《行政事业单位综合办公管理平台》建设方案

《党政事业单位综合办公管理平台》建设方案第1页共34页《党政事业单位综合办公管理平台》建设方案一、方案概述随着社会的发展，信息时代的到来，特别是微机及其计算机通信技术的飞速发展，如何更好地利用现代技术和设备实现“办公自动化”系统是行政事业单位工作中急需解决的问题。《党政事业单位综合办公管理平台》是实现单位内部各个部门之间以及内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享，实现科学决策的具有战略意义的信息系统。它的总体目标是：“以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖多部门的办公信息管理系统，提供政府与其他专用计算机网络之间的信息交换，建立高质量、高效率的政府行政办公信息网络，为领导决策和办公提供服务，实现行政事业单位办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。二、《党政事业单位综合办公管理平台》应用特征建成的《党政事业单位综合办公管理平台台》与一般意义上的事务处理系统以及其他通用办公系统相比具有以下应用特征：１、工作流程的处理环节分布在党政事业单位各个职能部门中，需要部门之间的协作才可以完成；２、工作流程可以跨越多级、多个部门；３、系统各部分联系紧密，各部门工作流程交叉联接；4、工作流程有一定的规范性又具有较强的灵活性；５、公文处理安全保密性要求高；６、系统横向覆盖政府职能部门，纵向连通这些单位有较频繁的信息交互，系统用户分布广、层次多。《党政事业单位综合办公管理平台》建设方案第2页共34页三、《党政事业单位综合办公管理平台》设计思想１、先进性与发展性原则本方案采用当代最新技术，建立一种开放的现代管理和办公环境，它以TCP/IP、广域网互连、路由、防火墙和网络管理技术为核心，全面基于Microsoft技术平台，采用B/S架构，结合XML、Webservice技术，确保系统的先进性和发展性。２、实用性原则本设计方案充分考虑了机关计算机网络系统的特点和结构，站在一个较高的起点上，采用有限的投资，实现楼内局域网现有要求，并为将来与各市、县组成广域网，实现语音、数据、视频的多媒体传输，提供IP及Internet服务，网络会议等预留接口并提供较高的系统扩充性和升级性。３、标准化原则本方案在软件开发上严格按照软件工程设计规范进行。采用开放技术、支持标准协议，保护已有的设备投资、提高设备的互操作性。4、可维护性原则本网络系统在运行过程中的维护应尽量做到简单易行。系统运行后，维护工作将是一个长期的工作，本设计充分考虑维护工作的需要，设计通用化、模块化，并提供充分的培训，大大地减少了维护工作量，降低了维护工作的强度和难度。5、整体性保障原则“党政事业单位综合办公管理平台”是建立党政事业单位的数字神经系统，各级管理人员都可以通过本系统传递信息、获取信息，它与各个业务管理子系统的数据接口，充分利用原有系统，保护原有投资。6、可扩展性和灵活性原则在设计中充分考虑办公业务扩展升级和组织机构扩充，采取积木式结构设计，使系统容易扩展和升级。系统具有灵活的扩充能力，模块扩《党政事业单位综合办公管理平台》建设方案第3页共34页充能力和二次开发，能够方便快捷地实施应用。7、经济性原则根据政府财政的实际情况，本设计方案提供的软件是目前性能价格比比较高的。四、《党政事业单位综合办公管理平台》系统功能《党政事业单位综合办公管理平台》拥有以下功能：组织机构管理收文管理领导日程安排发文管理催办督办会议管理文书档案管理报告审批通知公告政府文件简报内刊信访管理电子邮件日程安排通讯录决策参考信息发布资料夹自定义工作流程档案管理手写批注痕迹保留车辆管理知识库管理值班管理接待管理目标管理请假管理手机短信网上论坛系统管理信息查询…….下面对部分主要功能予以介绍：（一）系统界面《党政事业单位综合办公管理平台》建设方案第4页共34页图2-1（二）收发文管理１、收文处理模块收文处理是指送给单位领导或有关部门阅批的文件（包括正式文件和非正式文件）的处理过程。