公文写作与处理

公文写作与处理吴远有关法规和国标《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》《天津市实施国家行政机关公文处理办法细则》GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》GB/T15835-1995《出版物上数字用法的规定》GB/T15834-1995《标点符号用法》GB/T14706-93《校对符号及其用法》法定计量单位公文主题词表DA/T22—2000《归档文件整理规则》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局2006年12月18日公布施行）公文工作基本要求合法（党的路线方针政策，国家的法律法规，上级机关的指令等）合规（语言文字、结构体式、文种等准确规范）合理（全面、准确地反映客观实际，提出的政策、规定、措施等切实可行，紧急公文应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度等）行文规则1.确有必要，注重效用2.按隶属关系行文3.按职权范围行文4.同级机关可联合行文5.党政分开行文6.“请示”的相关规定7.主送与抄送的规定党的机关公文版头形式⒈《中共××文件》用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。⒉《中国共产党××委员会（××）》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。⒊《中共××办公厅（室）文件》、《中共××办公厅（室）（××）》用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。⒋《中共××部文件》、《中共××部（××）》用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。行政机关公文格式文件格式公文的特定格式信函式格式命令格式会议纪要格式信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。命令格式命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。会议纪要格式会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。标识位置距版心上边缘25mm。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。党的机关法定文种决议:用于经会议讨论通过的重要决策事项.决定:用于对重要事项作出决策和安排.指示:用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求.意见:用于对重要问题提出见解和处理办法.通知:用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项.通报:用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况.公报:用于公开发布重要决定或者重大事件.报告:用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问.请示:用于向上级机关请求指示、批准.批复:用于答复下级机关的请示.条例:用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为规范的规章制度.规定:用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范.函:用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等.会议纪要:用于记载会议主要精神和议定事项.行政机关法定文种命令:适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员.决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。公告:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告:适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项.通知:适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。议案:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告:适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示:适用于向上级机关请求指示、批准。批复:适用于答复下级机关的请示事项。意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。函:适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。公文的要素主旨材料结构语言公文主旨表现形式：标题开头小标题段旨句结尾要求:一文一旨篇前撮要合法合理鲜明一致公文材料的筛选切题真实典型现实概括公文语言的要求准确庄重平实简明公文词语概括：三个代表八荣八耻压缩：中共中央彩电省略：清华非典替代：外文字母WTOCDSARS汉语拼音HSKGB数字9•113•15三五八十新型复合：高考3+X10+3合作组织零词族：零污染零排放零报告阿拉伯数字凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字.