公文写作基础理论与实践

公文写作基础理论与实践总队办公室赵勇二○一○年三月八日一、公文基本常识《中国共产党公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》《国家行政机关公文格式》《中国人民解放军机关公文处理条例》《军队机关公文格式》公文处理依据公文处理：公文种类、公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档、公文管理公文的种类：《国家行政机关公文处理办法》规定，行政机关公文共13个文种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。公文的种类：《中国共产党机关公文处理条例》规定，党的机关公文共14个文种，与行政机关公文文种相比，没有命令（令）、公告、议案，但有决议、公报、条例、指示。公文的种类：《中国人民解放军机关公文处理条例》规定，军队机关公文共12个文种，与行政机关公文文种相比，没有议案、意见、公告，但有通令、指示。几种相近文种的联系与区别（一）请示和报告相同点：都是上行文；都可用于向上级报告工作，反映情况。不同点：请示是请示性文件，期待上级答复或批准；报告是陈述性文件，上级受文后不一定回复。请示只能在事前行文，一文一事；报告在事前、事中、事后，综合、单独均可行文。几种相近文种的联系与区别（二）请示和函相同点：都可用于请求批准事项。不同点：请示用于上行文，向上级机关请求指示、批准。函用于不论级别高低且不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种（请示、报告）同样具法定效力。几种相近文种的联系与区别（三）命令和通令相同点：都是下行文；都具有很强的权威性和强制性；都可用于宣布奖励。不同点：命令用于授予荣誉称号；通令用于宣布按《纪律条令》规定给予的各种奖惩（不包括授予荣誉称号）。几种相近文种的联系与区别（四）通令和通报相同点：都是下行文；都可用于表彰好人好事或批评缺点错误，从而教育部队。不同点：通令用于宣布按《纪律条令》给予的奖惩；通报用于表彰先进和批评错误。通令重在宣布奖惩事项；通报重在介绍先进事迹或揭露错误事实并分析原因。几种相近文种的联系与区别（五）通令和决定相同点：都是下行文；都可表彰先进和宣布处分。不同点：通令通常用于宣布行政奖惩，以军政首长的名义发文；决定宣布处分只用于党内，以党委纪委的名义行文。通令表彰先进重在宣布奖励；决定表彰先进重在做出“向某某学习”的安排和部署。几种相近文种的联系与区别（六）指示和通知相同点：都可用来传达要求下级机关、单位执行的事项。不同点：指示用来布置重要工作并说明工作的指导原则和要求，具有较强的约束力和指挥性，是一种比较严肃的公文，多数是领率机关使用；通知用于布置一般性工作，告之部属需办的具体事项。二、行政公文的一般格式（一）眉首（文头）眉首部分包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等5个要素。1．秘密等级、保密期限、份号秘密公文分为绝密、机密、秘密三级。用3号黑体字，顶格标注在版心右上角第l行。如需同时标注秘密等级和保密期限。用3号黑体字，顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级与保密期限之间用“★”隔开。如“机密★一年”。份数序号用阿拉伯数码顶格标注在版心左上角第l行。位数根据需要确定，最少两位，最多六位，党的机关公文的密级，标注于份号下方。2．紧急程度紧急程度分别标明“特急”、“急件”。电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，用3号黑体字，顶格标注在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标注在版心右上角第1行，紧急程度顶格标注在版心右上角第2行。（军队机关公文未要求标明紧急程度）3．发文机关标识：党的机关公文版头分为两种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标明文种组成。3．发文机关标识：国家行政机关公文的发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成，对一些特定的公文可只标注发文机关全称或规范化简称（如函件文头只有发文机关，无“文件”二字）。3．发文机关标识：军队机关公文的发文机关标识分为文种标识和固定标识两种。文种标识：标明发文机关和公文种类，固定标识：标明发文机关和“文件”字样；固定标识用于军区级以上机关下发重要公文，上行文、平行文和下发一般事项公文时不用。4．发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号三部分组成。军队机关固定格式的公文（军区级使用），发文字号由发文年度和发文序号两部分组成。发文字号位于发文机关标识下空二行，居中排列。5．签发人和已阅人“签发人”平行排列于发文字号右侧。军队机关公文：上报公文中需要标识已阅人姓名时，在最后一个签发人姓名下一行，用三号仿宋体字标识已阅人姓名和“已阅”字样，如：某某某已阅。主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件八个要素（军队机关公文规定有“无正文说明”）。（二）主体：1、标题完整的公文标题由发文机关、主要内容(事由)和文种三部分(三要素)构成。军队机关公文标题一般由事由加文种组成。标题的位置是红色反线下空1至2行（军队机关公文是1行，国家行政机关公文是2行）。1-1．标题的构成要素和位置1-2．标题中标点符号的使用公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。军队公文规定在授予荣誉称号时可用引号。党的机关公文可以使用标点符号（但应尽量避免）1-3．注意转发性通知的标题拟制：一是压缩介词和相同的文种。二是可省去中间环节。三是采取“自拟摘要”的方法。1-4．注意公文转发与印发的区别转发一般是指下级机关把上级机关或者同级机关的有关文件，加注意见或按语后再发往所属单位的行文。公文印发一般都是指发往所属单位的普通行文，多用于印发本机关或者不相隶属机关法规、规范性公文。2．主送机关应标明主送机关的全称或规范化简称、统称。主送机关的位置是标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标注。