公文写作技巧090917

1公文写作技巧2•笔下有财产万千，•笔下有人命关天。•笔下有是非曲直，•笔下有毁誉忠奸。3范例说明安徽XX工程有限公司：我公司成立于1993年底，期初是佳通集团新加坡佳通轮胎有限公司与安徽轮胎厂的合资公司，之后安徽佳安轮胎有限公司更名为安徽佳通轮胎有限公司。安徽XX工程有限公司的债权债务由安徽佳通轮胎有限公司承担。安徽佳通轮胎有限公司2005．5．114了解公文的基本概念了解公文写作的基本方法和技巧了解公文写作的逻辑思维方式目标5公文的含义和文种1目录3商务公文写作的注意事项及常见错误分析公文的写作方法和技巧24各种商务公文写作要求公文的含义企业常用公文文种企业常用公文文类6一、公文的含义和文种7•办理公务的文书(一)公文的含义公文是国家机构和社会组织在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范形式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。范例8(二)公文的演变公文的演变9(三)公文的作用公文的作用10广义公文1、通用公文2、规约文书3、业务文书命令(令)、决定、公告、通告通知、通报、议案、报告请示、批复、意见、函会议纪要法规规程--诉讼章程、办法规则、制度守则、公约计划、总结、调查报告简报、摘编、声明、启示（狭义公文)(四)企业常用的公文文种11•指挥性：如决定、批复等•报请性：如请示等•通知性：如公告、通知等•记录性：如会议记录等(五)企业常用的公文文类其他分类12关于XXXX的批复安徽佳通轮胎有限公司：你司佳通字（2005）第5号《关于XXXX的请示》收悉，现答复如下：XXXXXXXX特此批复。佳通轮胎（中国）投资有限公司2005年8月25日抄送：研发中心、集团各工厂范例13公文的含义和文种1目录3商务公文写作的注意事项及常见错误分析公文的写作方法和技巧24各种商务公文写作要求写作特点写作要求写作程序写作内容14一、写作特点1.简明是指用词简单准确，不会造成误解2.准确是指用词含义准确，不会造成误解3.朴实是指用词通俗自然，恰如其分4.庄重是指用词严肃端庄，不带感情色彩5.规范是指用词符合语法与逻辑要求（公文语体）15培训下午好，我是来自XX公司培训处的培训师，XXX。今天，我要跟大家讲的是培训。确切地说，我要讲以下三点：培训的必要性；培训的内容；培训的预期效果。讲稿的文书特点标题简明、准确朴实而不失庄重条理清晰，规范我将说什么16（二）写作要求1、意思明确明白无误地把要说的话写出来，让别人一目了然，看得懂，这是最起码的要求2、文理通顺这无论对于准确表达或对于你个人写作都是极其重要的。3、观点正确表达的东西要有道理，不要强词夺理，更不能讲歪理。叶圣陶先生说：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”174、事实求是是什么说什么，不掩饰、不夸张，按事实本身描述与表达。5、及时迅速6、简明生动7、层次分明8、格式规范（二）写作要求18（三）写作程序怎么写？自我提问：a.做什么？b.何时进行、何时完成?c.活动地点和对象?d.由谁执行?e.以谁为对象?f.原因为何、目的为何?g.如何进行?方法、手段、策略和进度等h.要花费多少，预算、经费等i.采用什么文体？j.给谁看？k.要求对方做什么？明确文书写作主旨19（三）写作程序自我提问：a.需要哪些资料信息？b.有哪些收集渠道？c.怎样收集？d.达到什么目的？收集资料信息20（三）写作程序起草正文反复检查拟订提纲21在结构上，写作有一个基本的结构，由三大块组成：开头、主体、结尾。三部分写法各有套路：开头：行文的根据、目的、意义。如：为了…根据…要求等等；主体：叙述基本事实、阐明性质意义、或提出措施、要求结尾：执行要求或申报请求举例说明（三）写作程序22（三）写作程序开头行文的根据、目的、意义。如：为了…根据…要求等等；一般分为：结论式开头、目的性开头。