公文写作要领

公文写作要领公文写作的特点、功能公文写作的步骤公文写作的基本要求二、公文写作的特点、功能（一）特点1、从写作动因看，起草公文是“受领导之命，代机关立言”。2、从写作人员看，起草公文是“集思广益，群体行动”。3、从收文对象看，起草公文是“定向传递，针对性强”。4、从主题内容表述看，起草公文是“事关公务活动，方针政策性强”。5、从完成任务的时间看，起草公文是“刻不容缓，时限性强”。6、从整体表达方式看，起草公文是“格式、用语规范，不求标新立异”。（二）功能沟通公务信息辅助领导决策展示机构形象提高工作效率三、公文写作的步骤（一）接受任务，明确公文主题深刻领会领导发文意图规范使用文种集思广益，发挥群体优势（二）围绕主题，广泛搜集材料围绕主题收集真实、准确、新鲜、典型的材料明确收集材料的途径、方法（调查、文献、政策、网络、日常收集）（三）总体构思，拟定写作提纲明确公文内容的组成部分确定公文正文的表达顺序（时间顺序、因果顺序、总分顺序、提分解、工作步骤）安排公文的首尾和衔接过渡，解决公文开头、结尾和各层次之间有序的表达问题写作提纲（四）落笔撰文，着手撰拟草稿增强时效观念做好会商工作讲究材料和观点的统一注重文面规范和字迹、用纸要求（五）加工润色、完成修改审核加工修改的基本范围：文稿内容方面的修改（检查主题质量、观点表达、材料应用）文稿形式方面的修改（结构完整、严密、合理、重点突出；层次清楚、过度转折自然；语言表达准确、简练、顺畅、得体；标点正确、规范等）附：公文审核重点（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。四、公文写作基本要求信息量大，措施具体，指示性强内容高度概括，语言表达实用、精确用材精要，深入浅出，主题鲜明讲究语言得体，少用强制性、命令性词语，多用人性化词语具体要求：（一）公文主题及其基本要求1、公文主题的特点及表现形式（1）特点：主题的酝酿时间短，形成过程比较单纯主题的内容，大都由行文目的和中心思想构成主题的表现形式，主要受公务活动制约（2）表现形式：利用标题表现主题《中共中央关于认真学习宣传贯彻党的十七大精神的通知》利用公文的开头或结尾表现主题利用层次段落的开头从不同侧面表达主题2、公文主题的确立依据依据机关工作的需要（为了什么、要做什么）依据鲜活多样的材料依据方针、政策、法规依据领导意图3、公文主题的要求正确、务实、集中、鲜明做到务实：内容有针对性，反对文牍主义和形式主义；主题真实，反映客观实际；政策、措施切实、可行。做到集中：意在笔先、主题单一、重点突出（二）公文材料的收集和选用要求1、收集材料要求——“多”（数量和类别）历史材料、现实材料；本单位、本地区，外单位、外地区材料；正面、反面材料；直接、间接材料；文字、数字材料；典型、一般材料；来自领导层的材料和来自基层组织、群众的材料。2、选用材料——“严”（去粗取精、去伪存真）真实可靠具有典型意义新鲜生动适当梳理加工（三）公文结构及其基本要求1、开头（导语、引言）开头的方式：目的式开头。简短的语言，说明行文目的，常用“为了……”等介词短语开头。多见于告知类、规范类文种。如“为贯彻落实第六次全国环境保护大会精神，全面加强环境政策法制工作，推动环境保护加快实现历史性转变,经研究，决定召开第一次全国环境政策法制工作会议。现将有关事项通知如下：”根据式开头。说明行文依据。多用“根据……”“按照……”“遵照……”等短语开头。根据内容可以使某份具体公文、某一法规或某种事实情况。以公文或法规为依据时，要具体写明该公文或法规的标题（加书名号）和发文字号。多见于阐述政策、部署工作的决定或告知类的文种。