11第十一章会议管理

第十一章会议管理学习目标重点难点职场经验职场忠告主要内容实践课堂【学习目标】一、知识（一）熟悉会议的种类、会议程序、会议接待的流程（二）熟练掌握会议记录和会后整理的方法二、技能（一）会前准备工作（二）会议进行中的注意事项（三）会后整理（一）会前准备工作（二）会议进行中的注意事项（三）会后整理【职场经验】2分钟阅读时间3分钟表演主要人物：赵刚、小王、工作人员甲、乙、丙、丁分组讨论：5分钟会议为什么失败？换个角度思考：哪里的错误能纠正要求：记录讨论过程和结果【职场忠告】高效率会议应具备的特征是：在绝大多数与会者感到满意的情况下，以最短的时间实现会议目标。这个特征有三个关键要素：实现目标、时间、与会者满意。主要内容第十一章会议管理第一节会议的种类第二节会议策划第三节会议议程和通知第四节会前准备第五节会议记录和会议纪要第六节如何对待会议中的意外情况第一节会议的种类一、按开会的不同方式区分会议的种类二、企业的会议一、按开会的不同方式区分会议的种类表11-1按开会的不同方式区分会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类按会议的频率分类团体会议面对面会议宣布人事安排、讲解政策的会议固定的部门会议座谈会电话会议当众表扬或批评别人的会议季末全体会议一对一会议视频会议临时处理突发事件的会议处理突发事件的会议固定的团队会议集思广益的会议二、企业的会议常规会议特种会议专业会议表11-2种类会议名称定义（一）常规会议1.股东会或股东大会这类会议是按公司法和惯例召开的，有一定的程序性和规范性。2.董事会3.监事会4.总经理（或总裁）办公会5.高层管理人员会议6.员工大会或员工代表大会（二）特种会议1.见面会（或会见会）这类型会议的特殊性，在于既没有法规规定，也不是例行会议，在会议的时间、规模、议程上也不受限制。它是以经济、贸易、技术为内容的多边主体的一种会议形式。2.谈判会3.洽谈会（或恳谈会）4.庆典型会议5.会展型会议（1）展览会（2）博览会（3）展销会（4）交易会（5）展示会（6）招商引资经贸洽谈会（三）专业会议1.安全生产会议企业内部经营、生产、管理等过程中解决实际问题的会议。这些会议没有固定模式、规定时间、参加人数，而是依据各企业的情况决定。一般地说，每个企业在制定内部规章制度时，都将这些内容列为规章制度内。2.保卫工作会议3.质量检验会议4.技术研究会议5.财务分析会议6.市场开发会议7.新品研发会议8.宣传公关会议9.防治污染会议10.环境卫生会议11.营销策划会议12.后勤保障会议13．仑储运输管理会议14.交通工具管理会议15．员工生活管理会议【本节任务训练】米尼公司将举办职工代表大会，小组讨论这属于哪一种会议。第二节会议策划一、会议目标二、会议流程一、会议目标1.让团队成员献计献策、汇聚集体的智慧。2.向团队成员宣布消息、说明情况。3.确定具体的行动方案。4.明确各自的角色和所需承担的责任。5.协调大家的意见、做出组织决策。二、会议流程（一）会前准备工作（二）组织开会工作（三）会后整理工作（一）会议前准备工作1.确定会议主题。2.确定会议时间、地点、领导、主持人、记录员、参会人员、所需物品。3.拟定会议通知、议程、演讲稿、收集相关信息资料，如果不需保密可发送给每个参会人。4.制订会议纪律（包括不准迟到、早退、不准带入会场的物品、禁止事项、手机调成静音、到会人服装要求等）。5.申请会议场地，并布置会场和清扫、饮食等相关的各项准备工作。6.发布会议消息：通知参会人会议主题、时间、地点、主持人、议程和会议纪律，落实外部参会人员接送、食宿、演讲、会见、礼品等事项。7.会议组织人于会议当天提前到达会议场地，最后一次检查会议装置和各项准备工作情况。（二）组织开会工作1.参会人员签到，检查人员是否到齐，提醒手机调为静音、不得在会场吸烟等事项。