主体叙述基本事实、阐明性质意义、或提出措施、要求跟踪报告应提供“对比”图示说明；可以文字说明、图表、图片等工具一起使用；一定要符合数据资料和使用目的；各项资料的数字要能看得清楚，不要写得太过复杂；结尾结尾要求：完整、明白、简洁一般有三种：提出要求（安排工作指挥性的下行文，通常最后提出贯彻执行的要求）、展望未来（用于推广经验、通报情况）、期复请求（请示、议案之类的呈请式公文）我将说什么说我说了什么23范例24案例演练刘林和你同时在竞争上海地区经理一职.过去一年间,刘林的工作非常出色。虽然你知道他的能力不错,但你认为自己来公司的时间更长,你应该得到这个职位。另外,这次的提升不仅对你的职业发展非常重要,而且对你的个人生活也有特殊的意义:你年迈的双亲就住在上海,你希望离他们近一点,以便更好地照顾他们。有一天,你碰到一位老朋友,他知道刘林的一些情况,你了解到刘林并非像他简历上说的那样,事实上他从没上过大学。25•你该怎么办？•根据案例，请写一封给上司或刘林的信。案例演练26（四）写作内容1、有事而发，言之有物2、目的明确，为了解决某件事3、内容真实，不能虚拟4、内容实在，主要内容有：–a.标题(通过全部文章所要表达的中心意思，也是法定作者的意图和目的。主题是公文的灵魂和统帅,题好一半文。)–b.题注–c.收件单位或个人–d.正文、导语、主体–e.结束语–a.附件或说明–b.落款、日期27范例28公文的含义和文种1目录3商务公文写作的注意事项及常见错误分析公文的写作方法和技巧24各种商务公文写作要求注意事项商务公文写作中常见问题29一、商务公文的写作注意事项1、知己知彼的信息传递2、公文作者的代言人身份3、程式化语言的运用4、结构安排5、名称规范６、计量单位的规范７、公文中常见问题301、知己知彼的信息传递批阅者对策年长者正文或标题的字体放大，尽量避免使用简称或流行用语吹毛求疵者谨慎检查，避免出现错别字、漏字、字体错位等瑕疵急于知晓结论者在报告开始时就点出结论，详细的资料可以使用附件、附录方式，浓缩重点；对报告主题不熟悉者在报告时尽量避免使用专业术语，尽量将专业知识通俗易懂地描述凡事谨慎者预先提出可能会发生或预想得到的反面意见与问题，在详细阐释后再下结论主动积极者具体描述对策和提案的重点部分，更积极地表述对策或提案执行的预期结果重视视觉感受者尽量多使用图片、图表或图示来说明强调理论逻辑者注意承上启下和结论的描述，报告整体结构或各段内容要有逻辑性31•一般文章的作者，都是代表自己，一个人的身份说话，见解是个人化的，比如李白的作品潇洒、飘逸、雄奇、壮丽；杜甫的作品沉郁顿挫。•公文写作本质上讲不是作者自己的风格，而是代表一个部门、单位、团体在说话，是办理事务的，而不是审美的，个人的个性风格则没有意义，可能会起到反作用。•作者必须认识到，自己只是一个代言人，写作的立场、观点、语言，都是非个人化的。2、公文作者的代言人身份323、程式化语言的运用文章写作都有一定的创作性,但创作性有强有弱.公文写作是一种创作性较弱的写作行为。所谓程式化语言，是指语言表述形式的格式固定的语言表述方式。比如在一些文件的开头部分，我们常常看到这样的句子：“根据┄┄为了┄现将有关事宜通知如下”、“为做好┅特制定┅”、“现将┅印发┅请┅”、“为加强┅公司就┅规定如下”，这类句子就是程式化语言。程式化语言主要适用于“通知”类公文和“规章制度”类公文的开头部分的用语，其他类公文不能使用或不适用程式化语言表达。另外,有一些简短用语也可以有程式化的语言:如来函收悉、希即遵照、拟请、敬请批复、特此函复。约定俗成的语言，言减意明，不同于文学：需要创造性。要求平实化、常规化、反对藻饰。333、程式化语言的运用•常用的事务性词语：•开端用语：根据、查、兹、为了、按照•称谓用语：本（第一人称）、该（第三人称）•经办用语：兹经、业经•引叙用语：前接、近接•期请用语：即请查照、希即遵照•表态用语：照办、同意、可行、不宜、不可•征询用语：当否、可否、是否可行•期复用语：请批示、请复•结尾用语：为要、为盼、为荷、特此函达。344、结构安排a.