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有效会议管理——会议筹备（一）案例分析1教材P61页案例分析2国内一家著名的家电公司朝阳家电公司正在召开有关会议，讨论关于近期召开全国各地客户咨询洽谈会的有关事宜。朝阳家电公司是一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚，员工众多，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在做好内部管理工作的同时，也注意做好客户管理工作。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内50%以上的家电市场，在国外也影响很大。最近，公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，准备在这次客户咨询洽谈会上亮相，以此引起客户和消费者的关注。会上，营销部主任提供了一份本公司客户名单，各种单位和个人有二三百个。公司决定给这些单位和个人发出邀请信，邀请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会。公司派主抓公关、销售的王副经理负责此项工作，迅速成立会务筹备处，拟定会议方案，准备大会所用各种材料。会议定于2002年10月10日在北京国际会议中心召开，食宿也在北京国际会议中心，会期暂定5天，其中第一天开幕式，第二天专家讲座，第三天专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天组织客户游览长城。公司要求大会必须圆满成功，以达到公司举行这次活动的目的。王副经理立即成立了大会筹备处，成员有10人。他们首先召集会务工作会议，明确将要召开的咨询洽谈大会的主题，即宣传新产品，洽谈新业务。围绕主题，拟定大会筹备方案。确定参加会议的正式人员280人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人。确定了大会的议程和会议所需要的各种材料，大会所需的经费预算，请有关领导和专家讲话的建议等。该方案报经公司领导审核、讨论、修改、完善后，筹备处马上给各位成员明确分工。主要分工有：准备会议所需文件（包括起草会议通知，公司总经理的开幕词，有关领导的讲话稿，有关新产品的情况资料，与会议有关的背景材料等）；会务服务生活保障（包括发会议通知，接待，签发，分发文件和物品，安排住宿，布置会场等）；宣传报道（联系新闻媒体，通报会议情况，编写会议纪要等）；对外联络（包括联系旅游，预订返程车、船、机票等）。经过精心准备，各方人员如期到会，新产品咨询洽谈会按时召开。但是，在与会人员报到时，负责接待签到的小张发现，有十几个会员在报到单上注明“回族”或其他民族。小张及时把这一情况报告给王副经理，王副经理马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜，使与会人员都非常满意。会议按计划顺利进行，与会人员对该公司的新产品非常满意，专家的讲解时间、介绍更使与会人员大开眼界。利用会议休息时间，公司还应与会人员的要求，组织参观了公司的生产车间等场地。会务筹备处还安排了舞会等娱乐项目，最后一天的游长城更是其乐融融，热闹非凡，大家像老朋友似的说笑着、唱着登上长城，年轻人还进行了登长城比赛。公司王副经理在长城上即兴演说，把长城的历史同当今中国经济的繁荣结合起来，使得客人们群情激昂，振奋不已。客人们都表示，对这种形式的会议很满意，他们了解了生产公司的情况，了解了公司产品的特点。在经销这种产品时就会有的放矢地介绍产品，这增加了他们销售的积极性。因此，这次会上，公司签订的订单是出人意外的多。在游长城回来后，还有单位同公司签订合同。新产品咨询洽谈会结束了。公司送走了客人后，进行会后总结。总结会上，公司总经理认为，这次会议开得很成功。会务筹备处的准备工作做得周密细致，会议的组织接待工作做得很好，为公司赢得良好的人气指数打下了基础。再加上新产品过硬的质量，专家精辟的讲解等，使得这次会议达到了预期的目的，圆满成功。王副经理也讲了话，他主要指出这次大会上的一些疏漏之处，比如，在准备期间，把一个常识性的问题给遗忘了，那就是少数民族人员的就餐问题。虽说是一个小问题，但处理不好也会造成不好的影响。幸亏发现及时，及早解决，才没有影响客户的情绪，使大会能顺利进行。在此特表扬小张工作细致，发现问题及时反映，尽早解决。另外，会议简报出得不够及时，没有把会议上的情况及时通报给有关人员，尤其是最后签订合同的情况，这可能是会期结束，有些人员思想松懈造成的，以后要吸取这方面的教训。总结会上还通报了这次咨询洽谈会上的收获，80%的与会者都同公司签订了合同，超出了预计的数量。这也为公司下一步的工作提出了更高的要求。尽管如此，公司上下都很高兴。总经理决定，对大会筹备处的人员每人奖励一个月的奖金。最后，要求大会筹备处尽快把与会这次大会有关的材料都整理出来。1、参加这次咨询洽谈会的人员来自全国各地，人员的文化程度、素质等因素各不相同。如果你是会议的组织者，你会如何组织接待他们？怎样使他们对会中服务感到满意？2、你是对该公司的这次会议满意吗？你认为哪些地方可取，哪些地方不可取？要求3、假如你是会议筹备处的一员，请你为新产品咨询洽谈会拟定会议方案。要求会议策划模板标题前言一、会议主题二、会议时间三、会议地点四、与会人员五、组织机构六、会议议题七、会议日程八、人员分工九、经费预算十、注意事项十一、署名、日期训练11、背景材料现在我们承担了一个全国性的大型会议，现在将所有人员分组：1组为会务组，二组为接待组，3组为秘书组，4组为财务组，5组为宣传组。