完整必填项收款人收款人银行账号提交时间收款人银行名称是否为新供应商付款方式大写金额金额若此面表为复印件（非原件），需在“此申请面表信息与扫描件信息内容一致”+发起人签名原件SignHere请贴上“SignHere”标签9第二页：原件/复印件复印件标注仓库行政签名复印件手写编号，FA-001，002,003…10发票原件第三页：发票增值税装用发票开具6个月后无法抵税工程发票需要在施工地开票11工程验收单/货物收货单原件第四页：工程验收单/货物收货单原件工程验收单必须有项目名称、项目验收描述、项目管理人签字、项目验收人签字及盖章货物收货单必须有品名、规格、数量、送货人签字、收货人签字及收货章12报价单/订单/合同第五页：报价单/订单/合同报价单金额20,000需有DCManager,Controller签字订单20,000金额100,000可选择订单或合同，且需要甲乙双方签字盖章原件合同100,000≤金额13付款资料装订第一步：先编码，FA-001,002,003…第一页：付款申请表复印件（原件）-DCController签字页第二页：付款申请表原件（复印件）-仓库行政签字页第三页：发票原价第四页：工程验收单或货物收货单原价第五页：报价单或订单或合同第六页：新增供应商资料（针对首次申请付款的供应商，需附上盖章的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、新增或修改供应商信息表2份）最后一步：请在首页Payment右下角贴上“Sign”标签，并填写Payment寄送表发给秘书14Payment寄送表样式2014仓库付款明细仓库寄件时间（月-日）类型（GL/FA/IT/Admin)类型编号供应商付款明细金额CE编号递交财务时间财务签收问题CE9911月1日GL001大库XX450000.001月1日99212月31日GL001世能达11月份市内运费84781.0099212月31日GL002和黄10月份市外运费695544.2299212月31日GL003昂峰11月份打印租赁费用9416.3299212月31日FA001易办得购买冰柜付款7900.002013WH-EC-Office-WHPC-992-01279971月1日GL001宝湾11月运费450562.009971月1日GL002明强购色带费用3570.009971月2日GL001和黄物流10月运输费用1011739.269991月3日GL001上海新帆集装箱配件有限公司锁扣&封条（2014.01）37500.009991月3日FA001广州赛能冷藏箱科技有限公司冷藏箱30%预付款12420.002013WH-EC-Office-WHPC-999-00209991月2日GL001安徽省含山县博朗保洁有限公司保洁服务费（2013.12）35700.009991月2日GL002上海新帆集装箱配件有限公司磁性标牌1250.009991月2日GL003永恒力叉车（上海）有限公司叉车维修费9302.86此编号需与Payment面表编号保持一致并按顺序摆放15GL线上发起申请流程16•如何登录系统•提交付款申请•查询付款申请•审批（部门内/管理层审批）GL线上发起申请流程17如何登录系统1.连接至公司内部网可选择中文或英文版本用户名及密码与开机用户名及密码相同18单击此按钮进入如何登录系统191.在BMP系统选择正确的流程提交付款申请①点击可见所有流程分类②点击选择ePayment可见所有流程名称③点击选择WarehousePayment流程202.创建付款申请，所有*为必填项目提交付款申请①下拉菜单选择付款方式（如果选择现金支票，会有审批提示，而且需要填写原因）付款方式为现金支票时，付款银行会与收款方一致，收款方只能是基本户付款方式为个人账户时，付款银行只能是GZ招行，且收款方只能是个人HRMS账户(系统默认收款人为申请人本人，但可以修改)付款方式为汇缴凭证与现金支票时，HO财务可以修改收款方，其他付款方式不可以修改②手动输入供应商编号，或点击此标识弹出“请选择供应商”对话框，可见所有待选供应商③在“请选择供应商”对话框输入供应商账户名或编号等信息，点击此查找标识可进行查找验证。如系统已有的供应商信息与申请人当前掌握的信息不一致，可发起修改供应商信息；如系统中没有可选择的供应商信息，可申请新增供应商，新增后可同时提交付款申请。213.创建付款申请，所有*为必填项目—付款来源是“直接”①当紧急付款项选“是”，或付款来源选“直接”，或后补发票选“是”，都会弹出原因对话框供填写②原因对话框必须填写，填写完毕后点击OK进行保存③如需预先填写申请，由系统在未来某日提醒提交，选择预定义付款为“是”，系统弹出“预定义付款提交日期”供填写；否则，选“否”费用说明可填写80个字节，将作为网银付款加密的“用途”，但对方进账单上只会显示26个字节，如对方进账单有特殊规定，请将特殊规定写在最前面。仓库统一格式为”三位仓库英语简称缩写(XXW)#年月（yymm）XX费用+费用对应的英语描述，如NHW#1310打印机租赁PrinterRental224.创建付款申请，所有*为必填项目提交付款申请如输入仓库简称，自动显示区域和费用中心（原则上一份Payment只申请一个仓库的费用），付款人银行名称（除特殊设置外，默认等于明细行中JV对应金额最大的招行，如收款方有指定付款银行，可由申请人修改，但需要填写原因）；点击附件标识可上传相关附件①如果付款来源是“直接”，此处无需填写，系统会自动灰掉；②如果付款来源是“CMS”时，PO单不需填写，系统会灰掉，合同编号为必填项；③如果付款来源是“PO”时，PO单号必须填，合同编号为可填写项，如没有填写，必须在“备注”栏说明为什么没有合同，否则系统不允许提交输入含税金额，系统自动计算不含税总额和税额，如系统计算与发票不符，请按照发票手动修改不含税总额，确保所有金额与发票一致费用描述必须填写“[XX期间]XX费用”（如“[201308-10]仓库租金）根据合同编号自动生成，不需填写行数不够时点击“增加”，填写完毕点击“提交”；尚未到达提交日期（如尚未到达预定义付款提交日期），点击“保存”，待到达提交日期时点击“提交”23提交付款申请③“选择PO明细”的窗口刚弹出时为空白，选择开始查询即会导出所有属于该供应商已收货的所有PO单明细。亦可通过PO单号、申请部门、申请人等资料来查询相关的PO单明细。④全选或对个别明细打钩后，点击OK即可进行导入明细。②选择弹出的“导入PO明细”（蓝色字体按钮），点击该按钮即会弹出“选择PO明细”的窗口。5.创建付款申请，所有*为必填项目—付款来源是“PO”①如果付款来源选择PO，必须是来源于Non-tradePO流程已经完成收货且未全部付款的PO24提交付款申请导入的PO明细有可能与应付总额不一致的情况发生，此时可通过修改含税总额以达到与应付总额相等方