段落：除过渡段之外，注意段落的完整性，单一性段落划分的方式：提行式（提行空格）、条款式（序数词为标志）、合一式（一段即一篇，应用文常用）。b.过渡：是段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。过渡的方式：过渡段、过渡句、过渡关联词（因此、但是、然而、总之、综上所述；序数词）c.照应：文题照应、首尾照应、序列照应、注释性照应首尾照应：如开头“为制定本规定”，结尾要求“本规定从XX开始执行”35范例365、名称规范名称注意事项–通稿统一–排列有序–使用简称公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：（1）同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致（2）排名次序混乱（3）随意用简称称呼37小练习：称呼连线题亲爱的NANCY：亲密关系的私人之间小张：集体资讯部所有员工：上级张经理：同事刘林：下属38计量单位的规范（判断题）•质量（重量）单位千克、公斤、斤•长度单位公里、米、尺•功率单位千瓦、马力•功、热单位焦耳、卡•体积单位毫升、公升•电量单位度•土地面积单位平方米、亩应当使用国家法定计量单位。396、公文中常见问题（1）a.文种错误如向同级机关和不相隶属机关行文，使用的不是“函”，而是“请示”、“报告”，甚至使用“请示报告”。甚至有的还不是文种使用错误的问题，而是根本上就不是文种。如《××工作要点》、《××办法》、《××规划》、《××制度》等等。处理这种不是文种的文稿的办法是加一个关于印发这个文稿的通知。b.格式错误如标题标识、分层标识、附件标识、成文日期标识、页码标识、版记标识、字体、符号、排版等方面的错误。标题：标题回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。但经常可以看到标题排列不美观、回行断开了词意。分层：公文结构层次序数，第一层为“一、”第二层为“（一）”第三层为“1.”第四层为“（1）”附件：公文的附件是正文内容的组成部分。附件的序号和名称前后标识应一致。一般情况下，附件应同正文一起编页码、一起装订。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。成文日期：是指领导最后签发的日期，而不是起草文稿的日期（但二者有时是一致的）。要用汉字将年、月、日标全；“0”写为“○”；单一机关行文，成文日期右空4字，“○”，要从“符号”里去选。40c.数字使用不规范主要错误是，应使用阿拉伯数字的却使用汉字，应使用汉字的却使用阿拉伯数字；不能拆开分行的数字却拆开分行等。d.标点使用不正确除了文中标点符号使用不对以外，主要是在标题中随意加标点符号，特别是在主标题中加书名号“《》”；在行首和行末使用不能使用的标点符号；将不能拆开分行的标点符号却拆开分行；将破折号断开成“——”；破折号、省略号、连接号和间隔号的使用，不是上下居中标识等。d.违背行文原则如在正常情况下越级行文；“报告”中夹带请示事项；不是一文一事，而是一文多事或一事多文等等。e.名称表述混乱公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。6、公文中常见问题（2）41附件范例42**地区行政公署办公室通知各（县）人民政府：经行署领导研究决定，定于3月2日在行署召开各县（市）人民政府办公室主任会议3天，传达省政府关于公文处理有关指标，请各县（市）人民政府办公室主任或副主任1人参加。参加会议的代表省行署公车接送，每人随身所带物品体积不得大于3平方米，不得重于2斤。会后省行署派车将代表送往省行署办餐厅，大约200里。会议将进行3、4天时间，望大家准备好必备生活用品。2000年6月6日小练习：找错题43**地区行政公署办公室通知各（县）人民政府：经行署领导研究决定，定于3月2日在行署召开各县（市）人民政府办公室主任会议3天，传达省政府关于公文处理有关指标，请各县（市）人民政府办公室主任或副主