学院办公室工作手册

学院办公室工作手册SCHOOLOFFICEWORKBOOKⅠ大型活动备案111344样5677812131516171718学院1一、大型（重要）活动范围二、备案程序大型（重要）活动是指在校内举办的，有校外人员50人以上参加的，或有国家部委副司长级以上领导、省内正厅级以上领导、国内外著名学者、人士参加的，或对学校整体发展有重大意义的非教学活动。１．不邀请学校领导出席的大型（重要）活动。举办单位需在活动举办前2个工作日，登录学校办公室网站在线填写《各单位大型（重要）活动登记表》（附后），或传真报送至学校办公室行政事务室。２．需邀请学校领导出席的大型（重要）活动。举办单位需在活动举办前5个工作日，按以下程序办理。（１）申请。举办单位填写《各单位大型（重要）活动登记表》，与活动日程安排等相关材料一同传真或报送至学校办公室行政事务室。（２）签批。学校办公室主任签批后报学校领导阅示。（３）反馈。学校办公室行政事务室将学校领导签批结果通知各单位。对于学校领导拟参加的活动，学校办公室安排领导日程。大型活动备案学院大型（重要）活动备案程序SCHOOLOFFICEWORKBOOK学院办公室工作手册ⅠⅠ学院办公室联系方式......................学校办公室工作职能及联系方式....................19202121232427282830323334规程规程2大型活动备案SCHOOLOFFICEWORKBOOK3学院办公室工作手册（４）审稿。活动需领导讲话时，由各单位起草讲话稿，活动前3个工作日将讲话稿电子版发送至学校办公室文秘综合室邮箱（[e-mail]），经文秘综合室审核后，报学校领导。１．行政事务室联系人：孙阳；联系电话：85099218；传真：85684009；办公地点：本部校区综合办公楼410室。２．文秘综合室联系人：蒋蕾；联系电话：85099738。三、学校办公室联系人大型活动备案附：学院大型（重要）活动登记表校外参会主要领导或嘉宾月日－月日45附：接待手册样表住宿安排姓名职务房间号通讯安排日程安排日期时间内容地点会务组姓名职务联系方式房间号长春市天气情况附：1．学院简介2．学院领导简介日常接待日常接待接待手册应包含以下内容：您房间的电话拨“0”后可以直接拨打市内电-话（例如：长春为0）。房间与房间之********间拨打时直接拨打房号即可。SCHOOLOFFICEWORKBOOK学院办公室工作手册接待工作流程收到来访单位电话、传真报送主管副院长签批报送学院主要领导签批联系来访单位负责人、询问餐饮、住宿、抵长返回时间来访时间在两天或两天以上的来访时间为一天当日离开的安排日程做单页座谈日程订房间、订餐饮包房安排日程做接待手册及单页座谈日程通知座谈会负责人布置会议室接待接站准备会议用品布置会议室开会送往宾馆休息考察送站接待信息上网67会议筹办会议筹办流程确定会议人数、时间、地点、参会领导、会议室通知参会人员参会（如距会议时间较久，可预通知）通知执会人员执会向相关领导汇报人员出席情况准备会议用品（水、纸、笔、材料、烟缸、桌牌、果盘）提前半天或一天提醒参会人员会议开始前，核对参会人员出席情况SCHOOLOFFICEWORKBOOK学院办公室工作手册日常接待附：座谈会日程安排样表年月日编号：200X00X姓名职务部门客人情况考察内容1．2．3．4．姓名职务部门学校参加接待人员日程安排时间具体内容地点负责人某日xx:xxxx:xx-座谈会某某会议室东北师范大学学校办公室两侧；③发言者席位。发言者席位，又叫做发言席。在正式会议上，发言者发言的时候不宜坐在原处。发言席的常规位置：一是主席团的正前方；二是主席台的右前方。2．群众席排座。在大型会议上，主席台下的一切座席都是群众席。群众席的排座方式有以下两种：①自由式择座。不进行统一安排，大家自由择位而坐。②按单位就座。与会者按单位、部门或地位、行业就座。它的具体依据，既可以是与会单位、部门汉字笔划的多少、汉语拼音字母的先后，也可以是其平时约定俗成的序列。