公文写作的基础知识和注意事项

公文写作的基础知识与常见问题分析一、概述1、公文的定义公文是党政机关、企事业单位以及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于日常应用文的一个重要组成部分。2、公文的特点是特定的作者制定和发布的。具有法定的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。3、公文的分类按其行文方向:可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求:可分为特急公文、急办公文、常规公文。按其保密程度:可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。4、公文写作与处理的意义■从办公室的角度看：它是机关工作的纽带，是领导工作的助手，是保密工作的重要环节，是档案工作的基础。■从法人单位的角度看：它是企业领导水平的客观反映；是塑造企业良好形像的对外窗口；是体现工作效率和质量的真实写照。5、公文写作中的专门用语1.称谓词即表示称谓关系的词第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、厂或所等。第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如：“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产品”等。“该”字在文件中正确使用，可以使应用文简明、语气庄重。2.领叙词领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。常用的有：根据□按照□为了□接……□前接或近接……□遵照□敬悉惊悉……收悉□……查□为……特……□……现……如下等。应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。3.追叙词追叙词是用以引出被追叙事实的词。如：业经业已□前经□均经、复经等。在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。4.承转词又称过渡用语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，有：为此□据此□故此□鉴此□综上所述□总而言之□总之5.祈请词又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。主要有：希□即希□敬希□请□□望□□敬请□烦请□恳请□希望□使用祈请词的目的在于造成部门之间相互敬重、和谐与协作的气氛，从而建立正常的工作联系。6.商洽词又称询问词；用于征询对方意见和反映，具有探询语气。有：是否可行□妥否□当否□是否妥当□是否可以□是否同意□意见如何这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用时要注意确有实际的针对性，即在确需征询对方的意见时使用。7.受事词受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。如：蒙□承蒙属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文。8.命令词命令词即表示命令或告诫语气的词语。以引起受文者的高度注意如：表示命令语气的语词有：着□□着令□特命□责成□令其□着即表示告诫语气的词语有：切切□毋违□切实执行□不得有误□严格办理9.目的词目的词即直接交待行文目的的词语，以便受文者正确理解并加速办理。用于上行文、平行文的目的词，还须加上祈请词，如：请批复□函复□批示□告知□批转□转发用于下行文，如：查照办理□遵照办理□参照执行用于知照性的文件，如：周知□知照□备案□审阅10.表态词又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。如：应□□应当□同意□不同意□准予备案□特此批准□请即试行□按照执行□可行□不可行□迅即办理等。在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。11.结尾词结尾词即置于正文最后，用以结束上文的词语。如：特此报告□通知批复□函复□函告□特予公布□此致□谨此□此令等。表示敬意、谢意、希望。如：敬礼□致以谢意□谨致谢忱使用这些词语，可以使文章表述简练、严谨并富有节奏感，从而赋予庄重、严肃的色彩。二、企业常用公文文种我国现行党政及企\事业使用的文种2001年1月1日施行的《办法》规定了13种行政公文：令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。1996年中共中央办公厅印发《中国共产党机关公文处理条例》规定14种党的公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。我国企、事业单位最常使用的文种有9个：请示、报告、意见、通知、通报、批复、决定、函、会议纪要。请示报告意见通知通报批复决定函会议纪要企业常用的主要公文种类公文种类的意义：表示行文关系。上行文：请示、报告、意见平行文：函、意见下行文：决定、批复、通知、通报、意见表示职权范围和隶属关系。表示事项的重要程度。请示■请示的适用范围：适用于向上级领导或有关主管部门请求请示、批准。请示的结构：关于XXXXXX的请示XXXX：XXXX（请示缘由和请示事项）。XXXX（提出意见供上级判断、决策）。妥否，请批示。ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日必须一文一事不能一文数事必须事先请示,不能先斩后奏标题不要写成请示报告语气平气恳切材料真实理由充分、要求明确向主管部门请示，不能越级请示写请示注意事项请示范例ΧΧΧΧ关于ΧΧΧΧ的请示ΧΧΧΧ:鉴于ΧΧΧΧ，为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ。拟ΧΧΧΧ（提出请示的事项）是否妥当，请审查批复附：ΧΧ件共ΧΧ项ΧΧΧΧ（公章）Χ年Χ月Χ日报告是向上级领导汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级领导询问的陈述性公文。报告■报告的类别：综合报告：情况问题全面，意见建议有根据，以便上级领导了解和指导。专题报告：反映某项工作和问题，新的举措和设想，要求上级了解或指导。■综合报告的结构：关于XXXXXX的报告XXXX：XXXX（情况或依据）。XXXXXXXX（说明）。XXXXX（结论或设想）。ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日■专题报告的结构（1）：关于XX事故的报告XXXX：XXXX（事故经过）。XXXX（事故后采取措施）。XXXX（调查及事故原因）。XXXX（经验教训和措施）XXXX（请求处分）ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日■专题报告的结构（2）：关于报送XX建议的报告XXXX：XXX（事实）。XXXXX（建议的依据）。XXXXX（建议内容及说明）。