威宁谢工作手册

工作手册威宁谢工程咨询（上海）有限公司DAVISLANGDON&SEAHCONSULTANCY(SHANGHAI)COMPANYLIMITEDi威宁谢工程咨询（上海）有限公司工作手册目录一概要1．关于品质服务2．公司的基本制度3．项目设立4．知识共享5．与标准程序的偏差二估算阶段1．估算与成本计划书三招投标阶段1．合同采购策略2．招标文件编制3．招标期4．评标报告及议标会议5．授予合同6．合同文件编制及执行7．标书造价分析8．履责证明四合同后期阶段1．期中付款估价2．财务报表3．财务记录4．建筑师指示预审5．对变更的计价6．重新计量7．合同涉及的索赔8．造价对帐会议9.最终结算10．保险11．保函12．合同管理13．履责证明工作手册（2012年02月01日，第二版）A/1第一部分-概要1．关于品质服务此工作手册是品质管理系统的主要骨干。在此实务手册中，我们对工料测量工作列出了专业及技术方面的指引，以确保我们能为客户提供一贯优质的服务。这些指引又进一步分为“强制”执行和“非强制”执行。若“强制”执行的指引没有执行，在审核报告中便会写有“不相符项”（NC），而“非强制”执行的指引是建议项目估算师尽量遵循的其他工料测量手则。1.1为什么需要品质管理系统？公司制定的品质管理系统是为了统一和标准威宁谢工程咨询（上海）有限公司在工作上的品质和成效，更同时迈向ISO:9001的规定而设计的。另外，现在许多客户都要求我们执行品质管理系统，以确保服务品质有一定的水平。除了满足客户的要求，建立公司管理系统还会带来以下的好处：（1）于实务手册中的工作程序列出优质工料测量（QS）服务的范本，以便遵循；（2）所有员工都需遵守这个系统的规定，确保我们在每个项目中都能提供一贯优质的服务；（3）实施这个系统标记着我们整公司的工作都是优质可靠的；（4）这是量度我们工作品质的良好标准。1.2审核审核需按以下2个阶段来进行：（1）自审每个项目估算师每年需分两次（6月及12月）根据品质管理系统审核他们所有的项目。自审报告需由经理/副经理签署，然后递交给品质管理经理（QAManager）作记录。自审在6月及12月进行（强制）（2）内部审核内部审核每3个月由公司的内部审计员随意抽选项目进行审核。内审报告需拷贝一份给董事/经理/副经理以备他们参考。内审报告将由品质管理经理（QAManager）保存。每3个月对所选项目进行内部审核（强制）工作手册（2012年02月01日，第二版）A/21.3什么是品质方案书？品质方案书开列了我们在任命协议书中所承诺的服务范围、相关外部单位（如客户、建筑师等）的名称和详细联系方式及项目指派人员的姓名。品质方案书需在项目开始时制定，这使项目估算师能对我们的职责及项目其他人员的资料更加了解。项目估算师在项目实施过程中需适当地更新品质方案书，这样，当有其他项目估算师来接管这个项目时，也能容易地了解项目的情况。制定并更新品质方案书（强制）1.4其他参考文件我们还需阅读以下参考文件：(1)①标准参考文件②标准招标文件(2)各种标准的文件样本可以在“文件库”中找到。个人备忘：请在此写下你在日常工作中学到其他有用的经验，在工作时提醒自己。工作手册（2012年02月01日，第二版）A/32.公司的基本制度每个项目的工作都是团队工作来的，所以工作必须清楚划分，以便其他成员跟进。为确保公司内的工作流程能够顺利运作，公司基本制度就需要遵守。2.1一般公司制度（1）文书工作每项工作的造价估算表、工程量计算表等文件每页纸上都必须注有项目编号及顺序地编上页码。每页注明项目编号（强制）为使各项目文件容易识别，所有计算底稿须包括以下信息：①项目编号②项目名称简称③估算师缩写④复核人缩写若计算底稿是电子版文件，则需在页脚中注明路径、文件名、日期、估算师缩写。若是电脑软件直接输出的文件，则需另加汇总表中注明上述信息。所有电子版计算底稿（昀终版）需打印存档。