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公文写作培训1目录开篇:公文沟通是一种文化第一章：公文沿革与公文沟通理念第二章：公文的概要第三章：公文写作的基本技巧第四章：实战篇-常用公文的写作开篇:公文沟通是一种文化3I.公文沿革与公文沟通理念；II.公文基本概述III.公文写作基本技巧第一章：公文沿革与公文沟通理念4公文：是指各机关单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。何谓公文？5•原始社会：结绳记事；•商代后期：甲骨文书；•秦汉后：“书”、“奏”；6民国：《公文程式》“制、诏、策、册、敕、教、令、谕、符、檄、旨”“令、咨、呈、示、状、公函、布告”封建时代：中华人民共和国•1.命令（令）2.议案3.决议4.指示5.公告、通告6.通知7.通报8.报请9.请示10.批复11.函12.会议纪要；13.意见14.公报15.报告16.条例17.规定1993年11月21日国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》12类13种；1996年5月3日中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》14种7文书模式是一种沟通文化!办事办文办会“子由之文实胜仆,而世俗不知,乃以为不如；其为人深不愿人知之，其文如其为人。”---宋·苏轼《答张文潜书》8“文如其人”新解：公文是一种时代文化烙印！公文是一种时代的音符！公文是一种社会沟通模式！公文是一种职场沟通文化！1.2第二章：公文的概要9•公文的特点、分类、文种、行文规范公文写作的基本职业素质2.1公文的特点、分类、文种、行文规范1）按来源分：①对外文件②收来文件③内部文件10①有法定作者②有法定的权威③特定的效用④有规范体式⑤有规定的处理程序。法定作者：依宪法和有关法律、法规规定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。行文单位：在职权范围内制发公文的机关、部门或单位，称为行文单位。公文的制发：起草、核稿、签发等程序。公文的签收：收到登记、分办、批办、承办、催办等。2）按行文关系分①上行文：（请示、报告、总结）②下行文：（指示、决定、通知、批复）③平行文：（函、简报）3）按秘密程度：①秘密文件②普通文件③公布文件4）发文单位性质：①法规文件：②行政文件：③党的文件：④业务文件：公文的特点：公文的分类：5）按公文内容性质：①指挥性公文②规范性公文③报请性公文④知照性公文⑤记录性公文11指挥性命令指示决定意见批复政策性通知规范性条例规定办法细则章程规则报请性报告请示知照性公报公告知照性通知通报简报函记录性会议记录电话记录会议纪要大事记值班日志公文按内容性质分文种：公文名称统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。12公文的文种•1993年11月21日国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》12类13种1.命令（令）2.议案3.决议4.指示5.公告、通告6.通知7.通报8.报请9.请示10.批复11.函12.会议纪要1996年5月3日中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》14种1.决议2.决定3.指示4.意见5.通知6.通报7.公报8.报告9.请示10.批复11.条例12.规定13.函14.会议纪要1.命令（令）2.议案3.决议4.决定5.指示6.意见7.通知8.通报9.公报10.报告11.请示12.批复13.条例14.规定15.函16.会议纪要17.电邮文18.QQ文1.下行文：指上级对所属下级部门的行文。1)逐级下行文。2)多级下行文。3)直达基层下行文。2.上行文：指下级向所属上级主管部门的行文。1）逐级上行文。2）多级上行文。3）越级上行文。3.平行文:指同级或不相隶属，没有领导与指导关系单位之间的行文。14公文的行文规范：1.尊重职权,不越级行文；2.协商一致或经裁决后下文；(小抄)3.正确主送和抄送；4.主送与公文名称相呼应；5.联合行文必是同级；6.“请示”必须一文一事；7.下行职权范围和授权范围；8.报刊发布，视为正式，依照执行。2-行文规则1-行文方式2.2公文写作的基本职业素质为什么要加强职业素质训练？公文写作是一项职业性、政策性、业务性很强的工作，公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导思想和领导艺术的直接反映。151.职业素质：a.明确的方向、坚定的立场;b.敏锐的洞察力和鉴别力。c.保密纪律。2.政策理论水平:执行政策、理解政策、表达政策。3.熟悉业务和工作情况4.有较宽的知识面5.有较好的文字功底知干能你最想得到的，是你最不想付出的。第三章公文写作的基本技巧172-语言表达技巧3-语言特点技巧1-公文写作流程技巧18进入写作过程明确目的（我想利用这份文书做什么？）传递信息下达指示解释事情事后补遗制定语气和修辞策略1-公文写作流程技巧19进入示例练习写作过程技巧整理写作思路，考虑文书内容。检查细节，确认无误。八要与八不要目的要明确信息要全面行文要简短使用短句强调最重要的段落分明总结和结论尽量生动随意开始写写停停被动句双重否定长句无关信息错别字过长一气呵成写完重读大胆删减20练习亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您会面。此致敬礼比尔盖茨2002年10月1日目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟）形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3分钟）21进入技法概要进入技法概要文字沟通分析亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您会面。