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公文写作规范与技巧赵冬梅第一章党政机关常用公文写作一、公文写作的特点公文写作的对象是公务活动，是党政机关在管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法管理和进行公务活动的重要的工具。其特点：（1）由法定作者制发，具有法定的权威性；（2）具有法定的现实执行效用；（3）具有规范的体式；（4）必须履行法定的生效程序。二、常用公文的种类及类型2012年4月16日颁布实施的《党政机关公文处理工作条例》规定的公文种类，共15种。主要是：（一）决议（二）决定（三）命令（令）（四）公报（五）公告（六）通告（七）意见（八）通知（九）通报（十）报告（十一）请示（十二）批复（十三）议案（十四）函（十五）纪要文种适用范围：（一）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项；（二）决定：适用于对重要事项做出决策和部暑、奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；（三）命令（令）：使用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员；（四）公报：适用于公布重要决定或者重大事项；（五）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项；（六）通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项；（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法；（八）通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况；（十）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问；（十一）请示：适用于向上级机关请求指示、批准；（十二）批复：适用于答复下级机关请示事项；（十三）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项；（十四）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项；（十五）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、常用公文体式•公文的一般体式包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关、发文日期、印章、抄送机关、发文字号、机密级、缓急程序、阅读范围等。文头部分行文部分文尾部分公文的规范体式：•一指撰写公文所采用的语体（现代汉语语体）；•二指格式，即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式。公文的拟制必须遵循规范化的体式，其目的是为了维护公文的法定效力和机关的权威性，也是为了实现公文工作标准化，提高工作效率。•1.公文的作者:公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织。撰写和制发公文不是个人行为，所代表的是机关或组织。因此，它的内容受法律、工作需要和领导人指示的制约，其法定作者的制发公文的权利和名义受法律的保护。需要注意的是，在机关中起草公文的工作人员和签发公文的领导人都不能称为公文的作者。•2.文头:文头是通俗的说法，指出公文页面的眉首部分。公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。3.份号:份号，称为公文份数序号。它将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。4.密级:密级指公文的秘密等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中绝密、机密级公文还应标明份数序号。如需同时标识秘密等级和保密期限，它们之间用“★”号隔开。5.紧急程度:紧急程度指对公文送达和办理的时间要求，分特急和急件。紧急程度要顶格标识在版心左上角。6.发文机关标识:发文机关标识指在文件眉首部分中印制的“发文机关全称或规范化简称并加文件”。例如：“××××机关文件”。•7.发文字号:发文字号由机关代字、年份、序号组成。机关代字，指用一到两个汉字表示发文的机关。例如：“国办发”表示国务院办公厅制发。年份表示制发文件的纪年，应标全称，用六角括号“〔〕”括入。•例如：〔2011〕表示文件是2011年制发的。序号表示某年依次制发的文件的号码，不能编虚位，不能加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。桂教资助〔2011〕224号8.受文机关:受文机关指主送机关和抄送机关。9.主送机关:主送机关指公文的主要受理机关，即答复或办理公文事项的机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。其位于标题之下、正文之上，要求左顶格书写。10.抄送机关:抄送机关指除主送机关外应知晓公文的内容其他机关，应当使用全称或是规范化简称、统称。抄送机关如有多个，它们之间要用逗号隔开。四、公文写作技巧（一）明确主旨公文的主旨就是公文作者为了写作目的的需要，通过公文的全部内容所表达的主要观点、基本主张、政治倾向和政策期求。它是一篇公文的“灵魂”和“统帅”。在写作过中主旨一经确立，即对材料的组织、结构的布局、语言的运用以及表达方式等起到制约和调控作用。因此，正确确立主旨，使之合乎要求，是写好公文的关键。主旨”像其他文章的主题、中心思想、中心论点一样，是公文的“灵魂”和“统帅”，也同样应该贯穿首尾，统摄全文。但公文作为一种独立的文体，其主旨有其独特之处。公文作为一种独立的文体，其特点是：•公文主旨反映的对象是公务活动。•公文主旨的表达方式比较直接。•公文主旨具有直接的社会价值。•公文主旨具有惟一性。•公文主旨的提炼：•根据党和人民的根本利益锤炼主旨。•从全局出发提炼主旨。要正确、要鲜明、要集中、要新颖、要一致（二）材料准备所谓材料，指作者从实际生活和工作中搜集、提取以及写入公文中的事实和论据。公文写作离不开材料，它是构成公文的基本要素一。具体地讲，公文材料是指公文作者为了表现公文主旨，从现实工作、学习和生活中摄取并写入公文中的一系列内容，包括情况、背景、目的、根据、办法、措施、意见、规定、时问、数字等的统称。