公文办理与写作1

公文办理与写作经理办公室蔡向阳2006年5月目录第一讲、公文办理基本知识第二讲、公司公文种类与格式第三讲、公文写作与处理常见错误举例第四讲、公文的写作要领一、公文办理基本知识（一）公文的含义、特点与分类•1、公文的含义•公文，即公务文书，是法定机关、团体、企事业单位等在公务活动中传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。狭义的公文，即法定性公文，特指《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文和《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。通用公文，除法定性公文外，还包括计划、总结、建议、汇报、调查报告、简报、讲话等。专用公文，如外交公文（主要有国书、照会、备忘录、条约等）、司法公文（主要有立案报告、破案报告、通缉令、起诉书、公诉书、笔录、开庭通知书、判决书、抗诉书、调解书等）。•2、公文的特点•①作者的法定性。党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织内部不具法人资格的下设部门（除办公厅、室可根据授权代表机关、部门、单位行文外），对外不能充当公文的作者。法定作者只能制发与其法定职能、身份相称的公文，超出权限制发的公文是无效的。•②特殊的工具性。公文是各级党政机关传达贯彻党和国家的方针政策、实施领导与管理、办理各项公务的重要工具，是机关的喉舌，代表机关立言。•③法定权威性。公文的权威性和合法效力，来自于制发机关的合法地位和法律、法规、章程赋予的权力。上级机关公文的权威性大于下级机关公文的权威性。•④体式的特定性。体式即体裁、格式。公文不仅有特定的种类即体裁，还有特定的格式。•⑤严格的程序性。公文必须履行法定的程序方为有效。公文必须授权拟制，必须经办公厅（室）审核，必须经法定的机关领导集体或领导人签发。有的公文必须经过法定的会议讨论通过才能发布施行。•3、公文的分类公文根据不同的标准可以划分为不同类型。•①按行文方向划分。按行文方向可分为上行文、平行文、下行文三类。上行文，主要用于向上级机关报告工作，请求上级机关批复或给予工作领导或指导，常见的有请示、报告等。平行文，平行机关或不相隶属机关相互往来的公文，通常以知照、商询、答复为主要内容，最常见的是函。下行文，一般都具有指令性或规范性，常见的有命令、指示、决定、决议、批复及带有指示性质的通知、意见等。有的文种如意见，既可作上行文，又可作平行文、下行文。•②按公文的涉密程度划定。按内容涉及秘密的程度，公文可分为秘密文件、普通文件和公布文件。秘密文件，指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。普通文件，是相对秘密文件而言的，也可称为非密文件，如决议、决定、通报等，只限于本机关或本组织内部，不对外公布，即不在社会上公布，不向国外传播。公布文件，就是向人民群众和国内外公开发布的文件，比如一些公告、通告、公报、法律。（二）法定公文种类•1、党的机关公文种类：①《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月3日中共中央办公厅发布）规定共14种∶决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。②《中共四川省机关公文处理实施细则》（1996年12月2日中共四川省委办公厅发布）规定：增加了“办法、细则”。•2、国家行政机关公文种类：《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日国务院发布）规定共13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。•3、党的机关与国家行政机关公文特定种类：•①相同的公文种类9种：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。•②党的机关公文特定种类5种：决议（用于经会议讨论通过的重要决策事项），指示，公报（用于公开发布重要决定或重大事件），条例（用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度），规定，办法，细则。其中：决议、公报、条例不适用于基层党组织。•③国家行政机关公文特定种类4种：命令（令），适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员；公告，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项；通告，适用于公布社会有关方面应当遵守或周知的事项；议案，适用于各级人民政府按照法律程度向人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（三）公文格式标准•1、公文格式适用标准《国家行政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704-1999国家技术监督局1999年12月27日修订）•2、公文用纸格式①公文用纸幅面尺寸：国家行政机关和党的机关公文用纸采用A4型，其用纸幅面尺寸为：210mmX297mm。②公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm；版心尺寸为：156mmX225mm（不含页码）。A4型公文用纸页边及版心尺寸•③公文用纸技术指标：公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。•④公文中图文的颜色：未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。•3、公文文面格式公文文面格式是指公文的组成要素及其标识规则。组成公文的各要素可分为眉首、主体、版记三部分。眉首，可称为公文的“头”，置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上各要素的统称；主体，置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各种要素的统称；版记，置于主题词以下各种要素的统称。•①眉首：•A、公文份数序号（份号）•B、秘密等级和保密期限（密级）•C、紧急程度•D、发文机关标识（版头）•E、发文字号•F、签发人•G、红色反线（横隔线）：置于发文字号下4mm处（宽度同版心，即156mm）；国家行政机关公文只有一条红色反线，不加红色五星；党的机关公文由居中红色五角星加两侧红色横线组成。