16 会议事务处理规定

16会议事务处理规定第一条会议计划检查要点项目审核备注会议名称开会地点开会日期开会时间会议宗旨及议题与会单位、人员人数主持人会议召集单位会议主要工作人员与会者应备资料会场标示资料召集者拟分发资料第二条会议筹备审核要点项目审核备注会议目的本次的会议是否确实需要（是否是一次偏重于形式的例行会议？有没有其他更好的解决方法）开会的目的是否明确会议要领开会的时机、时间是否妥当开会的地点场所是否合适邀请对象是否恰当开会通知与会人员是否已得到通知开会的主旨、议题是否已通知与会人员与会人员是否已就议题做好准备是否要求与会人员事先备妥有关资料会议准备是否拟就议题的进行顺序及时间的分配是否应分发参考资料是否已安排好会议记录是否使用幻灯机或录影机等多媒体设备第三条会议活动细节审核要点1.活动的主旨。2.活动的规范。3.预算。4.招待对象的层次。5.总人数(查邀请回函)。6.活动日期及时间(注意是否与其他同业的活动冲突)。7.活动天数。8.筹备单位。9.活动负责人。10.活动作业明细分工表。11.会场的预订(主会场、分会场、洽谈室、展示室、来宾休息室、演艺人员休息室)。12.制作来宾名册(姓名、地址、公司名称、电话、职衔等的核对)。13.邀请函(信封、邀请卡、回函明信片的订制张数、投递日期)。14.纪念品(纪念品的选定、包装、订制数量)。15.交通工具(飞机、火车、面包车、轿车)。16.酬谢费(给司机、演艺人员等)。17.会场布置(主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座次、台下座位、应急疏散方案、茶水饮料供应)。18.宴会的形式(餐桌入座式、自助餐入座式、半入座式自助餐)。19.看板、标示板类(欢迎看板、大门看板、方向标示、发放座位牌)。20.拍照摄影(纪念照片、快照、纪录摄影)。21.选择桌子(圆桌或方桌)。22.座位顺序(桌面标示卡、桌面标示卡的书写)。23.胸章、名牌(颜色、大小、种类的选定)。24.新闻(新闻稿，文字记者、摄影记者、录像记者及电源准备)。25.资料的收发。26.住宿安排(安排来宾的住宿、领导人的住宿、工作人员的住宿，预订房间、妥善分配房间)。27.特设专用柜台。28.支付的负担范围(住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费等)。29.安排用餐(住宿者的用餐事宜、来宾的用餐、服务人员的用餐、演艺人员的用餐)。30.活动行程方面(司仪开场白、主持人致辞、来宾致辞、宣读贺电、致谢辞、活动行程表、播放背景音乐)。31.服务柜台的工作(来宾出缺席之确认、发放胸章、发放活动行程表、引导来宾到休息室、发放纪念品、设置临时电话)。32.支付旅馆费用。