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ZJB-1-2009山东山孚大酒店总经理办公室工作手册版本：01编制：审核：批准：2009年2月总经理办公室工作手册山东山孚大酒店编号ZJB-5.5-00总经理办公室工作手册目录版次01页次1/2序号名称编号1《总经理办公室组织架构图》ZJB-5.5-012《总经理办公室岗位责任制》ZJB-5.5-023《总经理办公室质量/环境记录清单》ZJB-4.2.4-014《总经理办公室基本标准》ZJB-7.5-015《经理值班管理制度》ZJB-7.5-026《印章管理制度》ZJB-7.5-037《职工宿舍管理制度》ZJB-7.5-048《职工浴室管理规定》ZJB-7.5-059《员工阅览室管理制度》ZJB-7.5-0610《复印机使用规定》ZJB-7.5-0711《计划生育管理制度》ZJB-7.5-0812《职工餐管理制度》ZJB-7.5-0913《档案管理制度》ZJB-7.5-1014《经理例会管理制度》ZJB-7.5-1115《车辆管理制度》ZJB-7.5-1216《信访管理制度》ZJB-7.5-1317《外来文件管理制度》ZJB-7.5-1418《内部行政文件管理制度》ZJB-7.5-1519《劳动工资管理制度》ZJB-7.5-1720《医疗与劳动保险制度》ZJB-7.5-1821《总经理办公室环保管理规定》ZJB-7.5-1922《岗位人员任职条件管理规定》ZJB-7.5-2023《收文管理作业指导书》ZJB-7.5-2124《发文管理作业指导书》ZJB-7.5-2225《档案管理作业指导书》ZJB-7.5-2326《印章管理作业指导书》ZJB-7.5-24编制审核批准总经理办公室工作手册山东山孚大酒店编号CY-5.5-00总经理办公室工作手册目录版次01页次2/2序号名称编号27《文件、资料复印管理作业指导书》ZJB-7.5-2528《计划生育管理作业指导书》ZJB-7.5-2629《人事档案管理作业指导书》ZJB-7.5-2730《招聘作业指导书》ZJB-7.5-2831《离职登记作业指导书》ZJB-7.5-2932《员工宿舍管理作业指导书》ZJB-7.5-3033《驾驶员管理指导书》ZJB-7.5-3134《职工餐作业指导书》ZJB-7.5-32编制审核批准总经理办公室工作手册山东山孚大酒店编号ZJB-5.5-01总经理办公室组织架构图版次01页次1/1总经理办公室组织架构图：总经理办公室主任机要秘书劳动工资物业管理员职工餐厨师长驾驶员职工餐职员库管编制审核批准总经理办公室工作手册山东山孚大酒店编号ZJB-5.5-02总经理办公室岗位责任制版次01页次1/111目的对总经理办公室岗位职责做出规定，以便履行本部门和本人的职责和权限。2范围适用于总经理办公室所有工作人员。3职责3.1总经理办公室主任负责制定本部门的岗位责任制，履行本岗位的岗位职责，并负责检查督导全体工作人员履行岗位职责；3.2总经理办公室所有工作人员负责执行规定的岗位职责4岗位职责4.1总经理办公室主任4.1.1工作沟通对象a)报告上级：总经理、副总经理；b)督导下级：行政机要秘书、劳动工资管理、物业管理员、职工餐厅、车队、库管；c)联系单位：酒店各部门。4.1.2职责权限全面负责总经理办公室的管理领导工作，直接对总经理负责。4.1.2.1负责本部门的文件管理工作a)负责在本部门执行质量/环境管理手册中有关文件管理的规定，妥善管理本部门的受控文件；编制审核批准总经理办公室工作手册山东山孚大酒店编号ZJB-5.5-02总经理办公室岗位责任制版次01页次2/11b)负责组织制定和更新本部门的管理制度、管理人员管理标准，并组织展开讨论，使每个员工能正确理解并执行。4.1.2.2负责本部门的质量/环境记录管理工作a)负责领导设计、确定和指导本部门员工正确填写并保存本部门的质量/环境记录；b)负责指导本部门员工正确填写、保存、利用大酒店要求填写的质量/环境记录和有关报表；c)负责在本部门执行质量/环境管理手册中有关质量/环境记录的其他规定。