公文写作技巧沟通

公文写作技巧沟通浙江分公司钟令华2013年5月16日概念沟通“公文”也即公务文书，对人们通常所说的公务文书这个概念，有广义和狭义两种理解。广义的公务文书是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料（包括法定公文、通用文书和专业文书）。狭义的公文即法定公文（机关公文），是人们在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式。国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文。命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要；本次讨论只限于企业常用公文文体，命令（令）、公告、通告、议案暂不讨论。通用事务文书包括：计划、总结、调查报告、简报、述职报告等；经济文书包括：协议书、合同、经济预测报告、经济活动分析报告、市场调查报告等。专业性文书是在不同的社会行业、专业领域或特定的场合专门应用的文书。如：公安机关刑事法律文书、人民检察院法律文书、人民法院法律文书等。第一章：公文写作知识第二章：事务文书写作第三章：写作技能积累目录公文的一般格式：一、眉首部分1.发文机关标识，即红头2.秘密等级：绝密、机密、秘密3.发文字号：发文机关代字+年份+序号：如，生保浙发[2013]1号、生保浙办发[2013]3号4.签发人：主要负责人或主持工作的负责人二、主体部分1.标题：发文机关名称（可略）+主要内容+文种例如：关于下发《生命人寿浙江分公司机构个险星级管理暂行办法》的通知关于下发2013年业务计划的通知注意：明确、简练、规范；除书名号外，不加标点符号2.主送机关：下行文若干，上行文一个3.正文4.附件标注5.成文时间：领导签发日期，汉字书写6.公章7.印发传达范围（可略）三、版记部分1.主题词：主要内容及文种，一般不超过5个2.抄送机关：除主送机关外需阅知的部门3.印制版记印发机关：一般为办公室印发时间：实际付印时间，不同于成文时间公文行文特点—观点鲜明—事实可靠—行文严肃—应用广泛—体式规范公文的发文规范：一、拟稿基本要求综合性或专业性公文，一般由办公室或职能部门拟稿，对政策性强、涉及面广、问题复杂、文字量大的公文可组成专门班子共同拟稿。●行文应当确有必要，注重效用。凡能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。●行文关系根据隶属关系和职权范围确定，逐级行文，一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级单位。●除办公室外，公司其他职能部门不得对下级公司和与公司不相隶属的单位行文，但可对下级公司对应的部门行文。●各级公司必须以单位的名义向上级公司报送文件，不得直接向上级公司各职能部门行文。各级公司的内设部门可向上级公司各职能部门行文，不得直接向上级公司行文。●任何人不得越权签发公文；必须“先核后签”；联合发文，做好会签。情况确实观点明确表述准确结构严谨条理清楚直述不曲字词规范标点正确篇幅简短人名、地名、数字、引文准确二、公文语言规范公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语。需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。三、公文行文要求●“请示”应当一文一事，请示事项必须明确。一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。●“报告”不得夹带请示事项。●除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送请示、意见和报告。●转发上级公司文件，除有特殊要求外，可不向上级公司抄送。向下级公司的重要行文，应当同时抄送直接上级公司。●人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日，不能写“去年”、“今年”、“昨天”，也不能只写月、日不写年。年份要完整表述，如“1999”不能写成“99”。●结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。●文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。●公文草拟完成后，应按规定填写发文审批单。主批人要签署明确意见，并签上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应视为同意。●公文应使用微机打印。核稿、审批和签发公文，一律用钢笔或毛笔，禁止用铅笔、圆珠笔等容易褪色、涂改的书写工具。书写要工整易认，不得在文稿装订线外书写。●公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。主要公文的写作方法一、决定1.定义：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2.特点：权威性、指挥性、全局性3.分类：法规政策性决定、重要事项决定、奖惩决定4.写法A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、正文：开头、主体、结尾开头一般写发布决定的背景、根据、目的、意义主体撰写决定事项结尾写执行要求或希望号召【例文】生命人寿浙江分公司关于授予***等七位同志“销售能手”称号的决定在浙江分公司“四五联动”业务竞赛月中，全体销售人员齐心协力，奋勇争先，取得了…………辉煌的业绩。尤其是***等五名同志，………………………………经研究，浙江分公司决定授予***、***、***、***、***五位同志“销售能手”称号，并希望全体销售人员向他们学习，………………………****年*月*日二、通知1.定义：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2.