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浅谈对公文写作的认识和看法浅谈对公文写作的认识和看法公文写作的初体会n从我自己看来，感慨颇多：既有挑灯夜战的辛劳，也有受到肯定的快乐；既被采用的成就感，也推倒重来的苦恼。什么叫公文n从广义角度说，为了工作需要而写作的各种文体都可以被称作公文。n大致有两大块：1.中国共产党的公文，中国国家行政机关的公文及国家各部委机关的公文。2.行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的特点一、具有鲜明的政治性二、有法定的作者三、有法定的权威性和行政约束力四、具有严格的时效性五、具有特定的体式常用的公文文种n常用较多的公文文种有8种：决定、意见、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要。常用的公文文种1、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。3、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。4、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。常用的公文文种5、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问、议案。6、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。7、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。8、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。行文中应注意的几个问题1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。4、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关部门，需要同时送其他机关部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级。行文中应注意的几个问题5、“报告”不得夹带请示事项。6、公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。常用公文和文书的写作要点n公文的写作n常见文书的写作通知的写作(一)通知的基本格式标题收文单位发文缘由通知事项执行要求结束语发文日期通知的写法1、通知标题的写作。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。在一些特殊情况下，为了突出和强调所发通知的某种性质，往往需对标题中的通知加以点注和说明。“××联合通知”、“×××紧急通知”、“××重要通知”、“××补充通知”转发通知，事由自拟。转发上级机关文件，如其标题过长，可以自拟题目摘要转发。如“印发”、“转发”、“批转”等。通知的写法2、通知正文的写作。一般来讲，通知正文的写作内容主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。拟发缘由。要写明拟发通知的起因或背景，阐述拟发通知的目的或依据。在写作拟发缘由时，一定要言简意赅，简明扼要，点到为止，切忌拖泥带水。通知事项。通知事项是通知的主体内容，是通知的核心。通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围绕通知事项来写，为通知事项服务。书写通知事项，要层次分明，条理清晰，用词用语要准确达意。通知要求。通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度，并以此作为通知的结语，结束全文。根据通知种类的不同，包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知。请示的写作请示的定义：请示，是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。请示的分类分为三类：n1、政策性请示这类请示，一般是因政策问题而制发。如：行政执法局关于整治电动车有关问题的请示n2、核准重大问题的请示这类请示多涉及人事、机构等方面的问题。如：关于成立城市管理信息中心的请示n3、事务性请示这类请示，大多涉及机关日常工作中一些具体事项，如：请求上级机关增拨业务经费、新建改建办公设施等。例：关于给予增加城市管理信息中心工作经费的请示请示的基本格式n标题n收文单位n请示缘由n请示事项n结束语n发文日期撰写请示注意的事项（1）请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻误工作。（2）下级机关一般不得越级请示。因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等）必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。（3）不要搞多头请示。请示只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。撰写请示注意的事项（4）请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。（5）领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。（6）请示与报告要严格分开，不得混用。报告中不得夹带请示事项。为什么请示与报告不能混用n第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。n第二，“请示”是事前行文；“报告”是事后或事情进行中行文。n第三，“请示”要求上级机关给予批复；“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。n因此，不能把“请示”与“报告”两个文种混用。不能搞约定俗成，习惯成自然。报告的写作报告的定义：报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。报告的分类n工作报告。在某项工作进行到一定阶段，或工作已经完成时，下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容，向上级机关汇报时使用。如：关于＊＊＊试点工作的报告，可以写成：基本情况、主要做法，取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。n情况报告。