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第1篇行政篇项目1制作员工基本信息表1.1项目2制作公司车辆使用管理表1.2项目3制作会议室管理表1.31.1项目1制作员工基本信息表1.1.1项目背景员工基本信息表是企业对员工基本信息掌握的一个重要途径。通过员工信息表不但可以了解员工基本信息，还可以随时对员工基本情况进行筛选、统计和分析等。本项目以“制作员工基本信息表”为例，介绍Excel制作员工基本信息表的方法。1.1.2项目效果图1-1员工基本信息表效果图1.1.3知识与技能●创建工作簿、重命名工作表●数据的输入●数据有效性设置●函数IF、LEN、MOD、TEXT和MID的使用●导出文件●工作表的修饰●复制工作表●数据排序●分类汇总1.1.4解决方案任务1创建“员工基本信息表”工作簿，将Sheet1工作表重命名为“员工基本信息”。任务2创建“员工基本信息”表基本框架（1）输入表格标题字段。（2）输入“编号”。（3）输入员工“姓名”。任务3输入员工的“身份证号码”（1）设置“身份证号码”的数据格式。（2）设置身份证号码的“数据有效性”。（3）输入员工的身份证号码。任务4输入员工的“部门”（1）为“部门”设置有效数据序列。（2）输入员工的“部门”。任务5输入“入职时间”、“学历”和“职称”（1）参照图1-5在E2:E26单元格区域中输入员工的“入职时间”。（2）参照“部门”的输入方式，输入员工“学历”。（3）参照“部门”的输入方式，输入员工“职称”。任务6根据员工的“身份证号码”提取员工的“性别”（1）选中H2单元格。（2）在H2单元格中输入公式“=IF(MOD(MID(C2,15,3),2),男,女)”。（3）选中H2单元格，用鼠标拖动其填充句柄至H26单元格，将公式复制到H3:H26单元格区域中，可得到所有员工的性别。任务7根据员工的“身份证号码”提取员工的“出生日期”（1）选中I2单元格。（2）在I2单元格中输入公式“=--TEXT(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,7,6),MID(C2,7,8)),0-00-00)”。（3）将I2单元格的数据格式设置为“日期”格式。（4）选中设置好的I2单元格，按住鼠标左键，拖动其填充句柄至I26单元格，将其公式和格式复制到I3:I26单元格区域，可得到所有员工的出生日期。任务8导出“员工基本信息”表（1）选中“员工基本信息”表。（2）选择【文件】菜单中的的【另存为】，出现【另存为】对话框。（3）将“员工基本信息”表保存为“带格式文本文件（空格分隔）”类型，文件名为“员工信息”。（4）单击【保存】按钮，按提示信息进行保存。完成文件的导出，导出的文件格式为“.prn”。任务9使用自动套用格式美化“员工基本信息”表（1）选中A1:I26单元格区域。（2）选择【格式】菜单中的【自动套用格式】命令。（3）选择“序列2”样式。任务10使用手动方式格式美化“员工基本信息表”（1）在表格之前插入1空行作为标题行。（2）制作表格标题。（3）设置表格边框。（4）调整行高。任务11复制“员工基本信息”工作表（1）选中“员工基本信息”工作表。（2）复制该工作表，并将该表重命名为“各部门人数”。任务12统计各部门人数（1）选中“各部门人数”工作表。（2）选中有数据区域的任一单元格。（3）利用【分类汇总】命令，汇总统计出的各部门人数。图1-25汇总统计出的各部门人数1.1.5项目小结本项目通过制作“员工基本信息表”，主要介绍了工作簿的创建、重命名工作表、复制工作表、Excel中数据的输入技巧、数据的有效性设置设置、利用IF、LEN、MOD、TEXT、MID函数从身份证号码中提出员工性别、出生日期等信息。为便于数据的利用，我们将生成的员工信息数据导出为“带格式的文本文件”。