汉字数字汉字数字书写形式大写：壹、贰、叁、……拾、佰、仟、万、……“零”小写：一、二、三、……十、百、千、万、……“o”缩合：廿、卅、……口语：俩、仨使用汉字数字的情况定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字；行政机关公文成文日期、部分结构层次序数；序数、概数；十以内的数字，可以使用汉字数字也可以使用阿拉伯数字；非公历纪年、星期等。标点符号GB/T15834-1995《标点符号用法》句中点号：、，；：句末点号：。？！标号：引号“”括号（）破折号——省略号……着重号.连接号—间隔号•书名号《》专名号——标题的标点符号用法一般情况下不用标点符号法规、规章的名称加《》标题句末的说明或注释用（）双标题用破折号——连接主题和副题强调或专用词语用“”文内小标题句中可以用点号，句末不用号段旨句句末用句号数字的标点符号用法层次序数第一层用顿号：一、第二层用圆括号：（一）第三层用圆点：1.第四层用圆括号：（1）序数后没有量词时，用逗号；有量词时，不用号，空一个字格。如：第一，第一条概数不用号，如：八九点钟的太阳专用名词中数字超过十时用间隔号，如：一二•九运动公文标题公文式标题完全型：单位名称+关于+事由+的+文种简缩型：1.关于+事由+的+文种2.单位名称+文种3.文种附加型：单位名称+附加词+被发公文标题或题意+的+文种新闻式标题（多用于非法定公文）有单标题、双标题等不同形式，如：总结、调查报告、简报、讲话稿等。公文开头1.依据开头政策依据惯用模式：根据……，据……。事实依据惯用模式：……以来，……。但是，……。2.目的开头惯用模式：“为了…...”“为…...”等。可将目的与依据结合使用。3.背景开头：交代基本情况，常用文种有会议纪要、总结、情况报告、调查报告等。4.说明开头：用于决议、公报、议案等。如：……会议听取并审议或讨论了……报告或议案、提案……5.引文开头：用于批复、复函、决定、批转转发通知等。如：“你×《关于××××的请示》（××〔××××〕×号）收悉。”“《××××××》已经……，现……，请……执行。”6.提问开头：常用于讲话稿、调查报告等。7.结论开头：常用于总结、决定、请示等。8.祝贺开头：常用于礼仪性文体，表示祝贺或慰问等。公文主体1.层次与段落2.过渡与照应公文根据需要使用过渡语句，如：“现……如下：”，“特……如下：”等。公文结尾1.概括或总结2.要求或希望3.号召4.祝贺5.惯用语句。如“特此××”“当否，请批示”“以上报告如无不妥，请批转执行”等。6.自然结尾表达方式1叙述：是一种叙说、介绍人物经历和事物发展过程的表述方式。1.顺叙，就是按照事情发展的顺序来叙述，从发生、高潮到结局一脉相承；层次段落和事物发展过程基本一致。2.倒叙，就是把事件的结局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面叙述，然后再从事件的开头顺叙下来的表达方式。3.插叙，就是在原来的叙述进程中，暂时中断一下，插入另一段叙述，插叙完后再接着原先叙述的线索继续进行下去。4.补叙和分叙所谓补叙，就是整个事件进程叙述完了之后，再补充交代一下个别地方的表达方式。所谓分叙，就是对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，先叙述一件再叙述另一件的表达方式。这两种方式在公文中都用得不多。叙述的基本要求：一是语言概括。二是交代明白。三是详略得当。表达方式2议论：是阐明事理、发表见解、表明观点的一种表达方式，它的主要目的是以理服人。议论的特点是运用概念、判断、推理的思维手段来议事论理，在许多情况下，它与叙述常被结合起来使用，即夹叙夹议。议论的三要素1.论点就是公文作者的观点、主张和看法，是论据所要证明的对象。论点回答的“是什么”的问题，因此，论点必须明确、鲜明、深刻和具有针对性。论点有中心论点和分论点之分。2.论据是议论中所使用的材料，用来证明论点的理由和依据。论据回答的是“为什么”的问题，因此，论据必须可靠、充实和典型。论据分为事实论据和理论论据。3.论证是用论据来证实论点正确的过程。论证要回答的是“怎么样”的问题，因此，论证要求以理服人、有的放矢，有严密的逻辑性，做到无可辩驳。一般说来，公文中常用的议论方法有例证法、引证法、比照法和因果推论法。表达方式3说明：用简练的语言对事物的状态、性质、特征、成因、关系、结构等进行解释的表达方式。它常用来解说事物和阐明事理，是公文写作中最核心的表达方式，常与叙述和议论结合在一起使用。定义说明，用简明扼要的语言揭示事物的本质属性，从而给人以一个明确的概念。举例说明，通过列举事例来揭示诸种事物的共同特征。比较说明，通过对不同事物的相互比较来揭示诸种事物的内在联系与区别。分类说明，把被说明的事物，按照一个统一的标准划分为若干类别，然后逐类加以说明。数字说明，运用数字和数据，从数量上对事物的情况和特征加以说明。引证说明，运用权威性的材料来说明事物。解释说明，对事物或事理的某一方面加以解说，也称诠释说明。公文处理工作发文处理草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——登记——分发收文处理签收——登记——审核——拟办——批办——承办——催办处置办毕公文清退文秘部门，应定期对收进和发出的公文列出清单进行清理和清退，并将清理和清退情况向上级机关报告，不得自行处理。销毁凡是不需要立卷和超过保管期限的文件，要定期销毁，不得散失。需要销毁的公文主要包括：所有没有留存价值的公文，没有留存必要的重份公文，不立即销毁有可能造成失密或样子损坏的公文，一般性的没有保存价值的草稿，印制公文中形成的校样、印版等。销毁秘密文件，必须履行登记手续，报经主管领导人批准，并由二人以上监销。立卷与归档公文办理完毕后，应当概括《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。