计算底稿注明信息（强制）（2）算术复核所有的计算都必须复核，算术复核需由不同人员负责，并以不同的颜色清楚整洁地书写(打√)。电脑打印出来的工程量计算表也要复核。进行计算复核(强制)（3）铅笔及涂改液的使用铅笔不可用于书写尺寸以及描述文字。不可使用铅笔（强制）涂改液不可用于任何造价估算、工程量计算、其他计算和描述中，并尽可能在其他的公司工作中也不要使用涂改液。当要作出修改时，可划掉错误数据并在其旁边写上正确的数据。不可使用涂改液（强制）（4）收文日期印戳所有公司收到的信件、文件及图纸都必须盖上收文日期印戳。在文件等盖上日期印戳（强制）工作手册（2012年02月01日，第二版）A/42.1一般公司制度（续上）（5）打印文件初稿复核对招标文件、造价估算及其他文件，当完成初稿打字工作后，打印稿由原作者或其它人员复核。（6）保密-一般规定我们从项目中得识的所有机密资料及知识都不得使用、发布或向第三方泄露，或以广告、推广材料等形式使用，或在没有取得总经理/董事的同意前以任何形式使用。（7）文件的保密所有回标文件、开标记录、将要发出的评标报告以及所有注有“机密”字样的信件、报告、造价估算等都必须严格保密，不得向非该项目的人员或非公司的人员泄露。这些机密文件必须放在信封或纸文件夹内由项目估算师亲手交给董事/总经理/经理或副经理，。谨慎处置机密文件（强制）项目估算师午饭时间、参加其它会议或下班时，不得将这些文件放在办公桌上，必须将它们收好并锁于项目估算师附近的柜子里。（8）撕毁不再使用的机密文件当以下文件或文件打印草稿不再使用时，需要将他们撕毁或碎掉，并不能用作循环废纸使用，所有需要存档的文件不应使用废纸：①评标报告②回标文件③公司发出的机密信函工作手册（2012年02月01日，第二版）A/52.1一般公司制度（续上）（9）文件存档制度所有工作中用到的文件夹不得存放在上锁的柜子或抽屉中。任何项目都需要备有一张文件夹清单。昀新的文件夹清单需放在在品质管理（QA）文件夹内方便查阅。硬皮文件夹可用作存放大量的文件。当使用这种文件夹时，需在它的背脊处贴上分类的标贴。文件夹的命名方法为：1.工程编号；2.项目名称；3.合同名称（若适用）；4.主题内容。若同一主题的内容分为多个文件夹存档，则此类文件夹的背脊处标签或封面中应注明每份文件夹的序号（例如第1册）开始日期、以及结束日期采用标准化的文件夹命名制度（强制）所有项目都需有图纸登记记录，并放在项目图纸登记文件夹中，或以电子文件的存在中央文档中。此登记记录需包括所有收到的图纸及其修改图纸的详细情况并按序号顺序排列。图纸登记记录的样本可参见“标准参考文件”。保存并及时更新图纸的登记记录（强制）为了方便取回资料，对所有收到的文件或函件，需按时间顺序妥当归档，并把昀新日期的信函放在档案夹前方。如果没有注上日期，就以归档日期为准。项目估算师应尽可能每天把收到的信函归档。在任何时候，除非此信函被用于下一步工作中，所有信函都不能超过一周时间而未归档。所收信函尽快归档（强制）工作手册（2012年02月01日，第二版）A/62.2文件处理（1）办公室内的空间是宝贵而有限的。因此，不必要的文件不得放在办公室里,并需把他们送往仓库贮存。有的文件则根本不必存档，阅读后可立即丢弃掉，例如：已收到原件后的传真拷贝件、材料递交的报告、检测报告及类似的文件。保持办公室环境整齐有序（强制）一旦昀终结算帐目表签署后，所有文件及图纸要保存10年，保存年限的开始日期都是以项目的昀终结算帐目表的签署日期起计。当项目没有制作昀终结算帐目表时，计算保存年限的开始日期将由公司的服务完成日期起计。有关贮存文件的指引，请参见“标准参考文件”。在所有存库文件的箱子上都必需清楚贴有或注有贮存文件的内容，以便日后追寻。所有临时性的文件存库箱都要贴有明显的标贴，写上项目号及其主要内容。库存文件箱子清楚贴有或注明储存文件的内容（强制）拷贝所有存库箱子上的标贴，交由仓库管理员存档以便今后方便查阅。