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第一部分公文的基本知识与要求公文的基本知识公文的格式和排版要求行文关系行文规则1、公文的定义3公文是公务活动中形成的，在党政机关、企事业单位、人民团体广泛使用，具有特定格式和法定效用的文件总和。2、公文的特点⑴法定的作者；⑵特殊的工具；⑶法定的文种；⑷法定的权威和效用；⑸法定的格式；⑹特定的处理程序3、公文的作用⑴工具和手段；⑵领导和指示；⑶规范和准允；⑷交流和联系⑸宣传和教育；⑹依据和凭证公文的基本知识1、公文的排版要求4页边距：上2.7cm；下2.5-2.1cm；左右边距2.9-2.8cm页眉：1.5cm；页脚：1.75cm行间距：29-28磅正文和文档用字公文格式和排版要求2、正文格式6文件标题：2号宋体（可加粗）文件正文：3号仿宋落款：行文日期，零要用特殊符号中的“○”，不能为“0”如：2012年3月5日：二0一二年三月五日二○一二年三月五日主题词：3号黑体，加下划线抄送：3号仿宋加下划线发文机关和印制时间：3号仿宋加下划线案例1案例2方向不同方式不同上行下行平行隶属关系平级关系非隶属关系行文关系行文方向行文方式行文关系1上行文（六个原则）2下行文（五个原则）3平行文（函）行文规则党政机关公文种类决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、会议纪要常用公文的写作技巧法定公文种类案例：文件种类通知、报告、请示、会议纪要、总结我们主要应用的公文总结不是行政机关公文的文种，但它是法定公文的一种。我们经常应用。含义：批转下级机关、转发上级和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，以及任免人员时使用的一种公文。特点：⑴指导性：⑵时效性：⑶周知性：格式：⑴标题：发文机关（可省略）+介词+通知内容+的通知⑵主送机关：一或者多，或者所有下属机关⑶正文：通知缘由+通知事项+执行要求通知要求：要讲求实效，切忌滥发通知要具体明确，切忌阻滞含混要表述准确，突出中心要及时行文，切勿延误常见错误：⑴把通知当成意见⑵文字空泛，讲很多宏观、原则意见，不具体⑶照抄照搬，措施操作性不强⑷结尾加“特此通知”例文模版关于印发《××××制度》的通知×××（主送单位）：为了×××（目的），根据×××（依据），我们制定定了《×××制度》现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。（印章）××年××月××日案例含义：向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问或要求时用的一种陈述性上行文。特点：⑴内容的综合性。⑵时间的不定性。⑶行文的单向性。⑷沟通性。报告格式：⑴标题：发文单位（可省）+事由+文种⑵主送机关：一或多⑶正文分类：工作报告情况报告建议报告综合报告专题报告呈报报告呈转报告按内容分{按性质分按要求分{{要求：报告事项要客观真实报告内容重点要突出报告要及时报告要叙述有序报告不得夹带请示事项常见错误：⑴夹带请示⑵开头太长，不明快⑶讲大道理⑷夸张滥美之词太多⑸内容提炼不够⑹结尾不规范案例3：夹带请示例文模版例文1：（工作报告）×××（单位）关于×××工作情况的报告×××（主送单位）：根据×××要求（或×××以来），我们×××（概述工作背景和基本情况），对×××工作进行了认真总结，现将有关情况报告如下：一、×××（工作基本情况）二、×××（主要做法或成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。三、×××（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。四、×××（下一步工作安排和思路）。特此报告。（公章）××年××月××日例文模版例文2：（答复上级询问或交办事项的报告）×××单位关于×××有关情况的报告×××（主送单位）：根据×××要求（或根据×××批示精神），我们对×××情况进行了认真研究（或我们对×××问题进行了调查核实）现将有关情况报告如下：一、×××（事件的过程、原因等）二、×××（经调查核实的情况或处理的依据结果等）三、×××（下一步拟采取的措施）特此报告（公章）××年××月××日案例含义：下级机关或个人请求上级给予指示、批准、答复、帮助、解决、审核事项或问题时使用的请求性公文。特点：⑴目的性。⑵前置性。⑶单一性。⑷时效性。请示格式：发文单位（可省）+事由+文种；请示的理由。请示的事项。请求的要求。事项性请示请求性请示建议性请示请示的分类正文{{要求：一文一事单线请示不越级请示不抄送下级与报告的区别常见错误：⑴请示、报告傻傻分不清楚⑵标题含有“请求”、“要求”、“报请”等⑶请示事项不明⑷结尾不规范。案例4—（1）例文模版例文1：（请求批准的请示）×××（单位）（可省）关于×××（事由）的请示×××（主送部门或领导）：为了×××（目的），根据×××（依据），我单位拟×××（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下：一、×××（基本情况）二、×××（请示事项的必要性和可行性及其意义）三、×××（具体方案和请示事项）妥否，请批示。（或请指示）（印章）××年××月××日例文模版例文2：（请求指示的请示）×××（单位）关于×××问题的请示×××（主送单位）：近日，×××（某项工作中遇到×××问题），现将有关问题请示如下：一、×××（有关情况）二、×××（遇到的问题）三、×××（请示内容，即恳请上级单位对×××问题作出指示）（印章）××年××月××日请示报告内容一文一事一文一事或一文多事侧重点请示性公文，提出问题和请求指示、批准陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议目的请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导时间必须事前行文可在事后或事中行文要求一般只写一个主送机关可送一个或多个上级机关篇幅简短较长标题不写报告二字不写请示二字结束用语“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”“特此报告，请审阅”处理结果请示属于“办件”，指上级机关及时予以批复报告属于“阅件”，上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。