4.1.2.3负责本部门内的沟通和对外沟通和接待a)组织每天一次的办公例会，经常检讨管理工作状况，及时调整，完善经营措施，并做好会议记要；b)负责总经理室日常事务管理，制定酒店工作计划、管理规章制度与考核标准，做好与各部门的协调工作并协助总经理监督检查各项规章制度的执行情况；c)掌握市场动态、收集行业信息和内部、外部的反馈意见，为总经理决策提供可行性的意见；d)协调内部和外部的关系，做好总经理或副总经理交办的工作任务；4.1.2.4负责整个大酒店的培训组织工作a)合理安排本部门员工，做到奖惩分明，做好本部门内的考勤管理；编制审核批准总经理办公室工作手册山东山孚大酒店编号ZJB-5.5-02总经理办公室岗位责任制版次01页次3/11b)执行《酒店员工手册》中的各项规定，如员工着装、仪表、言行举止、文明服务用语、请假程序等。4.1.2.5负责本部门的设备设施使用和日常维护管理工作a)抓好本部门使用的设备、设施维修保养，确保各种设施处于完好状态。b)对本部门能做到的养护项目，要落实到人，并制出分配表格，定期督促员工做好设备的养护与清洁；c)协同记账公司作好固定资产管理，协同工程部对本部所有的设施、设备、清点挂牌，督促工程部对设备做及时检查与保养；d)发现设备故障及时联系工程部维修。4.1.2.6负责本部门的工作环境管理a)督促本部门各类人员做好安全文明生产和服务，负责本部门环境卫生，使宿舍、职工餐厅和办公室的环境达到卫生标准；b)对职工餐厅、宿舍、浴室及更衣室的环境温度进行监视，不符合规定时应及时报工程部检修；c)控制职工餐厅、宿舍、浴室及更衣室的环保指标，使其符合环境保护的要求，无油烟、异味、噪声等；4.1.2.7负责本部门的产品、服务实现的质量/环境策划工作a)负责对各部门人力资源供给，结合酒店实际对各部门用工人数进行核编；编制审核批准总经理办公室工作手册山东山孚大酒店编号ZJB-5.5-02总经理办公室岗位责任制版次01页次4/11b)每月做好劳动工资制表及劳动保险缴纳工作；c)完善酒店招聘与考评制度，保证入职人员的各项质量达标；d)督导厨师长调整好职工餐每日的菜品，并公布每周菜单；e)督导检查管理员对宿舍、浴室、更衣室的管理与检查；f)督促库管做好库房物品的管理工作；g)合理调配司机，保证酒店各部门用车；h)做好医疗保障工作,保证员工身体健康。4.1.2.8负责与本部门业务有关的协调、沟通工作督导下属认真做好各自的工作，切实抓好职工餐、人事劳资、档案管理、宿舍、驾驶员、库管、医务室等各项组织工作，确保各部门的服务质量。4.1.2.9负责本部门新产品和新服务项目的开发工作a)负责领导制定和审批人力资源的开发；b)负责职工餐新菜品的推出，征求员工意见，测评员工满意程度；4.1.2.10负责与本部门产品和服务有关的材料采购供应计划的提出、采购产品的质量验收工作；a)了解市场动向和掌握原材料行情，有效控制成本，降低费用，确保职工餐工作的顺利完成；b)对所进的原料、调料做严格检验及价格对比，对价格不符，质量不好，不符合国家卫生法规及有关规定的原料、调料执行退货规定；编制审核批准总经理办公室工作手册山东山孚大酒店编号ZJB-5.5-02总经理办公室岗位责任制版次01页次5/11c)抓好职工餐厅的管理工作对进货的数量、质量、费用、制作成本等项目，协同记账公司、采购部进行监督检查，并协同记账公司月末做总核算。4.1.2.11负责本部门产品和服务的提供a)督导工作人员做好人事、文档、接待、车管、印章等相关的管理工作；b)不定期对员工的考勤进行检查，月末做出详细的考勤登记表；c)做好文件的收发及档案管理工作，并对文件落实进行跟踪检查；d)按印章管理规定，使用印章并做好登记工作；e)按《车辆管理规定》对酒店所属车辆进行严格管理，并不断完善现有车辆管理制度；f)建立健全职工餐各项卫生管理制度与规定、督导厨师长进行检查；g)建立员工宿舍入住申办手续、登记表、床卡等，督导宿舍管理员对员工宿舍按制度进行管理与检查。