3、正文3-1．正文的组成和小标题设定正文是公文的主体。较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成。正文最多可设四层小标题，其序号第一层用“一”、“二”、“三”……第二层用“（一）”、“（二）”、“（三）”……第三层用“1.”、“2.”、“3.”……第四层用“（1）”、“（2）”、（3）”……3-2．正文小标题的字体第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三和第四层用仿宋体字。4．附件说明公文如有附件，需标注附件说明，但发布或转发性公文，在标题或正文中已写明了所发文件的，不另加标注。附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识发文机关的标识、发文字号及“附件”两字（或带序号）。5．成文日期成文日期使用汉字（党的机关公文成文日期用阿拉伯数字），并标全年、月、日，“零”写为“○”。如“二〇一〇年三月八日”6．印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标注成文日期（但党的机关公文和军队机关公文一般要求署发文机关名称）。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中，下压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上（军队印章采用中套式）。当联合行文需加盖3个以上6．印章印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在成文日期和正文之间。在最后一排印章之下右空2字标注成文日期（军队机关公文要求最后一印章下压成文日期）。印章应与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方法解决（但军队机关公文和党的机关公文可以采取标注“此页无正文”的方法解决），军队机关公文首长名章用红色，签名章用蓝色。7．附注（发文、传达说明）行政机关请示性公文需要注明联系人的姓名和电话。8．附件附件应与公文正件一起装订，并在左上角第一行顶格标注“附件”或“附件”及序号；附件序号和附件标题应与附件说明的标注一致。版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三个要素。（三）版记（文尾）：1．主题词标注顺序是先标类别词，再标类属词。除类别词外，最多不超过5个主题词。2．抄送机关其排列顺序按“党、政、军、群”排列。地方政府在前、部门在后。3．印发机关和印发日期印发日期以公文付印的日期为准，使用阿拉伯数码。军队公文需要联系办理时，要求应将承办单位、联系人和电话分别标注于公文未页下端。公安部机关文件要求标明：承办人、校对人的姓名，以示负责。3．印发机关和印发日期一般在版记下面标明印发数量。（公安部规定，在最后一个抄送机关名称后右顶格标识“（共印X份）”字样。凡两页以上的公文都应标注页码。只有一页的公文和没有图文的页面不编号。附件与公文正文一起装订时，页码应当连续编排。三、公文写作的总体要求公文写作的总体要求：（一）内容真实及时（二）语言明确精练（三）体式符合要求（一）内容真实及时。公文是办事的工具，要用它指导工作和处理问题，这个根本性质要求撰写公文必须实事求是，一就是一，二就是二，不能凭主观想象，把事实夸大或缩小，或说假话空话。否则，由于脱离实际，不是一纸空文难以实行，就是干扰工作，甚至会造成工作损失和不良影响。公文的时间性很强，发文及时与否关系到文件的效用。无论反映情况还是指导工作的文件，都要发得及时，否则就会变成“马后炮”。（二）语言明确精练。一是要能够指导实际工作。运用公文指导和推动工作，既要坚决遵循上级精神，又要善于发现和创造本单位典型经验，指导工作和创新局面。对于上级的工作部署和指示，不能千篇一律地转发通知，只起到收发室、运转站的作用，而要结合本地区、本单位的工作实际，因地制宜、创造性地加以贯彻。二是要具有说服力。公文的语言注重朴实、精确，不使用华丽的词藻，不运用过多的形容和描述。但并不等于写得呆板枯燥。特别是写工作简报、讲话稿、工作报告、经验总结等文件，要注意在比较抽象概括的叙述中穿插一些具体数字、事例和思想反映，选用一些适当的比喻、群众的语言等。使叙述的语言适当形象化，有感情、有趣味，生动真实，具有说服力，使人读后留下深刻的印象。三是要简练明确。为使公文便于阅读和处理，在写作公文时要尽量简练明确。比如一份工作报告不能象报告文学那样把人的思想感情和活动写得很细腻；一份指示、规定和通知，也不能象学述论文那样详细论证道理。文件的篇幅要尽可能短些，语言要精炼，力争用最简练的文字把发文意图表达清楚。（三）体式符合要求。撰写公文必须符合统一规定的体式，不能随意出手，不伦不类。四、公文写作快速入门技巧（一）循序渐进。一是可以先从通知、公告、大事记等相对来说内容单一、结构简单、篇幅短小的公文种类学起，逐步向工作意见、工作规划、工作汇报、材料综合、领导讲话等相对复杂的文体拓展。在这方面，要坐得起板凳、耐得住寂寞，从一点一滴去积累“语感”，切忌好高骛远，更不要幻想一鸣惊人。二是可以先从办法、规定、条例等相对来说规范性较强、模式化程度较高的文体学起，逐步向领导讲话、调查报告、经验材料等非规范化、非模式化的文体拓展。因为前者便于借鉴成例，有较多可以省劲的地方，不像后者那样综合性较强，难以把握。三是可以先从自己熟悉的领域写起，逐步向其他领域拓展。这样可以发挥自己知识和业务方面的优势，避免陷入“巧妇难为无米之炊”的窘境。要是一开始就涉足陌生的领域，即使搜肠刮肚，也会无话可说，不仅于学习无益，反而可能会动摇学习公文写作的信心。（二）照猫画虎。一是适用于相对简单和模式化程度较高的文体。如起草一个会议通知，往往就可以找一个原有的通知来套写，因为它只要把会议时间、地点、期限、内容和参加人员、注意事项交代清楚就可以了，一般没有更多、更复杂、更深层次的内容。二是适用于相同或相近内容的文稿。套用和模仿，通常情况下主要着眼于文章的体例和结构，有时也套用文中的一些观点、素材和语言。但这种方法只能作为初学者的入门之道或特殊情况下的应急写作。一个立志在公文写作上长出息、有作为的人，必须练就一手锤炼文稿的真本领、硬功夫，千万不能总是套用和模仿，更不能把套用模仿和抄袭混为一谈。（三）熟中取巧。俗话说：“一回生、两回熟”，“熟能生巧”，这是千百年来的经验之谈，也是事物发展