和君创业－奇正藏药大区工作手册

《商务活动与会议组织》教学内容模块一、商务会议（课堂实训）模块二、客户管理（课堂实训）模块三、沟通谈判模块四、商务送礼模块五、市场调研（实训：商务调查）《商务活动与会议组织》教学形式与要求一、教师任务导入，学生积极参与二、形式：思考、发言、讨论、登台演讲或表演，有的以小团体形式。三、草稿本：记录课堂思考或发言提纲等。四、作业：电子版为主，至少保留到毕业。五、手机：关闭或静音，勿把玩。六、其他：自己给自己提点要求？第一章商务会议教学内容一、什么会议？二、办会流程？三、议题、议程、日程各是什么？三者之间区别与联系？四、会议策划内容有哪些？五、会场布置有什么内容与要求？六、如何做会议记录？观看会议录像，思考上述问题？•永嘉县教育局学生管理工作会议实况•FFI公司-新楼兰计划实况录像教学目的通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。教学重点与难点1、教学重点•会议筹备工作；•会议方案的制作；•会见与会谈的操作程序与方法；•案例分析。2、教学难点•会议方案的制作；•会场的布置；•案例分析；•技能训练。案例分析：请柬发出之后某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。•这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？会议：是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会”。会议：是有的组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。“会议”一词中“会”有聚会、见面等意思，“议”是议论、商议的意思，则“会议”的基本意思应包含聚会并商议两层意思。办会：是指秘书部门和秘书人员操办会议事项，是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等。会议概论一、会议的主要特点１、集体性；２、程序性；３、公开性；4、规范性。二、会议的作用1、会议体现了民主。2、会议交流了信息。3、会议统一了集体认识和行为。4、会议促进了和谐和团结。三、会议的种类1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性。3、按时间分：定期和非定期。4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.5、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。6、公司常见会议类型：经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。四、会议的要素１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。•一般来说，会议有六要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。•议题：议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。•名称：正式会议必须有一个恰当、确切的名称。名称要能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。•会标：大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。必须用全称，不能随意省略。会标会徽大家谈•你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？办会工作内容一、组织工作1、协助领导确定会议议题；2、根据议题安排议程、日程；3、发会议通知，负责会议报到；4、对与会人员进行编组；5、布置会场，安排座次；6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；7、负责会议签到；8、会中组织和协调；9、会场其他组织和管理；10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。11、会议的结束收尾工作。二、文书工作1、会议文书的起草；2、会议文书编写；3、会议文书印发及管理。三、生活管理工作1、与会人员的食宿管理；2、会议的财务管理；3、会议的交通保障；4、会议的文化活动；5、与会人员的医疗保健。四、安全保卫工作1、会议的保密工作；2、会议的警卫工作；3、会场内外的安全保卫工作。办会工作流程课前复习•作业检查•你对会议有什么新的认识？•假如让你筹备一次会议，该如何准备？从哪些方面？怎么准备？打印正式通知起草通知会议安排流程时间总经理办公室行政中心与会部门下达指令草稿通知准备会议结束审批发放文件准备食宿安排会场布置会议督办结束会议记录督办单签收、回复开始是否打印正式通知起草通知会议安排流程时间总经理办公室行政中心与会部门下达指令草稿通知准备会议结束审批发放文件准备食宿安排会场布置会议督办结束会议记录督办单签收、回复开始是否会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会议前：会议策划预案会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。1．会议名称：一般由“单位+内容+类型”构成。2．会议时间3．会场选择4．出席范围5．会议票证6．会议筹备班子的职责分工7．会场布置8．主席台9．会议议程10．经费预算11．选举投票的组织工作12．发奖活动的组织工作13．集体摄影活动组织工作14．特殊活动的安排会议前：会议议程、程序的拟定１．议程。会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，秘书应根据议题的内在联系、主次、先后排列次序，编排议程，印成文字，形成议程表，会前发给与会人员。２．程序。会议内容除议题之外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。这些项目和内容有序地排列，使之程式化，便是程序，制成文书，就是程序表。程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。３．日程表与作息时间表。会期超过一天，还应订出日程表和作息时间表。①日程表。即将会议的全部内容（包括参观和文娱活动）分解安排在会期几天的各单元（如分上午、下午、晚上）或时数（几点至几点）内，以简短的文字表达，制成表格。②作息时间表。将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。会议议程、程序、日程表、作息时间表的拟定，体现出会议准备的充分和计划的严密，可以使与会人员和服务人员做到心中有数，使会议有条不紊地进行，这是会议成功的必要保证。会议议程安排应注意点：１、注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本单位章程有无对会议议程顺序的明确规定。２、议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，并尽量将同类性质的问题集中排列在一起。３、保密性较强的议题，一般放在后面。海天公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。秘书陈慧在编制会议议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，陈慧经过仔细考虑，把要在会上讨论的议题编排了一下，打印交给了上司。海天公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将于5月24日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。一、宣布议程二、说明有关人员缺席情况三、宣读并通过上次会议的记录四、东部地区销售活动的总结五、销售一部关于团队沟通问题的发言六、公司销售人员的招聘和重组七、销售二部经理的人选八、下季度销售目标会议日程的安排会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会期的每天上午、下午与晚上三个单元里，将会议议题具体化，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一规定参加会议活动。因此，拟定会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括：时间，内容，地点。日期时间内容安排地点参加人员备注2004年4月16日上午8：30报到员工餐厅门厅全体员工9：00销售主管做介绍公司会议厅全体员工9：50休息10：00新产品展示公司会议厅全体员工11：00销售活动录像员工餐厅三层自由参加12：00自助午餐员工餐厅二层下午13：30员工自由观看和动手操作新产品员工餐厅三层自由参加15：30分小组讨论与咨询员工餐厅三层自由参加16：30散会某股份有限责任公司股东大会日程安排日期时间内容安排地点主持参加人备注3.9上午9：00报到花园酒店大会议厅李总XXXX9：30会议开始，张董致开幕词大会议厅张董全体股民9：40李总：年度经营报告大会议厅张董全体股民11：00年度决算表大会议厅总会计师全体股民11：30大会结束会议前：文件的准备•会议文件有两大类：一是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划。二是会议本身所产生的文件。如：会议通知、开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。思考会议文件准备好后，该如何分发给与会人员呢？以学院学生会换届选举大会为例，说明其方法。分发文件方法1、提前将文件发给与会者，特别是需研究的计划、方案、审议法规性文件2、在与会人员进入会场时，秘书人员在入口久发给每位与会者3、在会场上发放。有些文件，秘书人员在会场上，按坐位顺序依次发给与会者。4、在座位上摆放。一般性文件，可以在与会人员进入会场之前，将文件摆入在与会人员座位上，供与会者收阅。会议前：会场的准备•会场总体要求是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、设备齐全、利于安全和保密。１．会场布置２．主席台３．会场设施４．其他准备就餐住宿；接送车辆；新闻媒介宣传提纲；安排参观、考察、游览；赠送图片、资料、纪念品等。会场布置及装饰物料1、横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用；2、指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一；3、桌牌：在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接等位置；4、胸牌：设备统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员；5、签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续的地方；6、签到处背景板：在签到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性；7、会场主背景板/背景墙：