在编辑好表格的基础上，使用“自动套用格式”和手动方式对工作表进行美化修饰。此外，通过分类汇总对各部门员工人数进行了汇总统计。1.1.6拓展项目1.统计员工基本信息表中男女员工人数。2.计算员工基本信息表中的员工年龄。3.计算员工基本信息表中的员工工龄。1.2项目2制作公司车辆使用管理表1.2.1项目背景为合理安排车辆使用，提高办事效率，节约公司车辆使用的费用，使之规范化、秩序化，需要严格地按科学的管理制度来运行。本项目通过制作公司车辆使用管理表，来介绍Excel软件在车辆使用管理方面的应用。1.2.2项目效果图1-2公司车辆使用管理表效果图图1-3公司各部门车辆使用费数据透视表1.2.3知识与技能●工作簿的创建●工作表重命名●自定义数据格式●数据的输入●公式的使用●函数IF、ROUND的使用●工作表格式化●数据透视表●页面设置1.2.4解决方案任务1创建工作簿，重命名工作表（1）启动Excel2003，新建一个空白工作簿。（2）将创建的工作薄以“公司车辆使用管理表”为名保存。（3）将“公司车辆使用管理表”中的Sheet1工作表重命名为“车辆使用结算”。任务2创建“车辆使用结算”表的基本框架（1）在“车辆使用结算”表中输入工作表标题“公司车辆使用结算表”。（2）输入表格标题字段。任务3输入“车号”的数据（1）选中A3:A24单元格区域。（2）自定义“车号”数据格式。（3）输入车号。任务4输入“使用原因”数据该项数据分为两种“公事”和“私事”。为实现快速输入，这里，我们使用“查找”和“替换”的方法来输入该列数据。任务5输入“公司车辆使用结算表”其它数据（1）输入“使用者”数据。（2）输入“所在部门”的数据。（3）输入“使用日期”、“发车时间”、“交车时间”和“里程”数据。任务6计算“车辆使用费”这里，假设我们按2元/公里计算车辆使用费，即车辆使用费=里程×2。（1）选中I3单元格。（2）输入公式“=H3*2”，按【Enter】键。（3）拖动I3单元格的填充句柄至I24，将公式复制到I4:I24单元格区域中，计算出所有“车辆使用费”。任务7计算“报销费”报销费的计算原则为凡“用车原因”为“公事”，则“车辆使用费”全部报销，凡“用车原因”为“私事”，不予报销。这里，我们使用IF函数进行计算。（1）选中J3单元格。（2）输入公式“=IF(D3=公事,I3,0)”（3）按【Enter】键，计算出J3中的“报销费”。（4）拖动J3单元格的填充句柄至J24单元格，将公式复制到J4:J24单元格区域中，计算出所有“报销费”。任务8计算“驾驶员补助费”按照正常的每天8小时工作时间算，若驾驶员出车时间超过8小时，超过部分的出车时间则按30元/小时发给相应的补助，若超过时间不足半小时，则忽略不计；超过半小时，不足1小时的，按1小时计。（1）选中K3单元格。（2）选择【插入】菜单中的【函数命令】，打开【插入函数】对话框，选择IF函数。（3）在“Logical_test”框中输入条件表达式“(G3-F3)*248”，在“Value_if_true”中输入“ROUND(((G3-F3)*24-8),0)*30”，在“Value_if_false”中输入“0”。（4）单击【确定】按钮，计算出K3中的“驾驶员补助费”。（5）拖动K3单元格的填充句柄至K24单元格，将公式复制到K4:K24单元格区域中，计算出所有“报销费”。任务9格式化“车辆使用结算”表（1）设置工作表标题格式。（2）将标题字段的格式设置为宋体、12磅、加粗、居中。（3）设置“使用者”、“所在部门”和“使用原因”所在列的数据居中对齐。（4）将“车辆使用费”、“报销费”和“驾驶员补助费”几项数据设置为货币格式“￥”。（5）为“车辆使用结算”表设置边框。（6）为“车辆使用结算”表设置底纹。（7）设置标题字段的字体颜色。任务10制作各部门车辆使用费数据透视表（1）单击选定“车辆使用结算”工作表。（2）选中该工作表中的任一非空单元格。