4.1.2.12负责本部门产品和服务的满意程度测评工作a)及时掌握酒店员工思想动态，每季一次与员工进行沟通并将沟通情况汇报总经理；编制审核批准总经理办公室工作手册山东山孚大酒店编号ZJB-5.5-02总经理办公室岗位责任制版次01页次6/11b)每月开一次总经理意见箱并及时将信件送交总经理；4.1.2.13负责本部门质量/环境管理内部审核的准备工作负责按照质量/环境管理手册的规定准备内部审核的有关材料。4.1.2.14负责本部门产品生产和服务提供过程的检查、检验工作a)每日巡视本部门各经营合工作场所，检查各项工作是否达到规定要求及标准；b)根据酒店服务标准程序和操作规程，随时抽查下属各岗位人员的服务态度、服务规范及服务提供规范的执行情况，保证各项工作指标的质量。4.1.2.15负责本部门的产品和服务质量的检查、检验工作，检查本部各岗位人员的工作结果是否有遗漏。4.1.2.16负责本部门不合格产品和服务的处理a)接受员工投诉，追溯不合格产品和服务产生的原因、影响、责任人；b)处理大酒店其他管理部门检查、抽查中发现并报告的不合格产品和服务的发生原因、责任人，尽可能消除其给大酒店和本部门带来的影响。编制审核批准总经理办公室工作手册山东山孚大酒店编号ZJB-5.5-02总经理办公室岗位责任制版次01页次7/114.1.2.17负责与本部门有关的质量/环境数据统计和分析工作a)按照总经理意图组织起草综合性业务报告和起草修改工作规划报告、总结、通知等文件及函件、审查签发前的文稿，对总经理审批项目的下达执行情况进行监督；b)拟定本部门的成本控制及费用支出，做到有效地控制经营活动；c)作出每年车辆每年的费用预算计划。4.1.2.18负责本部门的质量/环境持续改进，包括纠正和预防措施的制定、实施和效果跟踪a)负责对本部门各种工作、各类人员的监督检查过程中发现的不合格产品、不合格服务开具限期整改要求单，并监督纠正，辅导其制订纠正措施，跟踪验证其执行效果；b)监督纠正措施的整改效果，对再犯者采取处罚措施，对一而再、再而三触犯者给予解聘；c)负责研究和采纳全体员工的合理化建议，综合各种合理意见形成酒店的质量改进计划；d)采取必要的预防措施，防止重大质量事故和食物中毒的发生，防止出现重大安全事故；编制审核批准总经理办公室工作手册山东山孚大酒店编号ZJB-5.5-02总经理办公室岗位责任制版次01页次8/11e)负责对大酒店其他管理部门对本部门或本部门人员开具的《纠正和预防措施要求单》组织本部门有关员工落实纠正或预防措施，并跟踪验证实施效果。4．2行政机要秘书：4.2.1工作沟通对象a)报告上级：办公室主任b)督导下级：c)联系部门：酒店各部门4.2.2职责权限a)负责上级机关、酒店领导和各部门重要文件的收文登记，负责来往信件、内部刊物的收发工作；b)负责酒店重要行政、业务文件和报告、资料、会议、决议等的收集、整理、分类、立卷存档工作、做好文件、档案管理，按借阅手续办理文件借阅，严格保密制度；c)负责酒店印章、介绍信管理和以酒店名义发文的公文起草、打印、校对工作，对需要用印的文件、报表，按规定手续上报总经理审批后登记用印；d)负责信息的收集、整理、编写工作，积累较完整的资料；e)完成总经理室主任交办的其他工作。编制审核批准总经理办公室工作手册山东山孚大酒店编号ZJB-5.5-02总经理办公室岗位责任制版次01页次9/114.2.3工作沟通对象a)报告上级：总经理办公室主任b)督导下级：c)联系部门：酒店各部门4.2.4职责权限a)负责酒店的有关文件、总结、计划、公文等起草及其他文字工作；b)负责酒店各类会议组织与安排，接收部门报告、文件、交有关领导批阅，做好上下传达；c)做好外单位人员信访接待。为总经理安排重要接待、出差、外出开会等工作；4.3物业管理员4.3.1工作沟通对象a)报告上级：总经理办公室主任b)督导下级：c)联系部门：酒店各部门4.3.2职责权限