此致敬礼比尔盖茨2002年10月1日写信者不原费神查明联系人语意含糊语法错误与错别字无关信息文书过长说明写信原因暗示下一步应采取的行动知道此信发给谁表明积极的态度只写了一页表达不清，内容缺乏全面考虑，错别字和标点错误，废话连篇。内容清晰，态度乐观，简明扼要，切中要害，。判别两封信的高下，并说明原因22进入三种类型掌握写作过程中每个环节的要点掌握三种文字类型的特点和写作方式23进入三种类型技法概要写完后重读修改文书，大胆删减一口气写完整理写作思路，考虑文书内容检查细节，确认无误重温写作过程准备准备再准备目标:who,what,why提纲：结构、策略整理：信息、需求写作检查肯定、否定、指示删减:无关信息、大幅度注意错误：语法、拼写、描述细节：标点、日期、称谓进入技法概要总结表技法概要类型写作方式肯定同意某种请示，提供一个机会，或者是一些好消息。直截了当地给接受者好消息，使之高兴。然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。否定对要求的一种否定，或者是一个坏消息。开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之有思想准备。给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。指示指示他人进行某项工作，开展某些活动，同意你的见解或提供你的信息等。开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信者屈从。清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。进入模拟练习文书沟通—技法概要1．写作准备阶段：思考：写给谁？写什么？为什么？提纲：主要点，使用索引卡整理：按逻辑排列各要点的位置，去掉无关信息。3．检查①是否表述准确。②是否有不适当的描述。③有否文法、文字上的错误。关的和重复的内容2．写作过程文字沟通有三种主要类型：①肯定型直接给出好的消息解释好消息用好的祝愿结束②否定型用缓冲式的自然叙述开头在给出坏消息之前加以解释告诉坏消息如果可能，建议某些可能的选择用好的祝愿结尾③指示型以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始表述建议或要求，及可能的利益清楚地指示受信者应如何去做鼓励克服困难，尽早完成工作。进入创建文字沟通分析表文书沟通—模拟练习创建文字沟通分析表一封拒绝的信进入一封拒绝的信（钉书机）主要受信人肯定？否定？指示？直接写的？回复的？受信人重要度排序写给受信人的困难程度排序加以何种注意备注文字沟通分析表填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上---信件、便条、备忘录等。练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。用10分钟独自填写。填写完毕后用5分钟在组内交换该分析表，可以讨论问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？模拟练习进入研讨模拟练习—一封拒绝的信练习背景：你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进修的要求，（内容见后）而你必须写一封复信，信中你要拒绝他的要求。•请每个人用10分钟写完这封信。（请注意“准备、写作和检查”三步骤）尊敬的主管：您好，我是质量控制员王海宾，已经在岗位上工作3年了。我先后多次参加过公司内部组织的一些技能培训，这些培训对我的工作很有帮助，使我深刻认识到知识对工作的重要性。因此，我希望能参加一次“6个西格玛”管理的进修班，为期2个月，脱产进行。原因如下：“6个西格玛”是最近在制造业很受重视的质量管理方法，作为主管质量方面的员工，我的质量管理知识已经陈旧，需要更新。现在学习储备一些专业知识，可以有利于将来工作。我多次提议公司举办类似培训，可是限于我们的能力，都没有举办。这个为期2个月的进修班是省计委举办的，质量高，费用低，机会难得。综上所述，希望您能够批准我的请求。此致敬礼王海宾2002年10月9日进入陈述纸样板模拟练习—一封拒绝的信研讨（20分钟）•两人一组，互读信件。每个人独自阅读所发资料，按要求填“分析表”。10分钟•团队内依次传阅每个人所写的信件，讨论并分别挑选出一封写得最合适的，和一封相对最不合适的信。（注意上一步“分析表”中的意见）5分钟•团队将这两封信的分析表COPY到陈述纸上，代表宣讲并给出综合评价。（陈述纸样板见后）5分钟进入“一封拒绝的信”review合适的信相对不合适的信是否清楚地表达了自己的目的？是否清楚地表达了自己的目的？信的结构是否符合前面所讲的要求？信的结构是否符合前面所讲的要求？换种方式表达是否效果更好？换种方式表达是否效果更好？不常用的词句：替代词句：不常用的词句：替代词句：容易引人误解的词句：修正：容易引人误解的词句：修正：信中写了多少句话，数一下记下来。信中写了多少句话，数一下记下来。65432158…………22个字的句子…..模拟练习—一封拒绝的信陈述纸样板模拟练习—一封拒绝的信讨论问题：①团队是怎样依次传阅信件的？②两封信是如何推举出来的？③每封信都和对应的“分析表”在一起吗？还是已经混乱地分开？④你看到别人对自己信的“分析表”了吗？你发现了什么？⑤你觉得自己写的这封信可以怎样改进？321）叙述：是将人物的经历和事件发展变化过程所作的叙说与交代。（包括：人和事两方面）（倒叙、插叙、顺叙）2）说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。（定义说明、注释说明