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公文基础知识潮州市疾病预防控制中心一、公文基本知识（一）公文的定义公文是公务文书的简称，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。公文的制发者必须是法定的机关、组织及其负责人《国家行政机关公文处理办法》2000年8月24日，1993年11月旧《办法》废止《中国共产党机关公文处理条例》1996年5月8日印发《国家行政机关公文格式》1999年12月27日，国家质监局发布（GB/T9704-1999)《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）2012年4月16日印发，2012年7月1日起施行（二）公文处理有关规定2012年7月1日起停止执行（三）种类公文种类主要有１5种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要（四）公文的行文关系1.公文的行文关系，是根据组织系统、公文法定作者的职权与行文单位间的隶属关系确定的。2.分类按行文方向一般分3类：上行文、下行文、平行文。行文方向不同，行文单位与对方的工作关系就会不同，公文的格式和语言也应有所不同，上行文语言要谦逊。（1）上行文，包括请示、报告和一些专门向上级单位递送的简报等，是下级单位用来向上级单位汇报工作、反映情况、请示问题、提出申请的。一定要有签发（或会签）人，以示负责。（2）下行文，是上级单位向下级单位递送的文件，如命令（令）、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、条例、规定、会议纪要等。（3）平行文，是同级单位或不相隶属单位递送的文件，如函、通知。*草拟公文时，首先要弄清以上不同的行文关系，以便选择恰当的文种、称谓和词语。二、公文的结构（一）公文结构一般由文头、正文和文尾组成1.文头文件头，即所称的“红头”文件，通常为发文单位全称加“文件”二字组成，也可不加“文件”二字。发文号，在文件头下边正中处，有时还要加上文件“签发人”，一般为单位的主要领导。如是密件或急件，可标在公文头的左上角或右上角，也可标在正文标题的左上方。发文号文件头签发人2.正文（1）标题除公告、通告、通知、函等，一般都要有标题。标题一般由发文单位、事由和文种组成。如：《市疾控中心关于进一步加强传染病信息报告管理的通知》公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题多于一行时，分行原则不是以美观为主，而是以词意完整为主。（2）主送机关。指主要发送的机关。（3）公文内容。是文件主体，一般一事一文，以便研究和处理。（4）附件是附在正件后的文件，是公文重要组成部分。在正文末尾另起一行空两格注明，末尾不用标点符号3.文尾文尾在公文末页下部。包括主题词、抄送机关、印发部门、校对人和份数等。结尾不用标点文尾（1）主题词主题词是代表公文内容特征和归属类别的最关键性词语，也是文件信息输入电子计算机的一种信息符号，便于文件信息输入、储存和检索。主题词表13类715个主题词选用主题词，要注意几个问题：一是准确性。必须准确反映全文的内容特征和归属类别；一般由3~5个词或词组构成。二是层次性。主题词各词关系不是平行并列的关系，而是有一定层次性第一层：区域；第二层：类别；第三层：类属。主题词选取：类别-类属-文种类别词类属词内容文种当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。如：疾控艾滋病△监测报告（2）抄送机关与主送机关单位区别是，这些机关单位只需了解公文内容。什么时候须抄送：①向下级机关单位主送重要文件时，要向上级主管机关抄送该文件②因特殊原因须越级行文时，须向被越级上级机关抄送或被越过的下级机关抄送③请示不得在主送上级机关的同时，向平级或下级机关抄送（3）印发部门一般是发文机关的办理部门，如办公室。（4）印发日期及份数印发的时间，印发份数标明三、公文格式（《党政机关公文格式》国家标准）1.公文用纸一般采用A4纸打印公文天头（上白边）为37mm±1mm公文订口（左白边）为28mm±1mm左侧装订。发文字号3号仿宋，居中，用六角括号“〔〕”括出签发人3号仿宋，冒号后3号楷体标识签发人姓名标题红线下空2行，居中，二号小标宋正文标题下空1行，3号仿宋字单一机关制发公文在落款处不属单位名称，只标识成文时间2.公文排版要求②3号仿宋，居中③3号楷体①用六角括号“〔〕”④红线下空2行，居中，2号小标宋多个签发人排列：主办单位签发人姓名置于第一行，第二行签发人按发文机关依次排序紧急程度一般公文：特急、急件标识方法：特急（中空一个字）电报：特提、特急、加急、平急位置：顶格标识在版心右上角第1行或第2行特急3.版记格式主题词3号，黑体，居左，顶格标识词目之间空1字，3号小标宋，免标点校对人姓名小3号，楷体抄送机关印发机关印发日期校对人3号，仿宋3号黑体，顶格3号小标宋，词目间空一字，免标点3号仿宋小3号楷体五号仿宋结构层次序数：次序不能颠倒一、×××××㈠×××××⒈×××××⑴×××××成文时间用汉字，“零”写为“○”（不能用阿拉伯数字“0”代替），右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。“骑年盖月”两机关联合行文成文日期位置：左右各距版心线7个字(字间距要加大)。印章压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。三个机关以上联合行文：印章排在正文和成文时间之间，压在单位名称上面。三个机关以上联合行文成文日期位置：靠右侧，距右版心线2个字。多个单位盖章要紧凑、美观，日期居右盖印方式常分为：中套、下套。中套：适用于下弧有字的印章，印章中心线压在成文日期上。下套：适用下弧空白无文字的印章，仅印章下弧压在成文日期上。另外，盖印时要确保印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。二、常用公文公务类公文：通知报告通报请示函•工作类公文：计划总结（一）通知1.什么是通知？用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.