2、要求：（1）各组各自完成筹备工作机构及工作分工表（2）请各组代表口述本组的工作职责。会务工作机构和人员分工会前准备工作1、商定会议时间、地点2、制定会议计划3、准备会议资料4、拟写和发送会议通知5、预算和申请会议经费6、会场布置7、与会人员的名单和分组8、会务工作机构的成立和分工确定会议的基本要素根据会议预期达到的目的和目标，确定会议的名称、议题、参会人员、时间与地点等诸要素。成立会务工作机构一般来讲，会务筹备机构要分成几个小组，各族分工明确，互相协调，既熟悉本岗位职责，又要胸有全局。一般而言，重要的会议，单位委派以为领导担任总协调，由会务组向主管领导汇报，其他小组配合会务组负责人的安排，如有异议，可向主管领导申诉。在会议召开前，主管领导一般要召开三次筹备会，会议筹备伊始召开第一次会议进行动员及小组分工负责；第二次检查进度，解决问题；第三次，也即会前总检查，以确保会议圆满举行。一般小型会议，指舍利会务组负责全部事宜。成立会务工作机构各小组分工1、会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。2、秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。3、接待组：负责生活服务、交通疏导和医疗服务等工作。4、宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。5、财务组：负责会议经费的统筹使用、收费和付账工作。6、保卫组：负责防火、人身安全和财务安全、保密工作。成立会务工作机构政协嘉兴市第五届委员会第二次会议秘书处各组工作职责一、材料组：1、起草常务委员会工作报告、大会决议、工作人员会议、召集人会议、预备会议、闭幕会等有关领导讲话；2、起草开幕会、大会发言、闭幕会及期间主席会议、常委会议的主持提纲等有关材料；3、做好大会发言材料的审稿、发言顺序安排等；4、编制《市政协各专门委员会工作总结》；5、负责主席会议、常委会议的记录工作；6、负责会议期间社情民意的收集；7、汇总委员的意见、建议；8、负责与市信息中心的联络工作；9、协助做好大会宣传报道工作；10、编制全会文件汇编。例二、秘书组：1、起草大会秘书处各组工作职责，协助组建大会秘书处工作班子；2、负责起草大会议程、日程、工作日程及召开会议的通知；3、负责编制五届二次全会《会议指南》；4、做好大会的报到、签到，大会进场组织及人数统计工作；5、负责大会文件、证件的印刷、校对、装订、收发，并负责与人大会议文件的交换；6、负责《嘉兴日报》的订阅和分发工作；7、编排主席台就座人员名单和落实各次会议的主席台就座人员；8、负责市委、市政府、市政协领导的文件发放；9、负责大会期间的来信来访工作；10、负责大会秘书处的有关通知；11、负责与新闻单位的联系，落实大会播音工作；12、做好大会文件的存档和剩余材料的处理工作。三、联络组：1、做好小组与会人员的联络服务工作，及时收集、反映与会人员的意见和要求；2、负责领取、分发大会文件、资料、报纸等；3、协助提案组收集提案，协助后勤组搞好会议生活服务，协助做好各次大会的会务工作；4、转达大会秘书处有关通知。四、组织组：1、收管好中共党员临时组织关系介绍信，负责发放党员大会的通知；2、做好会议期间党员大会的组织工作。3、起草大会选举办法、大会选举程序，印制选票；4、提出大会总监票人、监票人、总计票人、计票人名单；5、收集各组协商候选人的情况；6、负责选举大会的会务工作。五、提案组：1、起草提案工作情况报告、提案审查报告和提案征集信；2、做好优秀提案表彰的会务工作；3、负责提案的收集、登记、分类和初审工作；4、组织和编写提案摘报；5、做好提案委员会全体会议的会务工作。六、简报组：1、做好小组讨论记录；2、组织和编写大会简报。七、宣传组：1、负责做好大会前、大会期间的宣传报道工作；2、负责大会期间的环境布置并做好检查落实工作；3、负责大会会场的布置和音响设备等；4、安排大会文娱活动。八、后勤组：1、编报大会经费预算，负责大会财务工作；2、负责安排大会的食宿、医务、食品卫生、会场茶水供应等；3、负责会议期间的车辆安排和有关协调工作；4、安排主席会议、常委会议、小组召集人会议的会场和各小组讨论地点；5、协助宣传组布置大会会场，负责会场布置的各项具体事务；6、安排大会秘书处各组办公地点，保证会议所需的办公用品。九、保卫组：负责会场、住地、餐厅、文娱活动场所的保卫及交通安全工作。人员分工表机构负责人成员职责会前会中会后秘书组策划部刘一罗二、罗三、罗四、罗五文件起草、会议通知、与领导沟通会议进程引导、文件分发、会议记录文件整理收集、写会议纪要、对会议工作反馈会务组组织部刘二王二、王三、王四、王五会场布置、会议用品分发、座位安排报到、签到会场整理、设备归还、会议评估接待组生产部刘三龙二、龙三、龙四、龙五参观路线、礼仪、接待、安置与会人员迎宾、引导、送茶水送客，送客户礼物、保证客户安全到达财务组财务部刘四吴二、吴三、吴四、吴五准备横幅、气球营造气氛会中摄像、简讯整理宣传资料、会后宣传总结宣传组宣传部刘五麻二、麻三、麻四、麻五食宿预定、经费预算监督经费使用结账保卫组保卫部刘六梁二、梁三梁四、梁五检查安全、设备监督、处理突发事件保证人员安全退场训练1、背景材料现在我们承担了一个全国性的大型会议，现在将所有人员分组：1组为会务组，二组为接待组，3组为秘书组，4组为财务组，5组为宣传组。2、要求：（1）各组各自完成筹备工作机构及工作分工表（2）请各组代表口述本组的工作职责。