它是提炼公文主旨的基础和依据。有什么样的材料，就可以提炼出什么样的主旨。主旨能否做到正确、鲜明、集中，关键取决于材料的优劣。公文写作离不了材料，离开材料的公文，就丧失了实际意义上的公文资格。公文材料的选择•真实性•现实性•典型性•新颖性•系统性（三）开头和结尾1、开头•①起因式•一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇公文，一般使用“由于……”、‘‘鉴于……”或“随着……”等开头。②目的式•开宗明义，第一句就说明本文目的，一般使用“为了……”、“为……”。③根据式•一开始先说明制作公文的依据，多用“根据”、“遵照”、“按照”等开头，即根据公文要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等。④时间式•一开始先点明某事、某情况的时间。有的是一开始直接写年、月、日，有的则“近日来”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头，有的则用“……之后”句式•⑤引文式•一开始先引用公文或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。⑥事情式•一开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。•就公文的种类而言，不同的公文也有些相应的习惯性的开头。比如请示，一般应首先陈述请示的原因、理由；通知一般是以“根据……”、“兹定于……”等开头。布告则是先说明发布告的原因、依据和目的。会议纪要的开头则有比较固定的格式，即依次写出会议时间、地点、主持者、出席者、列席者，有的座谈会纪要还要写明开会的原因和目的。批转、批复等多用“引文式开头”。总之，公文的开头都离不开根据、目的、原因、事件、时间等要素。2.公文结尾公文的结尾，又称结语，用以维护公文的完整性，使读者深刻理解作者的意图，为准确而有效地处理公文奠定基础，同时，也防止在正文之后被添加伪造。结尾通常采用下述形式：①使用专用词语，总结全文比如请示结尾要提出肯定式要求，多用“以上是否妥当，请批示”、“当否，请指示”等。意见和决定的结尾，一般要提出落实的要求，如“望各地各部门贯彻执行”、“把落实情况尽快上报”等。许多公文结尾可以套用“特此+文种”的句式，如“特此报告(批复、函复、通知、函告……)”等等。②概括与深化主题，帮助读者进一步理解全文调查报告使用较多的结尾有：总结性写出报告的主要观点③再次强调行文目的或陈述具体要求如通报的结尾“特通报表扬，以资鼓励”。④发出号召，提出希望与要求⑤说明公文生效、施行时间或宣布原公文废止以及处罚措施等有关事项•如规章性公文规定的结尾“本办法自发布之日起施行”，“本规定自发布之日起执行，原某某公文同时废止”。•总之，结尾的方法丰富多彩，不拘一格。它可以语义含蓄，耐人寻味；可以深入分析，指明方向；可以集中反驳，深入论证。用哪种写法，要依照公文的具体内容和体裁。公文的组段有三种情况：①以相对完整的一个个意思组成不同的段落，常用段旨句领起。每段都有段旨句领起，围绕段旨句做了内容上的阐述和说明，构成了单一而又完整的段落。②按条项组段。即一条一项为一个方面的内容，并用序码标明。这种组段方式用得很普遍，不仅在条例、规定、办法、细则、规则等文种中使用，决定、决议、通知等文种的事项和要求部分也常常用这种方式组段。③篇段合一。即全篇为一段，一段是一篇。其中有的只有一个意思，无段可分。四、公文语言与修辞1.公文语言的特点准确贴切：一是避免产生歧义；二是防止褒贬失当；三是排除疏忽错漏；四是注意措词得体。平实易懂：用词就必须规范、朴实、通俗。简洁精炼：一是把握主旨；二是力戒重复；三是简捷明快。庄重严肃。严谨规范。2.公文语言的表述方式公文语言的表述方式，主要是说明、叙述和议论。这是就公文总体而言，如果具体到某一篇公文，也可能采取其他表述。方式或同时使用几种表述方式。为了提高公文的写作水平，叙述、说明、议论等方式都要学习掌握。3.公文的修辞格•消极修辞•消极修辞又称“规范修辞”，但在修辞范围内所起的作用决不是消极的。公文的性质和特点决定消极修辞是公文中一种基本的、普遍使用的修辞方法。它多跟抽象思维相联系，强调抽象性、概括性和准确性，以使语言表达得更加明白、通顺、准确、得体。公文中常用的消极修辞格有：•宾语提前•即用介词“将”把宾语提前，以突出所要强调的表达对象。如“现将《××市招商引资奖励办法》印发给你们。”又如“现将《××市2001年农业和农村经济工作意见》印发给你们。”这种写法在发布、转发性公文中，已形成较为固定的模式。•重点后置•即把表述的重点放在句末，用以强调，达到增强表达效果的目的。词语简缩即把较多音节词语节缩成较少音节的词语，使语言表达简单明了。如“第十个五年计划”简缩为“十五”，“城市和乡村”简缩为“城乡”，“基本建设”简缩为“基建”，“人民代表大会”简缩为“人大”，“政治协商会议”简缩为“政协”等。这些减缩词语，已约定俗成，十分规范，被人民长期广泛使用。但大量多音节词语不可减缩，否则会出现歧义。积极修辞•积极修辞又称“艺术修辞”，多采用具体、形象的表达方式，公文中根据需要也适当地采用。常用的积极修辞格有：引用、比喻、借代、排比、反复4.公文特殊词语的应用专用词语：公文专用词语，是在公文写作实践中形成一些有约定俗成的特殊含义、使用高的词语。这些词语，词形确定，词义明确，用途固定，并为从事公文写作人员所熟悉。称谓词：是在公文中表示称谓关系的词。一种是指代表性称谓词，第一人称的有“我“本”，第二人称的有“贵”、“你”，第三人称的有“该”。还有一种是带敬意的涉外称谓词，如“陛下”、“殿下”、“夫人”等。领叙词：是在公文中领叙来文时的用语，作为行文的依据。主要有“近接”、“前接”、’“近悉”、“惊悉”、“欣悉”、“谨悉”、“均悉”、“查”、“奉”等。。追叙词：是公文中表示追加叙述的用词。如“前面”、“前一段”、“如前所述”等。补叙词：是公文中承接上文进行补充叙述的词语。主要有“另外”、“还有”等。•承转词是在公文中承上文、转下文的过渡用语。主要有“为此”、“据此”、“故此”、“综合上述”等。•祈请词是在公文中向受文者表示期望或请求的敬辞。主要有“请”、“敬请”、“谨请、“务请”、“烦”、“希”、“敬希”、“望”等。•商洽词是公文中用于征询对方意见的用词。主要有“商”、“商请”、“当否”、“可否”、淄否”、“是否可行”、“是否恰当”等。•受事词是公文中表示接受事情的用词。如“收悉”、“收到”、“接到”等。•感盼词是公文中表示感谢盼