（１）签收登记与录入在此涉及的文档包括所有收到的文件，分红头文件（有文件号）和白头文件（无文件号）两大类，文件的来源有：正常邮件，交换来的文件，传真，事务性通知等，远端传送来的文件，各个部门送领导的请示等。每个部门、科室均具有录入功能，仅处理本部门接收的文件。按类型（红头文件，白头文件）系统自动编制流水号。对正式公文分为上级来文和下级来文两种（平级来文按上级来文归类）。来文分急、特急、普通几类。签收后一般由文件管理人员根据来文的各种属性（文件标题、文件字号、主题词、收文日期、来文单位、分类代码、密级、收文流水号等）填写来文登记表、存入收文登记簿为查询统计和存档依据。同时将来文以各种方式（扫描、录入等）存入来文文档库，产生来文处理流程台帐。来文处理流程台帐包括以下内容：栏目区标题区快捷按钮工作内容区《党政事业单位综合办公管理平台》建设方案第5页共34页签收登记栏，签收登记者，签收日期，录入登记栏，录入者，录入日期，拟办登记栏，拟办者，拟办日期，拟办意见，办文期限，是否催办，催办时间，预先提醒期限，是否批办，批示领导，批示日期，批示意见，是否传阅，传阅领导，传阅处室，是否传阅完毕，是否办文，办文部门，有否协办，协办部门，办理意见，办理结果，催办次数。登记、录入模块具有以下功能：●自动搜索未完成的文档及创建新文档，以醒目的方式显示提醒。●对文稿的编辑和浏览，提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、提供Word编辑工具供选用。●提交拟办，并自动填写来文处理流程台帐。（２）拟办文秘科专人查看原文、根据阅文或办文需要填写公文处理单、公文传阅单等相关栏位，提交办公室主任审阅。原文由按扭打开查看。可根据原文属性及内容，由拟办人决定是否设置催办标志及预提醒期限（此标志对承办人不可见，对承办传阅系统只催主办人）。系统自动实施催办，催办时采用双向提醒，即承办人和拟办人同时都会收到一个提示。在实现业务流程计算机化的同时，提高办公的自动化程度。系统默认提醒期限可由系统维护模块更改。一般来说，承办文为七天，单位领导阅批的由单位领导阅批后计七天。也可以按需要自行设定办文期限。对下发传阅，仅可传阅到下级部门，不能越级传阅。拟办模块具有以下功能：●自动搜索待拟办的文档，以醒目的方式显示提醒。●对文稿的阅读和浏览●拟办文件，填写公文处理单或公文传阅单。●提交批示或承办传阅，并自动填写来文处理流程台帐。《党政事业单位综合办公管理平台》建设方案第6页共34页（３）审阅文件拟办后，由办公室主任对拟办意见进行审阅，办公室主任有权修改拟办意见和拟办结果。审阅完成后，通过文秘提交领导阅批、承办人承办或下发传阅。（４）批示根据拟办结果，领导批示原文，填批办意见栏后返还文秘处理。备注：文秘收到领导批示后，查看批示，根据批示结果对来文进行处理分发。批示模块具有以下功能：●自动搜索待批示的文档，以醒目的方式显示提醒。●对文稿阅读和浏览。●批办文件，填写公文处理单或公文传阅单。●提交拟办或分发，并自动填写来文处理流程台帐。（５）传阅根据公文传阅单，系统自动分发到接受人，或按一定顺序传阅。备注：部门负责人有权决定是否传阅他人。分级传阅：此功能与单位办公管理条例相关，由文秘传来的公文，仅传到单位下级部门，由部门负责人或者办公室主任决定是否传阅本部门其他人员。传阅模块具有以下功能：●自动搜索待传阅的文档，以醒目的方式显示提醒。●对文稿阅读和浏览。●填写公文传阅单。●提交存档，并自动填写来文处理流程台帐。（６）承办承办部门业务综合代表接到来文后，将办文转送部门领导。部门领导根据来文的具体情况，提出具体拟办意见及办理人选，并《党政事业单位综合办公管理平台》建设方案第7页共34页将办理文件下送承办部门。承办部门接到办文后，根据具体办理意见亲自办理或转交下级承办人办理。承办人接到来文后，根据领导批示，进行具体办理，办理完毕，填写办理情况。承办模块具有以下功能：●自动搜索待承办的文档，以醒目的方式显示提醒。●对文稿阅读和浏览。●查阅拟办意见和领导批示。●承办文件，填写公文处理单。●提交归档，并自动填写来文处理流程台帐。（７）催办参见拟办。（８）存档对原文和处理过程进行存档。处理过程存档为处理痕迹（意见、结果…）的存档。