公文写作技巧

公文写作技巧一、公文正文写作的“三要素”公文正文部分的写作是有规律的，它根据“干什么”、“为什么”和“怎么样”的逻辑起点划分，一篇标准的公文正文可由“主旨”、“依据”和“分旨”三个要素构成。三个要素各有一套恒定的“类型”+“文字标志”的表达特征以便区别；同时，三个要素按照“内容集中、先后有序、详略得当”的结构标准和“主旨明确、正确、切实；依据真实、切题、充分；分旨具体、周密、可行”的内容标准组合在一起，传递着形形色色的行政管理信息。（一）、公文的主旨1、公文主旨的语言文字和数字标志主旨即一篇公文最主要的意义或目的。它回答一篇公文要“干什么”的问题。任何一篇公文，几十字也好，几千字也好，总能概括成管理者或被管理者的某种基本意图或目的。例如下行文：“为了正确贯彻国家的工商税收政策,维护税收法令的严肃性，确保国家税收收入，国务院决定，必须对纳税单位和个人在纳税中发生偷漏、拖欠工商税收的情况，进行一次认真的检查清理。”“现将《山东公共场所治安管理办法》发给你们，请贯彻执行”“关于县以上地方各级人民政府悬挂国徽和挂机关名称牌子的问题答复如下”。又如上行文：“为确保库区安全生产，做到常备无患，急需修建地下消火栓四处，需要资金4.4万元。妥否，请审查批示”“现将我市1992年上半年城市经济改革情况报上，请指正”。再如平行文：“拟派上海海员医药药剂师某某某赴香港接受为期一周的培训，妥否，请函示”“现将我部会同国家计委等有关部门单位共同编制的《南水北调限期第一期工程计划任务书（草案）》一式五份发去。请结合你省实际情况，提出修改意见，于1992年某日前告我部某某司”等等，这桩桩件件意图或目的概括即为“主旨”。通过上述，我们可以看出，主旨是一篇公文中最基本的不可或缺的头号要素，否则，文字再多，也只能是令人不知所云的一纸空文。上级不知下级所请何事，下级不知上级所命何为。2、主旨的类型(1)按照公文“欲进行之行为”（干什么）的过程，主旨可以分为“目的”和“意图”（希望达到某种目的的打算）两种基本类型。“为了正确贯彻国家的工商税收政策，维护税收法令的严肃性，确保国家税收收入”“为确保库区安全生产，做到常备无患”一句均表现为“目的”范畴；“国务院决定，必须对纳税单位和个人在纳税中发生偷漏、拖欠工商税收的情况，进行一次认真的检查清理”、“急需修建地下消火栓四处，需要资金4.4万元。妥否，请审查批示。”一句均表现为意图“范畴”。(2)按照公文“欲进行之行为”的性质，主旨又可以分为“祈使性”和“告知性”两种基本类型。所谓“祈使性”主旨，是指发文机关要求受文机关对所发公文有所动作或有所遵从—这里，也可以分为两方面的意思—一方面谓之“祈求”：指下级机关要求上级机关或平级机关要求平级机关对所发公文有所帮助有所批准，如上行文“急需修建地下消火栓四处（饲养场一处、肉联场一处、冷库一处、蛋禽场与蛋库之间一处），需要资金4.4万元。妥否，请审查批示”等句，“我们拟同意宁波港和清水港建立友好关系”一句；再如平行文：“拟派上海海员医药药剂师某某某赴香港接受为期一周的培训，妥否，请函示”一句，“因此，建议在新机场正式启用前，拟请将济南机场（张庄）易名，以避免两个机场名称使用上矛盾。请予支持。”几句等，均是发文机关要求收文机关帮助或批准的某种“请求”或“建议”。另一方面谓之“使令”：指上级机关要求下级机关对所发公文有所执行有所遵循，如下行文，“国务院决定，必须对纳税单位和个人在纳税中发生偷漏、拖欠工商税收的情况，进行一次认真的检查清理”一句，现将《山东公共场所治安管理办法》发给你们，请贯彻执行”两句，“国务院同意卫生部、国家工商行政管理局、国家技术监督局、国家医药管理局、国家中医药管理局、公安部《关于严厉打击制售假劣医药商品违法活动的报告》，现发给你们，请遵照执行”一段；“省政府同意在原山东省经济技术协作总公司的基础上组建山东省经济结构发展总公司”一句，均是发文机关要求收文机关执行或遵循的某种“指示”或“要求”。