如“今年3月11日，江西省萍乡市上栗县东源乡石岭花炮厂发生特大爆竹爆炸事故(以下简称“3.11”事故)，死亡33人，其中在校中小学生13人，未在校的未成年人2人；受伤12人。这是一起重大责任事故。为认真吸取事故教训，进一步加强安全生产工作，防止同类事故的发生，现将“3.11”事故情况通报如下：”概述式开头。概括工作的基本情况和有关背景，或写出工作的基本过程。多见于报告、总结等文种。如“为了全面贯彻落实党中央、国务院关于“实施西部大开发战略，加快中西部地区高等教育发展计划”，在教育部的指导下，复旦大学积极参与对口支援西部地区高校的工作。学校本着全面合作、重点推进、注重实效、共同发展的原则，大力推进与西部地区高校的支援和合作，使对口支援工作逐步走向深入。”说明式开头。说明工作的意义或背景情况，叙述公文主题或其他材料。多见于报告、计划、总结等文种。如“武汉大学是教育部与湖北省和武汉市重点共建的大学。近几年来，武汉大学以建设国内外知名高水平大学为目标，实施跨越式发展战略，坚持走服务地方、服务社会之路，已经建立起了长期广泛的校、地合作机制，多渠道、多层次、多方面地融入到国家、地区的经济、社会发展当中。武汉大学提出“十一五”期间必须坚持人才强校、重点发展、协调发展、创新发展、国际化发展和服务社会“六大发展战略”思想，把为地方经济和社会发展服务，特别是把积极主动地为湖北省、武汉市的现代化建设服务，作为学校办学一贯的重要指导方针。”引叙式开头。引用外单位来文，有针对性进行回复。实际上也就是制发公文的缘由和根据。常见于批复、复函、答复性报告等文种。如“黑龙江省人民政府：你省《关于新建黑龙江伊春民用机场立项的请示》(黑政发〔2004〕37号)收悉。现批复如下：”提问式开头。以提问方式引起下文。多见于调查报告等文种。结论式开头。先写结论，再叙述。多见于总结、报告、调查报告等文种。2、结尾结尾方式：总结式结尾。号召式结尾。强调式结尾。祈使式结尾。说明式结尾。如“希望受表彰的单位和个人珍惜荣誉，再接再厉，不断取得新成绩。全市各级、各部门和单位要以先进为榜样，进一步解放思想，与时俱进，开拓创新，努力推动全市工业经济更快更好发展。”3、层次层次是指公文包括的几个部分在起草者严密逻辑思维下的有序反应。通常说先写什么，后写什么，详写什么，略写什么。安排好公文层次，有助于受文者准确清晰接受公文信息，把握公文要领，更好地贯彻执行办理公文。层次的安排方式：递进式。提出问题——分析问题——解决问题——的逻辑结构。常见于会议纪要、调查报告等文种。并列式。各层次之间互不隶属，体例大体一致。常见于报告、条例等文种。因果式。以事物或工作的形成和发展的原因、结果为线索安排层次。先因后果，先果后因皆可。多见于总结、调查报告等文种。总分式。4、过渡常见的公文过渡形式：段落过渡。适用于篇幅较长的公文。句子过渡。“现将有关情况通知如下”用语过渡。“总之”、“因此”、“诚然”、“综上所述”、“由此可见”等等，5、公文结构的常规类型（1）篇段式篇段合一。公文通篇只有一段，一段即为一篇。这种结构适用于批转、转发或引发公文的通知类公文或内容单一、行文简单的批复等公文。如：各县市区人民政府（管委），市政府有关部门：市教育局、编办、公安局、计委、财政局、劳动和社会保障局等部门《关于贯彻落实鲁政办发〔2003〕96号文件认真做好城市外来务工就业人员子女接受基础教育工作的意见》已经市政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。二○○四年四月十九日分层表达式。根据需要将公文分为两层（开头+主体）或三层（开头+主体+结尾）表达。适用于内容比较复杂，篇幅较长的公文。分层表达式是多数公文采用的结构方式。（2）条款式也叫分条列项式。通篇采用条款说明的方式。这种方式主要适用于规范类公文。