请示与报告的区分：事前请示事后报告含义：会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。可上：报告会议精神可平：与不相隶属机关可下：指导工作会议纪要特点：⑴纪实性；⑵概括性；⑶指导性；结构：标题+成文日期+正文正文：⑴标题：有两种格式如：政府办公会议纪要⑵导言：会议概况；⑶结尾：对会议的评价，提出希望和号召要求：⑴要突出中心。⑵注意吸收正确意见。⑶要条理化、理论化。⑷要忠于会议的实际内容。⑸要认真研究会议的精神，合理删减。⑹不写落款，不加盖公章。会议纪要与会议记录的区别：会议纪要：总结性文件——会议记录：原始记录模板会议纪要会议记录性质法定行政公文事务性文书功能在一定范围内传达、传阅，并贯彻执行一般不公开，不需要传达、传阅含义会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。会议记录只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上不属于公文写作。会议纪要和会议记录的区别含义：总结是国家机关、企事业单位、社会团体等通过对过去一阶段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的一种常用公文。总结总结的使用：总结一般不用正式文件发布，如果需要以正式文件印发的，需用“通知”为载体。总结上报给上级部门时，多将标题改为《关于报送××××总结的报告》，以正式文件发出。什么是工作总结1怎样写好工作总结3工作总结的要素2工作总结1、工作总结的分类按范围分2、工作总结的内容3、工作总结的作用按内容分按时限分基本情况成效做法经验不足提升工作推广经验锻炼能力今后打算什么是工作总结1、标题标题即总结名称。如：《××（单位名称）20××年××工作总结》。工作总结的要素2、正文基本情况+主要做法和经验。3、结尾表明决心、展望前景。（文字不宜过长）突出特色2实事求是3切忌重复4前后一致5抓住重点1语言准确6怎样写好工作总结状语的标记，一般用在谓语（动词、形容词）前面。结构方式一般为：形容词（副词）+地+动词（形容词）。定语的标记，一般用在主语和宾语的前面。。结构形式一般为：形容词、名词（代词）+的+名词补语的标记，一般用在谓语后面。结构形式一般为：动词（形容词）+得+副词。的地得补充知识：的地得的用法③她愉快(形容词)地接受(动词，谓语)了这件礼物。④天渐渐(时间副词)地冷(形容词，谓语)起来。①颐和园(名词)的湖光山色（主语）美不胜收。②她是一位性格开朗的女子(名词，宾语)。⑤他们玩(动词，谓语)得真痛快(补语)。⑥她红(形容词，谓语)得发紫(补语)。的地得常见错误一些常见文字错误法规和公文中“以上”和“以下”均含本数和本级，无须注解说明。制定与制订的用法：制定适用于路线、方针、政策、法令、规章制度，制订适用于方案、规划、计划截止与截至的用法：截止到2000年或截至2000年，而不是截止2000年。第二部分公文是党和国家机关、人民团体、企事业单位和其他法定的社会组织行使职权，处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是治理国家、管理社会的重要工具。•文书是公文、书信、契约的统称，外延最大；•公文是公务文书的统称，外延较文书小；•文件是具有特定版头的公文，外延小于公文。文书公文文件公文处理的作用381、公文处理是为机关领导提供参谋、助手作用的辅助性工作。2、公文处理是承上启下、联系左右的枢纽。3、公文处理是机关工作作风，政策水平和管理水平的体现。4、公文处理是档案工作的基础。公文处理的要求1、必须实行集中统一管理，这是公文处理的一项基本要求。2、必须及时、迅速，提高效率。3、必须准确、严密，保证质量。4、必须保守党和国家的机密。5、必须反对形式主义或官僚主义。6、必须坚持实事求是的思想路线和工作作风。公文处理程序收文办理收文办理，是机关文秘部门的重要工作之一，主要指收到送达本机关文件后，机关内部组织实施文件运作的全过程。主要包括：签收登记分发拟办批办承办催办查办立卷销毁等11个环节。文件处理卡片签收指收到文件后收件人在对方文件投递单（或传真接收单）或送文簿上签字，以示收到。签收一般包括拆封、清点、分类三个环节。登记就是收到应登记的文件，对文件来源、存在、去向、密级，缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况的记录，是来文的“户口簿”。即分送，就是对收到的各类文件、材料、资料按照一定范围和运行办法送给有关领导和承办部门。分送办法主要有直接分送和机要人员传递两种。分送件主要是办件、阅件和简报。分发原则是准确及时、主次分明、手续齐全。分发拟办就是对需要办理的文件，提出初步办理意见，以供领导同志或部门负责人审定。拟办意见力求准确、及时、简洁。批办指机关领导同志或负责人就某一文件的拟办或承办处理意见所批示的原则性意见。批办的意见要直接、明确、简明扼要，指明承办部门或具体承办人。指有关部门或人员根据领导的批办意见，结合本部门的实际情况，具体处理公文的工作。一般公文要求在15日内办结。承办催办指对需要办复的文件，根据缓急程度和办理时限要求，适时对承办工作进行查询督促，以防积压和延误。查办是催办工作的继续和深入。查办的目的就是对承办部门或承办人办文拖拉、落实领导批示不力，反馈信息迟缓，屡催不办的情况进行督查。发文办理发文办理主要包括：拟稿核稿签发核发登记印制发文等程序。★要认真学习与研究有关的政策法规，准确把握政策界限。★要认真领会机关领导的意图。★要正确使用文种。★引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范。拟稿文件会签底稿审核公文送负责人签发前，需经文秘部门进行审核。负责核稿的人员，必须依据《公文处理办法》和《细则》，及时审核，严格把关。审核的重点是：行文、政策、格式、文字。签发以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。签发公文，签批人应当明确签署意