而所谓“告知性”主旨，则是指发文机关仅仅要求受文机关对所发公文有所知晓有所了解，而并不要求受文机关有所动作或有所遵从，所发公文仅仅只是对某种情况或结果的一种“报告”或“告知”。“现将情况报告如下”一句，“现将我省某某市某某某乡某某煤矿透水事故的调查处理情况报告如下”一句，“国务院决定该委员会为国务院直属事业单位”一句，仅仅只是要求受文机关对本机关的工作情况或某种决策有所了解，并不要求受文机关对此有所行动。（二）公文的依据依据即为一篇公文主旨提出和成立的理由和根据。主旨的提出和成立，往往要建立在一定的理由或者事实的基础之上，把这些理由或者事实写到公文中去，便是依据。一篇公文如果缺少这种必要的理由和根据就会影响受文者对来文主旨的接受。主旨和依据这种依赖与被依赖的依存关系非常类似于议论文中论点和论据的依存关系。如果说论据是论点提出和成立的理由和根据的话，那么依据就是主旨提出和成立的理由和根据。和主旨要素不同的是，在一些没有必要说穿的情况下，依据要素可以省略。“为适应国民经济发展的需要，进一步健全我国货币制度，方便流通使用和交易核算”再如“为改革我国在对外活动中有关赠礼、受礼的决定规定，特作如下规定开头”。这些特殊情况下的省略现象并不意味着依据的要素地位会因之动摇，依据要素的类型也同论据一样，可以分为理论依据和事实依据两大类型：前者又可细分为党和国家的政策法规，文件会议精神，领导指示以及发文主题自发的议论等四种小类型态；后者又可细分为现实状况以及过去事实等两种小类型态；另外，来文来函，会议通过，领导研究等等也是经常使用的事实引据。依据句。依据要素在公文中往往作为开头部分出现，其语言形式比较简单的只有一两句话：如：“你办《关于成立山东省经济协作发展总公司的请示》（[1992]鲁经协秘字第108号）收悉。经研究”两句话，“根据国务院办公厅国办发明电[1992]5号要求”，“一九八零年六月三日电悉”一句话。依据段。比较复杂的依据要素同主旨一样也需扩展为段落来表达，特别是在一些回顾性的公文文体——如奖惩性的命令、决定、通报的下行文以及议案、请示、报告等上行文体中，由于事情经过或报请理由往往是表达的重点，依据要素甚至可以由多个段落来表达。1、提示事实依据类：代表性的有“目的”、“当前”、“随着”、“近来”、“以来”、“经”、“已经”、“业经”、“由于”、“鉴于”、“收悉”等十一个。2、提示理论依据类：代表性的有“根据”、“遵照”、“认为”等三个。a)于祈使性的主旨来说，分旨是一种实现主旨的具体办法要求。b)对于告知性的主旨来说，分旨则是一些补充详述主旨的具体事项。（三）、公文的分旨分旨即为一篇公文中为实现主旨而制定的具体办法、要求或补充详述的具体事项。一般而言，公文正文三个要素中，依据要素和主旨要素文字要少，而分旨要素文字要多。根据以上公文正文三要素的结构原理，公文正文要素的建构格式可以概括为如下四种基本图式：主旨依据分旨公文正文要素建构格式图1（要素完全式）主旨分旨公文正文要素建构格式图2（省略依据式）主旨依据公文正文要素建构格式图3（省略分旨式）主旨公文正文要素建构格式图4（省略分旨、依据式）据此，我们可将公文正文的外在体制类型整理如下：1．公文正文最简单也最常用的外在体式类型即为“单枪匹马”式。所谓“单枪匹马”是指各级行政机关之间有时要传递的信息较少，一篇公文全篇只有一句话一个段落组成，而这一句话一个段落可以是三要素具全，甚至省略除主旨以外的其他两个要素。除通告、报告、会议纪要以及意见、条例、规定等内容复杂的文种外，其余文种的正文均可使用“单枪匹马”体式。下面以此为参考基点，来看公文正文内在要素的变化所引起的正文外在体制的变化。□□□□□□关于□□□□□□的□□（标题）□□□□□（主送机关）：根据□□□□□□，……（依据），现决定□□□□□□，……（主旨），由□□□□□□，……（分旨）。特此□□（结语）□□□□年□月□日“单枪匹马”体制类型2．