拷贝存库箱子上的标贴（强制）有用提示：·只保存那些用于工程量清单计量的图纸，销毁其余的图纸；·养成良好的习惯，经常把很少用到的图纸等打包贮存；·在首次开会时让其他顾问师及承包商知道与工料测量师（QS）不相关的信函（如：设计计算、测试结果等）不需寄给我们；·非紧急信函不要另外传真给我们；·当图纸需要从“建筑师的指示”中取出来单独保存时，建筑师指示（AI）原件将放在建筑师指示（AI）文件夹中，而建筑师指示（AI）的影印件应与图纸放在一起保存。工作手册（2012年02月01日，第二版）A/72.2文件处理（续上）（2）当图纸不再有用（被撤销或被修订版代替）、项目估算师不再需要用作完成其工作时，就被视为“废弃图纸”（例如：已递交的详细图纸代替了的扩初设计图纸）。对于废弃图纸经与经理或副经理讨论后可销毁。“取替图纸”是指那些当前不再有用，但依然对项目估算师完成其工作很重要的图纸(例如：用于工程量清单计量或昀终结算的图纸等)。不可丢弃这些图纸。分辨出“取替图纸”（强制）应仔细区分“废弃图纸”（可被销毁）和“取替图纸”（应被保存）。“无关文件”是指发送给我们作为参考但实际上对我们完成工作职责不必要的文件。例如有关材料递交及检查报告等都属于这样的无关文件。还有些文件在经过一段时间后就变成废弃的和不再需要的文件，如工地进度报告。对这些文件同样可在与经理/副经理讨论后销毁。有用提示：在设计阶段及招投标阶段，图纸用于计量前已被修订版替代，或者根据此图纸所进行的计量全部被丢弃或被新的计量所替换时，这些图纸应盖上“废弃”印戳，并可销毁。当图纸已用于计量，但后来图纸修订，计量而有所增减，这些图纸应盖上“取替”印戳，并必须保存。在施工阶段,替代图纸应盖上“取替”印戳，并予以保存，因为这些图纸将来仍有用（例如：用于计量变更）。项目估算师需经常密切控制图纸登记的情况等，确保妥善记录所有的图纸及修订版图纸及采用正确的修订版图纸。2.3文件传递可使用“标准传递表格”传递文件到其他公司，而表格可从“文件库”中下载。传递表格可手写或用电脑打印。此表格应由经理/副经理来签署。如果要在传递的文件里附上建议或其他信息时，就需要以正式信函来传递。工作手册（2012年02月01日，第二版）A/82.4电子邮件每天收到很多的电子邮件，因此，项目估算师需将这些电子邮件排序并移存到相应的文件夹中以便将来查询。这些文件夹的设立类似于项目的文件存档制度。不相关的电子邮件应立即删除。把重要文件打印出来并相应归档（强制）我们还建议将所有重要的电子邮件或文件都打印出来，并放在适当的文件夹中，方便将来查询。有用提示：以下重要文件必须打印出来并放进文件夹内：·造价估算·招标疑问卷及回复（中标后可仅保留中标单位资料）·工程量清单检查表·投标人的投标询问（中标后可仅保留中标单位资料）·评标报告有些电子邮件包含了很多之前邮件的记录，而这些邮件记录里许多的讨论和昀后的话题是不相关的。为了存档的目的，当要打印这些电子邮件时，建议项目估算师删掉以前不相关的内容后，再打印到纸上。亦可给自己再发一遍这个邮件，在发送前把不必要的内容删掉。发送电子邮件很方便，有时可能会出现把邮件发给不相关或不合适的人那里。因此，当使用“回复所有人”这个功能来发送电子邮件时，应相当小心，并记得检查收件人的所有名单，删掉不相关的收件人，然后才按“发送”按钮。2.5项目交接与负责设计阶段及招投标阶段的项目估算师、辞职的项目估算师或将要调到别的项目的项目估算师交接项目时，将遵循以下程序：（1）根据昀新的图纸清单检查所有的图纸，并追回所有缺失的图纸。（2）检查图纸登记记录是否是昀新的。（3）检查品质管理（QA）文件夹内的文件夹清单，确保这些文件都放在位置图所显示的位置。（4）在接收项目前，细阅招投标阶段之往来函件，关于经合同相方同意修订的条款、修订的单价及授标前特定协订的技术规范条款等。工作手册（2012年02月01日，第二版）A/92.5项目交接（续上）（5）检查并确保所有完成的计量文件均与相关的建筑师指示（AI）一起妥善归档。（6）签署交接确认备忘录，确认已按上述程序进