（3）选择【数据】菜单中的【数据透视表和数据透视图】命令，根据【数据透视表和数据透视图向导】对话框的提示进行操作。（4）将“所在部门”作为“行”字段，将“使用原因”作为“列”字段，将“车辆使用费”作为“数据”项。（5）新生成的数据透视表工作表重命名为“各部门车辆使用费数据透视表”。任务11设置打印页面（1）选中“车辆使用结算”工作表（2）设置纸张方向。（3）设置页边距。（4）打印预览。1.2.5项目小结本项目通过制作“公式车辆使用管理表”，主要介绍了工作簿的创建、工作表重命名、自定义数据格式、公式及函数IF和ROUND使用。在此基础上，我们对工作表进行了格式化。数据透视表是一种交互式报表，可快速合并和比较大量数据。本项目我们使用数据透视表对公式车辆使用费进行了汇总分析。此外，通过页面设置，我们可对制作好的报表进行页边距、纸张的设置，以形成一份美观、实用的表格。1.2.6拓展项目1.汇总统计每辆车当月的里程数。2.制作员工用车情况统计分析表。1.3项目3制作会议室管理表1.3.1项目背景在企业的经营管理过程中，企业各部门之间经常需要利用会议室来及时沟通、协调处理相关事宜。为规范会议室的管理，提高会议室的使用效率，需要使用会议室的部门应该提前向行政部申请会议室，说明使用时间和需求，行政部则依次制定出相应的会议室使用安排。本项目通过制作“会议管理表”，来介绍Excel软件在会议管理方面的应用。1.3.2项目效果图1-4会议管理表效果图1.3.3知识与技能●工作簿的创建●工作表重命名●设置单元格格式●工作表格式化●条件格式的应用●函数TODAY、NOW的使用●取消网格线1.3.4解决方案任务1创建工作簿，重命名工作表（1）启动Excel2003，新建一个空白工作簿。（2）将创建的工作薄以“公司会议室管理表”为名保存。（3）将“公司会议室管理表”工作簿中的Sheet1工作表重命名为“重大会议日程安排提醒表”。任务2创建“公司会议室管理表”（1）在“重大会议日程安排提醒表”中输入工作表标题。（2）输入表格标题字段。任务3输入会议室使用安排输入重大会议日程安排提醒表中输入会议室使用的相关信息。任务4合并单元格（1）将表格标题单元格合并及居中。（2）合并标题字段的B2:D2单元格区域。（3）分别合并A3:A5、A6:A8、A9:A10、A11:A12、A13:A14、B4:B5、B7:B8单元格区域。任务5设置单元格时间格式（1）选中C3:D14单元格区域。（2）将单元格数字格式设置为“时间”，选择【类型】为“13:30”任务6设置文本格式（1）设置表格的标题行字体格式。（2）设置表格标题字段的格式。（3）设置其余文本格式。任务7设置行高和列宽（1）设置行高。（2）设置列宽。任务8设置表格边框为A2:H14单元格区域设置边框。任务9使用“条件格式”设置高亮提醒通过Excel的“条件格式”功能判断“日期”和“时间段”，即会议室的使用实际上是否已经超过了当前的日期和时间。若超过了则字体显示蓝色加删除线区分，且单元格背景显示粉红色；若未超过则单元格背景显示黄色。（1）设置“日期”高亮提醒（2）设置“时间段”高亮提醒。任务10取消背景网格线Excel默认情况下会显示灰色的网格线，而这个网格线会对显示效果产生很大的影响。若去掉网格线则会使人的视觉重点落到工作表的内容上。（1）单击选中“重大会议日程安排提醒表”。（2）选择【工具】菜单中的【选项】命令。（3）单击【视图】选项卡，取消勾选【窗口选项】中“网格线”选项。1.3.5项目小结本项目通过制作“会议室管理表”，主要介绍了工作簿的创建、工作表重命名、设置单元格格式、工作表格式化、条件格式。这里重点介绍了使用函数TODAY和NOW来判断“日期”和“时间段”是否已经超过了当前的日期和时间。此外，为增强表格的显示效果，还介绍了如何取消工作表的网格线。1.3.6拓展项目1.制作车辆使用提醒表。2.制作员工生日提醒表。