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海天酒店管理模式—系统设计与操作实务第二篇第二章行政办公室13第二章行政办公室操作实务行政办公室是酒店的行政管理机构，其职责可概括为“三服务”和“四作用”，即为酒店领导服务、为各部门服务、为员工服务；起到上传下达、联系协调、沟通信息、参谋咨询的作用。行政办公室由办公室、《海天报》编辑部、医疗中心和员工美发室组成。行政办公室主要负责酒店与地方政府、新闻机构的对外联络；文件的领取、登记、送店领导传阅、发送；政务的协调、督办；酒店公章和介绍信的使用与管理；《海天报》的编辑、出版、内部发行；为客人和员工提供医疗服务；酒店的计划生育管理；员工美发室的管理。第一节部门组织机构图第二节行政办公室行政办公室是酒店的行政管理中心，主要负责酒店与地方政府、新闻机构的对外联络；文件的领取、登记、送店领导传阅、发送；政务的协调、督办等工作。一、岗位工作说明（一）行政办公室主任【工作关系】行政办公室主任总经理秘书海天报编辑医疗中心主任行政管理员主治医师主治医师兼计生医疗保险业务员员工更衣橱和劳保用品管理员员工美发师兼职训导员秘书文书海天酒店管理模式—系统设计与操作实务第二篇第二章行政办公室14直接上级：董事长、总经理直接下级：秘书、医疗中心主任、行政管理员、海天报主编内部联系：酒店各部门外部联系：中央、省、市各有关部门【岗位描述】对办公室的工作负全责，确保董事长、总经理及各公司领导的指令畅通和办公室各项工作有条不紊地进行。【工作内容】1、组织安排好董事会会议，根据董事长指令，督促董事会决议的实施。2、做好上传下达，左右协调工作。及时向各部门传达领导的指示和要求，并抓好催办；同时向领导反映各部门的意见和建议，搞好信息反馈。3、做好组织计划工作，综合情况，研究政策，积极提出改进工作的意见和建议，为领导提供决策依据，当好领导的参谋和助手。4、根据领导的意图，组织安排好各种会议，并督导会议精神的贯彻、落实。5、组织秘书草拟各类文稿，并负责文稿的审定。6、主动与经营部门保持经常性联系，掌握经营情况，组织拟写《经营月报》，适时向公司董事会成员和各方股东通报情况。7、根据酒店工作安排和领导的指示，负责组织对重点工作进行调查研究，并及时口头或书面向领导汇报。8、负责办公室工作安排，制定、修订办公室的工作制度。负责所属人员的调配，对其进行思想教育，组织业务培训，抓好监督、检查、考核工作。9、检查办公室人员考勤、工资、奖金、劳保福利用品的发放。10、负责对外联系，处理好酒店与各级政府部门和社会各界的关系。11、组织所属人员做好《海天报》编辑、行政管理和卫生防疫等工作。12、完成领导交办的其它工作。【任职资格】性别：男女不限学历：大专以上工作经验：（1）具有五年以上行政管理工作经验；（2）具有较高的政治素养，有强烈的事业心和责任心；（3）熟悉酒店管理和接待服务工作；（4）掌握国家、地方的政策、法规；（5）具有较强的语言文字能力，可撰写公文和报告；（6）具有一定的组织协调和整体控制能力。体能要求：身体健康，无传染性疾病知识技能：（1）掌握酒店管理专业知识；（2）具有文秘学、社会学、管理学等方面的知识；（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准。海天酒店管理模式—系统设计与操作实务第二篇第二章行政办公室15（二）总经理秘书【工作关系】直接上级：行政办公室主任内部联系：酒店各部门外部联系：市各有关部门【岗位描述】为总经理服务，按时完成领导交办的各项工作任务。【工作内容】1、记录总经理的指示，打印、复印各种文件、资料和信函。2、按总经理的意图撰写信函、电报、电话稿件，写好并核对无误后，交总经理签署、发出。3、拆阅和处理总经理的文电、信函，并进行分类整理。4、对总经理批阅后的内、外部文件及时上传下达，并定期归类整理、装订成册。5、参加总经理办公会议和行政会议，做好会议记录并检查议定事项的贯彻、执行情况，及时了解和反馈信息。6、及时承办各部门递交总经理批阅的请示、报告等，并按批示的意见及时处理。