公文写作基础

第三讲公文写作一、公文概述什么是公文？行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的特点１、法定的权威性作者和读者、适用范围、发文权限都是法定的.2.格式的规范性3.执行的时效性“中华人民共和国国家标准”——《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999国家质量技术监督局1999年12月27日发布，2000年1月1日起实施)行政公文的名称：1951．9《公文处理暂行办法》7类12种1981．2《国家行政机关公文处理暂行办法》9类15种1987．2《国家行政机关公文处理办法》10类15种1993．11《国家行政机关公文处理办法》12类13种2000．8《国家行政机关公文处理办法》12类13种公文的种类《国家行政机关公文处理办法》中有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要《中国共产党机关公文处理条例》中有14种：决议、指示、决定、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要公文的分类从来源：发文、收文、内部文件从行文关系：上行文、平行文、下行文从秘密程度：秘密文件（绝、机、秘）、普通文件（非秘）、公布文件从制发机关：法规文件、行政文件、党的文件从性质、特点：指挥性、规范性、报请性、知照性、记录性公文二、公文的写作过程公文的构成要素材料——文章的“血肉”主题——文章的“灵魂”结构——文章的“骨架”语言——文章的“细胞”公文的材料是形成观点的基础，是表现观点的支柱材料的使用要点1．材料要点面结合既有综合概括性的数据和概况，又有具体深入的事例的典型情节。2．材料之间要有较强的逻辑关系各部分、各类、各个材料以主题为核心，综合说明总体情况。3．材料要处理好详略关系最切题的材料、最典型的材料、最新的材料要详细；反之则略。公文的主题公文主题“三要素”中心思想、原委背景、行文目的公文的主题主要来自于三个方面：单位领导工作实践文件文献公文的结构公文的结构方式具有程式化的特点：“五个要素——三个部分”五个要素：依据——公文制作的原由、背景、政策、理论、法规等；目的——公文达到什么意图；文种承启语——以文种为动词的过渡性语言；事项——公文的具体内容，是公文的重点；要求——提出希望、要求。三个部分：前言；主体；结尾。各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。①(依据)为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培目的养青少年热爱科学、勇于进取的精神，②(目的)省人民政府决定：③(文种承启语)（一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；……④(内容)希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。⑤(要求)公文的语言特点：简明、准确、庄重、规范。1．用书面语书面语尤其能够形成庄重、规范的特点。2．用文言词语的保留用法是书面语体形成的重要因素，达到语言精练的效果，形成简明、庄重、规范的语言特色。如：收悉、惠允3．用专业术语由于其特定的内涵规定，大大地增强了准确性。口语：改革开放后，农民的钱包一年比一年胀，日子越过越好，就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜公文：“改革开放后，农民的收入年年增加，生活越过越幸福。”分析下面公文语言上存在的问题：1998年7月6日深夜，乌云密布，雷声隆隆，大雨倾盆而下，刹那间，美丽富饶的鱼米之乡被一片汪洋吞没。接连几天如注的暴雨，淹没了田野、冲毁了村庄和工厂，交通、通讯、电力一度中断。(1)这一百年不遇的特大洪涝灾害，给我乡造成了不可估量(2)的损失。为了将灾害造成的损失降低到最低限度，乡党委、政府采取了果断措施，动员全乡广大干部群众自力更生、艰苦奋斗、尽快恢复生产、重建家园……(3)(1)不应用描写性文字,只需用准确的语言,简要阐明发生了什么及灾害造成的具体情况如何;(2)应用具体数据说明,而不能笼统化;(3)这里只有口号式内容,没有采取了什么措施,怎样”自力更生、艰苦奋斗”，如何“恢复生产、重建家园”？开端用语为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。结尾用语上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为……而努力；……现予公布。公文写作“20字诀”符合政令行文周严格式规范遵守规则表述精当三常用公文写作计划（设想、纲要、规划、方案、安排、预案)、总结、调查报告、常用公文所谓“常用公文”系指党和国家行政机关两大公文法规中所确定的公文主要种类以外的文种，如总结、调查报告、计划（含设想、纲要、规划、方案、安排、预案）、工作研究、讲话稿等。使用范围广、频率高、内容庞杂。（一）计划的写作“计划”是对未来一定时期内的全面工作或某项工作提出指标、要求、措施、步骤、期限的文种。(一）计划的种类“计划”不是单一的文种，它是由“计划”、“设想”、“纲要”、“规划”、“要点”、“安排”、“方案”、“预案”等文种共同组成的一种文体，叫做“计划性文体”。1、计划的结构（1）标题计划标题一般由四个部分组成：计划的制订单位名称、适用时间、内容性质及计划名称。视计划文本的成熟程度，有可能出现第五个部分，即在标题尾部加括号注明：草案、初稿、征求意见稿、送审稿等。如《××市20××年再就业工程实施方案(讨论稿)》。（2）引言计划通常有一个“前言”段落，它介绍写此规划或计划的背景，交待其依据，说明目的及其重要意义。文字力求简明，使人知道这个规划、计划是有依据的，不是凭空写的。