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1公文写作与处理指南(2015年11月修订)2第一章公文写作公文的概念及其语言特点公文，即公务文书的简称，是指党政机关、团体、企事业单位用以传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种特定格式的文字材料。在公文写作中，要准确把握公文简洁明了、开门见山，用语准确、表意分明，表述平实、言词规范、风格庄重、修辞严谨等语言特点，最大限度地发挥公文在公务活动中的实际作用。1.简洁明了。由于公文属于应用文体，是根据实际需要，为了达到某个具体的目标而写的，是作为“工具”直接用来办事的，是被动式的命题作文。因此，实用就成为公文的出发点和落脚点，这就决定了公文应当简短而不宜过长，只要把问题说清楚了，意图讲明白了，就可以了，决不能罗罗嗦嗦，不着边际。特别是供上级领导阅读的公文，更要写得简明扼要，以便上级领导用最短的时间了解发文的意图，作出相应的决策，否则很难达到预期的目的。如“为了加大煤矿安全管理，严厉打击煤矿违法生产活动，市政府组织专家研究制定了《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》，初稿形成后，经过三次征求意见会议，形成了讨论稿，××年×月×日，市政府常务会议讨论一致通过，现在印发给各单位，各单位要认真组织学习，领会精神实质，把握操作标准，严格执行，今后不得再出现违反本《规定》的行为。”（某市政府《关于印发〈关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定的通知〉》）这份公文，前半部分过多地叙述了《规定》的形成过程，可以改为：“《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》，业经××年×月×日，市政府常务会议讨论通过，现印发给你们，请严格遵照执行。”要做到简洁明了，就要开门见山，开宗明义。当前，公文繁琐拖沓的一个突出的现象，就是公文开头总要罗列出一堆“以……为指导”、“贯彻……”、“落实……”，好象不这样写就与上级精神不一致了，如“年初以来，以党的十六大和十六届三中、四中、五中全会精神为指导，在《中央关于××通知》精神的鼓3舞下，在全国××工作会议和全省××工作会议的推动下，在市委、市政府的关怀下，在局领导的具体领导下，全局上下坚持科学发展观，深入贯彻“三个代表”重要思想，全面落实局党组提出的……”（某局的一份“工作报告”的开头）这份“工作报告”的开头，洋洋洒洒一二百字，却全都是空话、套话，还没有进入公文主题。另一个突出现象就是过度的描写、论述，穿靴戴帽，画蛇添足，枝蔓横生，削弱了对主要问题的表达力度，消耗阅读者的精力，读者也比较反感。因此，我们在公文写作中，要有“惜字如金”的意识，能用一个字表达的不要用两个字，能用一句表达的不要用两句，用最少的词句表述较多的内容。特别是要开门见山，一落笔就要直奔主题，进入中心，抓住主要事实、主要矛盾、主要特点、主要意义写下去，不必面面俱到。不搞花架子、不绕弯子、不兜圈子，直截了当，简洁明确。对那些众所周知的道理、对方已经知道或不需要了解的事情、与基本观点无直接关系的内容，在公文中都可以不写。如温家宝总理《政府工作报告》的开篇：“现在，我代表国务院，向大会作政府工作报告，请予审议，并请全国政协各位委员提出意见。”仅用这36个字开篇，简洁而且清楚明白。不仅是在开篇上，在事物表述、总结和部署工作、提出要求等方面，国务院的《政府工作报》都称得上是简洁明了的范文。2.用语准确。由于公文的目的是进行公务活动，事关公务，政策性、时效性极强，必须借助准确的语言予以表达，特别讲究遣词造句的准确恰当，切不可有疏漏含糊之处。俗话说：“一字入公文，九牛拔不回”，也说明了遣词造句的准确在公文中的地位是十分重要的。如“该项工程工期为一年；凡省内具备一定资质的单位，均可参加投标；参加投标的单位，请派人持相关证件于×年×月×日前来报名登记，领取招标文件及施工图（收取成本费××元）。”