7、加强与各部门的联系，掌握经营管理和服务情况，以便迅速答复总经理查询。8、汇集各部门的营业报表以报总经理审阅。9、经常向行政办公室主任汇报工作。10、完成总经理、行政办公室主任临时交办的其它工作。【任职资格】性别：男女不限学历：大专以上工作经验：（1）具有一年以上酒店管理工作经验；（2）掌握秘书工作技能，熟练使用各种办公软件；（3）熟悉行政办公室及各部门业务特点和部门之间的关系；（4）熟悉酒店各部门的业务活动情况，能准确反映情况；（5）有较强的判断、理解及表达能力；（6）有一定的协调能力，善于与同事保持良好的工作关系。体能要求：身体健康，无传染性疾病知识技能：（1）具有丰富的酒店业务知识和管理知识；（2）具有文秘学、社会学、管理学等知识；（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准；（4）外语水平达到酒店标准A级。（三）秘书【工作关系】直接上级：行政办公室主任内部联系：酒店各部门外部联系：市各有关部门海天酒店管理模式—系统设计与操作实务第二篇第二章行政办公室16【岗位描述】为领导服务，及时完成各项工作任务。【工作内容】1、在行政办公室主任的领导和组织下，草拟酒店工作计划、总结、报告、简报、董事会文件及其它公文。2、根据办公室主任的安排，组织并参加酒店召开的大型或专题会议，并做好会议记录，写出纪要，催办会议决定事项的落实，做好信息反馈工作。3、负责外联和宣传工作，与媒体和各协会保持联系。4、根据酒店领导的指示和办公室主任的要求，办理须上级或政府部门批准的项目审批手续。5、办理营业执照年检。6、负责酒店大事记的收集、记载。7、负责酒店的报刊征订和字画交接。8、完成领导交办的其它工作。【任职资格】性别：男女不限学历：大专以上工作经验：（1）具有一年以上酒店管理工作经验；（2）掌握秘书工作技能，熟练使用各种办公软件；（3）熟悉行政办公室及各部门业务特点和部门之间的关系；（4）熟悉酒店各部门的业务活动情况，能准确反映情况；（5）有较强的判断、理解及表达能力；（6）有一定的协调能力，善于与同事保持良好的工作关系。体能要求：身体健康，无传染性疾病知识技能：（1）具有丰富的酒店业务知识和管理知识；（2）具有文秘学、社会学、管理学等知识；（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准；（4）外语水平达到酒店标准A级。（四）兼职训导员【工作关系】直接上级：行政办公室主任、质量管理部主任、培训部主任内部联系：培训部、质管部、各部门训导员、部门各级人员【岗位描述】负责协助行政办公室主任负责协调部门经理在部门内贯彻、实施酒店培训体系、质量体系、确保酒店培训体系、质量体系的有效运行；负责部门员工培训、质量管理工作的监督、检查、组织、协调；作为沟通上下级的渠道和纽带，对培训体系、质量体系的保持和改进起参谋作用。【工作内容】1、根据公司的培训计划、质量活动以及部门的经营情况、员工素质，制定部门的中、长期培训计划和年度质量活动方案，并组织实施。海天酒店管理模式—系统设计与操作实务第二篇第二章行政办公室172、接受部门经理、培训部主任、质管部主任的指示，负责本部门质量标准、质量文件、操作标准、管理制度及相关业务知识的培训。3、根据培训计划和质量检查标准，负责部门各项培训计划的落实和质量体系运行的监督、检查工作。4、协调和配合各岗位开展培训活动，监督和控制各岗位培训活动的进展情况。5、定期检查部门员工执行酒店标准、制度的情况，发现问题及时提出整改意见、开展针对性的培训，并对纠正预防措施的实施效果进行跟踪、验证。6、负责部门工作质量、服务质量、日常培训的监督、检查，编写每日检查记录，形成绩效考核资料。7、负责收集部门宾客信息，并按照《宾客信息管理系统》的要求对收集的宾客信息进行统计、分析、开发、利用及做好客户档案的管理工作。8、与部门各岗位管理人员密切配合，在部门内推行管理的PDCA循环活动，实现部门工作的持续改进。9、参加酒店人员培训、质量管理方面的分析会议，及时、全面的了解酒店在培训、管理方面的新思路、新动态。