2.维护会议秩序和安全。3.控制会议进程，对影响进程的事项提醒主持人加一制止，或对议程做适当调整。4.为会议提供服务，包括饮料、茶歇、路径指引、医疗服务等。5.会议记录，包括录音、录像、照相。6.其他事项。（三）会后整理工作1.整理会议记录，根据会议记录撰写会议纪要。2.领导审批会议记录、会议纪要。3.下发会议纪要到各参会人，参会人执行工作。4.会议记录存档。【本节任务训练】小组合作：召开一个会议议题：讨论“关于办公室安全隐患的防范方法”设计：会议的流程第三节会议议程和通知一、设计会议议程二、派发通知一、设计会议议程（一）会议议程的内容（二）安排会议议程的原则（三）安排会议议程的步骤（一）会议议程的内容1.会议名称；2.会议期望的目标或结果；3.会议时间、地点及食宿情况；4.参会人员名单及联络方式；5.分组情况；6.会议主持人；7.会议所要讨论的每一个议题、相应的负责人和时间安排；8.有关会外活动安排、返程定票、机场、车站、码头接送等事宜；9.任何外来参加者的姓名和角色。（二）安排会议议程的原则1.依照议题的轻重缓急安排先后顺序2.标明每一个议题的起止时间3.要求与会者预先思考所要讨论的问题（三）安排会议议程的步骤1.列出需要讨论的所有议题；2.依照轻重缓急的程度安排先后顺序；3.给每一项议题分配合适的时间；4.补充其他信息包括会议的名称、目标、时间、地点、负责人、联络人、交通、食宿、要求等；5.将议程初稿分发给与会者完善。【案例11-1】会议议程表表11-3关于核心产品研发讨论会议程表会议名称公司核心产品研发讨论会会议目的确定产品研发的4个主题及研发人员的分工会议时间7月6日会议地点公司大会议室出席人员董事长、总经理、各部门经理、产品研发部全员会议主持产品研发部部门经理时间安排主讲人/发言人发言主题9：30—10：30市场部经理近期客户需求汇总及变化分析10：40—12：00教务专员公司现有产品体系漏洞分析13：30—14：00分组讨论14：00—14：30产品研发经理汇总意见并确定产品研发主题14：40—15：00总经理研发人员分工备注：1.分组情况见附件；2.如有特殊情况不能与会者，在会议前一天通知总管理部。二、派发通知（一）会议通知的内容（二）会议通知送达时间（一）会议通知的内容1.开会的时间（包括日期及起止时间）；2.开会地点（如果开会地点与会者不熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图）；3.会议的目标；4.参会者须事先准备的事项；5.其他参会者的姓名。（二）会议通知送达时间1.提前一周送达。2.开会前两、三天再次提醒。【案例11-2】会议通知公司所属有关部门：经公司研究，定于××××年××月××日召开“组织架构调整”会议。现将有关事项通知如下：一、会议内容：组织架构调整。二、会议时间：×年×月×日（星期三）下午2：00－2：20签到，2:30准时开会。三、会议地点：公司大会议室。四、参会人员：公司全体成员。五、会议要求：请参会人员安排好工作，准时参加会议。公司总经理办公室×年×月×日【本节任务训练】米尼公司在最近招聘技术人员15名，公司总经理要求进行一次新员工入职欢迎会。要求：写出会议议程和会议通知。第四节会前准备一、选择恰当的时间二、选择适宜的地点三、预算经费开支四、布置会场一、选择恰当的时间（一）预留充分的准备时间（二）确保决策者出席的时间（三）需要快速得出结论的会议不容拖延（四）考虑会议召开期间的自然因素（五）严格控制会议时限二、选择适宜的地点（一）会议地点的选择要素（二）会场考察（一）会议地点的选择要素1.会议地点应与会议目的相适合；2.考虑会议费用预算；3.选择适度舒服的环境；5.交通要便于与会者抵达会场；6.优良的视频、音频效果必不可少。