按单位就座时，如果分为前排后排，以前排为高，以后排为低；如果分为不同楼层，楼层越高，排序越低。如在同一楼层排座时，可以以面对主席台为基准，自前往后进行横排，或自左而右进行竖排。1．当同一排人数为奇数时，主宾放中间，从主宾左手边开始，按照先左再右的顺序，依次排放。三是按其具体身份排座，但不应该就座在后排。二、座次排序原则89会议筹办会议筹办SCHOOLOFFICEWORKBOOK学院办公室工作手册（一）小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议。全体与会者都应排座，不设立专用的主席台。具体有有三种排座形式：1．自由择座。没有固定座次，全体与会者自由选择座位就座。2．面门设座。面对会议室正门位置为会议主席座位，其他与会者在其两侧自左而右依次就座。3．依景设座。背依室内主要景致的位置（如字画、讲台，不必面对会议室正门）为会议主席座位，其他与会者在其两侧自左而右依次就座。（二）大型会议，一般指与会者多、规模较大的会议。大型会议在会场上要分设主席台和群众席。1．主席台排座。大型会场的主席台，一般面对会场主入口，面对群众席，桌上放置正反两面桌签。①主席团排座。主席团是指在主席台上正式就座的全体人员，其排座方式主要有三个基本规则：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三是左侧高于右侧。②主持人座席。会议主持人（即大会主席）的具体位置：一是居于前排正中央；二是居于前排的一、会议座位设立原则会议座位、座次安排规则1011会议筹办会议筹办2．当同一排人数为偶数时，以右为贵，按照先右后左的顺序，从中间到两边依次排放。大会座次SCHOOLOFFICEWORKBOOK学院办公室工作手册汇报会座次(适于向上级领导汇报情况)座谈会座次(适于同级单位座谈交流)主人主宾正门正门主人主宾1213会议筹办会议筹办5．欧美人士视宴会为社交最佳场合，故席位采分座原则，排位时男女互为间隔，夫妇、父女、母子、兄妹等必须分开。如有外宾在座，则华人与外宾杂坐。6．遵守社会伦理，长幼有序，师生有别，在非正式的宴会场合，尤应恪遵。如某君已为部长，而某教授为其恩师，在非正式场合，不能将某教授排在该部长之下。7．座位的末座，不能安排女宾。8．如有男女主人的领导参加宴会，男女主人必须谦让其坐尊位，其改坐次位。SCHOOLOFFICEWORKBOOK学院办公室工作手册当宴请设圆桌一桌时，无桌次顺序的区分。宴会设圆桌两桌（或两桌以上）时，其定位原则以背对饭厅或礼堂为正位，右旁为大，左旁为小，如场地排有三桌，则以中间为大，右旁次之，左旁为小。1．以右为尊，左为卑。如男女主人并座，则男左女右，以右为大；如席设两桌，男女主人分开主持，则以右桌为大。宾客席次的安排亦然，即以男女主人右侧为大，左侧为小。2．职位或地位高者为尊。高者坐上席，依职位、官阶高低定位，不能逾越。职位或地位相同，则必须依职务传统习惯定位。3．女士以夫为贵，其排名的次序，与其丈夫相同。即在众多宾客中，男主宾排第一位，其夫人排第二位。但如邀请对象是女宾，因她是某部长，而这位先生官位不显，譬如是某大公司的董事长，则必须排在所有部长之后，夫不见得与妻同贵。4．与宴宾客有政府官员、社会团体领袖及社会贤达参加的场合，则依政府官员、社会团体领袖、社会贤达为序。目前我国有中式及西式两种席次的安排。两种方式不一，但基本原则相同：宴请座次安排规则1415会议筹办会议筹办SCHOOLOFFICEWORKBOOK学院办公室工作手册附：宴请座次样图（宴请人数为奇数）（宴请人数为偶数）学院党政班子工作会议流程学院副院长、党委副书记（提出议题、提交材料）送交督办催办执行情况反馈存档审定审定议题、确定开会时间组织、通知学院办公室（收集议题、材料）开会（学院办公室做会议记录）学院办公室（整理会议记录、撰写纪要）学院办公室（下发纪要、督办落实相关事宜）院长党委书记执行情况反馈报报1617附：学院党政班子工作会议纪要模板主题词：主　送：党委书记、院长抄　送：党政班子成员（共印Ⅹ份）校内发文会议筹办东北师范大学XX学院党政班子工作会议纪要研究教代会工作等问题2009年东北师范大学XX学院第X次党政联席会议于月日上午X时在四楼会议室召开。