公文写作技法和结构

第二章公文写作技法和结构第一节公文写作的基本特点与要求一、公文写作的基本特点被动写作，遵命性强对象明确，针对性强决策之作，政策性强集思广益，群体性强格式统一，规范性强汝果欲学诗，功夫在诗外二、公文写作的要求在内容上，要保证政治上的正确性。在业务上，要坚持实事求是，符合客观规律在文字上，要准确、鲜明、生动（纠正滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗长）在体式与程序上，完整性、正确性、有效性二、公文写作人员的素养政治素质好：较高的政治理论水平，政治鉴别力和政治洞察力。公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策。熟悉机关业务和工作情况：行政管理知识和实际情况的结合宽阔的知识面：知识面和对新知识的吸取。扎实的文字功底：宣事说理、表情达意，都需言之有物。三、提高应用写作能力的途径研究问题，把握情况领会政策，熟悉规定锤炼思维能力，加强语言修养掌握规律，了解规定善于借鉴，勤于实践完善自我，勇于创新学而不思则惘，思而不学则殆第二节重点公文的写作注意：长而空、陈而俗、穿靴又戴帽凤头、猪肚、豹尾一、主要文种概述１、下行公文:命令(是国家或地方政府颁布法律法规常用的文体，格式:标题/正文/签发人/签发日期)决定(是对重要事项或重大行动做出安排的公文文体，具有法规性和行政约束力。分为布告性决定和部署性决定两类:前者常用于人事安排、机构设置、表彰或处分等事项、后者在部署同时往往要求下级机关执行，格式:标题/正文/发文机关/发文日期)通告(是在一定范围内公布应当遵守或需要周知的事项的公文文体，分为周知性通告和法规性通告两类，格式:标题/正文/落款/日期/盖章)通知(是发布行政法规和规章、转发上级或同级或不相隶属机关的公文、转批下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项的公文文体。是应用范围最广的公文文种，分为指示性通知、批示性通知、事项性通知、会议通知和任免通知，格式:标题/(主送)/正文/落款/日期/盖章)下行公文（2）通报(是用于表扬、批评或传达重要情况的公文文体，分为表彰性通报、批评性通报和情况通报，格式:标题/正文/落款/日期/盖章，正文通常由五部分组成:一说明通报缘由、二叙述通报事项、三表明处理意见、四总结经验教训、五提出要求)批复(是用来答复下级机关请示事项用的公文文体，分为专发性批复和普发性批复，格式:标题/发文字号/主送机关/落款/日期/盖章，标题中的事由一般要写明批复的内容、态度和对象)决议：会议讨论、议定通过的重要决策项。企业代表大会或工会代表大会或股东和职工（代表）大会或股东大会或股东会或董（理）事会或监事会会议讨论、议定通过的重要决策项。意见：意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。“意见”作为公文是一个行文方向不定的文种，适用范围非常广泛。意见用于下行文.应按指示性公文的程序和要求办理。２、上行公文报告(是下级向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或答复上级机关对有关问题或事项的查询的公文文体，一般不要求上级机关答复，格式:标题/发文字号/主送机关/正文/落款/日期/盖章)请示(是下级向上级机关请求指示或批准的公文文体，用在事前并要求上级机关答复，格式:标题/发文字号/主送机关/正文/落款/日期/盖章)３、平行公文:函(是平行或不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复问题、或向有关主管部门请示批准时使用的公文文体。按应用分为公函、便函，其中公函格式:标题/发文字号/主送机关/正文/落款/日期/盖章,又分为商洽函、询问函、答复函、告知函、委托函；按行文方向分为去函、复函)会议纪要(是传达会议议定事项和主要精神要求与会单位共同遵守和执行的公文文体，格式:标题/概况/正文)会议纪要格式不拘一格，不用盖章，综合反映会议的基本情况、主要精神和中心内容一、决议的定义与特点１、定义：“经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项用‘决议’。”