公文写作基础知识学习

公文写作基础知识学习李伟林2013年5月18日《党政机关公文格式》学习公文格式的依据：1.中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）；2.中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。新《条例》更加突出了公文格式的标准化。要求凡有明确国家标准的，一律按国家标准的规定执行。GBT9704-2012党政机关公文格式.pdf党政机关公文处理工作条例.pdf第一部分：机关公文的内涵机关公文的概念：经国之枢机，为政之先要。-梁代·刘勰公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题的分析掌控能力，直接关系党和国家大政方针的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。公文处理流程：◆发文办理：公司发文包括拟稿、部门审核、总经办审核、会稿、会签、签发、编号、排版、校对、分发等程序（我司）公司发文流程.doc◆收文办理：公司收文办理包括收文的签收、登记、审核、拟办、批示、承办、催办等（我司）公司收文流程.doc公文处理办法：WST.MS-01-304-2012公文处理办法.doc机关公文处理的原则：实事求是原则（拟文切合实际、发文立足实际、办文符合实际）准确规范原则（把握质量关、程序关、出入口关）精简高效原则（突出有效性、时效性）安全保密原则（全过程体现）个人观点：在公文处理实际工作中，应把握好原则性与灵活性相结合的问题。机关公文的种类2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。适用范围决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。公报：适用于公布重要决定或者重大事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关请示事项。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。第二部分：公文用纸与排版印制要求用纸与排版印制要求（1）采用国际标准A4型用纸（210mm×297mm)。（2）正文用3号仿宋体，标题用2号小标宋体，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，从左至右横写横排，一般每面排22行，每行排28个字。（3）排版时版面尺寸要标准。（见下页图）幅面：210mm×297mm版心：156mm×225mm上白边(天头)37mm±1mm下白边35mm左白边28mm±1mm右白边26mm37+35+225=297mm28+26+156=210mm公文用纸尺寸第三部分：公文各要素新国标将组成公文的各要素划分为：“版头”(红色分割线以上)、“主体”（首页分割线以下、末页首条分割线以上）、“版记”（末页首条分割线以下、末条分割线以上）三部分。2013.65关于印发《关于加速清理二号采场滑塌区的考核办法》的通知.pdf版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素组成。主体由公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名成文日期、印章、附注、附件等要素组成。版记由抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。公文要素之版头部分1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行，用6位3号的阿拉伯数字表示。2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。密级顶格编排在版心左上角第二行。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，密级和保密期限之间用“★”隔开。3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度编排在版心左上角。如公文需同时标识份号、密级和保密期限、紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级和保密期限顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。三者都使用3号黑体字。见图示4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。发文机关标志居中排布，使用红色小标宋体字。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，一般主办机关排列在前；也可以单独用主办机关名称。“文件”二字编排在发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。（见下图）联合行文时，应按照党、政、军、群的顺序排列；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。联合行文格式公文首页格式5.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标识下空二行，居中排布。发文字号之下４mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。6.签发人：上行文（包括请示、报告）应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名，签发人必须是本机关正职或主持工作的领导。签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序依次均与顺排，一般每行两个姓名，下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为４mm。楷体字联合行文公文首页格式注意签发人要素的格式：如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序依次均与顺排，一般每行两个姓名，下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为４mm。发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。公文要素之主体部分7.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。位于红色分隔线下空二行，用２号小标宋体字（可加粗），可分一行或多行居中排布；4个以上（含）机关联合行文时，标题中发文机关名称可以简略；标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形；标题一般不超过50个字，不超过三行；回行时，要做到词义完整。梯形标题菱形标题8.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排在标题下空一行，左侧顶格３号仿宋体字编排，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。注：（1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关；（2）全称或规范化简称或同类型机关的统称；（3）主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。9.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。10.附件说明：公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订；“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一排；附件标题居中编排在版心第三行，附件格式要求同正文。附件说明页的版式带附件公文末页版式11.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。12.成文时间：成文日期编排在正文之下，右空四字，用阿拉伯数字将年月日标全，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文时间以领导人签发的日期为准。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。13.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，每排最多排３个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切；最后一个印章居中下压成文日期。单一机关行文时末页板式单一机关行文时，印章在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时末页版式联合行文时，印章格式：主办机关印章在前，每排最多排３个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切；最后一个印章居中下压成文日期。14.附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。★特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。印章和正文应同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方式解决。附注↓公文要素之版记部分15.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。16.印发机关和印发时间：公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。17.页码:页码就是公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。页码页码《党政机关公文格式》主要变化口诀☉公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/9704-2012代替《国家行政机关公文格式》☉主题词儿不再标：删除主题词格式要素☉密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角☉印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素☉成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注☉公文页码不可少：增加页码格式要素公文格式常见错情1.没有发文机关标识（非红头文件）2.发文字号不规范3.上行文（请示、报告）没有签发人4.公文标题缺要素、用词不