10、定期收集部门培训体系、质量体系运行记录的收集、分类、整理和保管工作。11、负责承接外来人员业务培训的接待、联系及实施，确保外来人员业务培训的质量和培训效果。12、适时征询员工对质量管理、人员培训方面的意见、建议和要求，向部门、酒店反映，并及时向员工传达和解释领导关于质量方面的方针、政策和意图。13、按照酒店的要求负责本部门各岗位工作程序、操作标准、管理制度等方面文件的编写、修订及相关组织、协调工作。14、完成部门经理、培训部主任、质管部主任交办的其它工作和任务。【任职资格】性别：男女不限学历：高中以上工作经验：（1）具有两年以上酒店管理工作经验；（2）了解工作部门设备设施、服务功能及各岗位工作状况；（3）具有员工培训、质量管理方面的工作经验。体能要求：身体健康知识技能：（1）接受过酒店管理方面的专业知识培训；（2）熟悉并掌握本部门各岗位的职责、程序、标准；（3）熟悉并掌握有关质量标准、酒店质量文件；（4）具有较好的文字处理能力和语言表达能力；（5）外语水平达到酒店标准B级以上；（6）熟练使用计算机，熟悉各种办公软件的操作。其它：勤奋好学、品行端正、作风正派、原则行强。（五）文书【工作关系】直接上级：行政办公室主任内部联系：酒店各部门外部联系：市委市府办公厅、市侨办、市旅游局海天酒店管理模式—系统设计与操作实务第二篇第二章行政办公室18【岗位描述】为领导服务，及时完成各项工作任务。【工作内容】1、负责上级文件、酒店内部文件及经营报表的送阅、呈批、传递。2、负责接听和转接领导电话，处理领导文电、信函等。3、负责董事会成员、股东和酒店领导来客的迎送、接待，做好礼品、纪念品的准备，飞机、车票办理与报销等工作。4、负责编排酒店夜班、节假日部门经理值班表。5、负责办公室资产管理及物品采购计划的拟订。6、负责领导报刊、资料的整理。7、负责酒店传呼机、电池、胶卷等日常办公用品的管理。8、完成领导交办的其它工作。【任职资格】性别：男女不限学历：大专以上工作经验：（1）具有一年以上酒店管理工作经验；（2）掌握秘书工作技能，熟练使用各种办公软件；（3）熟悉行政办公室及各部门业务特点和部门之间的关系；（4）熟悉酒店各部门的业务活动情况，能准确反映情况；（5）有较强的判断、理解及表达能力；（6）有一定的协调能力，善于与同事保持良好的工作关系。体能要求：身体健康，无传染性疾病知识技能：（1）具有丰富的酒店业务知识和管理知识；（2）具有文秘学、社会学、管理学等知识；（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准；（4）外语水平达到酒店标准A级。（六）《海天报》主编【工作关系】直接上级：行政办公室主任兼《海天报》副总编直接下级：《海天报》编辑内部联系：各部门外部联系：新闻单位、出版局、新闻出版处、报刊协会、印刷单位、同行等【岗位描述】负责《海天报》的采编、印刷及对外交流等工作。【工作内容】1、加强内部建设，努力提高采编水平，使《海天报》成为企业文化的重要组成部分。2、策划、编排每期《海天报》。3、负责酒店重大活动的采访，并对基层的经营、培训业务进行报道。海天酒店管理模式—系统设计与操作实务第二篇第二章行政办公室194、负责及时对外报道酒店重大活动，树立企业的良好形象。5、负责组织对《海天报》通讯员的培训。6、兼任青岛市侨办系统的信息员及《中国名酒店组织》会刊的通讯员。7、负责报纸的对内发行以及对外与兄弟单位的交流，参加中国旅游报刊协会和中国旅游饭店协会定期组织的年会，促进相互之间的交流。8、完成领导交办的其它工作。【任职资格】性别：男女不限学历：大专以上工作经验：（1）觉悟高、作风正派并有三年以上报刊编辑工作经验；（2）有较强的写作能力和文字处理能力；（3）熟悉酒店各部门业务特点及部门之间的关系；（4）工作积极主动，表达能力强，善于处理各种人际关系。体能要求：身体健康，无传染性疾病知识技能：（1）熟悉报刊编辑专业知识；（2）具有酒店管理与服务业务知识；（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准。（七）行政管理员【工作关系】直接上级：行政办公