它的适用范围与决定相比，相对而言比较小些，只有国家的高级会议才可以作出决议，发布文件，使下级机关或全体公民遵守。决议是指党的领导机关就重要事项，经会议讨论通过其决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。企业代表大会或股东和职工（代表）大会或股东大会或股东会或董（理）事会或监事会会议讨论、议定通过的重要决策事项。一、决议的定义与特点（２）２、决议的特点（1）权威性。决议都是国家重要会议或国家权力机关通过的，本身就有权威力量。决议一经颁布，全体公民和下级单位必须执行，不能违背和抵制。（2）指导性。决议通过的观点和对事物的评价，具有指导意义。关于历史问题、个人功过的决议，做的结论应成为党和国家工作的指导思想，全党必须遵从，做为决策、立法和编撰教科书的依据。（3）讨论的产物。决议必须是与会人员经过充分讨论的产物，在合乎规定人数通过后才能成立。它是与会人员观点、思想的表现，会议的意志表现。（4）标题由会议名称、事项和文种（决议）组成，并在决议下面圆括弧内写清会议名称、年月日通过字样。（5）关于具体事项的决议。一、决议的定义与特点（３）３、决议的类型与结构会议通过文件的决议(微观)：关于批准事项的决议；关于批准工作活动的决议；关于通过专门问题的决议；关于工作性的决议。会议批准通过问题、事项的决议（宏观）：批准法规文件和重大决策的决议；批准工作报告的决议；总结历史经验的决议。一、决议的定义与特点（４）标题由会议名称、事项和文种（决议）组成，并在决议下面圆括弧内写清会议名称、年月日通过字样。关于具体事项的决议（多用条款式）。•条款式：以序号为标志，按照不同意思分条列项例文分析：××有限公司董事会决议股东会决议内容会议基本情况：会议时间、地点、会议性质（定期、临时）会议通知情况及股东到会状况：会议通知时间、方式；到会股股东情况，股东弃权情况。召开股东会会议，应该于会议召开１５日前通知全体股东。会议主持状况：首次会议由出资最多的股东召集和主持；一般情况由董事会招集，董事长主持；董事长因特殊缘故不能履行职务时，由董事长指定的副董事长或其他董事主持（应附董事长因故不能履行职务指定副董事长或董事主持的委派书）。会议决议状况：股东会由股东按出资比例行使表决权；股东会对修改公司章程、公司增加或者减少注册资本、分立、合并、解散或者变更公司形式做出决议，必需经代表２／３以上表决权的股东通过。股东会会议的具体表决结果，持赞同意见股东所代表的股份数，占出席股东大会的股东所持股份总数的比例。持反对或弃权意见的股东状况。签署：有限责任公司股东会决议由股东盖章或签字（自然人股东）二、决定1．决定的概念决定是对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。根据决定的性质，决定可分为指挥性决定与知照性决定两种类型。其中知照性决定的“决定事项”范围是指：表彰先进、惩处错误；设置机构；变动人事；召开重要会议；变更或撤销下级决定等。2．决定的特点决定的特点表现在决策性与制约性上。３、决定的分类（1)指令性决定适用于对“重大行动做出安排”。如，《国务院关于进一步深化粮食流通体制改革的决定》（1998年5月10日)、《国务院关于调整撤并部门所属学校管理体制的决定》(1998年7月1日)等。（2)宣告性决定适用于对“重要事项”做出决定。如《××局关于对刘××所犯错误的处分决定》等。４、决定的拟写要点决定的结构是：主送机关＋正文＋（附件）＋落款＋成文日期这里，决定正文的构成是：发文缘由＋决定事项＋要求发文缘由可写发文意义、根据或背景等。在决定事项部分，或写对重要事项或者重大行动做出安排的指挥性事项，或写给有关单位和人员的知照性事项。在要求部分，对指挥性决定来说，“要求”是指“执行要求”；对知照性决定来说，“要求”即为“告知性要求”，内容、语气不同。