处理过程结束，将系统处理过程信息与原文共同保存于档案库中。来文数据库文件转移到档案库中，对分发处理公文亦相同。存档模块具有以下功能：●自动搜索待归档的文档，以醒目的方式显示提醒。●对文稿阅读和浏览。●提交归档，并自动填写来文处理流程台帐。（９）查询和统计收文系统不仅仅处理文件的接收流程，还具有收文的查询和统计功能，利用此功能，可以查询、统计到某一时期的收文数量，办文效果，办文率等指标。形成报表输出或图表显示。（１０）流程状态的显示和预览对文件流动的状态可以查询，但只能从上而下的查询（上：指文件《党政事业单位综合办公管理平台》建设方案第8页共34页启动的源头；下：指文件流结束的节点），查询者只能查询本身所处节点以下的状态。２、发文处理模块发文处理是指以单位名义发出去的文件的处理过程。对单位而言，系统管理人员可以根据不同类型的文件，根据实际情况设置文件办公处理流程，以决定不同行文流向及处理过程。一般发文处理模块包括以下内容：●对所有的发文通过计算机进行拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、盖章、发文、归档。●对发文进行显示、排序、查询、统计、打印。●对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录。根据对发文模块的理解，我们确定计算机发文处理流程如下：（１）拟稿拟稿人编辑发文原文、填写发文头纸中拟文单位、拟稿人、文件密级、文件字号、分类代码、主送单位、抄送单位、文件标题、起草日期、发文份数、主题词等，存入发文登记簿中作为查询统计和存档依据。设置发文处理流程台帐，发文处理流程台帐有以下内容：拟稿处室，拟稿人，拟稿日期，核稿人，核稿日期，核稿意见，会签处室，会签意见，会签日期，复核人，复核意见，复核日期，签发人，签发意见，签发日期，成文日期，盖章人，盖章日期，分发人，分发日期，发文完成标志。对文件字号，由系统自动生成，也可以由用户设定。拟稿人确定核稿人、会签部门，系统存入发文数据库，并自动提交给核稿人。备注：系统默认拟稿人的直接上级领导（负责）人为核稿人。拟稿模块具有以下功能：●自动搜索待拟稿的文档，以醒目的方式显示提醒。●对文稿编辑、拟定和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文《党政事业单位综合办公管理平台》建设方案第9页共34页稿、链接附加文件、对已经拟定的文稿浏览、提供Word编辑工具供选用，在编辑过程中能参考相关文档（包括政策法规数据库、领导讲话数据库、文档数据库等）并剪辑。●编辑发文头纸。●提交核稿，并自动填写发文处理流程台帐。（２）核稿核稿人核稿，填修改意见、签名。由核稿人确定签发人，并可增加批阅流程中会签部门。核稿模块具有以下功能：●自动搜索待核稿的文档，以醒目的方式显示提醒。●对文稿的编辑和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对已经拟定的文稿浏览、提供Word编辑工具供选用，在编辑过程中能参考相关文档（包括政策法规数据库、领导讲话数据库、文档数据库等）并剪辑。●填写发文头纸。●提交会签，并自动填写发文处理流程台帐。（３）会签如需会签，根据批阅流程中会签部门顺序，送会签部门领导会签，填写修改意见，自动记录会签过程、日期。会签模块具有以下功能：●自动搜索待会签的文档，以醒目的方式显示提醒。●对文稿的编辑修改和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对已经拟定的文稿浏览、提供Word编辑工具供选用，在编辑过程中能参考相关文档（包括政策法规数据库、领导讲话数据库、文档数据库等）并剪辑。●填写发文头纸。●提交下一个会签或提交复核，并自动填写发文处理流程台帐。《党政事业单位综合办公管理平台》建设方案第10页共34页●在部门负责人不能会签情况下，部门负责人可预先授权其他人具有相应的权力以代理部门负责人的职能，保证工作流畅通。●由部门负责人决定由负责人本人会签或由本部门其他人员会签；对部门会签人员，负责人可设定会签意见是否返回负责人同意，或直接