结构（1）标题1）发文单位+主要内容+通知。如：《国务院办公厅关于成立国家信息工作领导小组的通知》2）主要内容+通知如：《关于进一步加强流感等传染病防控工作的通知》3）转发+转发内容+通知如：《转发省卫生厅关于进一步加强预防接种门诊规范化建设的通知》（2）主送机关如通知发文对象多，注意主送机关的级别、称谓和排列。如：各地级以上市疾病预防控制中心、各有关市县疾病预防控制中心（3）正文1）缘由表述有关背景、根据、目的、意义等2）事项通知的主要内容。内容复杂可分条列出3）要求对安排的工作提出执行的要求成文的部门及日期（4）落款5.种类指示性通知会议性通知转发性通知晓谕性通知指示性通知用来发布指示、布置工作。例：关于进一步加强中心车辆安全管理的通知中心各车辆驾驶人员：为进一步加强车辆和驾驶人员安全管理，确保中心车辆安全行驶。现将中心加强车辆安全管理有关要求通知如下：一、提高认识，令行禁止二、执行交通法规，克服麻痹思想……驾驶员要服从管理和调度，遵守交通规则，精心爱护车辆，礼貌行车，不开“疲劳车”，做到“三不一必须”，即：行车不超速、不饮酒、不接打电话，必须系扎安全带和要求乘车人系扎安全带。三、加强日常检查及维护，杜绝事故隐患……四、严格控制车辆，进一步规范用车制度……特此通知××市疾病预防控制中心二○××年五月二十日会议性通知既可用于下行文，也可用于平行文。一般包括如下内容：会议名称、时间、地点会议中心议题和主要程序参会人员的身份要求对参会人员会前准备工作的要求报到时间、地点及联络人其他需要事先说明的事项转发性通知1.概念：将上级机关发下来的文件转发给下级机关。2.结构：全文由转发的对象、转发决定、执行要求组成。3.基本格式：“现将《……》印发（转发、批转等）给你们，请（结合本地区实际情况）贯彻执行（遵照执行、参照执行、研究执行等）”。如：转发省卫生厅办公室关于印发广东省麻疹疫苗强化免疫活动实施方案的通知各县区卫生局、市疾控中心：现将省卫生厅办公室《关于印发广东省麻疹疫苗强化免疫活动实施方案的通知》（粤卫办〔2008〕88号）转发给你们，请认真贯彻执行。晓谕性通知一般只有告知性，没有指导性。用途广。如：通知各科室：今年端午节放假时间为6月22日至24日，共3天。希各知照潮州市疾病预防控制中心二〇××年六月二十一日（二）报告1.什么是报告？用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。属于上行文。2.目的是让上级机关了解本单位工作情况和要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作，作出决策提供依据，简言之，即起到“下情上达”的作用。报告的结构及种类（1）结构由标题、主送机关、正文、落款和成文时间组成。（2）种类汇报性报告答复性报告呈报性报告例行工作报告汇报性报告主要是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况的报告。可分为2类：第一，综合报告1.它是本单位、本部门工作到一定阶段，就工作全面情况向上级写的汇报性报告。2.主要内容包括工作进展、取得的成绩、遇到的问题，获得的经验或教训及今后的工作打算。如季度小结、年终总结等3.特点：全面、概括、精炼。第二，专题报告1.它是本单位、本科室就某个工作或问题，向上级领导部门所写的汇报性报告。2.特点：1）内容专一：一份专题报告只反映某一方面情况和问题。除反映时间结果外，重点放在情况的阐述、事情的原委、性质的分析和经验总结上。2）针对性强：领导要求什么就汇报什么，针对性较强。答复性报告答复性报告是针对上级领导部门或业务管理部门所提出的问题或某些要求而写出的报告。要求问什么答什么，不要涉及询问外的问题呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明根据或目的以及与文件、物件相关的事宜例行工作报告是下级机关或单位因工作需要定期向上级领导机关或业务主管部门所写的报告。如财务报表、疫情简报、传染病分析报告等报告开头一般有个简短的前言，说明写报告的目的或必要性，也可用一两句话概括报告的基本内容。前言的最后以“现将……报告如下”一类的惯用语并加冒号结束，以领起下文。报告结束语多为“特此报告”“专此报告”等，不特别强调时，也可不写。报告写作注意事项（三）通报1.什么是通报？是一种适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况的公文。2.结构一般由标题、主送单位或科室、正文和落款组成1）标题常用“发文机关+事由+通报”组成也可采用“事由+通报”或“通报”2）主送单位或科室一般通报都应标明主送单位及范围。顶格写，单位之间用顿号隔开，最后用冒号3）正文写明缘由、时间、地点、经过、结果、要求等，分析陈述内容的性质、意义或提出引以为戒及值得注意的事项，结尾写明所作出的决定，或提出号召，或提出要求。4）落款。写明发文单位及日期（四）请示定义：是向上机关请求指示、批准所用的文体，是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示的结构：标题、正文、落款三部分组成1.标题（1）发文机关+事由+请示（2）事由+文种2.正文（1）开头交代请示缘由。（2）主体说明请求的事项。（3）结语一般使用“以上请示，请予批准”或“以上请示妥否，请予批示（复）”3.落款（五）函函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的结构包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。1.标题一般由发文机关+事由+文种或者事由+文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。2.正文一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题（常见写法“**日来函收悉或关于**的函收悉）；希望和要求，如：“务希研究承复”，“敬请大力支持为盼”等。3.结尾有的意完即止，无特殊标志；有的在结尾写上“特此函告（复）”、“盼复”、“请函复”4.落款单位和日期（一）计划1.定义：是安排、打算、部署、谋划、筹划进行任何一件工作，完成任何