现将XX建议报上，请审阅。ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日报告的结构报告范例ΧΧΧΧ关于ΧΧ的报告ΧΧΧΧ:为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，我们在ΧΧ期间，进行了ΧΧ工作（总情况，总做法，总步骤，总成果），现将有关情况报告如下：一.ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ（工作的条件，经过和成效、实绩）（可分条）二.ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ（做法和体会）（一）ΧΧΧΧΧΧΧΧ（二）ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………ΧΧΧΧ（存在的问题）ΧΧΧΧ（今后的打算）以上报告，请审查（或如无不当，请批转）ΧΧΧΧ（公章）Χ年Χ月Χ日区别点请示报告性质呈批性陈述性目的请求指示和批准汇报工作、反映情况时间只能事前事前、事中、事后均可内容只能一文一事可多事报、一事报处理必须答复阅存，可不答复结尾妥否，请批示特此报告，请审阅请示与报告的区别报告的特点行文的单向性表达的陈述性意见■意见的适用范围：适用于对重要问题提出见解和处理办法。■意见的功能：先上呈然后批转下发（由主管部门对重要问题提出看法、主张、措施，要求上级批准实施或在更大范围内实行。上级部门或领导向下级部门直接发表意见。■意见的结构：关于XXXXXX的意见XXXX：XXXX（提出问题或依据），现就XX问题提出以下意见：XXXXX（见解或办法）。XXXXX（注意事项、预测前景、补充说明、实施要求，此部分亦可省略）如无不妥，请予以施行。ΧΧΧΧ（签字）X年X月X日通知一般性通知的结构：转发XX关于XXXX的通知XXXX：现将XXXX”关于XX的通知“(文号)转发给你们，请遵照执行。ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日会议通知的结构：关于召开XX会议的通知XXXX：为XXXX（目的），定于X年X月X日在XX召开XX会议，研究落实XXXX等问题，请你单位XX准时出席。ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日通知是用来发布规章、传达需要、办理周知或者共同执行的事项以及任免和聘用干部等知晓性公文。通知的结构任免通知的结构（1）：关于XXX任职的通知XXX：经研究，决定：XXX同志任XX公司总经理（任期4年）。ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日任免通知的结构（2）：关于XX等同志职务任免的通知XXX：经研究，决定：XXX同志任XX公司总经理（任期4年）。免去XXX同志XX公司总经理职务。ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日通报■通报的适用范围：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。■通报的类别：表扬性通报批评性通报阶段性工作通报■表扬性通报的结构：关于表彰XXXX的通报XXX：XXXX（表彰事实、背景），XX（意义）现决定对XXXX予以通报表彰。XXXXX（号召）ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日通报的结构批评性通报的结构：关于XX擅自XX的通报XXXX：XXXX（错误事实）。XXXXX（决定或措施）。XXXX（要求）。ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日工作通报的结构：关于XX年XX工作的通报XXX：XXX（基本情况）。XXXXXXXX（成绩和问题）。XXXXX（要求）。ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日批复■批复的适用范围：适用于答复下级机关的请示事项。■写批复应注意：批复是上级领导或部门对下级部门请示的答复。批复意见要明确，如不同意，要写出不同意的理据，如部分同意，部分不同意，要分别写出意见。不要模棱两可，含混不清。■批复的结构：关于XXXX的批复XXXX：你XX“关于XXXX的请示”﹝2008﹞3号）收悉。现批复如下：XXXXX（答复问题）。ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日决定■决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。决定的一般结构：关于XXXXXX的决定XXX：（依据、目的、意义、基本情况）XXXXXXXXXXXX。（决定事项）XXXXXX。（号召要求）XXXXXX。ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日函■函的适用范围：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。■函的类别：商洽、询问、请求批准的函。知照性的函答复问题、回复请求的函件。函的结构（1）：关于XXXXXX的函XXX：XXXXXX（发函目的、原由）。XXXXXX（要求对方做什么）。妥否，请函复（望函告）。ΧΧΧΧ（公章）X年X月X日会议纪要办公会议纪要的结构：ＸＸ办公会议纪要XX办公室X年X月X日———————————————————————————————时间：地点：主持人：出席：列席：记录：（会议决定或讨论事项）工作会议纪要的结构：关于XXXX工作会议纪要XXXXXXXX（交代会议背景包括会议目的、会议议题、参加人员情况、领导是否出席并讲话）XXXX（领导讲话重点）。XXXX（会议认为、会议决定）。XXXX（会议要求）。三、公文的格（版）式1．公文格式的组成要素包括：（1）发文机关标识（版头、红头）（2）公文份数序号（3）密级（4）发文字号（5）签发人（主要用于请示）（6）标题（7）主送机关（内发可省略）（8）正文（9）附件（10）发文机关署名（11）成文日期（12）印章（13）附注（此件发至XX级）（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷机关和印刷时间备注:印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。2．发文字号编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。例如：总裁办[2008]12号、人资部[2008]3号等3．公文标题□标准式：发文机关+发文事由+文种凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关,故发文机关名称可省略。□特殊形式：（1）发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》（2）发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。4．成文日期成文日期确定原则：（1）会议通过的决