三、通告1、定义：是一种适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项的公文。2．通告的分类按通告的内容和作者，可把通告分为周知性通告和法规性通告两种。(1)周知性(告知性)通告以通告的形式将某项需在一定范围内周知的事项告诉有关群众或组织，如《××市工商局办理营业执照年检的通告》。使用这种通告的作者比较宽泛，除个人以外的国家行政机关、社会团体等都可使用。这类通告主要用于维护道路、电路、输水管线以及工商、税务、卫生、城建、交通管理等部门要求有关人员在一定期限内登记、换证、检疫、拆迁、报考等，使用频率较高。(2)法规性(制约性)通告法规性通告主要由各级权力机关、行政机关以及司法机关以通告的形式发布具有约束力的法规性文件。如最高人民法院、最高人民检察院1989年8月15日发布的《贪污受贿投机倒把等犯罪分子必须在限期内自首坦白的通告》、《××市人民政府关于办理建筑纳税的通告》就属此类。党委机关不用通告。3．通告与公告的区别（1）使用范围不同。从使用范围看，公告大于通告。（2）宣布事项不同。从宣布事项看，公告重于通告。（3）制发者不同。通告可由各级机关、企事业单位与社会团体公布，而公告由国家行政机关或权力机关发布。4、拟写要点通告的结构是：标题＋正文＋落款＋成文日期对外界发布（发表、张贴）的通告，常常不写主送机关。通告的正文结构是：发文缘由＋通告事项＋尾语通告的发文缘由一般要求写明发布通告的意义、根据，或发布背景；之后，用“现通告如下”或“特此通告（如下）”开启通告事项，事项内容有用于公布带有强制性的行政措施的，也有用于公布和实施某一事项的，因此语气不同。尾语常用形式①以“特此通告”关门。②规定执行期：“本通告自×年×月×日起施行”。③发出要求、号召或说明其他问题。④秃尾，指通告事项陈述完毕即收束全文。在公务活动中，最容易出现的问题就是通告、公告不分。实训时，学习者要注意把握通告与公告的区别，避免混淆文种。四、通报（一）知识要点1．通报的概念通报是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。2．通报的性质（1）通报属于奖励与告诫性公文（2）通报属于传达和告晓性公文（3）通报的发布范围，往往是在一个机关或一个系统内部使用3．通报的类型根据《办法》对通报的适用规定，通报可以分为表彰通报、批评通报和传达通报三种类型。（二）拟写要点通报的结构是：标题＋主送机关＋正文（＋附件）＋落款＋成文日期这里，主送机关应为下级机关，可以是一个，也可以是多个。通报正文的构成是：发文缘由＋通报事项＋分析＋（决定）＋号召要求发文缘由一般要求写出通报的背景、意义或根据、事项提要，以及对此事的态度。通报事项或写表彰事迹，或写错误事实与事故经过，或写重要情况，这是正文的主体，要详写。通报事项后是分析，分析在于鲜明简洁，具有说服力。决定，是对表彰或批评的典型作出嘉奖或惩处的决定措施，传达通报一般无决定内容，所以不需设置决定部分。最后是向不同的对象提出号召要求。通报与通知的区别发文目的不同通报的目的是让收文机关了解发生了什么事，哪些事情值得提倡，哪些事情应受到批评，哪些问题应该警惕等；而通知的发文目的在于让收文机关知道要做什么事以及如何去做，有哪些注意事项等。内容不同通报的内容侧重于说明、介绍某些事物或情况，可以提出具体要求(如指导性通报通知的内容侧重于提出要求，明确界限)；也可以不提任何要求(如情况通报)。发送对象不同通报不但要发给与通报内容有直接关系的单位和个人，往往还发给那些与通报内容没有直接关系的单位司个人，以便“一体周知”；通知的发送对象都是与通知内容有直接关系的单位和个人而。五、通报1、定义：通报是一种适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。通报的主要目的在于传播信息，沟通情况，交流经验，一般情况下通报不具有指挥性。通报和通知都具有传达和告晓性公文。2、通报与通知的区别发文目的不同通报的目的是让收文机关了解发生了什么事，哪些事情值得提倡，哪些事情应受到批评，哪些问题应该警惕等；而通知的发文目的在于让收文机关知道要做什么事以及如何