6、会议管理

会议管理2019/9/132ContentsPart2：会议管理机构及会务工作原则Part3：会议准备工作会议管理MeetingmanagementPart1：会议概述Part4:会中服务工作Part5：会后处理工作2019/9/133你说我说•你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？全球每天要举行数百万次的会议经理级干部和专业人员每周约花1/4的时间在开会上；中上级的经历约1周2天；资深行政人员则多达1周4天研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会议平均所占的时间最多2019/9/134公司为什么要开会？•提供信息•汇集信息•宣传政策•培育训练•为满足无聊的愿望而开会•为符合惯例或传统作风而开会•为攀比而开会•为表功而开会•为推却责任而开会•为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会•开展有效沟通•传达资讯•监督员工、协调矛盾•达成协议与解决问题•资源共享•开发创意会议是商务活动的一个重要部分，是进行工作的一个重要工具2019/9/135有开会的必要吗？•会议的成本计算•会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间(小时)•会议的时间成本–时间成本＝参会人数*（准备时间+旅行时间+会议时间）–直观的费用为：时间成本*与会人员平均工资•直接成本–场地及设施租用费+会议消耗品+食物饮料费等•效率损失–因开会而损失的潜在收益（如未处理应急事故或错失机会）2019/9/136何时不需要召开会议•主题是关于某个人的，最好采取一对一的方式处理。•你没有时间准备。•另一种交流方式可能更能发挥作用或更好，例如：一份备忘录、电子邮件或电话。•问题已经决定。2019/9/137何时需要召开会议•需要大家提供信息或建议。•需要大家参与做出决策或解决问题。•需要与大家分享信息和成功，或关系到全体人员的问题，或者需要全体成员了解某一特定情况。•需要来自不同部门、不同角度、不同工艺的人员提供解决方案的问题。•发现对一个问题、议题或领域的责任需要加以澄清。•获悉大家感到有会面的强烈需要。2019/9/138会议概述Part1•一、会议的含义与特征•二、会议活动要素•三、会议的作用•四、会议的种类•五、会议的频率2019/9/139一、会议的含义和特征P199•1、含义：会议是一种围绕特定目的开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。•2、特征：会议是一种围绕特定目标而开展的活动会议是一种高度组织化的活动会议是一种以口头交流为主要方式的活动会议是一种群体性活动2019/9/1310二、会议活动要素P200•1、会议主办者•2、与会者•3、会议议题•4、会议结果•5、会议时间•6、会议地点•7、会议形式2019/9/13111、主办者P200承办者协办者赞助者2019/9/1312第十届北京国际图书博览会•主办单位：•新闻出版总署（国家版权局）•国务院新闻办公室•教育部•科学技术部•文化部•北京市人民政府•中国出版工作者协会•承办单位：•中国图书进出口（集团）总公司•环球新闻出版发展有限公司•赞助单位：•全国人大教科文卫委员会•中国科学技术协会•中国国际贸易促进委员会•协办单位：•香港联合出版（集团）有限公司•中国音像协会•合作伙伴：•中图信息技术有限公司•中图公司图书部•中图公司读者俱乐部•中图公司报刊部2019/9/13132、与会者P200正式成员列席成员特邀成员旁听成员•2011年十一届全国人大四次会议在京开幕胡锦涛等出席•13位台籍人大代表出席2009全国人大•澳门特区行政长官崔世安赴京列席人大会议•特邀监察员聚会为昆区地税挑刺•市政协首次邀请市民旁听会议2019/9/13143、会议议题P200会议主题：一次会议中贯穿各项议题的主线叫会议主题。鲜明的会议主题能够更加清晰地凸现会议的目标中心议题：指体现会议中心目标或主要目标的议题，是相对于次要议题而言的。目标的主次轻重决定了议题的主次轻重。动议：在会议期间临时提出的议题，称为动议。动议所涉及的事项一般都较为紧急，常常是针对某项已经列入议程的议案而提出的修正性或者反对性议题。•“21世纪论坛”2005年会议：“21世纪论坛”由中国人民政治协商会议全国委员会发起并举办。•会议主题——可持续发展中国与世界•中心议题——可持续发展•浙江代表范谊请人大动议:授温总理为全国劳模2019/9/13154、会议结果P201会议的结果即会议结束时实现目标的程度。可分为“有结果”和“无结果”、“正面结果”和“负面结果”、“有形结果”（即形成最后文件）和“无形结果”（如达到交流信息、增进团结等效果）等。过程文件即在会议过程中反映和记载会议过程的文件。最后文件在会议结束时记载会议结果的书面文件。共同文件特指双边或多边会谈中与会各方共同签署的文件，属于会议最后文件的一种。2019/9/13165、会议时间会议的起讫时间：即会议开始和结束的两个时间节点。会议的时间跨度：即会议从开始到结束所需的时间。会期：一是指会议从正式开始到结束的时间跨度。二是指周期性会议召开的固定时间。会议周期指同一性质和同一系列的两次会议之间的时间跨度。休会指会议过程的中止或会议期间的修整。复会指会议在休会之后的继续，又称续会。闭会指在正常情况下完成各项议程后结束会议。大型会议的闭会可称为闭幕。•第五轮六方会谈第二阶段会议休会，中方宣读《主席声明》•昨日，六方会谈闭会。•《主席声明》最后写到，各方同意休会，向首都报告，尽早复会。2019/9/13176、会议地点•指举行会议活动的场所。主会场:一是指大型会议活动的主要场馆，是相对于会议的辅助场馆而言的。会议活动的开幕式、大会报告、投票选举、闭幕式等主要议程和活动都安排在主会场。二是指中心会场，是相对分会场而言的。当会议规模较大无适当的会场时，或者需要举行现代化远程会议时，就必须设主会场和分会场。出席会议的主要领导、嘉宾、主持人、报告人被安排在主会场。分会场:相对于主会场（中心会场）而言的。其设置一是解决主会场的容量不足；二是适应现代化远程会议的需要。实地会场虚拟会场•第二届文博会主会场九大展馆和六个分会场的博览、交易、论坛、艺术节各项活动和网上展会，充分展现了中国文化产业的丰富内涵和优秀成果，四天时间内吸引了众多海内外宾客。