会议由XXX主持，XXX、XXX、XXX、XXX、XXX等出席会议，XXX、XXX、XXX列席会议。会议主要内容和议定事项如下：一、研究教代会工作会议听取了XXX关于教代会筹备情况的汇报。会议研究决定，5月23日召开XX学院教代会。二、实验室搬迁工作会议听取了院长XXX关于实验室搬迁情况的汇报，所有搬迁已于4月5日全部完成，各实验室正进行最后的清理工作。会议研究决定，副院长XXX尽快与后勤管理处联系，完成废旧设备的报废工作，实现搬迁公房的交付。三、教学和学生工作1．会议通报了研究生招生复试落实情况。2．会议通报了教学和学生工作的近况。会议研究决定，下周二到迎评创建办公室现场研究教学评优准备工作。会议研究决定，副院长XXX组织力量落实相关准备工作。XX学校发文流程发文部门拟稿主管部处领导签字主管校领导签字学校办公室文秘综合室（本部校区综合办公楼407室）核稿学校办公室行政事务室（本部校区综合办公楼410室）登记文件标题、时间、经办人、发放文号学校办公室行政事务室（本部校区综合办公楼413室）排版、印刷、留存电子版学校办公室行政事务室（本部校区综合办公楼410室）验印发文单位分发文件SCHOOLOFFICEWORKBOOK学院办公室工作手册党政班子工作会议会议纪要第X次1819附：常用公文模板一——通知关于XXX的通知各学院、各单位：正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文联系人：XXX联系电话：XXX附件：1．XXX2．XXX东北师范大学X年X月X日X范文：范文：关于聘任朱家存等教授为我校兼职博士生指导教师的通知附：常用公文模板二——请示东北师范大学关于XXX的请示教育部：正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文妥否，请批示附件：东北师范大学XX年X月X日校内发文校内发文各有关单位：根据国务院学位委员会《关于进一步下发博士生指导教师审批权的通知》(学位[1999]9号)和《东北师范大学自行审定增列博士生指导教师的规定》，经校学位评定委员会审核，决定聘任朱家存等十一位教授为我校兼职博士生指导教师。特此通知附件：我校新增兼职博士生导师名单（略）东北师范大学2008年11月20日吉林省人民政府：东北师范大学作为教育部和吉林省人民政府共建大学，多年来各项事业的建设与发展得到了吉林省人民政府的大力支持和悉心指导，办学质量不断提升，在此，我们向吉林省人民政府致以最诚挚的感谢。在当前高等教育竞争激烈的形势下，东北师范大学把教育教学作为立校之本，把人才培养质量看成是学校的生命线。（略）良好的教学设备是本科教学建设的基础，近期学校拟投入X万元用于教学设备的更新。根据省部共建精神，学校特别企盼这项工作能够得到吉林省的大力支持。我们恳请省政府拨款X万元，学校将自筹资金X万元，用于东北师范大学的教学设备投入。以上妥否，敬请批示。东北师范大学2006年9月7日东北师范大学关于申请教学设备经费的请示SCHOOLOFFICEWORKBOOK2.XXX1.XXX学院办公室工作手册（联系人：XXX，联系电话：XXXXXX）2021附：常用公文模板三——报告东北师范大学关于XXX的报告教育部：正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文特此报告附件：１．XXX东北师范大学XX年X月X日东北师范大学关于深入学习实践科学发展观活动建议的报告为进一步加强信息报送工作，根据《东北师范大学信息工作条例》，制定本规程。各学院分管信息工作领导负责信息审核，办公室兼职信息员负责本学院日常信息的搜集和报送工作。信息的收集和报送（一）各学院信息报送范围包括师生思想动态、重大事项和紧急信息。（二）师生思想动态包括：（1）师生对重大国际国内时事的反响；（2）每学期开学后师生思想动态反映；（3）特定事件或特殊时期师生的思想动