图表式专门职能管理机关发文常用方式。如工商、税务、财政、专利管理部门等。清新明了、一览无余、省却文字表达。6、公文安排结构的原则要求为表达主题服务反映实际工作的内在联系符合逻辑思维规律适应不同文体的体裁特点（四）公文的语言使用及基本要求1、语言特点及语体语境性、符号性、个体性（2）语体科学语体它是通过系统地论述自然现象、社会现象和人类思维的规律，使读者获得理性认识的语言体系。科学语体运用于自然科学和社会科学方面的学术著作、论文、科研报告、工具书、教材等。具有精确性、规范性、客观性和简明性的修辞特点，大量运用结构比较复杂的长句、复句，重视词语使用的单义性、规定性、严谨性，讲求事实的可靠性和论证的逻辑性。山谷风由于地表作用而造成的山地区域风向昼夜发生反向转变的风。白天日出后山坡受热，成为伸入到大气中的一个热源，加速了山坡附近空气的增温，使同一时刻山坡上的气温高于谷地上同高度上的气温，暖空气不断上升，并从上面流向谷地上空。谷底的空气则沿山坡向山顶补充，形成谷地向山上吹的谷风。相反，夜间山坡上辐射冷却较快，形成为一个冷源，它加速了山坡气温的下降，使其气温比谷地上同高度的气温低，冷空气便顺着山坡注入谷地，形成从山上向谷底吹的山风。山谷风是山地区域在晴朗而稳定的天气条件下常可观测到的现象。这段文字大量使用地学、物理学方面的专业术语，如“地表”、“热力作用”、“热源”、“增温”等，主要使用复句。表述准确、严谨、周密，行文简洁。言之有序，条理清晰。法律语体法律语体是适应法律这一种具有普遍约束力的特殊的社会规范，适应处理法律事务而形成的语言体系。由于法律语体具有法律约束力，使用这种语体的人必须经过严格训练，拥有相关的法律知识，并获得有关政府部门的认可、批准，才可以操作，所以法律语作是最典型的专业语体。法律语体具有精确性、论证性、简明性的表述特点，大量使用专业术语，力避个人的感情色彩，不用比拟、夸张。借代等积极修辞手法。要求高度的逻辑性，从而形成庄重、严密、规范的语言风格。（3）事务语体事务语体是适应各种事务交往、事务处理和事务管理的目的而形成的语言体系。它主要运用于公文、条据、契约、专用书信、电报等应用性文体之中，具有务实性、简要性、逻辑性、规范性等特点，多使用专业词语、文言词语，多用陈述句和祈使句，多用单句和并列复句，多用叙述、说明和议论，力避方言俚语，力避个人用语风格，不用冷僻字，较少使用外来词汇，一般不用积极修辞，句法完整、严谨，讲求格式。例如中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，解放军各总部、各大单位，各人民团体：《党政机关公文处理工作条例》已经党中央、国务院同意，现印发给你们，请遵照执行。中央中央办公厅国务院办公厅2012年4月16日语言平实、简洁、明了，每句话都有实实在在的信息。公文和日常应用文，主要就是运用这样的语言。（4）文艺语体通过艺术形象反映客观世界，表达作者的观点和思想感情的语言体系，大致分为散文体、诗歌体、戏剧体和曲艺体四种类型。文艺语体的主要特征是语言的形象性，以及大量运用各种积极的修辞手段以加强文章的艺术感染力。文艺语体词汇丰富，语言生动形象，句法多变，不拘一格，以叙述、描写为主要表达方式。我们平时阅读的文学作品，大量运用的就是文艺语体。（5）政论语体这是用于社会政治活动领域的宣传、鼓动、交际、教育等的语言体系，包括政治性文章、宣言、讲话、社论、思想评论、宣传纲要等。政论语作具有议论性、情感性、形象性的特点，一方面使用大量的规范的政治术语、科学术语和专业术语，进行推理论证，另一方面又大量使用表情性和描绘性的词语，适当使用比喻、设问、反问、借代、夸张等积极修辞方式，把严密的逻辑和生动的形象结合起来。（