是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。n建议报告。是指工作中出现的许多新情况新问题，经过调查研究，提出本机关的处理建议，向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好，有推广参考价值，也可批转所属下级各机关参照执行。n回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门回答时使用。n报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。例如：XX单位关于报送年度党政工作要点的报告报告的基本格式n标题n收文单位n概述情况n详述情况n结束语n发文日期报告正文的一般写法有三项内容：概述情况、详述情况和结束语概述情况：用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。详述情况：详述情况一般从五个方面入手：工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算（意见或建议）。结束语：报告结束语的位置是在正文之后，另起一行空两格的位置。常用的结束语是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告，请指正”。写报告的注意事项n一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧。n二是要突出中心。根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐。n三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。工作总结的写作总结是一个单位或个人对前一阶段社会实践活动或某一特定工作、任务的完成情况进行回顾、分析和评价时使用的文体。总结从理论的高度进行回顾，目的是从中发现和归纳规律性的东西，明确经验和不足，以期对今后的工作进行指导。总结的作用n通过总结，可以把获得的感性认识，经过分析和综合，抽象和概括，上升为理性认识，揭示事物的本质和内在联系，从而掌握规律，获得经验，指导今后的工作少走弯路。事实上，很多规律的东西都是通过总结活动来发现的。正如毛泽东同志指出的：“人类总是不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进”。总结的分类n总结划分为不同的类型：按内容分，有工作总结、业务总结、学习总结、生产总结等；按范围分，有单位总结、部门总结、个人总结；按时间分，有年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结等；按性质分，有综合性总结和专题性总结。总结的基本结构图示基本结构：n标题n开头（前言部分）n成绩和做法（主体部分）n取得的主要经验或教训或存在的不足n结尾：今后工作努力方向或打算或整改措施总结的写法n主体部分是总结的主要部分：内容包括成绩和做法、经验和教训等方面。这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。总结的主体部分很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然，总结不是文学作品，无需刻意追求个性特色，但千篇一律的文章是不会总结出本单位的特色工作的。要写出个性，总结就要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。n结尾部分：分析存在问题，提出今后方向。也有的总结将工作中存在的缺点和问题，写在正文中的有关部分，结尾针对存在问题，明确提出今后工作的努力方向。n开头部分即前言部分：总结的开头主要用来概述基本情况，作出基本评价。包括工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分，要注意简明扼要，开门见山，文字不可过多。总结写作中的几个常见问题n1、不能总结单位开展的特色工作，千篇一律，综合性总结年年一个样，专题性总结放之四海而皆准。n2、采取工作项目列举式，记流水帐，不概括，不拨高。n3、只讲成绩，不讲不足，不分析存在的问题，也不归纳经验和教训。报喜不报忧。如何写综合性总结综合性总结，要求比较全面地对一个地区、一个部门或一个单位在某一时期的所有情况进行全面反映和评析的总结。这种总结内容比较全面，涉及问题也较多。但全面总结不是面面俱到，报流水账，而要把工作中主要成就和问题以及贯彻执行方针政策的经验和体会反映出来，以展现所总结的单位工作的全貌。如何写综合性总结综合性总结的基本内容：（1）概述基本情况，包括介绍工作过程、环境和基础，必要时交代一些背景情况；简要叙述工作进程、基本成绩、收获和总的认识等，给读者以总体认识。（2）叙述主要成绩、做法和经验，这是总结的主要内容和重点所在。叙述成绩表现在哪些方面，收获有多大，列出确切的数据和典型事例；概括基本做法，阐述成绩是如何取得的；也可归纳为若干条经验，进行深入的分析、论证，提到政策与理论的高度，从中找出规律性的东西。如何写综合性总结（3）分析存在的问题和教训。在陈述成绩、总结经验的基础上，找出工作中的矛盾和差距，对存在的缺点和问题进行认真分析，找出原因，引出教训。（4）提出改进意见和今后打算。针对存在的问题和工作中薄弱环节，提出切实可行的改进措施和意见，并根据当前形势和任务，提出今后的工作打算和努力方向。如何写专题性总结专题性总结，是就某一项工作的情况或某个对象在某个时期的或某个方面的情况进行专门反映和评析的总结。它内容集中、单纯、可以写得具体、深刻，针对性也较强，因而更能发挥指导作用。它的内容要求着重写某项工作的主要成绩，介绍做法和经验；有的还简要提出今后工作改革的思路。函的写作n1．函是平行公文，其制发主体与受文单位是平行机关或不相隶属单位。n2．“函”更注重于形式上。如：审批权在上一级机关，则使用“请示”；如：审批权在平行机关的业务主管部门，则使用“函”，其内容都是一样的。。n3．函的形式多样，除列举的如申请函、建议咨询函、商洽函、照知函之外，还有一些，如召开会议的函、报送文件的函等。函的内容多样，形式不拘一格，一般来说，函的内容应一文一事，不宜一文数事，篇幅一般都比较简短。函的写作n4．用函请求批准事项、征询答复问题、商洽工作，受文单位研究同意的事项、答复问题应使用复函。请求批准单位的“函”结束语应使用“请复函”的字样。作为平行机关的主管部门对属本机关审批权限的事项表达同意或不同意意见的行文应使用“复函”，而不应用“批复”。如市发改委同意后的行文标题应为“×××发改委关于同意追加部分基建经费的复函”。不应写为“×××发改委关于同意追加部分基建经费的批复”。行文中应“函复如下”，而不应“批复如下”。n5．函的结束语，请求批准、征询类函，一般使用“请函复”的字样。答复