（某地《关于××大桥工程施工招标通告》）在这段公文中说明了“工期为一年”，但是没有明确起止时间；要求投标单位要“具备一定资质”，但没有表明应具备哪一级资质；需要“相关证件”，但是没有列出具体哪些证件；要求“×年×月×日前来”，不知是×年×月×日以前“来报名登记”，还是×年×月×日“前来报名登记”；只讲了“报名登记”时间，却没有说明报名登记地点和受理单位。这些不准确，表意含糊的语言，不仅使投标者陷入迷茫猜测之中，到处打听详情，而且容易使人们感觉有虚假招标的嫌疑，4严重影响了工作的顺利开展。努力克服语言含糊现象，做到准确分明，一般来说要避免四种情况，一是避免产生歧义。此类问题较多的出现在时间、年限、条件设定以及人物并列上，如“30岁以上”，使人不知道是否含“30岁”；“具有下列行为的”不能够确定构成结果的充分条件是全部还是其中任一项。再如“张市长和李市长的助理第一时间到达了事故现场。”这句话至少可以理解为张市长本人和李市长的助理、张市长的助理和李市长的助理两个意思，这就是在人物并列中产生了歧义。二是避免含糊不清。主要是由于在公文中使用了一些不确定性的词语，如“似无不可”、“大致尚可”、“推测如此”等，使阅文者感到模棱两可，无所适从，难以把握工作施行尺度。如“你乡《关于修建××乡招待所的请示》收悉，经县政府常务会研究，大致同意你乡修建招待所，可以酌情修订设计标准，适当时机可以开工建设。”（某县政府《关于修建××乡招待所的批复》）在这段公文中，对是否批准的问题，表示“大致同意”，使请示单位不能掌握上级的明确态度；对设计标准问题，表示“酌情修订”，使请示单位无法确定应该降低标准，还是提高标准；对工期问题，表示“适当时机可以开工建设”，请示单位对“适当时机”没有把握依据。类似的含糊不清的表述，既不便于对方把握发文机关的真实意图，又容易使对方扩大想象空间，往往成为一些违规行为的借口。因此，我们在公文写作中，要尽量避免使用不确定性的词语，而使用表意严密确定的词语，如“十五日内”、“……及以上”等，能量化的尽可能量化。三是避免表述的不完整。这个问题的出现多数是由于公文作者对专业业务掌握不透，在关键的细节方面容易疏漏，导致公文表述不完整，如“针对以上事实，依据《中国共产党纪律处分条例》，区委决定给予×××同志留党察看一年处分。”在这份处理决定中，明确了给予“留党察看一年”的处分，但是并没有说完，因为一年期限的起止时间没有交待明白。因此，我们在公文写作中，特别是在事物的概念、性质界定、专业技术等方面严格使用专业规定的术语，只要多学习、多掌握专业知识，认真对待，负起责任，就能够选用准确的术语，准确分明地反映客观事物的本质、属性、形态以及作者的意图。3.言词规范。公文作为公务活动的工具，是正式交际中的正规文书，因此要特别讲究言词的规范性。规范的公文应言简意赅，让人一目了然。如果像下面这5份通知的语言，就失去了公文的上述特点。如“七·一建党85周年纪念日就要到了，局党委决定，在咱们局的全体党员中评选优秀共产党员、模范党务工作者、优秀党支部，进行表彰奖励，优秀共产党员、模范党务工作者应当是03年以前入党的，各支部要快点上报推荐名单。（某局党委《关于庆祝建党85周年评选先、优、模的通知》）在这份通知中，分别使用了方言和口语：“咱们局”、“就要到了”、“03年”、“快点”，这样的语言显得很随便，不符合公文规范严谨的特点，而且不够周密。按照公文的规范严谨的要求，可以改为：“七·一建党85周年纪念日在即，局党委决定，在全局党员中评选出优秀共产党员、模范党务工作者和优秀党支部予以表彰奖励。优秀共产党员、模范党务工作者应当是2003年以前入党的，各支部要从速上报推荐名单。”坚持使用书面语言。书面语言来源于口头语言，但比口头语言更加规范、更加严密、更加精炼。例如口语中常说的“起草制订”、“合乎预定的日期”、“越快越好”、“暂时不要付印”，意思虽然清楚，但是公文中一般不使用这些，而使用“拟订”、“如期”、“从速”、“缓印”这些书面语言。如“今年春耕时节就快到了，我们乡里还缺少两万吨水稻种子，希望尽快调拨给我们，好用来满足紧急需要，可以不可以？等待着你们迅速来信答复。”（某乡政府《关于商请调拨水稻种子的函》）这个函的语言十分随便，不像公文。