1、计划的结构（3）主体如果说引言回答了“为什么做”，那么主体要回答“做什么”、“怎么做”、“何时做”、“如何监督实施”等问题。主体部分的四要素要素一：目标与任务这部分是计划文书的核心，也是奋斗的目标和方向。首先要明确指出总目标和基本任务，随后应根据实际内容进一步详细、具体地写出任务的数量、质量指标。必要时再将各项指标定质、定量分解，以求让总目标、总任务具体化、明确化。要素二：办法与措施这是有关计划可操作性的关键一环。所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作，又需要有预见性，而关键在于有实事求是的精神。唯其如此，制订的措施、办法才是具体的，切实可行的。要素三：时限与步骤工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，为此在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。这样才能职责明确、操作有序，执行无误。要素四：检查与督促（对计划执行情况的监督、检查、评比奖惩以及计划修订的说明等;也有时省略此条的）写计划文书两大部分最重要：一个是任务，一个是措施。主体部分的三种写法：1.条文式：将下阶段的工作分成若干项目，逐项逐条地写明具体任务要求、措施办法、执行人员、完成时间等。要注意条文的逻辑顺序（如时间、主次等）。2.分部式：按四要素规定的内容分成若干部分，有时每部分还会加小标题提示重点和要点。常用于写复杂计划。3.贯通式：按自然段落分层次写，常在每层次开头用一个提示句，如：“这项工作的目标是：”、“完成这项任务必须采取以下措施”之类。常用于短期的、单一的、具体工作的计划、安排。（4）落款：写明计划的制定单位（标题中已有的可不写）和日期、有的还注明报送单位。例文（－）计划××市2004年工作计划2004年是继续贯彻落实党的十六大精神，实施“十五”计划的关键一年。市工作总的要求是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻党的十六大和十六届三中全会精神，全面落实科学发展观，……为“十五”计划的顺利实施奠定良好的基础。经济和社会发展的主要指标预定为：……为实现上述要求与指标，我们必须大力采取以下十项措施：（一）强化农业基础地位，促进农业增值增收。……（二）至（十）……（内容略）中共××市委××市人民政府二○○四年一月二十日讲析例文开头为前言，包括2004年工作的指导思想，主要指标，然后写为实现主要指标而采取的有关农业、工业、服务业、对外开放、高新技术、民营经济、城市建设、精神文明建设、民主法制建设、党的建设等十大措施。（---此为分部式）从逻辑结构看，表现为开头集中讲的是“做什么”，然后分为十条讲的是“怎样做”，这是在通常情况下，人们撰写“计划”经常采用的写法。例四对某高校一份工作安排的评析讲课定稿\第二讲常用公文\例四某高校一份工作安排.doc（二）总结的写作“总结”是对以往工作进行回顾、检查、分析、研究，从中提炼出规律性的东西，用以指导今后工作的一个文种。总结的种类和结构从内容上看，有专题性和综合性的工作总结两种。总结的写作结构（1）“三大块”式这是综合性工作总结最常见的形态。包括：A“基本情况概述”B“主要做法”（或称“主要经验和做法）C“问题及今后打算”（或称“今后打算”）。在文字详略上表现为“两头小、中间大”，即“凤头——－猪肚———豹尾”。(2)因果倒置式这是专题性工作总结极其普遍的一种形式。它将经验、体会置于重心部位。通常开头即讲取得的成绩，这就是“果”，随后分条列项地阐述这一成果取得的原因，也就是经验、体会，这是“因”，先“果”后“因”，形成“因果倒置”。对待这一工作中存在的问题，通常是置于结尾，三言两语，一带而过，属表态性的。（3）“条款并列”式把情况、效果、做法、经验、体会、问题、今后意见等融合在一起，归纳成若干条，逐一加以叙述、议说，不采取大问题套小问题的方法，而每个条目都具有相对的独立性。（4）“正反对比”式把情况特别是经验与教训糅在一起，归纳成几个大问题，逐一从事实与道理、正面与反面、经验与教训的对比结合上进行阐述和议说。（5）“层层递进”式这也是专题总结经常采用的一种布局形态。开头简明，说明开展某一工作或活动的原委、背景，然后在主体部分里，按照这一工作进行的过程，从初期到后期、从远处到近处、从低级到高级，分作几个层次逐一加以说明，步步深入、顺理成章。例文（－）专题性工作总结××省二○××年抗灾救灾工作总结去年，我省自然灾害严重。在省委、省政府领导下，灾区各级政府及广大干部、群众奋起抗灾救灾，普遍开展生产自救，积极恢复生产，将灾害损失降到了最低程度。各级救灾协调小组做了大量有效的工作。全省救灾协调工作职得了较大成绩。由于各方面的努力，目前灾区群众生活得到妥善安排，经济恢复较快。一、受灾基本情况……（省略）二、抗灾救灾情况……（省略）三、今后抗灾救灾的打算和建议……（省略）××省救灾协调小组二○××年×月×日这份专题性的工作总结，采用的是层层递进的结构形式。开头先讲明这一工作的原委、背景及总的评估。然后分作三个层次，从救灾到如何抗灾救灾．再讲今后的想法，逻辑严密，顺理成章。2．正反对比式八路军抗战两年来的经验教训（1939年7月7日）第一，凡是在党政军民团结一致的地方，我们就能胜利；凡是在发生摩擦的地方，我们就要遭受不必要的挫折。……第二，凡是在民众运动有成绩的地方，游击战争就能展开，抗战就能胜利地坚持，凡是在民运落后或受挫折的地方，抗战一定要遭受不必要困难。……第三，凡是采用灵活的战略战术的战役和战斗，我们大致就能胜利；凡是单纯防御或盲目进攻，就会遭受失败。……（三）报告（一）功用适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（二）特点1.汇报性2.陈述性1.工作报告用于汇报某一阶段的正常工作。2.情况报告用于反映重大问题或带有突发性、偶然性的情况。（三）类别(四)格式扫描1.标题2.主送机关：为直属上级机关。3.正文报告的缘由报告的内容报告的结语4.落款（五）