Chapter6会议筹备管理

会议运营管理主讲周彦Ph.D讲师Logo会议市场产品要素供应机构会议申办会议筹备现场管理附展运作会议评估Logo会议市场产品要素供应机构会议申办会议筹备现场管理附展运作会议评估Logo申办准备会议申办者会议财务平衡举办城市举办时间我国的研究水平国际组织对会议申办国的要求LogoContentsofaBiddingProposal1.Invitation:LettersofSupportvMayor***’sWelcomeRemarksvLetterofSupportfrom***2.AcademiccontentsvBackgroundvTheme,TopicsvProposedProgram(Length,Speakers,Sessions,Pre/post-tour,workshop,etc.)3.DestinationvCountry,cityLogo4.VenuevLocation,facilities,meetingroomlayout...5.Accommodations(Hotels,Restaurants,Food)6.TransportationvByAir,train,bus,subway…7.TechnicalTour&SocialEventsvTourcourses,Welcome/Closedceremony…8.BudgetvExpense,Revenue,Balance9.LocalOrganizingCommitteevVIPsinthisfieldLogo会议市场产品要素供应机构会议申办会议筹备现场管理附展运作会议评估Logo第六章会议的筹备管理会议初期筹备会议论文征集会议预先注册从拿到会议批件一直到会议进行现场注册前的期间Logo会议初期筹备会议论文征集会议预先注册Logo建立组织机构制定工作计划公关宣传选择PCO制定预算落实经费场所初筛第一节会议初期筹备Logo国际会议常用的组织机构图建立组织机构制定工作计划公关宣传选择PCO制定预算落实经费场所筛选Logo中小型会议组织结构图建立组织机构制定工作计划公关宣传选择PCO制定预算落实经费场所筛选Logo确定会议对外公布的联络人v通信地址和收件人（地址需安全可靠，中英文名称）v电子邮件（目前筹备会议的主要通信手段）v会议网页v电话v建立组织机构制定工作计划公关宣传选择PCO制定预算落实经费场所筛选Logo确定重要日期v开始征集论文的时间（20/6～12M）v论文投稿的截止时间（12/3~6M）v论文录取通知书发出的时间（注册通知之前或同时）v注册通知的发放时间（6M）v预先注册的截止时间（3～4M）v宾馆和旅游预订的截止时间（3～4/2M）建立组织机构制定工作计划公关宣传选择PCO制定预算落实经费场所筛选Logo建立组织机构制定工作计划公关宣传选择PCO制定预算落实经费场所筛选Logo建立组织机构制定工作计划公关宣传选择PCO制定预算落实经费场所筛选Logov在国内外杂志刊登广告v发布、散发会议第一轮通知（邮件、电子邮件、相关会议上）v散发招贴画v利用会议网页宣传（主要方式）v召开新闻发布会建立组织机构制定工作计划公关宣传选择PCO制定预算落实经费场所筛选LogoLogov可通过招标方式v选择经验丰富、实力较强的PCO建立组织机构制定工作计划公关宣传选择PCO制定预算落实经费场所筛选Logov制定会议预算v筹措会议启动经费建立组织机构制定工作计划公关宣传选择PCO制定预算落实经费场所筛选Logov会议场所、酒店、餐饮等的选择；v多选几家，反复比较、谈判；v酒店应拉开档次和价位建立组织机构制定工作计划公关宣传选择PCO制定预算落实经费场所筛选Logo会议初期筹备会议论文征集会议预先注册Logo确定会议专业内容征文通知书编辑印刷征文通知书发放论文和表格接收论文评审和录取论文集编辑出版第二节会议论文征集Logov确定会议主题（Theme）和相关议题（Topics）v确定会议的初步日程v征文形式（全文/先摘要后全文/摘要）（学术/程序委员会）确定会议专业内容征文通知书编辑印刷征文通知书发放论文和表格接收论文评审和录取论文集编辑出版Logov封面会议名称、缩写、举办时间、地点、会徽和征文背景：天坛、长城等（北京）。v主页大会主席邀请信、组织机构、学术题目、征文要求、会议初步日程、初步旅游路线、联系方法、重要日期v表格论文摘要表、反馈表（参会回执）确定会议专业内容征文通知书编辑印刷征文通知书发放论文和表格接收论文评审和录取论文集编辑出版Logov宣传推广会议的最重要和最直接的手段；v至少按1：10的比例发放；v搜集尽可能多的潜在参会者，制成数据库：向会议主办机构索取（代表通信录）相类似会议的代表名录在国外购买有关名录在互联网上摘录有关人员提供确定会议专业内容征文通知书编辑印刷征文通知书发放论文和表格接收论文评审和录取论文集编辑出版Logo主要的接收方式：1.网上接收（网上论文数据库）（成本较高）2.电子信箱（简单易行）3.邮寄v建立论文数据库，按主题、专题分类整理v根据参会回执，建立回执数据库，初步掌握参会人数、陪同人员人数、旅游人数等信息确定会议专业内容征文通知书编辑印刷征文通知书发放论文和表格接收论文评审和录取论文集编辑出版Logov语言（英语）v确定各类论文的接收比例大会演讲/分组演讲（1:3）国外代表演讲/国内代表演讲（1:2）v发放论文录取通知书（被录取文章题目，演讲形式等）v尽可能早，确定会议专业内容征文通知书编辑印刷征文通知书发放论文和表格接收论文评审和录取论文集编辑出版（学术/程序委员会）LogoLogov论文集形式：论文全集/先出版论文摘要集，再出版论文集/只出版论文摘要集v是否有正式书号v是否被EI检索v光盘，网上公布确定会议专业内容征文通知书编辑印刷征文通知书发放论文和表格接收论文评审和录取论文集编辑出版（学术/程序委员会）Logo会议初期筹备会议论文征集会议预先注册Logo一、预先注册的准备工作v专业内容的落实（特邀嘉宾及演讲）v与会场、宾馆等会议服务机构签订合同（在该阶段明确细节和价格、违约赔付等）Logo二、注册通知书的内容v邀请信v组织机构、会议主题及分议题v特邀演讲人及题目v会议的详细活动日程v会议信息会场介绍、设备、服务v会议注册价格标准v宾馆预订v陪同人员活动v会前/会后旅游v付款方式/退款政策v一般信息举办城市介绍护照签证、保险、汇率、交通等v联系方式v地图Logo三、注册表内容v参会代表基本情况v缴纳注册费v其他学术活动的登记和交费v付费方式v宾馆预订v旅游预订Logo四、预先注册v预先注册的方式：网上注册、邮寄或传真注册表v建立注册数据库v签证邀请信的签发（会议邀请函/统一规定的签证通知表）v注册确认（及时发送确认信：注册号、收到注册费金额、预订宾馆房间类型、进店/离店日期、定金金额等）Logo五、现场注册的准备准备现场注册材料：v名卡v付款收据v请柬（开幕式、招待会、宴会等活动）v票证（午餐票、学术参观票等）（加盖公章）v领取会议物品票证v清单（CheckingList）