应当用书面语言改成：“春耕在即，我乡尚缺水稻种子两万吨，望速拨付，以应急需，可否？急盼复函”。4.平实质朴。公文重在说事，语言平实质朴是其重要特点。公文不能乱用华而不实、矫揉造作的词语和不必要的描写。如“当我们工作组进驻××村时，全村的男女老少全部走出家门，夹道欢迎，热烈欢呼，处处敲锣打鼓，我们一行队伍浩浩荡荡地来到村部……”（某县的一个驻村工作组向县委的一份工作报告）这一段话，明显象是小说描写，看不到公文的影子。在公文中，像“全部走出家门”、“夹道欢迎”、“热烈欢呼”、“处处敲锣打鼓”、“浩浩荡荡”等“高、大、全、满”的词语在公文中是决不能动辄使用的。特别是对于表示程度的词语，要根据实际情况，准确地加以运用。例如：取得的成绩，是优异的、突出的、较大的，还是一定的、一般的，都要分清楚；参加一项活动的人数，是全部、绝大部分、一部分，还是小部分、少数、个别，也都要有所区别。6再如，某单位向上级部门呈报的报告中这样写道：“××××的工期，这是板上钉钉的事，……现在是背水一战的时候了，我们要打一场攻坚战，取得最后的胜利。”这里面，“板上钉钉”是俗语，显得过于随意；“背水一战”、“攻坚战”、“最后的胜利”等有过于修饰之嫌。当然，修辞严谨，绝不是要求语言千人一面、呆板缺乏活力。公文写作中，语言讲究朴实，平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂，但也要讲究适当的修辞。恰到好处、恰如气氛的修辞，可以起到画龙点睛的作用，增强公文的感染力，从而更加有效地达到预期目的。公文的语言是规范性语言，不如文学语言创造性强，这很容易给人一种误解，觉得公文语言掌握起来比较容易，其实不然。周恩来1954年4月28日在日内瓦会议上发表的讲话中：“我们认为，美国这些侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干涉应该停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤除，驻在亚洲各国的军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消。”这段话被多种写作教材引用，被认定为公文语言的楷模。这段话运用了排比的修辞格，显得正义凛然、气势磅礴。从修辞角度看，这段文字也堪称典范。其中有三组意义相近的词语：“制止、停止、防止”，“保证、尊重、保障”，“撤除、撤退、取消”。这些词语都运用得极其精确，以第一组为例：“制止”对应于侵略行动，“停止”对应于干涉内政，“防止”对应于日本军国主义的复活，搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置，意义就会产生一定的错乱。我们可以通过这段文字来认识公文对语言的要求有多么严格。公文语言就应该是这样炉火纯青的语言。5.庄重权威。公文是代制发机关立言，是制发机关的观点、看法、意见、态度的直接载体，是受文机关和人员活动的准绳，具有鲜明的政治性、极大的权威性。公文的政治性、权威性和法定效力要求公文语言要庄重严肃。孔子曾经讲到：“君子不重则不威”，公文写作更是如此。要体现公文在公务活动中的法定效力和权威性，就应当注重公文语言的庄重、严肃、不失身份，反之则会使公文的功效大打折扣。如“那些没有取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格证的矿井，应实施停产整7顿。”（某市辖区《关于地方煤矿证照不全矿井实施停产整顿的紧急通知》）这一段公文，由于使用了“那些没有取得”、“应”等态度较平和的语言，因此没能够表达出对矿井整顿的坚决态度，如改成：“凡未取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格证的矿井，一律实施停产整顿。”这样，就可以充分体现出其效力。再如“县政府决定租用贵行××县支行闲置办公楼。当否，请批示。”在这份商洽函中，由于用语不当，商洽、请求之意用“县政府决定”之语表述，令对方感到不快，使原本容易解决的问题不能顺利得以解决，若改用“拟”“欲”则礼貌得体，有助于推动