•本届“织交会”办展时间也进行了调整,与“广交会”(三期展,服装服饰类)同步举办,主会场、分会场、镇内各接待酒店之间将开通免费穿梭巴士,最大限度地实现了与广交会采购商资源的对接。2019/9/13187、会议形式•会场座位格局：•会议气氛渲染：一是通过会场内外的各种装饰所产生的视觉效果，吸引与会者的注意力，调动与会者的情绪，激发与会者的热情；二是通过围绕会议活动的宣传活动，提高会议的知名度。会议活动样式：如座谈会、报告会、辩论会等。会议技术手段：即会议所依赖的技术支持。2019/9/1319三、会议的意义1．会议是一个集思广益的渠道2019/9/13202．会议显示一个组织或一个部门的存在•没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。3．会议是一种群体沟通的方式•因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。2019/9/1321•四、会议的种类•按会议的方式划分•1、现场会•2、演示会(展示会)•3、电话会•4、视频会•5、广播会•6、计算机会•7、座谈会•8、茶话会•9、招待会•10、普通会议2019/9/1322五、会议的频率1.固定的部门会议2019/9/13232.全体会议2019/9/13243.处理突发事件的会议2019/9/13254.一对一会议2019/9/1326会议管理Part2•一、会议的领导机构：组织委员会、筹备委员会、主席团、资格审查委员会、学术委员会•二、会务工作机构•1、秘书长•2、秘书处分工•文件组、组织组、联络组、提案组、宣传组、简报组、总务组、8保卫组•三、会务工作原则2019/9/1327•毕业典礼暨学位授予仪式：中山大学权杖入场、主持人介绍出席的主礼教授、主持人宣布毕业典礼暨学位授予仪式开始、奏唱国歌、主持人宣读孙中山先生毕业训词、主持人宣读学士、硕士、博士学位授予决定、宣读关于中山大学本科优秀毕业生评选结果的通知、院长（系主任）恭请校长为学位获得者授予学位、校长依次为获得学位的毕业生授予学位、奏唱校歌。2019/9/1328三、会务工作的原则•1、准备充分原则：思想、信息、经费和物质、方案•2、分工协调原则：分工明确、统筹协调•3、服务周到原则：服务全面、及时、细致•4、确保安全原则：人身、信息、财产安全•5、节约环保原则：2019/9/1329会议准备工作Part3•一、安排议题和议程•二、确定会议对象和规模•三、确定会议时间、地点与名称•四、安排分组活动、专题会议与发言•五、制定会议日程和程序•六、制发会议通知•七、制作会议证件•八、准备会议物品和预算、筹集经费•九、布置会场•十、制定会议议案2019/9/1330案例一：会前准备如何做•【职业情景】波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午10点整，而资料放映的时间是10：15。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午9：45必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。•9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经9：50分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚``````•思考：•1、假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，该如何处理？•2、假如放映机在10：10还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？•3、向总经理报告后，你还应该做些什么？•4、召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子类装置应提前多少时间安排？2019/9/1332实训•【职业情景】中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售额8亿元人民币，产品30％出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到了同行业的先进水平。为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司又扩建了1万平方米厂房，增加了3条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了100万台。•产量增加了，销售必须跟进。目前，中迅显示器有限公司在全国设有300多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议，由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；销售部总监介绍公司产品的销售情况；公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰50家优秀代理商。会议期间，还要组织与会代表参观企业，利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会，安排代表游览上海市内的几个景点。•为保证会议的成功举办，公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心，食宿也在上海国际会议中心。同时各部门抽调10人组成大会筹备处，由张副经理负责，具体工作包括准备会议所需文件、材料，寄发会议通知，接待，安排食宿，布置会场，联系上海国际会议中心及旅游景点，预订返程车、船、机票，邀请新闻媒体，组织联欢晚会，购置礼品等。总经理还特别强调，要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下，尽量让代表们吃好、住好、玩好。•根据公司领导的意见，张副经理立即从各部门抽调了10位同志成立了大会筹备处，并召开了会务工作会议，对会议准备工作进行了部署和分工。实训要求：1．为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。2．根据