（二）会场考察会场考察情况记录表会场名称：会场地址：联系人：联系电话：序考察项目情况记录其他情况说明1会场大小较大□适中□偏小□2会场设备齐全□不足□无□3会场环境好□中□差□4会场交通便利□一般□不便□5会场租金昂贵□适中□便宜□6会场服务提供□不提供□7会场服务水平好□中□差□8考察人：考察时间：三、预算经费开支会议经费包括场地租赁、设备租金、资料、食宿、交通、娱乐活动、其他经费等项目开支。四、布置会场（一）会场布置类型（二）会场布置中座位的编排（三）环境控制（一）会场布置类型礼堂式（剧院式）教室式（课堂式）弦月式（研讨式）方形中空式（口字形）马蹄形或“U”形宴会式鸡尾酒式T形E形多U形（二）会场布置中座位的编排环绕式散座式圆桌式方桌式主席台式主持人、主人和主宾安排在一起就坐主席台必须排座次、放座次牌（三）环境控制表11-5会议准备事项表序项目备注1□会议通知2□会议议程3□提前清洁会场4□大厅电子屏幕□指示牌□会议条幅5□企业画册□文化手册□企业报□企业宣传光盘□产品样本6□所需准备会议资料复印份7□电脑□投影仪□幕布□音响□宣传影片8□矿泉水□水果□湿巾9□香烟□烟灰缸□打火机10□茶叶□茶杯□杯垫□热水□抽纸11□席签□话筒□签到薄□部门区域标示12□会场布景花□坐席桌面鲜花13□外商国旗□咖啡□咖啡杯14□空调调节会场温度□会场照明□通风15□饮水机□一次性纸杯16□摄影□摄像17□教杆□彩笔□展板□白板笔□黑板擦18□签字笔□记录本19□备用椅子20□赠送的礼品21□用餐所需烟酒22□打扫洗手间□洗手间干手抽纸23□备用接待室【本节任务训练】设计新员工入职欢迎会的会前准备工作内容。由小组合作完成要求记录所有讨论的经过第五节会议记录和会议纪要一、会议记录二、会议纪要三、会议记录和会议纪要的安全保密一、会议记录（一）记录人员（二）会议记录的准备（三）会议记录的基本要求（四）会议记录的内容（五）会议记录和会议文件的整理（一）记录人员反应快写字快知识面广（能清楚专业术语）记忆力特别强组织、倾听、总结能力强（二）会议记录的准备1.准备会议记录的用品和设备2.了解会议的细节3.了解会议的术语4.阅读会议议程和相关文件5.记录齐全议程开始前的基本信息2012年第20次领导班子会议时间：2012年12月15日地点：沈阳市沈北新区幸福路88号，米尼公司5楼第三会议室主持人：XXX出席人：总经理、副总经理、总经济师、总会计师、总工程师、办公室主任列席人：缺席人：无记录人：XXX会议议题：1.审查办公室起草的2012年工作总结和2013年工作计划；2.审查人力资源部提出的年终奖励名单（三）会议记录的基本要求1.规范2.全面3.整洁（四）会议记录的内容1.真实记录会议所执行的各项议程和内容2.准确、清楚、完整地记录会议结论、决定、决议及其他重要问题（五）会议记录和会议文件的整理1.整理会议记录和会议文件的时间要求2.会议记录整理的标准和要求3.会议文件的整理（五）会议记录和会议文件的整理1.整理会议记录和会议文件的时间要求（1）根据会议领导的要求确定时间。（2）根据会议的具体情况确定时间。（3）根据单位的规章制度确定时间。（4）根据档案管理规定确定时间。（5）除了上述四种情况之外的会议记录和会议文件的整理时间，应该在会议结束后一周内完成。（五）会议记录和会议文件的整理2.会议记录整理的标准和要求（1）会议记录格式的整理。（2）会议记录文字整理。（3）会议内容的整理。（五）会议记录和会议文件的整理3.会议文件的整理（1）会议准备阶段形成的文件（2）会议举行过程中形成的文件（3）会后形成的文件二、会议纪要（一）会议纪要的特征（二）会议纪要的标题（三）会议纪要的开头（四）正文部分的写作的要领与方法（五）结尾部分（六）会议纪要的印发二、会议纪要（一）会议纪要的特征1.纪实性。2.概括性。3.条理性。（二）会议纪要的标题1.会议名称加纪要如：××钢铁集团