特点：功能的多样性、运用的广泛性、一定的指导性、较强的时效性3.分类：发布指示的通知、颁发规章的通知、批转转发文件的通知、晓谕性通知、任免通知、会议通知4.写法（基本写法）A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、主送机关C、正文：缘由、通知事项、执行要求【例文】关于劳动节期间工作安排的通知各中心支公司、营销杭州本部、银代杭州本部、分公司各部门：根据总公司要求，结合分公司工作需要，经研究，现将浙江分公司2013年五一劳动节期间工作安排通知如下：一、放假时间为4月29日（周一）-5月1日（周三），5月2日（周四）正式上班，共三天。4月27日(周六)、4月28日(周日)正常上班。二、各单位可根据实际情况，安排本单位放假期间的培训、展业活动。三、做好劳动节期间的安全保卫工作，请各中心支公司将值班表上报；分公司办公室，分公司有关领导将进行抽查。四、财务人员应按照财务制度的要求，做好财务盘点、有价证券、帐册入柜等工作，并在确保保险柜锁好的情况下贴上封条，确保万无一失。五、4月28日下班前，各部门负责人须检查本部门区域、房间电源、电脑、空调和门窗的关闭情况，确保安全。六、各部门、各机构负责人在节日期间应保证电话24小时处于开机状态，确保上下信息畅通，遇有突发事件，请及时联系总值班人员。二○一三年四月二十二日三、通报1.定义：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。2.特点：题材的典型性、思想的引导性、制发的时效性3.分类和写法发文机关（可略）+主要内容+文种A、表彰通报：介绍先进事迹、先进事迹的性质和意义、表彰决定、希望号召B、批评通报：错误事实或现象、错误性质或危害性的分析、惩罚决定或治理措施、提出希望要求C、情况通知：缘由与目的、情况与信息、希望与要求【例文】关于重筹机构筹建进度周报表上交情况的通报根据总公司企划部要求，各重筹四级机构自接到重筹批复起，每周要按照标准格式上报机构筹建进度情况。为此，浙江分公司要求各重筹四级机构必须在每周五上午12：00前按要求提交机构筹建汇报表。现将前一阶段有关落实情况通报如下：截至6月20日上午12点，…………2013年分公司经营主题是“价值、品质、提升”，………鉴于此，分公司决定，对…………通报批评，对…………口头批评，同时，…………希望全体员工引以为戒，进一步提高对严格管理重要性的认识，从自身做起，严格落实公司政策、文件和会议要求，加大工作执行力度，不断增强工作的严肃性、自觉性和主动性，共同为达成全年计划目标、实现三年梦想而奋斗。二○一三年六月二十一日四、报告1.定义：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。2.特点：行文的单向性（上行）、内容的陈述性3.分类：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告4.写法A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、主送机关C、正文导语：背景式、根据式、叙事式、目的式主体：总结式（主要用于工作报告）、“情况-原因-教训-措施”四步写法（主要用于情况报告）、建议式（主要用于建议报告）结语5.特别注意：不得夹带请示事项五、请示1.定义：适用于向上级机关请求指示、批准。2.特点：期复性、单一性、针对性、时效性3.分类：A、请求指示的请示：遇到新情况需指示、有疑问需解释、有分歧需裁决B、请求批准的请示：请求批准、请求审批、请求批转4.写法A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、主送机关：只能有一个、不能送领导者个人、不能越级C、正文：开头、主体、结语报告与请示的异同：相同之处：1.都是上行文。2.都有陈述意见，反映情况的内容。不同之处：1.时间有别。请示需事先行文，不能“先斩后奏”；报告在事中事后均可行文。2.事件有别。请示只能一文一事；报告可一文一事，也可一文多事。3.处理有别。请示要求上级必须回复；报告则不必，只供上级参考或阅知。例如：关于XXX营销服务部补办经营保险业务许可证的请示关于XXX营销服务部经营保险业务许可证遗失的报告六、批复1.定义：适用于答复下级机关的请示事项。2.特点：答复性、针对性、集中性、明确性、政策性3.写法A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、主送机关：一般只有一个，即发出请示的下级机关C、正文：批复依据、批复事项、执行要求态度明确（YESORNO）、迅速及时【例文】××单位关于……的批复××：你单位《……的请示》收悉，经研究，现批复如下：……（对请求事项的答复；对工作的指示）特此批复/此复落款日期七、意见1.定义：适用于对重要问题提出见解和处理办法。2.特点：指导性、针对性、原则性3.分类：规划性意见、实施意见、具体工作意见4.写法A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、正文：发文缘由、意见条文、执行要求【例文】关于执行聘才计划的若干意见各中心支公司：经研究，现就执行聘才计划提出如下意见：一、**年*月*日为聘才计划支持招募营销主管、搭建营销队伍的截至日期，在此日期以前…………；二、自**年*月*日起，…………；三、………………。请遵照执行。二○一三年五月十日八、函1.定义：适用于不相隶属机关间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2.特点：平等性和沟通性、灵活性和广泛性、单一性和实用性3.分类：A、公函与便函：区别为是否严格按照公文格式撰写B、发函与复函：对来函的回复一般用复函C、商洽函、询问函和请批函4.写法A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、发文字号：正规文号，如生保浙函[2013]1号C、主送机关：一般只有一个D、正文：发函缘由、事项、希望请求注意：平行文，