如果上级对下级的具体要求有所增加，分旨要素只是变得稍微复杂一些，公文正文体式可以由“单枪匹马”变化为“子母剑”的体式。所谓的“子母剑”是指分旨要素变得复杂后，公文正文可以在“单枪匹马”的基础上，开出一个新段落来承载新增加的内容。新段落与原段落两个段落一“主”一“辅”，类似一“母”一“子”，故名之。此格式多为批复发布性的公文采用。此外，决议、公告、通告等文体也可采用。□□□□□□关于□□□□□□的□□（标题）□□□□□□（主送机关）：你□《关于□□□□□□的□□》收悉（依据）。经研究，同意□□□□□□，……（主旨）。□□□□□□是□□□□□□，……。□□要□□□□□□，……（分旨）。□□□□年□□月□□日“子母剑”体式类型3．如果分旨要素进一步复杂，要说明的内容进一步增多，公文正文体式又可以由“子母剑”进一步演变为“切豆腐块”的体制。所谓“切豆腐块”是指分旨要素进一步复杂后，公文正文可以在“单枪匹马”的基础上，开出多个新段落来承载新增加的内容，每个新段落前用“会议□□”作为文字提示。这多个好似由原段落切出的一个个“豆腐块”，原段落与这多个新段落之间的关系表现为总分关系，故名之。此格式多为决议、会议纪要等会议文体采用。□□□□□□关于□□□□□□的决议（标题）（□□□□年□□月□□日）□□□□□□会议批准□□□□□□的□□□□□□，并对□□□□□□的□□□□□□表示满意。（主旨）会议同意□□□□□□，……会议赞成……会议认为……会议指出……会议强调……会议号召……（分旨）“切豆腐块”体式类型4．如果为使增多的分旨要素条理清楚、层次鲜明，公文正文体式可以由“单枪匹马”变化为“天鹅下蛋”的体式。所谓“天鹅下蛋”是指主旨要素单独或与依据要素合并为开头一段，作为分旨要素产生的根源好比是一只“天鹅”母体，用一个段落容纳不下的诸多分旨要素则作为这只“天鹅”下出的“蛋”用数字序号为标志逐一分条列项而出。作为与“单枪匹马”并列的第二种公文最典型、最常见的体式，大部分文种均可采用。上述公文正文三要素说的要素分类、文字标志及其内容集中、先后有序、详略得当的结构原则等基本原理，均可通过此种“天鹅下蛋”的标准体式清楚地反映出来。□□□□□□关于□□□□□□的□□（标题）□□□□□□（主送机关）：目前□□□□□□，……（事实依据）；根据□□□□□□，………（理论依据）；为了□□□□□□，……（目的主旨）；先决定□□□□□□，……（意图主旨）。具体□□如下（过度语）：一、□□□□□□，……；二、……三、……；……（分旨）特此□□（结束语）□□□□年□月□日“天鹅下蛋”体式类型5、如果为使公文的主旨部分内容更加鲜明突出，公文正文体式又可以由“单枪匹马”再进一步变化为“刀枪剑戟”的公文体式。所谓“刀枪剑戟”是指为使分旨部分的每一段落（“天鹅”下出的每一个“蛋”）前面加列小标题，使段旨似“刀枪剑戟”鲜明突出。此种体式长篇的决定、决议、报告、会议纪要以及意见等文种多采用之。□□□□□□关于□□□□□□的□□（标题）□□□□□□（主送机关）：目前□□□□□□□，……（事实依据）；根据□□□□□□，……（理论依据）；为了□□□□□□，……（目的主旨）；现决定□□□□□□，……（意图主旨）。具体□□如下（过渡语）：一、□□□□□□（小标题）□□□□□□，……二、□□□□□□□（小标题）……三、□□□□□□（小标题）…………（分旨）特此□□（结语）□□□□年□□月□□日“刀枪剑戟”体式类型6、如果公文的主旨部分内容十分复杂，公文正文体式又可以由“刀枪剑戟”再进一步变化为“章断条连”的公文体式。所谓“章断条连”是指在条例、规定等规范性公文的写作中，根据该文体内容庞大而又严密的特性要求，将全篇内容按照层次要点，分列“章”、“条”、“款”等级顺街而下（内容特别复杂者，可编列至“编”、“章”、“节”、“条”、“款”、“项”、“目”等七级，如《宪法》），其中，每一章中的“条”虽被“章题”隔断，但下一章的“条”的序号与上一章的“条”的序号藕断丝连（故名章断条连），从而使整篇文章结构鲜明有序