•②主体：•A、标题•B、主送机关•C、正文•D、附件（国家行政机关公文有“附件说明”）•E、发文机关署名（党的机关公文）•F、成文日期•G、印章•H、附注（印发传达范围）•③版记•A、主题词•B、抄送机关•C、印发机关和印发日期（印制版记）•D、版记中的反线•文件格式公文（平行文、下行文）首页版式公文末页版式•4、公文排版、印刷与装订格式①书写格式：公文一律采用从左至右横写、横排的格式。②排版规格：一般每页排22行，每行排28个字。③印刷要求：双面印刷。④装订要求：左侧装订，不掉页，骑马订或平订的订位为两钉钉锯订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。•5、公文的特定格式①信函式格式②命令格式:命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成。③会议纪要格式命令格式版头(国务院令)（四）公文办理•1、发文办理：指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。•2、收文办理：指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办（请办）、承办、催办等程序。•3、公文归档：公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。•4、公文管理：公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。二、公司公文种类与格式（一）公司公文种类及适用范围1、公司行政公文的种类（主要有9种）①决定，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关机关及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。②通知，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，向下级机关发布规章制度，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免或聘用人员。③通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。④报告，适用于向上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，请求备案，答复上级机关或有关主管部门的询问。⑤请示，适用于向上级机关请求指示、批准。⑥批复，适用于答复下级机关的请示事项。⑦意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，按请示性公文的程序和要求办理；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。⑧函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准的答复审批事项。⑨会议纪要，适用于记载、传达会议情况及议定事项。2、公司党委的公文种类（主要有12种）公司党委的公文除上述9种外，还可使用以下3种：①指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求②规定：用于对特定范围内的工作和事物制定具有约束力的行为规范③办法、细则：用于对中共中央、中央纪委、中央各部门和省委制定、发布的党内法规提出贯彻实施意见。（二）公司公文版头形式1、公司行政公文（广义）版头形式•1.1“文件格式”版头•①“文件格式”公文发文机关标识由发文机关名称或规范性简称后加“文件”组成，发文机关标识应套红居中印在公文首页上部，使用小标宋体字，发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线，不加红色五角星。公司“文件格式”公文发文机关标识文头为《中国石油天然气股份有限公司四川销售分公司文件》。•凡上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。版式举例•凡平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心边缘为25mm。版式举例•1.2“信函格式”版头①信函格式”公文一般只标识发文机关全称，在距上页边30mm之下标识，使用小标宋体字，在发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边20mm处印一条上细下粗的文武线，两条线长均为170mm，发文机关名称及双线均印红色。②信函格式”发文机关标识文头为《中国石油天然气股份有限公司四川销售分公司》。版式举例•1.3“明传电报“版头发文机关标识文头为《中国石油天然气股份有限公司四川销售分公司明传电报》，用于公司机关各部门以公司名义通知、传达或报告紧急事项。版式举例•1.4“会议纪要格式”版头①“会议纪要格式”标识文头由“××××××会议纪要”组成，距版心上边缘25mm，用红色小标宋体字。②公司“会议纪要格式”标识文头为《中国石油天然气股份有限公司四川销售分公司会议纪要》。版式举例•1.5“呈批件”版头呈批件的标识文头为“中国石油四川销售分公司呈批件”。字体为黑色。“呈批件”首页版式•1.6、“公司简报”版头公司简报的标识文头为“中国石油天然气股份有限公司四川销售分公司简报”。发文机关署名主办处室。“公司简报”首页版式•1.7“处室信息”版头处室信息的标识文头根据处室业务需要确定，如“每日市场快讯”(营销处)、“政工信息”（党群工作处）。“处室信息”首页版式•2、党的机关公文版头形式及适用范围①《中共××文件》：用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。②《中国共产党××委员会（××）》：用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。上述①、②种版头适用于基层党委发文，第①种可称为“文件格式”。第②种可称为“文种格式”。③《中共××办公厅（室）文件》、《中共××办公厅（室）（××）》：用于各级党委办公厅（室）根据授权，传送党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。④《中共××部文件》、《中共××部（××）》：用于除办公厅（室)以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。（三）公司公文（广义）末页版式•1、公文末页版式：适用于“文件格式”、“信函格式”的公文。版式举例•2、“会议纪要格式”末页版式版式举例•3、“明传电报”末页版式版式举例•4、“简报/信息”末页版式：适用于“公司简报”、“处室信息”。版式举例•5、“呈批件”正文版式版式举例（四）党的机关公文与国家行政机关公文的主要区别•党的机关公文与国家行政机关公文的主要区别•1、份号标识范围不同•2、密级标识范围与位置不同•3、紧急程度分类与标